Los ingresos recibidos para terceros es un tema que genera dudas sobre su manejo contable. Este concepto se refiere a pagos que una empresa recibe de sus clientes, pero que no son para ella misma, sino para otras empresas o proveedores. Contablemente, registras los dineros recibidos por el ente económico a nombre de terceros y que en consecuencia serán reintegrados o transferidos a sus dueños en los plazos y condiciones convenidos. La recepción de estos fondos implica que la entidad receptora actúa en calidad de intermediario.
Adicionalmente, los ingresos recibidos para terceros pueden percibirse en el marco de un contrato de mandato. Un contrato de mandato es un acuerdo en el que una persona (el mandante) le encarga a otra (el mandatario) gestionar uno o más negocios en su nombre. Los ingresos recibidos para terceros son los ingresos percibidos por medio de las ventas de productos o servicios, constituidas por referencias que son 100 % de terceros o tienen un porcentaje para el tercero y otro para el ente económico. Adicionalmente existe la posibilidad de recibir comisión por la venta.
Reconocimiento Contable de Ingresos para Terceros
Para este tipo de casos, en los que se vincula la figura de sinergia empresarial y la de tercerización de procesos, el reconocimiento se dicta según lo que enmarque el contrato por lo que no se podrá hacer mención a un tratamiento general. Sin embargo, los ingresos recibidos para terceros no hacen parte del patrimonio de la persona que los percibe, pues estos se reciben para ser transferidos a quien jurídicamente le corresponde el pago.
Es fundamental que estos ingresos no se registren como ganancias propias de la entidad que los recibe. Lo correcto es llevarlos en cuentas de pasivo, asignándolos al propósito para el cual serán utilizados según las instrucciones de quién los aportó. Esta es la forma correcta de representar su naturaleza y manejo restringido en beneficio de otros. Así se excluyen de los ingresos propios de la entidad receptora, pues corresponden a terceras partes.
De esta forma, solo se reconocen como ingresos los beneficios económicos que recibe y controla la compañía por cuenta propia. Cuando los valores se reciben por cuenta de otros, se registran separadamente porque la entidad actúa como agente de ellos. En una relación de agencia, la entidad agente solo reconocerá como ingresos de actividades ordinarias el monto correspondiente a su comisión.
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Ejemplos de Reconocimiento del Ingreso
Consideremos una entidad dedicada al almacenamiento y transporte de mercancía que requiere apoyo para brindar el transporte en una ciudad en la que no tiene cobertura, para esto busca contratar un conductor. A continuación, se presentan diferentes escenarios de reconocimiento:
- Caso 1: Contrato integral con subcontratación.
La entidad realiza un contrato con su cliente en el que se compromete a cumplir la labor de almacenamiento y transporte, y a su vez, subcontrata un conductor que prestará el servicio de traslado de mercancía cuando esté cumplido el tiempo de almacenamiento de productos. El cliente y el conductor tienen un contrato por aparte con la entidad.
En este escenario, la entidad reconoce el total del ingreso y el valor pagado al conductor es un costo en el que incurre la entidad para poder prestar el servicio de forma integral.
- Caso 2: Pago proporcional con gestión del desembolso.
La entidad y el conductor pactan un pago proporcional con cada cliente de la región en el que la entidad percibe un 60 % del ingreso y el conductor un 40 %. En el contrato se establece que cada cliente realizará el desembolso a la entidad y pasado un mes, la entidad realizará el respectivo pago al conductor.
Aquí, la entidad reconoce el 60 % del ingreso como ingreso propio y el 40 % como pasivo (ingresos recibido para terceros).
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- Caso 3: Acuerdo tripartito.
La entidad le expone a su cliente que no tiene cobertura en la zona, que puede prestar el servicio de almacenamiento, pero que tiene un contacto para el servicio de transporte. En este escenario, el cliente pacta con la entidad y el conductor un pago proporcional.
La entidad percibe un 50 % del ingreso del contrato y el conductor un 50 %.
Como se evidencia en los ejemplos, tener trazabilidad de la operación a través de contrato es determinante.
Saldos No Ejecutados
Una vez utilizados los fondos de terceros, ¿qué pasa con saldos no ejecutados? Los excedentes o sumas no utilizadas de los ingresos para terceros deben ser devueltos a las entidades o personas que hicieron la entrega inicial de los fondos.
Documentación y Trazabilidad
Es necesario conservar la documentación para fines de auditoría interna y de entes de control. La falta de documentación soporte puede llevar a presunciones y exigir el reconocimiento de rubros, impactando la base gravable. Las entidades pueden diseñar su propio catálogo de cuentas basado en los requerimientos de reconocimiento, medición, presentación y revelación.
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Para el manejo de ingresos recibidos para terceros, ten en cuenta:
- Definir en cuáles conceptos se van a manejar Ingresos Recibidos para Terceros, incluyendo cuentas contables.
- Definir cuáles referencias son para Ingresos Recibidos para Terceros, con sus correspondientes Proveedores - Acreedores.
- Las notas crédito y notas débito aplicadas a facturas hechas con Ingresos recibidos para terceros, también deben estar marcadas para manejar esta naturaleza.
- Agregar en la pestaña contable una nueva cuenta contable para Cuentas por Pagar (CxP) de Ingresos para terceros e Ingresos para terceros.
Erogaciones a Través de Terceros
También conocidas como pagos a cuenta de terceros, se refiere a los casos en que una tercera persona realiza pagos a nombre de otra persona, física o moral. Por ejemplo, trabajadores, notarios, agentes aduanales, o prestadores de servicios externos, que efectúan estas operaciones a nombre de sus patrones o clientes. Para que este procedimiento se encuentre dentro de los parámetros establecidos en las normas fiscales, no solo se debe hacer una transferencia a terceros, deben seguirse ciertos procedimientos.
El proceso generalmente implica que una persona física o moral proporciona dinero a terceros para que realicen pagos en su nombre. Esta persona adquiere bienes, productos o contrata servicios a nombre de un tercero, pagando con una tarjeta o cuenta asociada a su nombre. En estos casos, se solicita el comprobante fiscal a nombre de la persona física o moral a quien representa. La información clave que debe especificarse incluye la cantidad de dinero que recibió, las erogaciones realizadas a cuenta del contribuyente, los comprobantes que respaldan dichas erogaciones y los remanentes reintegrados al contribuyente.
En el caso en que los terceros realizan las erogaciones, pero los recursos les sean entregados posteriormente, el tercero realizará la erogación y solicita un comprobante a nombre del contribuyente. Para este caso, el contribuyente principal podría tener derecho a la acreditación del IVA, pero el tercero no. El reintegro debe realizarse por cheque nominativo o mediante traspasos a sus cuentas por instituciones de crédito o casas de bolsa para asegurar la trazabilidad.
Deducción de Pagos Realizados por Terceros
Los pagos realizados por terceros a nombre de un contribuyente sí pueden deducirse, pero es necesario que se realicen ciertos procedimientos. Deben existir los comprobantes fiscales correspondientes, a nombre del contribuyente que busca hacer las deducciones. Además, es esencial que el reintegro de fondos se realice a través de cheques nominativos o traspasos a cuenta del tercero, mediante instituciones de crédito o casas de bolsa.
Los ingresos son base de la renta líquida gravable. La renta líquida gravable se determina así: de la suma de todos los ingresos ordinarios y extraordinarios realizados en el año o período gravable, que sean susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio en el momento de su percepción, y que no hayan sido expresamente exceptuados, se restan las devoluciones, rebajas y descuentos, con lo cual se obtienen los ingresos netos. De los ingresos netos se restan, cuando sea el caso, los costos realizados imputables a tales ingresos, con lo cual se obtiene la renta bruta. De la renta bruta se restan las deducciones realizadas, con lo cual se obtiene la renta líquida. Únicamente, las ganancias susceptibles de producir un incremento en el patrimonio, se consideran renta líquida gravable.
Recomendaciones para Realizar Procesos de Forma Correcta
Finalmente, para gestionar de forma correcta todos los pagos, se sugiere:
- Acercarse a asesores contables, para conocer más a detalle sobre el tema.
- Conocer los pormenores de las reglas que aplican en cada caso.