El registro de la contabilidad de los negocios ha sufrido cambios en el transcurso del tiempo; en tiempos remotos se llevaban los registros contables en tablillas de barro, a diferencia de lo que sucede actualmente en donde las herramientas tecnológicas permiten la digitalización de estos. Uno de los cambios en materia contable más significativos de los últimos tiempos es la contabilidad electrónica, la cual se basa en el envío de información de tres elementos básicos: catálogo de cuentas, balanza de comprobación y registros contables.
Actualmente, el catálogo de cuentas en su versión digital debe enviarse al SAT, de conformidad con la fracción IV del artículo 28 del CFF y la regla 2.8.1.16 de la RMISC. Un catálogo de cuentas elaborado sin conocimientos contables puede derivar en problemas administrativos para los contribuyentes, así como en la pérdida del control de las cuentas integrantes de la contabilidad.
¿Qué es el catálogo de cuentas?
Es el índice donde de manera ordenada se describen los nombres y números de las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos y cuentas de orden, dependiendo de la contabilidad económica de una empresa. El catálogo tiene un orden que se basa en la naturaleza de la cuenta, de conformidad con lo siguiente:
- Activo
- Pasivo
- Capital
- Ingresos
- Costos
- Gastos
- Cuentas de orden
Recomendaciones para su elaboración
Las autoridades consideran fundamental emplear cuentas contables adecuadas y acordes a cada empresa. A continuación, se presentan algunas recomendaciones para la elaboración del catálogo de cuentas:
- La captura de las cuentas debe realizarse empleando un mismo criterio de escritura.
- La clasificación debe estructurarse y avalarse por el Consejo Directivo con anticipación.
- Se debe definir en cuáles casos se utilizará cada cuenta.
- Se clasificarán las cuentas de lo general a lo particular.
- Evitar las limitaciones, ya que el catálogo puede expandirse.
- Se debe respetar la estructura de las cuentas de orden.
Proceso para la creación y carga del catálogo
Para dar de alta el catálogo de cuentas, se debe seguir una ruta estructurada dentro de los sistemas contables autorizados. A continuación, te indicamos el proceso para crear el catálogo SAT:
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- Ingresa a "Configuración", luego a "Agregar empresa".
- Selecciona "Crear nueva empresa" y completa el asistente con los datos de periodo y ejercicio.
- Tras capturar los datos, da clic en aceptar y selecciona el catálogo de moneda que requiera la empresa.
- En la ventana emergente, deberás seleccionar el "Catálogo SAT".
- El sistema comenzará automáticamente con la creación del catálogo. Una vez que aparezca el mensaje indicando que el proceso finalizó con éxito, da clic en "Finalizar".
Es de gran importancia determinar las cuentas del catálogo con el contador encargado de tu negocio, principalmente para poder clasificar de manera correcta cada cuenta con su respectivo código y asociar a nivel de subcuenta de primer nivel el código agrupador publicado en el Anexo 24.
Tabla de componentes principales del catálogo
| Categoría | Descripción |
|---|---|
| Activos | Recursos con valor económico que generan beneficios futuros. |
| Ingresos | Recursos obtenidos por ventas o servicios. |
| Pasivo | Obligaciones y deudas de la organización. |
Recuerda que el catálogo debe ser lo suficientemente adaptable para que se pueda integrar las cuentas que se exigen para llevar el control de la empresa. Implementar y mantener un catálogo de cuentas actualizado y adaptado a la nueva versión CFDI 4.0 es de vital importancia para el cumplimiento fiscal.
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