La contabilidad es un aspecto indispensable en todo negocio. Debe analizarse y someterse a un seguimiento riguroso en todo momento, sobre todo a la hora de controlar todos los cobros y pagos que se llevan a cabo, junto con su procedencia. Un procedimiento para lo que, habitualmente, se recurre al estado de flujos de efectivo. La generación de efectivo es de gran importancia para las empresas ya que esto les permite seguir operando y llevando a cabo las actividades diarias de la empresa, cumplir con sus obligaciones con terceros y seguir realizando inversiones para el crecimiento del negocio. Este control puedes llevarlo a cabo por medio de un estado de flujo de efectivo, uno de los principales estados financieros que te mostrará el efectivo que la empresa genera, el origen de estos fondos y el destino de utilización que ha tenido, permitiéndote analizar la manera en que se ha aprovechado y las áreas de oportunidad que se tienen para elaborar estrategias que te permitan hacerlo de manera más eficiente. Ahora que sabes que el buen manejo del efectivo es fundamental para que una empresa sea rentable y exitosa en el largo plazo y que es clave que éste se gestione con el mismo nivel de análisis y cuidado que se le otorga a los ingresos, gastos y utilidades es momento de llevar a cabo esta práctica para tener un mejor control de los recursos monetarios de la organización. Mantener un nivel de liquidez óptimo es imprescindible para poder ser una empresa competitiva y seguir creciendo.
¿Qué es el Estado de Flujos de Efectivo?
El estado de flujos de efectivo es un documento contable en el que se registran todos los pagos y cobros, detallando el origen de estos últimos, durante un ejercicio. Se utiliza para tener una visión clara sobre el estado y las políticas de financiación, inversión y contabilidad de un negocio y tomar decisiones para mejorar su estado o evitar problemas. Gracias a él es posible predecir el flujo de efectivo en el futuro, registrar cambios claramente en diferentes periodos de tiempo o incluso valorar si hay margen para afrontar deudas o turbulencias financieras.
La Importancia de las Plantillas de Excel para el Flujo de Efectivo
Hoy en día es imprescindible contar con información relevante y en tiempo real para una mejor toma de decisiones de negocio. Para ayudar a empezar a crear un estado de cuenta o una proyección de flujo de efectivo, se han incluido una variedad de plantillas personalizables que puedes descargar gratis. Solo tiene que modificar la plantilla elegida para que se ajuste a sus objetivos específicos y a la audiencia prevista. Cada plantilla ofrece un diseño profesional y limpio y está diseñada para ahorrarle tiempo, aumentar la eficiencia y mejorar la precisión. Solo tiene que ingresar sus datos financieros y las plantillas realizarán cálculos automáticos para que pueda analizarlos.
Plantilla Excel de Flujo de Efectivo Según Lineamientos de la SMV
Existe una plantilla Excel que te permite elaborar el estado de flujo de efectivo por método directo e indirecto según lineamientos de la SMV. Esta plantilla estructurada en Excel por la Superintendencia de Mercados y Valores (SMV) está en concordancia con las Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF, lo que la hace actualizada y completa en lo que respecta al Estado de Flujo de Efectivo - Método directo y Estado de Flujo de Efectivo - Método indirecto. El formato Excel de este estado financiero es comparativo entre el periodo actual y el periodo anterior. Con respecto al signo que deben acompañar a los valores numéricos, dependerá de la naturaleza de la operación: si son desembolsos se usará signo negativo (-), y en el caso de los ingresos se usará signo positivo (+).
Características de la Plantilla SMV
- Plantilla elaborada y actualizada por la SMV.
- Formato del Estado flujo de efectivo por método directo e indirecto.
- Uso de fórmulas simples que facilita el cálculo de subtotales y totales.
Cómo Usar la Plantilla del Estado de Flujos de Efectivo de la SMV
- Para elaborar el Flujo de Efectivo mediante el método directo, accede a la hoja "Estado Flujos de Efectivo MD". En esta hoja, simplemente complete los datos en las celdas no sombreadas, ya que las sombreadas están configuradas con fórmulas que facilitan el cálculo automático.
- Para elaborar el Flujo de Efectivo mediante el método indirecto, acceda a la hoja "Estado Flujos de Efectivo MI". En esta hoja, simplemente complete los datos en las celdas no sombreadas, ya que las sombreadas están configuradas con fórmulas que facilitan el cálculo automático.
Estructura General del Estado de Flujo de Efectivo: Método Directo e Indirecto
Esta estructura es en términos generales; la diferencia entre los métodos es en la presentación de la información, pero el esquema es el siguiente:
Lea también: ¿Qué es un Diagrama de Flujo Contable?
- Flujos de efectivo de actividad de operación
- Clases de cobros en efectivo por actividades de operación.
- Clases de pagos en efectivo por actividades de operación.
- Entre los elementos a considerar tenemos la venta y compra de mercancías, los pagos de servicios públicos, nómina, impuestos, etc.
- Flujos de Efectivo y Equivalente al Efectivo Procedente de (Utilizados en) Actividades de Operación.
- Flujos de efectivo de actividad de inversión
- Clases de cobros en efectivo por actividades de inversión.
- Clases de pagos en efectivo por actividades de inversión.
- Aquí se incluyen todas las compras que la empresa haga diferentes a los inventarios y a gastos, destinadas al mantenimiento o incremento de la capacidad productiva de la empresa.
- Flujos de Efectivo y Equivalente al Efectivo Procedente de (Utilizados en) Actividades de Inversión.
- Flujos de efectivo de actividad de financiación
- Clases de cobros en efectivo por actividades de financiación.
- Clases de pagos en efectivo por actividades de financiación.
- En las actividades de financiación se deben excluir los pasivos que corresponden a las actividades de operación, es decir, proveedores, pasivos laborales, impuestos, etc.
- Flujos de Efectivo y Equivalente al Efectivo Procedente de (Utilizados en) Actividades de Financiación.
Requisitos para la Elaboración del Flujo de Efectivo
Para desarrollar el flujo de efectivo es preciso contar con el balance general de los dos últimos años y el último estado de resultados. El balance es como una fotografía de la situación financiera. Para calcular el estado de flujos de efectivo necesitamos dos balances consecutivos. En la columna de diferencia, un signo positivo supone una entrada de efectivo y un signo negativo una salida de efectivo.
Plantilla Excel Detallada para el Control Mensual del Flujo de Efectivo
Hoy te compartimos un formato para hacer un estado de flujo de efectivo mensual en Excel que te servirá de guía para que puedas tener un óptimo control acerca de la manera en que se está aprovechando este recurso tan importante para la solvencia de tu empresa. Este formato es una herramienta muy fácil de usar, versátil, personalizable e intuitiva. El funcionamiento de esta plantilla es muy simple: registra un año natural al completo mes a mes, con campos personalizables para ajustarlos a las necesidades de tu empresa y con la elaboración automática de todos los cálculos para obtener los valores totales. El único requisito a tener en cuenta a la hora de usarla es que solo se pueden utilizar valores numéricos positivos, ya que la plantilla se encarga de interpretarlos correctamente cuando tenga que usarlos.
Guía Paso a Paso para Usar la Plantilla de Flujos de Efectivo
- Configuración del saldo inicial: El primer paso es registrar el saldo Inicial en Enero. Es importante que uses el saldo final del mes anterior para hacer un seguimiento adecuado, y no tendrás que volver a introducirlo en los siguientes meses. ¿Por qué? Porque nuestra plantilla ajusta automáticamente el saldo inicial de cada nuevo mes teniendo en cuenta los gastos, ingresos y la financiación registrada en el mes anterior. Si todo esto se introduce correctamente, el resultado aparecerá automáticamente.
- Registro de todos los ingresos: En la sección Ingresos hay que introducir todas las entradas de efectivo del mes. Para ello, debes introducir sus valores numéricos en las casillas correspondientes de la columna blanca, teniendo en cuenta que puedes modificar todos los apartados de la izquierda en base a diferentes clientes, procedencias, establecimientos o proyectos. No necesitas conservar las categorías contables que están guardadas por defecto en la plantilla. Reorganiza, añade, elimina o altera como desees, ya que todo se ajustará automáticamente para reflejar el montante final correspondiente en “Total Ingresos”.
- Registro de todos los gastos: Vistos los ingresos, hay que registrar los gastos del mes en la misma columna blanca. Aquí también puedes hacer las modificaciones que veas necesarias para registrar mejor la información de tu negocio. Al final, en el apartado «Total gastos» aparecerá automáticamente la suma de todos ellos. Una vez indicados Ingresos y Gastos, la casilla Flujo de caja económico arrojará el resultado de la operación Saldo Inicial + Total Ingresos - Total Gastos.
- Registro del financiamiento: Los negocios suelen necesitar préstamos o créditos que están vinculados a cuotas. Todo esto también se puede registrar en nuestra plantilla gracias a la sección Registro del financiamiento.
- La primera sección que encontrarás es “Financiamiento Recibido”, donde registrar todos los ingresos correspondientes a subvenciones, préstamos, créditos o ayudas. Al igual que en todos los apartados anteriores, puedes modificar los de esta sección para reflejar mejor la realidad de tu negocio. El resultado mensual aparecerá en “Total Financiamiento”.
- La segunda es “Pagos de financiamiento”, donde hay que registrar todos los pagos de cuotas de créditos, préstamos y otros productos parecidos. También es personalizable y también muestra el resultado final automáticamente en “Total Financiamiento”.
Hecho todo esto, en la sección Flujo de caja financiero verás un resultado final, que se obtiene a partir de la siguiente operación: Flujo de caja económico + Total del Financiamiento Recibido - Total de Pagos de Financiamiento. Esto refleja el efectivo real del que dispone la empresa en dicho mes, y puede ser positivo (más ingresos que gastos) o negativo (más gastos que ingresos). Su valor se trasladará automáticamente al Saldo Inicial del siguiente mes. El proceso es muy simple. Aun así, para una empresa resulta también especialmente útil contar con una representación gráfica de todos estos datos, ya que sirve para trazar una curva de progresión que refleja el estado de flujos de efectivo de una forma mucho más fácil de interpretar.
Limitaciones de Excel y Alternativas de Software
Nuestra plantilla de estado de flujos de efectivo en Excel es muy útil, dado que agiliza enormemente todos los cálculos y es muy fácil de usar. Sin embargo, no está libre de los posibles errores humanos a la hora de introducir la información, y evitar esto es algo que requiere mucho tiempo, dedicación y observación. No obstante, existe otra forma más sencilla de evitar errores y tener unas cuentas perfectas en un negocio: usar un programa para automatizar el estado de flujos de efectivo. Con SAP Business One, el ERP para empresas en crecimiento, puedes obtener información integral de las operaciones de tu negocio, realizar reportes financieros y tener a tu empresa trabajando de manera eficiente y productiva. Con la solución Quipu Cashflow, conseguirás:
- Consolidar todas tus cuentas bancarias: Visualiza tu flujo de caja en tiempo real y entiende cuál es la salud financiera actual y futura de tu empresa.
- Anticiparte a problemas financieros: Haz previsiones a 3, 6 y 12 meses para ver tus obligaciones de pago a futuro y garantizar la estabilidad de tu negocio.
- Tomar las decisiones correctas para crecer: Simula diferentes escenarios y mide el impacto exacto de tus acciones para entender como afectarán a tu liquidez.
Cómo Realizar Proyecciones Efectivas de Flujo de Efectivo
Proyectar futuros flujos de efectivo puede brindarle un mayor control financiero, proporcionar una comprensión más profunda del desempeño de una empresa, ayudar a identificar los déficits con anticipación y respaldar la planificación empresarial para que las actividades y los recursos estén alineados correctamente. Para prepararlo para el éxito, es imperativo ser realista a la hora de pronosticar los flujos de efectivo. Puede crear sus proyecciones sobre la base de suposiciones clave sobre el flujo mensual de efectivo hacia y desde su negocio. Por ejemplo, saber cuándo recibirá su negocio los pagos y cuándo se deben los pagos a proveedores externos le permite hacer suposiciones más precisas sobre sus fondos finales durante un ciclo operativo. Los flujos de efectivo estimados siempre variarán un poco con respecto al rendimiento real, por lo que es importante comparar los números reales con las proyecciones mensuales y actualizar el pronóstico del flujo de caja según sea necesario. También es aconsejable limitar su pronóstico a un período de 12 meses para una mayor precisión y para ahorrar tiempo. Dependiendo del tamaño y la complejidad de su negocio, es posible que quiera delegar la responsabilidad de crear una proyección de flujo de efectivo a un contador. Efectivo operativo: El dinero en efectivo que tiene para trabajar al comienzo de un período determinado. Ingresos: Dependiendo del tipo de negocio, los ingresos pueden incluir cifras estimadas de ventas, reembolsos o subvenciones fiscales, pagos de préstamos recibidos o comisiones entrantes. Tenga en cuenta que, si bien muchos costos son recurrentes, también debe considerar los costos únicos. Además, debe planificar los cambios estacionales que puedan afectar el rendimiento del negocio y los próximos eventos promocionales que puedan impulsar las ventas.
Lea también: Ejemplos de Flujo de Información
Otras Plantillas Útiles para la Gestión Financiera
Al combinar su estado de cuenta de flujo de caja con un balance general, un estado de ingresos y otros formularios, puede administrar el flujo de caja y obtener una comprensión integral del rendimiento del negocio. Aquí le presentamos otras plantillas similares que pueden ser de gran utilidad:
- Plantilla Excel de previsión de tesorería
- Plantilla Excel de conciliación bancaria
- Plantilla Excel de plan de tesorería
- Plantilla Excel de presupuesto de tesorería
- Plantilla Excel de flujo de caja
- Esta plantilla de cuentas por pagar realiza un seguimiento de los proveedores, los números de pedidos y los montos que deben ser útiles para gestionar los pagos y las fechas de vencimiento.
- No permita que los saldos adeudados a su negocio se pasen por alto. Esta plantilla de cuentas por cobrar enumera los clientes, los detalles de seguimiento de facturas, los montos pendientes y los saldos pendientes.
- Un balance proporciona un resumen del estado financiero en un solo informe breve. Con esta plantilla de balance, puede evaluar la situación financiera de un negocio examinando los activos, pasivos y patrimonio.
- Utilice esta plantilla de declaración de ingresos para evaluar las ganancias y pérdidas durante un período determinado. Esta plantilla proporciona un esquema claro de los ingresos y gastos junto con las cifras de ingresos netos.
- Esta plantilla funciona durante cualquier período de tiempo y le permite comparar diferentes períodos para un análisis rápido de los flujos de efectivo. Incluye secciones para una lista desglosada de ingresos y gastos, cálculos automáticos de totales y flujos de caja netos, y un diseño simple para facilitar su uso.
- Utilice esta plantilla de estado de flujos de efectivo para dar seguimiento y evaluar los flujos de efectivo durante un período de tres años. La plantilla se divide en secciones para operaciones, inversiones y actividades de financiación.
- Esta plantilla completa ofrece una descripción general anual, así como hojas de trabajo mensuales. Cree un informe detallado de flujo de caja mensual para analizar el rendimiento o planificar el futuro.
- Añada recibos y pagos a esta plantilla de flujo de efectivo diario para comprender bien el rendimiento del negocio.
- Utilice esta plantilla para crear una proyección de flujo de efectivo que le permita comparar las proyecciones con los resultados reales. Esta plantilla está diseñada para una planificación sencilla, con un diseño de hoja de cálculo simple y colores alternantes para resaltar filas.
- Las plantillas de proyección de flujo de efectivo pueden abarcar una variedad de marcos de tiempo, incluido el formato trimestral que se muestra aquí. Las proyecciones trimestrales son útiles para las nuevas empresas y para quienes desean alinear las proyecciones de flujo de efectivo con los próximos objetivos y actividades comerciales.
- Puede usar esta plantilla para realizar un análisis de sensibilidad del flujo de efectivo con el fin de anticipar los déficits y ayudar a su negocio a mantener una posición de caja positiva.
- Esta plantilla le permite realizar un análisis de flujo de efectivo con descuento para ayudar a determinar el valor de un negocio o una inversión. Introduzca proyecciones de flujo de efectivo, selecciona su tasa de descuento y la plantilla calcula las estimaciones de valor actuales.
- Esta plantilla está diseñada teniendo en cuenta a las organizaciones sin fines de lucro e incluye algunas fuentes comunes de ingresos, como donaciones y subvenciones, así como gastos. La plantilla abarca un período de 12 meses y facilita la visualización del traspaso anual y mensual para que pueda realizar un seguimiento de un saldo de efectivo continuo.
- Las personas pueden gestionar su flujo de caja personal con esta plantilla gratuita. El diseño simple facilita el uso y ofrece una visión general financiera.
- Utilice esta plantilla de saldo de prueba para verificar sus saldos de crédito y débito al final de un período de contabilidad determinado, y respaldar sus estados financieros. La plantilla muestra los saldos finales de cuentas específicas, así como los importes totales del período de actividad y la diferencia general.
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