Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño, tienen una responsabilidad común, y es mantener sus libros contables equilibrados. Una de las tareas financieras que tiene una gran influencia en las organizaciones y que todavía se gestiona manualmente es la contabilidad de gastos. Una representación incorrecta de estos gastos puede afectar a los recursos financieros de la organización, pero también disminuir su credibilidad y estatus. Si no estás familiarizado con la contabilidad de gastos, ¡no te preocupes! En este artículo explicaremos qué son las cuentas de gastos, hablaremos de los diferentes tipos y veremos algunos ejemplos de cuentas de gastos.
¿Qué son las cuentas de gastos en la contabilidad?
Las cuentas de gastos son registros de la cantidad que una empresa necesita pagar durante un periodo de tiempo, normalmente un trimestre o un año. Los gastos en contabilidad aparecen en la cuenta de ingresos de una empresa y ayudan al departamento financiero a hacer un seguimiento de los distintos gastos que realiza la empresa. Por el contrario, cuando se abonan fondos de otra cuenta, la cuenta de gastos disminuye. Las cuentas de gastos varían en tipo, dependiendo de la naturaleza de los pagos que una empresa necesita hacer. Las organizaciones necesitan asumir los costos de ciertos gastos para desarrollar su actividad principal. Además, los gastos de viaje de la empresa, los costos de marketing y publicidad, las gratificaciones de los empleados y las mejoras de la oficina son gastos que se encuentran en casi todas las organizaciones. Sin olvidar que las cuentas de gastos son también una parte importante del proceso de cuentas por pagar de una empresa.
Tipos de gastos y su clasificación contable
Los gastos en contabilidad siguen diferentes patrones y pueden clasificarse como diversos, ya que difieren en función de las necesidades específicas de una empresa. Entre las principales clasificaciones encontramos:
Gastos fijos vs. variables
Los gastos fijos, como impuestos, salarios o alquileres, son gastos esenciales para la organización. Los gastos variables, por otro lado, son los gastos que tienden a variar entre trimestres o años, incluyendo la capacitación interna o los gastos de viaje de la empresa.
Gastos operativos vs. no operativos
Como su nombre indica, los gastos operativos corresponden a los pagos que una empresa necesita realizar para facilitar las operaciones comerciales. Esta categoría incluye cosas como los costos de publicidad, los gastos de externalización y otros gastos variables. Por el contrario, los gastos no operativos son pagos que no interfieren en la actividad de una organización.
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Gastos deducibles vs. no deducibles
Los gastos deducibles se deducen de los ingresos sujetos a impuestos de la empresa. Reducen la carga de impuestos y pueden ser total o parcialmente deducibles. Los gastos no deducibles son simplemente gastos que no pueden deducirse del capital de una organización o que no pueden reembolsarse a los empleados.
Los gastos médicos como deducción personal
Como ya se sabe los gastos médicos forman parte de las deducciones personales que como contribuyente podemos restar de nuestros ingresos y de esta manera hacer que nuestros impuestos se hagan mas pequeños y a su vez tener un saldo a favor. En materia de salud, los gastos deducibles también pueden ser los honorarios médicos y dentales, además de los servicios profesionales relacionados con psicología y nutrición. Las personas que cuenten con seguro para gastos médicos mayores podrán deducir las primas.
A continuación se detalla la información sobre los principales gastos médicos deducibles y sus especificaciones:
| Concepto de Gasto Médico | Condiciones y Requisitos de Deducibilidad |
|---|---|
| Honorarios profesionales | Médicos, dentistas, psicólogos y nutricionistas con título profesional legalmente expedido y registrado. |
| Lentes graduados | Se podrán deducir hasta $2500, teniendo previo diagnóstico de un optometrista u oftalmólogo. |
| Medicinas y hospitalización | Solo si estos se incluyeron en la factura emitida por el nosocomio (las medicinas de farmacia no entran). |
| Servicios de enfermería y rehabilitación | Pago de honorarios a enfermeras, prótesis y la compra o alquiler de aparatos para rehabilitación. |
Requisitos esenciales para la deducibilidad de gastos de salud
Los gastos por salud solo serán deducibles cuando sean efectuados para ti, tu cónyuge, tus padres, abuelos, hijos o nietos. No más, no para el sobrino, no para tu primo, así que tómalo en cuenta porque luego nos vamos con la idea de que es todo lo que firmamos con la tarjeta y de lo que nos pueden dar una factura y no, esto no sucede. Estos gastos serán deducibles para el contribuyente, su cónyuge o concubino/a, sus padres, abuelos, hijos o nietos.
Para poder deducir estos gastos tendrán que ser realizados por personas con título profesional legalmente expedido y registrado por las autoridades educativas competentes. Acorde con lo que advierte Benítez, otro punto importante es prestar atención en que los honorarios médicos incluyan la cédula profesional del especialista que emite la factura. Además, se debe tener claro que no se incluyan gastos como la compra de flores, café, etc. en la facturación del hospital.
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Por último, el Servicio de Administración Tributaria también establece que, aparte de los gastos médicos deducibles descritos anteriormente, también se pueden deducir los gastos médicos por incapacidad o por discapacidad. Esta deducción solo procederá cuando se cuente con un certificado de incapacidad expedido por alguna institución del Sistema Nacional de Salud, o los que se deriven de alguna discapacidad.
Herramientas para la gestión contable de gastos
Una cuenta de gastos garantiza que las organizaciones gestionen sus gastos de forma precisa y que se tengan en cuenta todos los pagos inminentes, como los gastos acumulados. Los gastos en la contabilidad son una excelente forma de garantizar que los procesos contables se representan con precisión en los libros. Para optimizar estos procesos, Doxis SpendControl es una plataforma digital todo en uno que automatiza los procesos de gestión de gastos, ayudando a los expertos financieros a realizar un seguimiento de todos los gastos de su empresa. Esta tecnología mejora la precisión de la contabilidad de gastos de tu empresa y automatiza todas las tareas relacionadas con la gestión de gastos.
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