Los viáticos son gastos que una empresa cubre para que sus colaboradores puedan cumplir con actividades fuera del lugar de trabajo, como viajes de negocios o capacitaciones. Los viáticos son una asignación de dinero o beneficio adicional que se otorga a un trabajador para cubrir los gastos relacionados con los viajes o desplazamientos que realiza en el ejercicio de su trabajo. Los viáticos son comunes en trabajos que requieren que los empleados viajen con frecuencia, ya sea dentro de su propio país o al extranjero, como representantes de ventas, consultores, investigadores, técnicos de servicio de una compañía, etc.
Estos gastos, que pueden incluir transporte, hospedaje y alimentación, deben comprobarse adecuadamente ante el SAT para que sean deducibles. En México, estos gastos pueden ser deducibles si se comprueban adecuadamente ante el SAT. De acuerdo con la Ley de Impuesto sobre la Renta, los viáticos pueden ser deducibles porque tiene como objetivo facilitar la actividad laboral de las personas. Es importante destacar que los viáticos son diferentes de los salarios regulares o de las compensaciones fijas que los trabajadores reciben.
Generalmente, se paga un viático antes de que la persona realice el viaje o al comienzo del mismo. El objetivo es proporcionar los recursos necesarios para cubrir los gastos durante la estadía. Es común que la persona que recibe el viático deba rendir cuentas sobre los gastos realizados durante el viaje, presentando recibos y comprobantes de los gastos en los que se utilizó el dinero. Por otro lado, los gastos de viaje se refieren a los costos reales incurridos por una persona durante un viaje de negocios.
¿Qué son los Viáticos Deducibles?
Los viáticos deducibles son aquellos gastos de viaje realizados por los empleados que cumplen con ciertos requisitos fiscales, como estar relacionados con la actividad empresarial y contar con comprobantes válidos. Los viáticos son gastos que cubren necesidades como transporte, alimentación y hospedaje cuando un trabajador debe trasladarse por motivos laborales y se encuentra fuera del horario laboral.
Para que los gastos de viaje deducibles sean considerados como tal por el SAT, la actividad laboral deberá realizarse a más de 50 kilómetros del lugar oficial de trabajo. Asimismo, la persona que hace los gastos deberá tener una relación laboral con la empresa y se deberá presentar un comprobante que cubra con todos los requisitos fiscales que el SAT solicita.
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Aspectos Clave para el Cálculo y Registro de Viáticos
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Conocer las Políticas Internas: Primero, es crucial conocer las políticas y regulaciones de la organización respecto a los viáticos. Es importante conocer las políticas y regulaciones de la organización para determinar qué gastos están cubiertos por los viáticos.
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Factores para el Cálculo: El lugar al que viajas y la duración del viaje son factores clave para calcular los viáticos. El destino y la duración del viaje son factores fundamentales para calcular los viáticos. El costo de vida varía entre diferentes ciudades y regiones, lo que influirá en la cantidad de viáticos asignados.
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Investigación de Costos: Es importante investigar los costos promedio de alojamiento, comida y transporte en el lugar de destino. Investiga los precios promedio de alojamiento, comida y transporte en el lugar de destino.
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Asignación Diaria: Una vez que tengas una idea clara de los costos en el destino, puedes establecer una cantidad diaria para cada tipo de gasto permitido.
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Cálculo Total: Multiplica las asignaciones diarias por el número de días que durará el viaje. Multiplica las asignaciones diarias por el número de días que estarás fuera.
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Gastos Adicionales: Si hay otros gastos permitidos, como llamadas telefónicas, acceso a internet, estacionamiento o peajes, asegúrate de incluirlos en el cálculo.
Establecer un tope de viáticos es fundamental no solo para mantener el control financiero dentro de una organización, sino también para aprovechar beneficios fiscales.
Métodos para Cumplir con los Requisitos de Viáticos en el Extranjero
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Pago y Reembolso: El empleado puede pagar los gastos relacionados con su viaje de su propio bolsillo y luego presentar los comprobantes correspondientes a la empresa para su reembolso. Esto puede incluir boletos de avión, alojamiento, comidas, transporte local, etc.
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Tarjeta Corporativa: La empresa puede proporcionar al empleado una tarjeta de crédito corporativa específicamente para cubrir los gastos relacionados con el viaje. El empleado puede utilizar esta tarjeta para pagar directamente los gastos en el extranjero, evitando así tener que utilizar su propio dinero.
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Adelanto de Efectivo: En algunos casos, la empresa puede otorgar al empleado un adelanto de efectivo para cubrir los gastos de viaje. El empleado recibiría una cantidad de dinero antes del viaje y estaría obligado a rendir cuentas y presentar los comprobantes correspondientes a su regreso.
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Registro Contable de Viáticos
En ese sentido, saber cómo crear un asiento contable de viáticos no solo permite a la empresa mantener una perspectiva clara de sus gastos, sino también la elaboración de informes financieros. Entonces, ¿cómo crear un asiento contable de viáticos robusto? Estos gastos suelen incluir transporte, alojamiento, alimentación y otros desembolsos necesarios para llevar a cabo actividades laborales fuera de la oficina, detallando cada gasto de manera específica. Registrar correctamente los viáticos permite un mayor control interno sobre los gastos de la empresa, asegurando que los recursos se utilicen de manera eficiente y transparente. Para obtener todos estos beneficios, la comprensión y atención a los componentes es vital.
Pasos para un Registro Contable Efectivo:
- Revise cada documento de soporte para asegurarse de que corresponde a un gasto de viáticos legítimo y dentro de las políticas de la empresa.
- Ingrese el monto exacto de cada gasto en el asiento contable, asegurándose de que coincida con el monto indicado en el documento de soporte.
- Antes de finalizar el registro, revise toda la información ingresada para asegurarse de que sea correcta y esté completa.
Viáticos Pagados Directamente
Los viáticos pagados de forma directa son una forma de remuneración que se proporciona a los empleados para cubrir los gastos incurridos durante un viaje de trabajo o una misión específica. Estos viáticos pueden incluir diversos conceptos, como alojamiento, comidas, transporte local, transporte aéreo, combustible, peajes, entre otros gastos necesarios durante el viaje.
La ventaja de los viáticos pagados de forma directa es que permiten al empleado contar con los fondos necesarios para cubrir los gastos durante el viaje sin tener que utilizar su propio dinero y luego esperar el reembolso. Los viáticos por concepto de desplazamiento o kilometraje suelen basarse en una tarifa fija por kilómetro recorrido en vehículo propio o en el uso de transporte público.
Para recibir el reembolso de los viáticos, es común que el empleado deba presentar un informe detallado de los gastos incurridos durante el viaje, que incluya los recibos y comprobantes correspondientes. Es importante destacar que los viáticos por desplazamiento o kilometraje no son considerados parte del salario del empleado, sino una compensación por los gastos adicionales relacionados con el viaje.
Ejemplo Práctico
Supongamos que la empresa El Pollo S.A. de C.V. Para el pago de honorarios, de viáticos y gastos de viaje, recordemos que debemos tomar en cuenta el artículo 18 de la Ley del IVA. El monto total del pago de $11,600.00 será la base de retención de ISR e IVA.
Regulaciones del SAT y Comprobantes Fiscales
Desde 2017, los viáticos entregados a trabajadores deben registrarse en el CFDI de nómina. Asimismo, dichos comprobantes deben estar en la normativa correspondiente del Servicio de Administración Tributaria, para que no exista ningún tipo de problema al comenzar el proceso de deducción de impuestos. Las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los eroguen, podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de los viáticos erogados por cada ocasión y sin que exceda los $15,000.00 en el ejercicio.
Es necesario contar con una política de gastos que permita identificar un porcentaje comprobable de viáticos y gastos de viaje, así como un formato o bitácora que identifique y justifique el motivo de los viajes. Esto quiere decir que los viáticos tienen el objetivo de proveer lo necesario de manera anticipada para el sustento de quien realizará el viaje (trabajador) a un punto diferente del lugar donde es habitual que labore (el cual se establece en su contrato laboral de conformidad con el Art. 25 de LFT) y que no tenga que desembolsar dinero de sus bolsillos para cumplir con todas las diligencias de la empresa.
En un primer punto tenemos que el dinero destinado para viáticos o gastos de viaje tienen que ser necesariamente de hospedaje, comida, renta de auto en caso de que sea primordial, transporte y el kilometraje de gasolina. Lo anterior contribuye a reunir el requisito de materialidad y evitar caer en lo que el Art.
Topes y Limitaciones
Los topes antes señalados son para gastos de viaje, no así para viáticos. El tema del hospedaje viene a ser un poco diferente, ya que solo cuenta con limitaciones fuera del territorio nacional al no poder ser mayores que 3, 850 pesos diarios. Si el viaje fue realizado por motivos de un seminario o un curso dicho gasto se considera como parte de una obligación patronal estipulada en el Art. 132 frac. XV de LFT y por tal motivo no tendría que reunir el requisito de deducibilidad del Art. 28 frac.
En 2025, los viáticos deducibles incluyen alimentación (hasta $750 MXN nacional, $1,500 MXN extranjero), transporte sin límites, hospedaje (sin tope nacional, $3,850 MXN extranjero) y automóviles ($850 MXN/día).
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