Los viáticos son gastos que una empresa cubre para que sus colaboradores puedan cumplir con actividades fuera del lugar de trabajo, como viajes de negocios o capacitaciones. Estos gastos, que pueden incluir transporte, hospedaje y alimentación, deben comprobarse adecuadamente ante el SAT para que sean deducibles.
En México, los comprobantes fiscales en viáticos son esenciales para una gestión eficiente de los costos por desplazamientos laborales. Garantizar el cumplimiento de los requisitos fiscales evita sanciones del SAT. Pero también optimiza el flujo de caja y la rentabilidad de la organización.
Cuando un trabajador tiene que desplazarse fuera de su lugar de trabajo y residencia por motivos laborales incurre en unos gastos. Pues bien, los comprobantes fiscales en viáticos son los documentos que respaldan dichos desembolsos. Su correcta gestión puede evitar sobrecostos, mejorar el control financiero y garantizar la deducción fiscal ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Viáticos Deducibles según el SAT
Los viáticos deducibles son aquellos gastos de viaje realizados por los empleados que cumplen con ciertos requisitos fiscales, como estar relacionados con la actividad empresarial y contar con comprobantes válidos. La mayoría de estos gastos de viaje son deducibles. El SAT permite la deducción de los siguientes gastos de viáticos:
- Hospedaje
- Alimentación
- Transporte
- Renta de vehículos
- Otros gastos relacionados con la actividad laboral
Requisitos Fiscales para la Deducción de Viáticos
Para que los viáticos sean deducibles, el comprobante fiscal en viáticos debe cumplir con una serie de requisitos.
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1. Emisión de un CFDI Válido
Cada gasto debe contar con un CFDI válido emitido por el proveedor del servicio. Es obligatorio incluir en el CFDI:
- Nombre y RFC del proveedor
- Nombre y RFC de la empresa o trabajador que realiza el gasto
- Fecha de emisión
- Descripción detallada del servicio o producto adquirido
- Importe con desglose de impuestos
- Uso de CFDI adecuado
Si alguno de estos datos no se encuentran reflejados de manera adecuada en el comprobante, el SAT puede rechazar su validez.
La importancia del Uso de CFDI
El uso de CFDI es una clave que indica la razón por la cual se emitió una factura electrónica. Este código determina si el gasto puede ser deducible fiscalmente. Al expedir el Comprobante Fiscal Digital por Internet deberá indicarse la clave de uso respectiva, de acuerdo con el Anexo 20 de la Guía de llenado publicada en el Portal del SAT. La clave que ayuda a categorizar el tipo de uso es necesaria porque el Sistema de Administración Tributaria considera que así se tiene un mejor manejo y administración de los comprobantes fiscales, permitiendo una correcta clasificación de las transacciones y facilitando la fiscalización por parte de la autoridad.
2. Relación con el Objeto de la Empresa
Los gastos de viajes tienen que estar debidamente justificados y estar estrictamente relacionados con la actividad de la empresa. Deben ser gastos estrictamente indispensables para los fines de la actividad del contribuyente.
3. Respetar los Límites de Deducción
El SAT establece unos límites que deben respetarse para que los gastos de viáticos sean deducibles. Los topes antes señalados son para gastos de viaje.
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| Tipo de Gasto | Detalle | Límite Diario | Requisitos Adicionales |
|---|---|---|---|
| Alimentación | Nacional | Hasta $750 MXN | Con CFDI válido |
| Alimentación | Internacional | Hasta $1,500 MXN | Con CFDI válido |
| Hospedaje | Nacional | Sin límite específico | Debe contar con un CFDI válido |
| Hospedaje | Extranjero | Hasta $3,850 MXN | Debe contar con un CFDI válido |
| Desplazamiento | Billetes de transporte, peajes, estacionamientos | Sin límite específico | Presentar comprobante fiscal; documentar gastos de kilometraje y disponer del CFDI |
4. Utilizar Medios de Pago Autorizados
Es muy importante recordar que los pagos en efectivo pueden no ser válidos fiscalmente hablando. Por tanto, es mejor que los trabajadores que viajan paguen con medios electrónicos. Por ejemplo, tarjeta de crédito o débito empresarial, transferencia bancaria o cheques nominativos. El SAT exige que los viáticos se paguen con medios electrónicos, como tarjeta de crédito, débito o transferencia bancaria. Los pagos en efectivo pueden perder su validez fiscal.
Consideraciones Especiales para Empleados y CFDI de Nómina
Desde 2017, los viáticos entregados a trabajadores deben registrarse en el CFDI de nómina. Cuando los viáticos y gastos de viaje beneficien a personas que prestan servicios personales subordinados, los comprobantes fiscales podrán ser expedidos a nombre de dichas personas.
Las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los eroguen, podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de los viáticos erogados por cada ocasión y sin que exceda los $15,000.00 en el ejercicio. Así mismo el artículo 152 del Reglamento de la LISR indica que las personas que reciban viáticos podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de los viáticos recibidos por cada ocasión, sin que dicho monto no comprobado se considere un ingreso para el trabajador, y que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $15,000.00 en el ejercicio fiscal correspondiente, siempre y cuando el monto restante se erogue mediante tarjeta de crédito, de débito o de servicio del patrón.
Cabe comentar que la parte que no compruebe el trabajador, aun y cuando no exceda de dicho 20%, no significa que será una erogación deducible para el patrón.
Se deberá proporcionar a más tardar el 15 de febrero de cada año, a las personas a quienes les hubieran prestado servicios personales subordinados, constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario de que se trate, por los que se aplicó lo dispuesto en el artículo 93, fracción XVII de la LISR, es decir, por aquellos ingresos correspondientes a viáticos considerados exentos.
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Multas del SAT y Riesgos de una Mala Gestión de Viáticos
Manejar gastos de viaje y no administrarlos correctamente puede traer como consecuencia la pérdida de miles de pesos en deducciones fiscales y sanciones del SAT. Un mal control de los comprobantes fiscales en viáticos puede derivar en el incumplimiento de los requisitos fiscales. Algunas consecuencias incluyen:
- La pérdida de la posibilidad de deducir el gasto.
- Las multas por emitir comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) con datos incorrectos o sin cumplir con los requisitos las multas van desde los 450 hasta los 670 pesos. Pero pueden llegar a superar los $112,000 MXN si se omiten complementos fiscales esenciales en las facturas.
- Fugas de dinero y fraudes internos, provocados por la falta de un control claro de los gastos.
- Impacto en la liquidez al no optimizar pagos y reembolsos.
Por tanto, es crucial que las empresas mantengan un control riguroso sobre los gastos de viaje y los viáticos.
Gastos de Viáticos no Deducibles
Hay una serie de gastos viáticos que no son deducibles. Entre otros:
- Consumos en bares y centros de entretenimiento sin relación laboral.
- Propinas y gastos personales sin CFDI.
- Gastos de transporte sin factura (por ejemplo, taxis sin CFDI).
- Viáticos pagados en efectivo sin respaldo documental.
- Hospedajes o consumos de terceros que no sean empleados de la empresa.
Si un empleado no entrega los comprobantes de los gastos de viaje, la empresa puede optar por no reembolsar el gasto o registrarlo como un gasto no deducible, afectando su carga fiscal. Se pueden reembolsar viáticos sin comprobante fiscal, pero estos gastos no serán deducibles para la empresa y podrían considerarse ingresos adicionales para el trabajador.
Cómo Optimizar los Comprobantes Fiscales en Viáticos para Deducción Fiscal
Para optimizar la gestión de viáticos e implementar procesos eficientes, se recomienda:
- Digitalizar la gestión de viáticos con un software especializado que automatice el registro y validación de CFDI.
- Establecer políticas claras de gastos. Es necesario contar con una política de gastos que permita identificar un porcentaje comprobable de viáticos y gastos de viaje, así como un formato o bitácora que identifique y justifique el motivo de los viajes.
- Implementar tarjetas corporativas con límites predefinidos.
- Realizar auditorías periódicas.
- Capacitar a los empleados en el correcto uso de comprobantes fiscales en viáticos y la importancia de la documentación fiscal.
Automatización: la Clave para un Control Financiero Eficiente
Para no dejar nada al azar, lo más operativo es utilizar una solución digital que permita automatizar la gestión de los gastos de empresa. Aplicaciones como Okticket ofrecen grandes beneficios:
- Agilizan la gestión administrativa. Okticket simplifica el proceso de captura, validación y aprobación de gastos en una plataforma centralizada.
- Cumplen con la normatividad del SAT, asegurando la deducción de gastos.
- Brindan control financiero en tiempo real, lo que permite un monitoreo preciso de los gastos y mejora la toma de decisiones basadas en datos.
- Previenen fraudes y errores. Gracias a su integración con sistemas contables y ERP, Okticket evita irregularidades y garantiza la transparencia en los reportes de viáticos.
También es recomendable elaborar expediente con las copias de las representaciones impresas del CFDI (facturas) en las pólizas correspondientes, o bien, guardarlas en formato electrónico con su respectivo pdf. y xml. Con Facturama, la plataforma que acelera el servicio que ofreces a tus clientes, emite tus facturas y realiza los trámites que tu empresa necesita de manera rápida, efectiva y minimizando errores en las obligaciones fiscales.