Los gastos operativos son clave para las empresas, y dentro de estos, los gastos de limpieza juegan un papel importante. A continuación, exploraremos el tratamiento contable de estos gastos, su clasificación y cómo optimizarlos.
Clasificación de los Gastos de Operación
Existen diferentes clasificaciones de los gastos de operación, y es importante entenderlas para una correcta gestión contable:
- Gastos de Administración: Son aquellos que influyen directamente en labores de alta dirección, contratación o contabilidad y se originan en el ejercicio de la dirección, organización y administración.
- Gastos Financieros: Son necesarios para poder obtener financiación, y forman parte de los gastos deducibles de la actividad económica.
- Gastos Indirectos: Son aquellos que afectan el funcionamiento general de la empresa y que no están vinculados a un producto o servicio en particular.
- Gastos de Producción: Están relacionados con el proceso de fabricación. Las materias primas son cualquier sustancia o material que se utiliza en la producción o fabricación de algún artículo. Este se refiere a los sueldos del personal responsable de la supervisión directa de las distintas operaciones dentro del proceso de producción. Los equipos o maquinaria dentro de una organización requieren mantenimiento constante para asegurar que tengan una vida útil y funcionen de manera adecuada. Estos costos incluyen los servicios de luz, gas, agua y otros.
Gastos No Operacionales
Además de los gastos operativos, existen los gastos no operacionales, que son aquellos que no están directamente relacionados con la actividad principal de la empresa.
- Una multa o infracción de parte de la autoridad sanitaria del país es un ejemplo de gastos no operacionales que la empresa debe pagar.
- En toda empresa surgen problemas con empleados que pueden llegar a ser tan grandes que terminan en demandas laborales.
- Muchas veces llegan a ocurrir desastres naturales como terremotos, inundaciones o tornados y las empresas sufren pérdida total.
Cálculo del Costo Operativo por Unidad
Una de las metodologías más utilizadas para calcular el costo operativo por unidad es la siguiente:
CU=(CF+CV)/Q
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Donde:
- CU: Costo operativo por cada unidad.
- CF: Costos fijos.
- CV: Costos variables.
- Q: Cantidad de unidades producidas.
Ejemplo: Si se produjeron 100 unidades, el costo fijo total es de $10,000 MXN y el costo variable total es de $5,000 MXN. Esta fórmula nos sirve para tener conocimiento de cuánto vale producir o gestionar cada producto que se comercializa dentro de tu empresa.
Tipos Específicos de Gastos de Operación
Como ya vimos en secciones anteriores, existen diferentes tipos de gastos de operación. Los gastos laborales y de producción son todos los que tienen que ver con sueldos del personal, así como los gastos incurridos durante la generación de bienes y servicios. Estos costos son todos los que están asociados con la exploración, creación y entrega de valor al público objetivo de una empresa. Este gasto es una buena inversión para potencializar la marca, siempre y cuando tengas un buen retorno de inversión. Dependiendo del sector, los presupuestos para publicidad pueden ir entre el 1% de las ventas y más del 30%. Estos son una partida importante dentro de los costos de operación de una empresa, ya que representan un consumo de entre el 10% y 20% de sus gastos. Entre ellos están hospedaje, alimentación, transporte, entre otros. Por otro lado, están los gastos de operación de arrienda, que son los alquileres pagados al arrendador por utilizar el local para uso comercial. Los costos de inventario se refieren a mantener y pedir el inventario al igual que administrar el papeleo relacionado.
Costos de Inventario
Dentro de los costos de inventario, podemos identificar:
- Este tipo de costes está relacionado con el almacenamiento y el mantenimiento del inventario durante un periodo.
- Es el costo generado por las actividades realizadas en una solicitud de reaprovisionamiento de existencias.
- Los costos de falta de existencias son los que se producen en la solicitud de un pedido al no contar con existencias.
- Costo por pérdida de ventas: se refieren a cuando no se cuenta con stock.
- Costo por pedido pendiente: se da en caso de no contar con la existencia y tener que surtirla fuera del canal de distribución que normalmente se utiliza.
Estrategias para Optimizar los Gastos de Operación
Para que a tu empresa no le suceda esto, hemos recopilado algunas opciones de cómo puedes comenzar a optimizar tus gastos de operación:
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- Uno de los principales consejos que te damos es adoptar un sistema de gestión. Este es esencial, ya que te permitirá tener un mayor control de todos los gastos de operación que generas.
- Es importante saber cuánto gastas, en qué, así como los momentos en los que gastas. Te recomendamos comenzar por los gastos básicos como ventas, compras, producción, etc.
- Que todos tengan el mismo objetivo y política interna para poder disminuir costos. Realiza un plan e involucra a todos tus colaboradores.
- Como ya hemos mencionado, automatizar este proceso te brinda muchos beneficios, ya que es una manera más ágil y sencilla de llevar un control de los gastos de operación.
- Una buena forma de reducir gastos de operación es aumentando el giro de tus mercancías.
- Algo muy importante es crear indicadores para tus productos o servicios, como la calidad, que te ayuden a valorar su consistencia y hacer un seguimiento de ellos para la gestión económica.
- De igual manera, puedes hacer descuentos a los clientes con ciertas condiciones como un 2x1, regalar algo si se llevan un producto de margen de salida menor, entre otros.
Herramientas para la Gestión de Gastos
Nuestra Tarjeta Empresarial Edenred será tu mejor aliada en estos casos. Con ella, tendrás mayor visibilidad de todos tus gastos de operación y podrás hacer un uso adecuado de ellos. Con la app Mi Ticket Expense puedes consultar y comprobar los gastos de operación desde cualquier lugar, tener dos perfiles de uso, ya sea como jefe o como usuario, para la aprobación de solicitudes y reportes de gastos.
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