De conformidad con el Código de Comercio, las sociedades están obligadas a llevar libros contables. Los libros contables son el libro mayor, el libro diario y el libro de inventarios y balances.
Obligaciones del Comerciante
El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Todos los registros a que se refiere este capítulo deberán llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero.
Libros en Formato Impreso
Tratándose de medios impresos, los libros deberán estar encuadernados, empastados y foliados.
Libro Mayor
En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del período de registro inmediato anterior, el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en el período y su saldo final.
Libro de Actas
De acuerdo con el Código de Comercio, los libros de actas podrán llevarse en formato impreso o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología. Los libros que se lleven en formato impreso deberán estar encuadernados, empastados y foliados. En el libro de actas que llevará cada sociedad, cuando se trate de juntas generales, se expresará: la fecha respectiva, los asistentes a ellas, los números de acciones que cada uno represente, el número de votos de que pueden hacer uso, los acuerdos que se tomen, los que se consignarán a la letra; y cuando las votaciones no sean económicas, los votos emitidos, cuidando además de consignar todo lo que conduzca al perfecto conocimiento de lo acordado.
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Cuando la sociedad esté administrada por un consejo de administración, se llevará el libro de consejo de administración en el cual se contendrán las actas en las que obren los acuerdos y resoluciones tomadas en las juntas del consejo. Cuando el acta se refiera a junta del consejo de administración, solo se expresará: la fecha, nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados. En estas actas se expresarán la fecha, el nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados.
Conservación de los Libros y Documentos
Todo comerciante está obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años.
Nota aclaratoria: Los supuestos previstos tratándose de libros corporativos son diversos y su configuración en la realidad puede variar y por ende dar lugar a consecuencias jurídicas distintas.
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