El manejo de los viáticos en el entorno laboral tiene implicaciones fiscales clave tanto para los empleadores como para los trabajadores. La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) establece reglas claras sobre cómo deben gestionarse los pagos relacionados con viáticos, tales como hospedaje, transporte y alimentación. Además, la legislación contempla un tratamiento específico para estos gastos, así como una serie de requisitos y límites deducibles.
El artículo 28 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) establece los gastos que se consideran “no deducibles” para efectos fiscales. Un ejemplo de esta situación son los conceptos de “viáticos y gastos de viaje”. El presente trabajo comprende el estudio de la deducción de estos comunes “gastos de viajes” o “viáticos” que los contribuyentes tienen usualmente.
¿Qué son los Viáticos y Gastos de Viaje?
Para poder entender la diferencia que existe entre ambos conceptos, debemos analizar el significado de cada uno de ellos:
Gastos de Viaje
Para poder definir "Gasto de viaje" se debe partir del significado de cada palabra:
- Gastos: Cantidad que por ley puede restar el contribuyente al fijar la base imponible de un tributo.
- Viaje: Hecho o efecto de viajar.
Conforme a la Real Academia Española, podemos concluir que un gasto de viaje es toda erogación de dinero realizada con el fin de cubrir las necesidades de un viaje tales como: comida, hospedaje y transportación.
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Viáticos
La Real Academia Española define los viáticos como: "Prevención, en especie o en dinero, que se da a la persona que hace un viaje, para sufragar sus gastos." Esto nos menciona que es un dinero que se otorga (provisión) a una persona para sufragar sus gastos realizados por un viaje.
Los viáticos son sumas de dinero que el empleador otorga a los trabajadores para cubrir los gastos en los que estos incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera de su lugar habitual de trabajo. Esto quiere decir que los viáticos tienen el objetivo de proveer lo necesario de manera anticipada para el sustento de quien realizará el viaje (trabajador) a un punto diferente del lugar donde es habitual que labore (el cual se establece en su contrato laboral de conformidad con el Art. 25 de LFT) y que no tenga que desembolsar dinero de sus bolsillos para cumplir con todas las diligencias de la empresa.
Los gastos de viáticos pueden incluir gastos de hospedaje, alimentación, transporte, renta de automóviles, pago de kilometraje, entre otros.
Deducción de Viáticos según la LISR: Requisitos y Excepciones
En México, la mayoría de estos gastos viáticos son usualmente deducibles de impuestos, siempre y cuando el empleado o la persona encargada del área de administración de la empresa realice la factura correspondiente para poder presentar el CFDI o factura electrónica ante el SAT. La Ley del Impuesto sobre la Renta en México, en su artículo 28, detalla todas las especificaciones requeridas para que los gastos sean deducibles para la empresa, las mismas que se tienen que seguir al pie de la letra para evitar multas o sanciones por presentar facturas de viáticos que no son deducibles.
Según el artículo 28 de la LISR, solo serán deducibles los gastos de viaje que estén relacionados con el hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje. Para que estos viáticos sean deducibles, deben cumplir con ciertos requisitos, como que la erogación se realice fuera de un radio de 50 kilómetros del establecimiento del contribuyente, que la persona beneficiaria del viático sea un trabajador o preste servicios profesionales para la empresa, y que se entregue la documentación comprobatoria correspondiente, como los CFDI.
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Requisitos Generales para la Deducibilidad
Los viáticos deducibles son aquellos gastos de viaje realizados por los empleados que cumplen con ciertos requisitos fiscales, como estar relacionados con la actividad empresarial y contar con comprobantes válidos. Los requisitos más importantes a considerar para la deducción de los viáticos se encuentran:
- Deben ser gastos estrictamente indispensables para los fines de la actividad del contribuyente.
- Los gastos considerados como viáticos se tienen que producir a una distancia de más de 50 kilómetros de la zona donde habitualmente trabaja el empleado. Un punto relevante a considerar es que los viáticos pueden ser deducibles si las erogaciones se han realizado más allá de una franja circundante de 50 kilómetros a la redonda de donde se ubique la empresa o establecimiento.
- La persona a favor de la cual se haga el desembolso de dinero debe tener una relación de trabajo con el contribuyente o preste servicios profesionales.
- Se solicita que los gastos estén amparados por un comprobante fiscal digital por internet (CFDI) si se hicieron en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente si se hicieron en el extranjero. Los comprobantes fiscales digitales para comprobar los Gastos de Viaje o Viáticos deben cumplir con lo establecido en el Art. 29-A del Código Fiscal de la Federación. Asimismo, dichos comprobantes deben estar en la normativa correspondiente del Servicio de Administración Tributaria, para que no exista ningún tipo de problema al comenzar el proceso de deducción de impuestos.
- En el caso de gastos realizados en el extranjero, los comprobantes fiscales deben cumplir con requisitos adicionales, tales como el nombre del proveedor, fecha de emisión y descripción del servicio.
Límites de Gasto en Viáticos Deducibles
Los viáticos relacionados con el transporte y hospedaje están sujetos a límites específicos. A continuación, se detallan los montos máximos deducibles diarios:
| Tipo de Gasto | Límite Diario (México) | Límite Diario (Extranjero) | Notas |
|---|---|---|---|
| Alimentación | $750.00 pesos por persona | $1,500.00 pesos por persona | En el extranjero, requiere comprobación con gasto de hospedaje o transporte. |
| Renta de Automóviles y Transporte | $850.00 pesos diarios | $850.00 pesos diarios | |
| Hospedaje | No hay límite | $3,850.00 pesos por persona | |
| Pagos en Efectivo | Máximo $2,000 pesos | Máximo $2,000 pesos | Excepto combustibles y transporte, cuyo importe debe ser abonado mediante tarjeta. |
Los montos que excedan a los límites antes señalados no serán deducibles para efectos del impuesto sobre la renta.
Consideraciones Especiales y Excepciones
La Ley del Impuesto Sobre la Renta en su artículo 93 fracción XVII, refiriéndose a ingresos exentos para las personas físicas que sean subordinadas de un patrón, es decir, trabajadores, indica: “Los viáticos, cuando sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe esta circunstancia con los comprobantes fiscales correspondientes”.
El artículo 93, fracción XVII de la LISR establece que, en ciertos casos, no es necesario presentar CFDI por hasta el 20% del total de los viáticos, siempre que este monto no exceda de $15,000.00 en el ejercicio fiscal y se haya pagado con tarjeta de crédito o débito del empleador. Las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los eroguen, podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de los viáticos erogados por cada ocasión y sin que exceda los $15,000.00 en el ejercicio. Solo el 20% de los viáticos presentados podrán no presentar factura cuando no haya servicios para su emisión.
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Cualquier monto no comprobado debe ser reintegrado por el trabajador para que se considere exento. Si el viaje fue realizado por motivos de un seminario o un curso, dicho gasto se considera como parte de una obligación patronal estipulada en el Art. 132 frac. XV de LFT y por tal motivo no tendría que reunir el requisito de deducibilidad del Art. 28 frac. V de la LISR.
Gastos de Viaje y Viáticos No Deducibles
El artículo 28 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) establece los gastos que se consideran “no deducibles” para efectos fiscales. Los viáticos o gastos de viaje serán no deducibles, en el país o en el extranjero, cuando no se destinen al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje de la persona beneficiaria del viático o cuando se apliquen dentro de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente.
La diferencia que rebase los límites anteriormente señalados en la tabla no será deducible en ningún caso.
Por otro lado, los siguientes gastos no son considerados viáticos deducibles:
- Gasto en bares, casinos o discotecas.
- Gasto en regalos, souvenirs o artículos personales.
- Gasto en servicios médicos, dentales o estéticos.
- Gasto en multas, infracciones o sanciones.
- Gasto en propinas excesivas o injustificadas.
Es esencial contar con los CFDI que respalden estos gastos; sin embargo, si no se presentan los comprobantes correspondientes, los viáticos se consideran ingresos acumulables para el trabajador, lo que implica que no serán deducibles para la empresa y serán gravables para el empleado. Asimismo, cualquier monto no comprobado debe ser reintegrado por el trabajador para que se considere exento.
Implicaciones Fiscales y Obligaciones
Para el pago de honorarios, de viáticos y gastos de viaje, debemos tomar en cuenta el artículo 18 de la Ley del IVA. Es necesario contar con una política de gastos que permita identificar un porcentaje comprobable de viáticos y gastos de viaje, así como un formato o bitácora que identifique y justifique el motivo de los viajes.
Los empleadores tienen obligaciones específicas. Se deberá proporcionar a más tardar el 15 de febrero de cada año, a las personas a quienes les hubieran prestado servicios personales subordinados, constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario de que se trate, por los que se aplicó lo dispuesto en el artículo 93, fracción XVII de la LISR, es decir, por aquellos ingresos correspondientes a viáticos considerados exentos. Esta obligación debe incluirse en la declaración anual de ingresos del trabajador si sus ingresos superan los $500,000.00 anuales. Además, los trabajadores deben declarar los viáticos que excedan el 10% de sus ingresos salariales.
Desde 2017, los viáticos entregados a trabajadores deben registrarse en el CFDI de nómina. Es responsabilidad del empleado o de la persona a quien se le haya encomendado esa tarea, realizar las facturas en tiempo y forma de cada uno de los gastos de viáticos realizados para posteriormente enviarlas al área financiera donde ejerce sus labores, quienes se encargarán de su comprobación y reembolso. Para contabilizar estos gastos de empresa deducibles, usualmente el Director Financiero recibe de cada empleado las facturas de los viáticos y realiza los cálculos y verificaciones correspondientes para poder presentar la contabilidad ante el SAT México.
El tratamiento fiscal de los viáticos está diseñado para garantizar que estos gastos sean deducibles de acuerdo con su finalidad y que estén debidamente comprobados. Por ello, es crucial que tanto empleadores como empleados cumplan con los requisitos establecidos en la LISR, ya que el incumplimiento puede resultar en la reversión de deducciones o la consideración de los viáticos como ingresos gravables. Mantener una documentación adecuada, como el CFDI y demás comprobantes, y seguir los límites establecidos por la ley es fundamental para evitar conflictos con las autoridades fiscales y optimizar la deducción de estos gastos. Las empresas deben tener en cuenta las regulaciones de los viáticos para evitar complicaciones legales y fiscales.