Los gastos viáticos hacen referencia a la remuneración que percibe el trabajador para cubrir los gastos en los que incurre cuando tiene que viajar o desplazarse por motivos de trabajo. Esto quiere decir que los viáticos tienen el objetivo de proveer lo necesario de manera anticipada para el sustento de quien realizará el viaje (trabajador) a un punto diferente del lugar donde es habitual que labore (el cual se establece en su contrato laboral de conformidad con el Art. 25 de LFT) y que no tenga que desembolsar dinero de sus bolsillos para cumplir con todas las diligencias de la empresa.
Diferencias entre viáticos y gastos de viaje profesionales
Para llevar una gestión transparente de estos gastos y evitar imprevistos, es fundamental que las empresas cuenten con una política de gastos clara y detallada. En México, los conceptos de viáticos y gastos de viaje se utilizan indistintamente, pero en realidad tienen ciertas diferencias, especialmente en el contexto fiscal y contable.
- ¿Qué son los viáticos? Son los recursos económicos que una empresa entrega a sus empleados para cubrir los gastos que se generan al realizar un viaje de negocios fuera del lugar habitual de trabajo. El dinero se abona antes del viaje según el presupuesto establecido por cada empresa.
- ¿Qué son los gastos de viaje? Incluyen todos los gastos de desplazamiento de los empleados por motivos laborales. Son todos los costos incurridos durante un viaje realizado por motivos laborales, incluyendo no solo los viáticos, sino también otros costos asociados que el colaborador tiene que reportar cuando regrese del viaje.
Componentes principales de los gastos
A la hora de calcular los viáticos se tienen en cuenta diversos conceptos que deben ser gastos estrictamente indispensables para los fines de la actividad del contribuyente:
- Alimentación: Costos de comidas y bebidas mientras se encuentra en viaje de negocios.
- Hospedaje: Gastos de alojamiento y manutención que deben estar bajo control para evitar sorpresas con la caja.
- Transportación: Incluye gastos en medios de transporte como taxis, transporte público, alquiler de autos, boletos de avión, gasolina y el kilometraje.
- Otros gastos relacionados: Propinas, llamadas telefónicas, acceso a internet, estacionamiento o peajes.
Requisitos y limitantes para la deductibilidad
Las empresas deben tener en cuenta las regulaciones de los viáticos para evitar complicaciones legales y fiscales. De acuerdo con la Ley de Impuesto sobre la Renta, los viáticos pueden ser deducibles porque tienen como objetivo facilitar la actividad laboral de las personas.
Para que estos gastos sean considerados como deducibles para el SAT, la actividad laboral deberá realizarse a más de 50 kilómetros del lugar oficial de trabajo. Además, el colaborador que hace los gastos debe tener una relación laboral con la empresa y es imprescindible que presente un comprobante que cubra con todos los requisitos fiscales que el SAT solicita. Importante recordar que solo se considerarán como deducibles los viáticos pagados con tarjeta de crédito o débito, ya que los abonados en efectivo solo son deducibles hasta un límite de $2000MXN.
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Montos límite de viáticos deducibles
Establecer un tope de viáticos es fundamental no solo para mantener el control financiero dentro de una organización, sino también para aprovechar beneficios fiscales. A continuación se presentan los límites vigentes:
| Concepto | Límite en México | Límite en el Extranjero |
|---|---|---|
| Alimentación | $750.00 pesos diarios | $1,500.00 pesos diarios |
| Hospedaje | Sin límite establecido | $3,850.00 pesos diarios |
| Renta de automóviles | $850.00 pesos diarios | $850.00 pesos diarios |
| Kilometraje | 93 centavos por kilómetro | N/A |
Gestión de viáticos en el extranjero
Cuando un empleado se encuentra en el extranjero, pedir un CFDI como se hace en México es, la mayoría de las veces, imposible. Pero eso no significa que el trabajador tenga permiso de gastar sin control ni filtro. Cada gasto debe dejar rastro: si el hotel entrega factura, perfecto; en dado caso de que no, al menos una constancia de pago con nombre, razón social, fecha, concepto y moneda.
Las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los eroguen, podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de los viáticos erogados por cada ocasión y sin que exceda los $15,000.00 en el ejercicio.
Relación con la nómina y el control administrativo
Muchos piensan que los viáticos y la nómina son dos mundos separados, pero ambos están más ligados de lo que parece. Cuando un empleado recibe viáticos de forma esporádica, ese dinero no se considera salario; es un gasto reembolsable. Sin embargo, cuando el dinero para esos desplazamientos se convierte en un complemento estable y predecible de su ingreso, la Ley Federal del Trabajo establece que se integra al salario.
Hacienda considera que peso que no se comprueba es un peso que cuenta como pago adicional y se integra a la nómina del mes. Por ello, es vital llevar un control riguroso. Para gestionarlas de forma eficiente, lo ideal es cruzar una buena política interna con la tecnología adecuada, como el uso de aplicaciones móviles para escanear y almacenar comprobantes en tiempo real.
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