Comprender y distinguir los diferentes tipos de gastos es fundamental para mantener una contabilidad precisa y detallada. En este artículo abordaremos el tema de los gastos de empresa para que puedas conocer y reconocer los distintos tipos y la mejor forma de gestionarlos. Los gastos de una empresa son los costes o salidas de dinero que se producen como consecuencia del funcionamiento diario y de la gestión del negocio. Toda empresa, por el simple hecho de existir, debe hacer frente a una variedad de gastos. Algunos de los cuales derivan directamente de la producción del bien o servicio ofrecido y otros que lo harán independientemente de estos.
Clasificación de los Gastos Empresariales
Los gastos de una empresa se pueden clasificar como directos, indirectos, fijos y variables. Pero, ¿qué implica cada uno?
- Gastos Directos: Son aquellos que se relacionan directamente con la producción. También son conocidos como costos directos y cambian en función al nivel de producción.
- Gastos Indirectos: Aunque de alguna forma también son necesarios para garantizar la producción, no derivan directamente de esta. Gran parte de los gastos indirectos de fabricación son costos fijos que no cambian conforme al nivel de producción de la empresa.
- Gastos Fijos: Quizás sean los más fáciles de identificar, ya que son aquellos que se mantienen constantes y no cambian en relación a la cantidad de clientes ni volúmenes de producción. Los gastos fijos existen en la empresa incluso si no existiera negocio (entendido como la venta de bienes y servicios). Ahora bien, que sean fijos no significa que sean mensuales, ni siquiera tienen por qué ser recurrentes, sino que simplemente no dependen del volumen de producción.
- Gastos Variables: También son conocidos como costos directos y cambian en función al nivel de producción. Si la producción incrementa, es posible que los costos variables también lo hagan, provocando una disminución en la rentabilidad.
Ejemplos de Gastos Comunes
- Servicios de empresas externas. Aquí encontramos desde el mantenimiento de maquinaria, envases y embalajes, insumos, y hasta la compra de materia prima.
- Gastos por suministros y facturas de servicios. En este caso hay quienes ubican este gasto en una categoría externa como “gasto semifijo”.
- Costes de personal: el principal coste variable al que tienen que hacer frente las empresas.
Gastos Administrativos y de Ventas
Sin duda, son dos de los gastos operativos más importantes en la gestión empresarial. A continuación, analizaremos los conceptos generales y las características de los gastos administrativos y de ventas. Para ello, es fundamental establecer un sistema de clasificación contable que permita distinguir claramente los gastos administrativos de los gastos de ventas.
Gastos Administrativos
Son esenciales para que la empresa funcione de manera ordenada y cumpla con sus obligaciones legales, fiscales y operativas.
Ejemplos de Gastos Administrativos por Sector:
- Sector Manufacturero: De forma general tendrán lugar gastos administrativos como los sueldos de los departamentos de administración o recursos humanos, alquileres de oficinas y servicios.
- Sector de Servicios: En este caso, los gastos administrativos incluyen servicios de contabilidad, seguros o salarios, y dependiendo de la actividad específica, permisos sanitarios.
- Sector de Soluciones Digitales o Aplicaciones de Software: Los principales gastos administrativos estarán relacionados con el alquiler del local y servicios de comunicaciones.
Gastos de Ventas
Ser catalogados como una inversión, ya que se destinan a atraer clientes, incrementar la demanda y posicionar la marca en el mercado. De acuerdo con la relación que tenga con el proceso de venta, podremos encontrar gastos de ventas directos como el empaquetado y envío.
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Costos de Producción
Los costos de producción hacen referencia a los gastos en los que se incurre para producir bienes o servicios. Los costos de producción representan información valiosa para la toma de decisiones dentro de toda la cadena de suministro. Un buen manejo y monitoreo de estos gastos permite que la empresa permanezca rentable.
Elementos Clave de los Costos de Producción:
- Materia Prima: Es un recurso natural o producto semielaborado que se usa como base para producir otros bienes o productos. La materia forma parte de los costos variables debido a que mientras más unidades se producen, más materia prima se utiliza.
- Mano de Obra: Es realizada por los colaboradores que llevan a cabo la elaboración de los bienes o servicios. Se refiere a los colaboradores que están directamente involucrados en la producción de un producto. La mano de obra varía de acuerdo con la industria, el nivel de especialización y la experiencia del trabajo. Mientras más especializado y experimentado sea el colaborador, más alto será su salario. Contar con una buena mano de obra garantiza la eficiencia y la productividad de tus colaboradores y de la empresa.
- Gastos Indirectos: No están directamente vinculados con la materia prima ni la mano de obra. Estos gastos fluctúan en cada empresa y depende del sistema que lleve cada uno.
Contrario a la mano de obra directa, aquí los colaboradores no están estrechamente involucrados en la fabricación del producto. Quienes se desenvuelven en este ámbito son, por ejemplo, personal de limpieza, mantenimiento, administrativo, supervisores, etc. Está relacionado con la entrega del producto final de la empresa a sus clientes. Si los costos de distribución son muy elevados, es posible que el precio de venta del producto aumente para poder generar ganancias.
Estrategias para la Optimización de Gastos
Por otro lado, la optimización de la gestión de los gastos administrativos y de ventas se verá impulsada por estrategias específicas no solo ayuda a reducir costos, sino también a impulsar la eficiencia y el crecimiento sostenido.
- Realizar auditorías periódicas para conocer los costos detallados: Permiten obtener una visión clara de los gastos administrativos y de ventas.
- Capacitar al personal para mejorar su productividad: El desarrollo de habilidades en el equipo permite maximizar la eficiencia y optimizar el uso de recursos.
- Implementar pagos basados en objetivos: Establecer pagos variables basados en el cumplimiento de objetivos puede motivar a los empleados a mejorar su rendimiento.
- Supervisar el horario laboral para optimizar costos: Tarea esencial para evitar horas extras innecesarias y optimizar la productividad del equipo.
- Automatizar procesos operativos: La automatización de la gestión de gastos y otros procesos rutinarios reduce el tiempo requerido, optimiza el flujo de trabajo y minimiza la probabilidad de errores.
- Establecer acuerdos de renting y asesoría especializada: Rentar equipos y maquinaria reduce el impacto financiero y permite que la empresa disponga de tecnología actualizada.
- Gestionar eficientemente los pagos y cobros: La optimización de los ciclos de pagos y cobros es esencial para mantener una buena liquidez y evitar penalidades.
- Utilizar redes sociales para gestión de publicidad y atención al cliente: Son una herramienta poderosa y económica para llegar a un amplio público objetivo.
Gestión de Gastos de Viaje (Viáticos)
Por otro lado, uno de los gastos más comunes y que muchas empresas enfrentan y no saben cómo gestionar son los relacionados con viáticos.
- Dietas: Son compensaciones económicas de la empresa por gastos derivados del trabajo de un empleado que pueden ir desde comida hasta alojamiento.
En el primero, se fija un monto determinado para un conjunto de gastos previamente definidos, evitando el control al detalle de cada movimiento. En el segundo, cada trabajador deberá entregar justificante (ticket, factura, comprobante, etc.) para reclamar debidamente el dinero gastado.
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Proceso de Elaboración de Notas de Gasto:
- En primer lugar, deberá redactarse la nota. La cual normalmente se realiza con base en los tickets o comprobantes que el empleado ha guardado.
- Una vez enviada, la empresa deberá comprobar la veracidad de los gastos y su adecuación a las políticas establecidas.
- Por último, se procesará la hoja de gasto incluyéndola en el sistema de contabilidad.
Herramientas para el Control de Gastos
¿Quieres llevar el control de los gastos de tu empresa? Tener un buen control de gastos es imprescindible para evitar tensiones en materia de contabilidad. Además, llevar este control sirve para dar respuesta a imprevistos, así como crear políticas de precios de venta y porcentajes de reinversión futura.
El primer consejo es gestionar estos gastos, facturas, comprobantes y tickets de forma digital. Completar un formato de Excel puede ser una tarea bastante complicada. Además, siempre tendremos un margen de error producto del ingreso manual. Con todos los datos ingresados en sistema y debidamente clasificados, podrás tomar decisiones basadas en información correcta y real.
Lograr una buena gestión de hojas de gasto puede ser una tarea complicada. Ya que deben complementarse dos perspectivas diferentes, la de la empresa y la del empleado. Además, la elaboración de notas de gastos puede consumir un elevado tiempo de trabajo. Esta tarea será mucho más fácil de lograr si se cuenta con un software que permita gestionar los gastos de tu empresa y empleados. Te permitirá gestionarlos de manera ágil y rápida.
Elaboración de Presupuestos Realistas
Por otra parte, se deben calcular los gastos fijos y variables a los que se debe hacer frente cada mes, o cada año. Además de realizar una proyección de ingresos y ganancias y buscar en todos los casos que el balance sea positivo.
Una vez cierres el año, toma el tiempo de revisar el cumplimiento de tus previsiones y la posible aparición de desviaciones. Finalmente, un presupuesto es justamente una suposición de lo que creemos que ocurrirá. Esto debe vivirse en el día a día y será tarea fundamental de jefes y supervisores.
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Pregúntate: ¿Hay gastos que podrían evitarse y, por lo tanto, eliminarse? ¿Se podría reducir algún coste buscando nuevos proveedores o alternativas? ¿Pueden detectarse evidentes niveles de fluctuación en los gastos de un mes a otro? Nuevamente, de las conclusiones y aprendizajes del pasado, podremos aprender para realizar presupuestos anuales cada vez más realistas. Dependiendo de la naturaleza de la empresa y su actividad.
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