En el entorno fiscal de 2025, llevar pólizas contables correctamente estructuradas no solo es una buena práctica: es una obligación regulada por el SAT. Una póliza contable electrónica es el documento digital que respalda los movimientos financieros registrados en la contabilidad de una empresa.
Desde 2025, el SAT exige un mayor nivel de precisión y trazabilidad. Una póliza no solo debe ser válida para el SAT; también debe ser clara para quien la genera y para otros contadores o auditores que la consulten. Uno de los requisitos más estrictos del Anexo 24 es la trazabilidad electrónica. Cualquier error en este proceso puede derivar en requerimientos formales o auditorías electrónicas. El proceso puede optimizarse considerablemente mediante el uso de tecnología. CONTPAQi Contabilidad® es una plataforma especializada para la contabilidad electrónica en México.
El Desafío de la Asociación de XMLs a las Pólizas en CONTPAQ
La correcta asociación de los archivos XML a las pólizas contables es un aspecto crítico para la integridad de la información. Una Empresa ya tenía la asociación de XML en sus respectivas pólizas, al igual que cada movimiento contable, inclusive están impresas las pólizas y en todas aparece el XML asociado impreso. Sin embargo, la mayoría de las pólizas fueron desasociadas, lo que representa una preocupación por ser en forma masiva. Aunque se realizó la reconstrucción de asociación del ADD en utilerías, no se obtuvo resultado. De hecho, en soporte CONTPAQ se indica que esto no puede suceder porque una vez asociado, no se puede desasociar a menos que se haga en forma manual. Las pólizas impresas indican que estaban debidamente asociadas, por lo que, para que esta asociación exista, deben volver a realizarse igual como cuando se hizo la póliza, ya que las pólizas están cargadas, pero se necesita nuevamente hacer la asociación del XML.
Otro aspecto fundamental al cargar una póliza en CONTPAQ es el campo GUID. Según expertos, en el registro de póliza y movimiento va un campo llamado GUID, que es un ID que genera CONTPAQ y debe generarse desde el SDK. Todo esto es esencial para que el almacén digital del CONTPAQ lo reconozca y relacione las pólizas a los movimientos.
Optimización y Aprendizaje: Las Pólizas Intuitivas en CONTPAQi Contabilidad
A partir de la versión 15.0.1 de CONTPAQi® Contabilidad, es posible configurar el uso de pólizas intuitivas. Esta funcionalidad permite que, al generar pólizas, el sistema tenga un aprendizaje sobre las cuentas contables que se utilizan con mayor frecuencia. De esta manera, cada que se selecciona un mismo tipo de póliza y de XML e importe, CONTPAQi® Contabilidad sugiere de manera automática dichos movimientos para no tener que buscarlos y capturarlos nuevamente, facilitando y agilizando el registro de movimientos.
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Con el uso de las pólizas intuitivas el sistema reconoce el tipo de movimiento y de importe que se está realizando sobre cada una de las cuentas asociadas a un RFC. Cuando se captura un nuevo movimiento para cierto tipo de póliza y número de cuenta, se mostrarán los valores registrados previamente por si se desea volver a utilizarlos. A través de la inteligencia de estas pólizas, el sistema va aprendiendo y sugiriendo las cuentas contables, así como el importe y datos a contabilizar, lo que ahorra tiempo en la búsqueda y captura de la información. La opción para configurar el uso de pólizas intuitivas se encuentra en la sección correspondiente al manejo de pólizas y movimientos, en la redefinición de la empresa, pestaña 4. El usuario decide si prefiere que el sistema esté aprendiendo o no sobre el comportamiento en la creación de pólizas, habilitando o deshabilitando la opción en la redefinición de la empresa.
Reglas de Negocio para el Uso de Pólizas Intuitivas
Para contar con la funcionalidad de las pólizas intuitivas en CONTPAQi® Contabilidad es necesario considerar lo siguiente:
- Botón F2 en la captura de pólizas: Si en la redefinición de la empresa se tiene habilitado el uso de pólizas intuitivas, al capturar los movimientos de la póliza el sistema guardará la información sobre los datos que se utilizan con mayor frecuencia y se tendrá visible el botón F2 para consultar las cuentas contables más utilizadas en cada tipo de movimiento.
- Opciones para asignar la cuenta al movimiento: Existen dos formas de asignar la cuenta que se utiliza frecuentemente al movimiento de póliza, para que en automático se desplieguen los datos sugeridos por el sistema (como tipo de movimiento, importe, diario, segmento de negocio). En ambos casos al asignar la cuenta contable, el sistema desplegará en automático los datos sugeridos agilizando la captura. Si no se tiene habilitado el uso de pólizas intuitivas en la redefinición de la empresa, no se mostrará el botón F2 en el registro de movimientos, ni se permitirá que el sistema aprenda sobre el registro de las pólizas.
Tabla de Pólizas Intuitivas y Reglas de Registro
En las tablas de la empresa se creó la tabla "PolizasIntuitivas" donde se almacena internamente la información necesaria para el aprendizaje acerca del registro de movimientos. Esta tabla incluye campos como el tipo de póliza, tipo de XML asociado, RFC, identificador de la cuenta, tipo de movimiento, Importe usado, diario, segmento de negocio, frecuencia, cantidad y fecha de último uso de los datos.
| Campo | Descripción/Propósito | Reglas Clave |
|---|---|---|
| Tipo de Póliza | Identifica el tipo de póliza contable. | Usado en la combinación de datos para el aprendizaje. |
| Tipo de XML Asociado | Especifica el tipo de documento XML relacionado. | Usado en la combinación de datos para el aprendizaje. |
| RFC | Registro Federal de Contribuyentes asociado. | Usado en la combinación de datos para el aprendizaje. |
| Identificador de la Cuenta | Código o ID de la cuenta contable. | Usado en la combinación de datos para el aprendizaje. |
| Tipo de Movimiento | Clasificación del movimiento contable (cargo, abono, etc.). | Usado en la combinación de datos para el aprendizaje. |
| Importe Usado | Valor monetario del movimiento. | Usado en la combinación de datos para el aprendizaje. |
| Diario | Identificador del diario contable. | Usado en la combinación de datos para el aprendizaje. |
| Segmento de Negocio | Segmento al que pertenece el movimiento. | Usado en la combinación de datos para el aprendizaje. |
| Frecuencia | Número de veces que una combinación de datos ha sido utilizada. | Valor inicial de 1; incrementa en +1 por uso; predeterminado a 3 en "Contpaq.properties". |
| Cantidad Uso | Registro del uso de la combinación de datos después de alcanzar la frecuencia máxima. | Aumenta cuando la frecuencia ya es 3. |
| Fecha Último Uso | Fecha del último registro de la combinación de datos. | Usado para el "desaprendizaje" y la eliminación de registros no frecuentes. |
En caso de que se utilice una misma combinación de datos que ya se había usado pero con otro importe o algún dato diferente, se agregará un nuevo registro o renglón en la tabla de pólizas intuitivas. Respecto al campo "Frecuencia", cuando se registra el primer movimiento de una cuenta el valor de la frecuencia será 1. Cada vez que en la póliza se utiliza la misma combinación de los datos: tipo de póliza y de XML, RFC, así como de la cuenta, tipo de movimiento e importe, el valor de la frecuencia se incrementará en "+1".
El campo de frecuencia se puede configurar desde el archivo "Contpaq.properties", que se encuentra en la ruta de ejecutables del sistema. Ahí se puede indicar cuál es la cantidad de veces que se deberá utilizar la cuenta para que el sistema obtenga el aprendizaje y sugiera información al capturar las pólizas; de manera predeterminada el valor del campo "frecuencia.poliza.intuitiva" en dicho archivo es 3. Si ya se utilizaron tres veces una misma combinación de datos, el sistema ya aprendió que se trata de datos frecuentes y los va a sugerir al capturar movimientos similares. En este caso el valor de la frecuencia ya no aumentará puesto que su valor ya es 3, y después de esto el único dato que aumentará en el registro conforme se capturen movimientos será el valor del campo "CantidadUso", ya que la funcionalidad es que el sistema sugiera la cuenta que más se utilice.
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La razón por la que el campo frecuencia está restringido al valor de 3 en el archivo "Contpaq.properties", es porque el sistema no solo requiere aprender sobre las cuentas más utilizadas, también necesita "desaprender" sobre las cuentas que se dejaron de utilizar para que ya no las sugiera, por este motivo también existe el campo "FechaUltimoUso". Internamente existen algoritmos de borrado de registros con información que ya no se usa de forma frecuente. Con esto se logra un mayor control y se evita la saturación en la tabla de pólizas intuitivas, pues cada cierto tiempo se estarán eliminando registros. Por ello es que en el archivo "Contpaq.properties" también existe el parámetro "dias.poliza.intuitiva=60", indicando que la fecha máxima para que un registro esté sin uso en la tabla, de manera predeterminada es de 60 días.
Integración y Sincronización de Cuentas Contables
El proceso de asociación de cuentas y la sincronización de tipos de pólizas contables se llevarán a cabo una única vez. Conecta-Bind establecerá la conexión entre las dos plataformas. Una vez que la vinculación sea exitosa, aparecerá una pantalla donde se deberá seleccionar una del catálogo de cuentas de Bind que corresponda con otra del catálogo de cuentas de CONTPAQi, a la cual se desea enviar los movimientos contables. Cuando se elimina la asociación de una cuenta contable, esta se mostrará al final de la lista de cada apartado. Una vez finalizado el proceso, se da clic en Asociar y se mostrará una advertencia. Después de vincular las cuentas, se sincronizarán los tipos de póliza contable de CONTPAQi Contabilidad. Es importante recordar que tanto el proceso de Asociación de cuentas como la sincronización de tipos de pólizas contables se realizarán una sola vez.
Si es necesario validar las pólizas, se puede descargar un documento de Excel detallado con las pólizas filtradas. Aquí también se tendrá la opción de descargar los archivos electrónicos “.XML” asociados a las pólizas que se desean importar. Una vez que se hayan verificado las pólizas contables y descargado los archivos necesarios, se estará listo para llevar a cabo la importación de las pólizas contables a CONTPAQi Contabilidad. Antes de terminar, se mandará un mensaje de advertencia solo para confirmar que se han realizado los pasos correctamente; en caso de querer continuar, solo se le da clic al botón Aceptar. Es importante verificar que todos los movimientos estén completos.
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