Una de las herramientas más poderosas para tener una visión clara de las finanzas de cualquier empresa es el balance general. El balance general, también conocido como estado de situación financiera o estado de posición financiera, es un estado financiero básico que refleja, en términos monetarios, la relación que guardan los bienes y derechos de una entidad económica, respecto de sus obligaciones con terceros y de la inversión de los socios, accionistas o patrocinadores a una fecha determinada.
Importancia del Balance General
El balance general es una herramienta clave para tomar decisiones empresariales fundamentadas en datos reales. En contraste, tomar decisiones apresuradas sin un análisis financiero adecuado puede resultar riesgoso. Así pues, cualquier entidad requiere de información financiera que indique con detalle la situación que guardan sus recursos, deudas y patrimonio, a una fecha determinada, como consecuencias de todas las operaciones realizadas hasta entonces. Esta necesidad la satisface un estado financiero en particular: el estado de situación financiera o balance general.
La mayoría de las empresas preparan un balance general al final de un ejercicio contable; sin embargo, puede elaborarse en forma trimestral (sobre todo para las entidades que cotizan en bolsa), mensual o de acuerdo con los requerimientos específicos de las empresas. Las cifras que lo integran son acumulativas, es decir, cuentan con saldos al inicio del periodo contable, que se modifican con aumentos o disminuciones a lo largo de dicho periodo, debido a las transacciones económicas efectuadas por la entidad a una fecha determinada.
Estructura del Balance General
Las secciones en las que se divide el balance general, de acuerdo con la NIF A-5, son: activo, pasivo y capital contable o patrimonio contable. Esta es la estructura básica que debe cumplirse en cualquier balance general bien formulado. El balance general se construye a partir de una fórmula contable básica que ayuda a verificar si los datos están correctamente registrados. Una vez elaborado tu balance general, es fundamental comprobar que los datos cuadran utilizando estas fórmulas. Si, después de hacer este ajuste, persisten las inconsistencias, será necesario examinar con detenimiento cada cifra registrada.
1. Activo
¿Qué representa el activo? El activo representa los recursos que un negocio posee o puede explotar de algún modo, y en los cuales invierte para obtener un beneficio futuro por medio de su venta, consumo o utilización en el curso de las operaciones de la organización.
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- Recurso controlado por una entidad, identificado y cuantificado en términos monetarios, del que se esperan beneficios económicos futuros, derivados de las operaciones ocurridas en el pasado que han afectado económicamente a dicha entidad.
- Son los bienes que una empresa necesita para su funcionamiento y que no se espera que se conviertan en efectivo a corto plazo.
- Bienes y derechos propiedad de la entidad, disponibles en un plazo menor o igual a un año.
- Bienes y derechos propiedad de la entidad, disponibles en un plazo mayor a un año.
- Son pagos que la empresa ha realizado por adelantado por bienes o servicios que aún no ha recibido. Un ejemplo común de un activo diferido es el pago por adelantado de una póliza de seguro.
Actualmente, la NIF A-5 obliga a presentar el activo en circulante o corto plazo y en no circulante o largo plazo (clasificación que ya se venía empleando).
2. Pasivo
¿Qué representa el pasivo? Representa las deudas y obligaciones de una organización, es decir, las fuentes externas de recursos financieros. Son los intereses que los acreedores tienen sobre los activos de la empresa.
- Los pasivos son las obligaciones financieras de una empresa, es decir, lo que la empresa debe a otros.
- Son pagos que se deben cubrir en un plazo mayor a un año.
- Son ingresos que la empresa ha recibido por adelantado por bienes o servicios que aún no ha entregado.
3. Capital Contable o Patrimonio Contable
El concepto capital contable es utilizado para las entidades lucrativas; en cambio, para las no lucrativas se usa patrimonio contable. Sin embargo, para ambos tipos de entidades, éstos son conceptos similares.
¿Qué refleja el capital contable? El capital contable refleja los conceptos relativos a las aportaciones, utilidades y pérdidas que los socios tienen en su carácter de dueños de la entidad. Al igual que el pasivo, es una fuente de recursos, pero interna. Es de mencionarse que estos recursos tuvieron un origen, es decir, fueron obtenidos mediante aportaciones hechas por los propietarios de la entidad o fueron obtenidos a través de endeudarse con personas ajenas a ella.
Tipos de Balance General
Un segundo modelo es el consolidado, que se utiliza cuando un negocio tiene varias filiales o empresas controladas. Finalmente, el balance general proforma tiene el objetivo de estimar las proyecciones financieras a corto plazo, a fin de tomar las mejores decisiones estratégicas. Cada uno de estos tipos de balances generales tiene su propio propósito y puede ser útil en diferentes situaciones.
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Cómo Elaborar un Balance General
Crear un balance general es un proceso que requiere tiempo y atención al detalle, pero es necesario comprenderlo para mejorar en el ámbito económico de cualquier negocio.
- En la parte superior del documento, enlista todos tus activos.
- Debajo de eso, enlista todos tus pasivos.
- Al final del documento, muestra tu patrimonio neto.
- Asegúrate de que el total de activos sea igual al total de pasivos más el patrimonio neto.
Ejemplo de Balance General
Vamos a ilustrar mejor la forma de elaborar un balance general. Como puedes ver, el total de activos ($215,000) es igual al total de pasivos y patrimonio neto ($70,000 + $145,000 = $215,000).
Presentación del Balance General
En forma de cuenta; La presentación en forma de cuenta obedece a la formula A = P + C, la cual, como ya hemos señalado, es conocida también como fórmula del balance. En el encabezado del documento se debe incluir mínimo: Nombre de la entidad, régimen mercantil (S.A), nombre del informe, fecha de emisión, tipo de moneda utilizada. El resultado en el caso del balance debe corresponder a la fórmula de cada uno. En las columnas destinadas para el registro de cantidades (saldo de las cuentas) sólo debe incluir las cantidades correspondientes. Evite incluir el signo de pesos ($) al anotar los saldos.
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