Cumplir correctamente con estas declaraciones no solo evita multas, sino que también garantiza el buen estado fiscal de tu empresa. Son documentos que los contribuyentes deben entregar al Servicio de Administración Tributaria (SAT) y complementan tus declaraciones fiscales regulares. No implican necesariamente un pago, pero sí el reporte obligatorio de ciertos movimientos, por ejemplo, operaciones específicas realizadas durante el año o el mes. Las fechas y requisitos pueden cambiar cada año fiscal.
La Nómina Electrónica como pilar del control fiscal
La DIAN expidió la resolución 000013 de 2021, mediante la cual implementó dentro del sistema de facturación electrónica la Nómina electrónica. Este procedimiento es obligatorio y su objetivo es mejorar el control fiscal e impulsar la transformación digital de todas las empresas del país sin importar su número de empleados o tamaño. Es un documento electrónico que reemplaza el tradicional desprendible de pago de nómina de los empleados; este nuevo documento electrónico se convierte en el documento soporte de costos y de deducción tributaria.
Desde su implementación dentro del sistema de facturación electrónica a través de la Resolución 000013 de 2021, el documento soporte de pago de nómina electrónica constituye un requisito para la solicitud de costos y deducciones en la declaración de renta e impuestos descontables en la declaración del IVA, según sea el caso. El reporte de nómina electrónica se efectúa respecto de los pagos o abonos en cuenta por concepto de una relación laboral o legal y reglamentaria.
Requisitos y desglose del documento soporte
El documento soporte de pago de nómina electrónica es el soporte del empleador en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, que soporta el costo o deducción del pago o abono en cuenta derivado de una relación laboral o legal y reglamentaria por cada trabajador. A continuación, se detalla la estructura fundamental que debe contener este reporte:
| Ítem | Descripción/Contenido |
|---|---|
| Denominación | Debe ser “documento soporte de pago de nómina electrónica”. |
| Datos del Emisor | Apellidos y nombre o razón social. NIT del obligado a generar y transmitir. |
| Datos del Beneficiario | Apellidos y nombre(s). Número de Identificación. |
| Código Único | Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE). |
| Numeración | Número conforme a un sistema interno de numeración consecutiva. |
| Valores Devengados | Contenido y valores conforme al «Anexo técnico». |
| Firma Digital | Firma del sujeto obligado, conforme a las normas vigentes de la DIAN. |
Procedimientos y consideraciones especiales
La generación del documento soporte es un procedimiento que se desarrolla una vez se ha cumplido el proceso de habilitación. Para incluir el concepto de vacaciones en la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica, inicialmente debe tenerse en cuenta el artículo 2 de la Resolución 000013 de 2021, según el cual este documento se origina a razón de pagos o abonos en cuenta.
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La liquidación de las prestaciones sociales y demás conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria que pague o abone en cuenta el empleador a los trabajadores debe incluirse en el documento soporte de pago de nómina electrónica para constituir el soporte del costo, deducción o impuesto descontable. Retomemos el concepto de que cualquier valor que constituya ingreso para el trabajador debe reportarse en la nómina electrónica. Además, hay otras formas de remuneración determinadas en las relaciones laborales.
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