En el mundo de los negocios, a menudo nos encontramos con cadenas de letras y números que parecen más códigos secretos que herramientas prácticas. Probablemente los haya visto salpicados en facturas o formularios de pedido, y se haya preguntado: "¿Para qué los necesitamos?". Estos documentos son parte esencial en la dinámica de vendedor-comprador en una empresa.
Los pedidos y las facturas son cruciales para el buen funcionamiento de las actividades empresariales. Pero lo cierto es que detrás de cada factura y número de pedido hay una pieza crucial del rompecabezas: llevan la cuenta de cada compra en un sistema sencillo y organizado, lo que permite a las empresas controlar el gasto, gestionar el inventario y mantener informados a todos los departamentos.
¿Qué es una Orden de Compra?
Una orden de compra (también conocida como pedido de compra o nota de pedido) es un documento emitido por el comprador para solicitar mercancías al vendedor. Es un documento expedido por el comprador para requerir mercancía al vendedor. La solicitud especifica el número de productos que se desean adquirir por un precio estipulado. Además, detalla los términos de pago así como el plazo en tiempo y forma de la entrega. Con dicho documento, se registran las características de los productos adquiridos y la manera en la que se determina cómo se finaliza la transacción.
Normalmente, la solicitud se envía al proveedor para que proporcione el pedido. En consecuencia, el comprador recibe una copia para la administración interna y realiza el pago por cobrar. Todo artículo que adquiere una empresa debe venir acompañado de las órdenes de compra, las cuales vienen seriadas para controlar su uso.
Estas órdenes suelen realizarse de forma física (mediante un papel con las determinaciones anotadas) o virtual (mediante el envío de un correo electrónico o a través de la página web), con la finalidad de que exista un antecedente sobre el pedido y la entrega de la orden y que durante la entrega se respeten las condiciones de la mercancía estipulada.
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Elementos Esenciales de una Orden de Compra
Una orden de compra debe contener varios elementos esenciales para garantizar la claridad y precisión en la transacción comercial. Como cualquier clase de documento contable y de ventas, éste se conforma por una serie de datos que tienen que llenarse apropiadamente por el vendedor, en ocasiones se le denomina como “orden de pedido”. Previamente a iniciar un nuevo pedido es necesario tener creados:
- Obligatoriamente: Lista de precios, Productos.
- Preferentemente: Canal de venta, Empleado de ventas.
Los elementos clave que componen el formato de una orden de compra son:
- Datos del vendedor y del comprador: Es necesario que se anexe el número de identificación del país en el que se realice el acuerdo, este requisito es indispensable e indeclinable. Se pide también el domicilio fiscal, razón social, dirección, correo electrónico, así como el personal que efectúa la orden. Es preciso que ambas partes presenten datos de contacto.
- Lugar y fecha de emisión: El documento requerirá inevitablemente tener el lugar en donde se circunscribe el pedido, sobre todo para determinar el tiempo en el que demorará el proveedor en abastecer. La fecha es igualmente esencial para determinar cuándo se expide la orden.
- Referencia del producto: Éste incluye el nombre, la cantidad de los artículos pedidos, así como los precios y en caso de existir descuentos o alguna promoción, dependiendo de la época del año en la que se compra, dado que en ocasiones, si se compran varios productos, pueden disminuir el precio, al igual que si se trata de alguna bonificación por ser cliente frecuente, entre otros. Esta referencia se usa también para delimitar todo el pedido, en caso de que exista algún número de catálogo, o para determinar cuántos productos se necesitan.
- Método de pago: La elección de los plazos y las cantidades que se pagarán serán variables en función de las maneras de saldar la venta.
- Costo total: El proveedor incluirá los posibles gastos de transporte, seguros, además de autorizarlo mediante la firma. Si son diversos productos, se suele poner el precio por unidad y, finalmente, el costo total, desglosado con los impuestos que varían en función del país que lo exporta. Si es requerido, es preciso escribir una línea que describa las características del producto abreviadamente.
- Observaciones: En este campo se anotan los detalles de los artículos.
- Fecha de entrega: El plazo de entrega que recibirá el cliente viene con la orden adjunta, por lo que se requerirá especificar el modo de entrega también, e incluso si existe algún artículo que no se agregó a la entrega, y las razones por las cuales no se ha suministrado.
- Términos de entrega: Indica de qué forma se recibirá el artículo, si está empaquetado, si tendrá que recogerlo el comprador, si se paga extra por el envío… toda la logística se concentra en este apartado, por lo que hay que tener cuidado de leer las letras pequeñas, dado que se puede incluir si el proveedor se hace o no responsable, si el producto se daña durante la transportación de un viaje corto o largo, etcétera.
Proceso de Creación de una Orden de Compra
En la creación de un nuevo Pedido se encuentran relacionados diversos objetos de la plataforma. Los registros de los objetos relacionados deberán estar creados antes de la creación de un Nuevo pedido, por ejemplo, Productos y Listas de precios. Habrá que mencionar que dicho documento tiene cualidad de poseer efectos legales, por lo que una vez que ambas partes acepten, compromete al vendedor y comprador a concluir la transacción requerida.
Para redactar apropiadamente una orden se recomienda seguir paso a paso la siguiente plantilla de orden de compra:
- Escribir el lugar, así como la fecha en dónde se redacta la orden.
- Revisar que los datos del comprador y los datos del vendedor estén correctamente llenados (corresponden a la información de la empresa y la del proveedor, respectivamente).
- En cuanto a la información de los productos, en la primera columna se especifica, en unidades, la cantidad de los artículos. En la segunda columna se describen las características, y en la tercera columna se detalla el precio unitario de cada artículo. Si se requiere, habrá que anotar las observaciones de la mercancía. Se efectúa el procedimiento las veces que se requiera de cada artículo.
- Obtener el subtotal al sumar los costos de cada artículo. Para esto, se calculan los impuestos acordes al país en el que se expide la orden, y se agrega el subtotal y los impuestos para determinar el coste total que pagará el comprador.
- Precisar las condiciones de entrega, fecha, lugar y hora en la que nos comprometemos, como proveedores, a entregar los artículos.
- Especificar las condiciones de pago. Esto se refiere a la clase de pago que se realizará, si se trata en una sola exhibición o si será en plazos, si se requiere dar anticipo o si es necesario liquidar antes de la entrega del producto, así como la estipulación del margen de interés.
- Escribir algunas observaciones, por ejemplo, en caso de que el proveedor no entregue la mercancía en el horario, fecha y lugar estipulados, se cancelará la transacción.
- A la usanza antigua, la firma emulará un apretón de manos con el que se cierra la transacción. Este apartado se complementa con el nombre y el cargo de la persona que autoriza la orden en el negocio.
Para concluir con el proceso, el original se manda al proveedor y las copias se destinan al área de contabilidad para registrarse como pago y, usualmente, se envía otra copia de la orden de compra formato al departamento encargado de las compras de la empresa. En primera instancia, se identifican las necesidades de la organización y los productos que se van a comprar. Luego, se define el proveedor que se adapte a los requerimientos de la empresa. El vendedor conserva el documento original y el comprador recibe una copia de la orden. Si el proveedor no cuenta con todos los productos requeridos por el cliente, esos suministros quedan en estado pendiente.
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Importancia y Beneficios de las Órdenes de Compra
La prontitud para responder de inmediato a las demandas del comprador y a sus requerimientos es la clave para preservar la clientela. Una forma de testificar dicha transacción es mediante la orden de compra, aportando mayor ahorro en la economía y la gestión laboral. Las interrelaciones entre productos, Listas de Precios y pedidos deben ser tenidas en cuenta para que los pedidos al igual que otros procesos comerciales se logren integrar en la base de datos para un manejo adecuado del inventario, stock y proceso de ventas y dará lugar a reportes e informes completos y eficientes.
El comprador especifica la cantidad de artículos, el precio que pagará por ellos, el presupuesto destinado a la cotización que declara, así como la previsión de los plazos de pago. Por su parte, el proveedor, administra las distintas órdenes: el tipo de pedido, la clase y hacer una proyección de los cobros. Si está más detallada la información, habrá mayor seguridad para ambas partes.
Características y Ventajas
Las órdenes de compra ofrecen una serie de beneficios clave para las empresas:
- Ofrecen menos complicaciones que efectuar un contrato.
- Representan ahorro de tiempo para los profesionales legales, dado que se dirigen al departamento de compras directamente.
- Con ellas se genera una mayor y mejor administración del presupuesto.
- Ofrecen, tanto a proveedores como a compradores, un documento que certifica la transacción efectuada y que sirve como respaldo legal.
- Para que la orden tenga validez será necesario que contenga el mayor número de especificaciones posibles, tales como la identificación de ambas partes (proveedor y comprador), cantidad y precio unitario, así como el precio general, la forma de pago, entrega en la que se detalla el lugar y en caso de que el pago sea a plazos, mencionar el número de éstos y la cantidad a pagar por cada uno de ellos.
- Es útil para el comprador para saber el tipo y la cantidad del gasto, y para el vendedor para poder preparar el pedido y hacer facturas en caso de aceptar el pedido. Cuando el proveedor acepta dicha orden de compra, existe inmediatamente un contrato entre las dos partes.
- Las órdenes electrónicas aportan gran número de beneficios al ahorrar tiempo y papeleo, además de poseer un registro electrónico de cada uno de los convenios.
El Número de Pedido: Su Rol Crucial
Un número de pedido es simplemente una abreviatura de número de serie de pedido de compra que se refiere a los dígitos adjuntos a los pedidos que se realizan en una empresa determinada. Suele tratarse de un número de serie alfanumérico que se utiliza fácilmente para localizar pedidos de empresas y facturas pendientes. Estos sistemas de fechas de pedidos masivos son bastante esenciales, ya que proporcionan una mayor eficiencia durante una transacción comercial, ya que los compradores y vendedores encuentran rápidamente lo que compraron o vendieron, y viceversa.
Ubicación y Formato
Normalmente, siempre que se recibe una factura, se espera ver el número de pedido en letras grandes. En la mayoría de los casos, se encuentra en la parte superior de la factura de venta, debajo o al lado del número de factura. Para evitar confusiones, se marca como número de pedido. De este modo, no le resultará difícil buscar la transacción exacta cuando surja la necesidad. Cuando el número de pedido aparece en la portada, resulta más fácil cotejar los pedidos con las facturas y, por lo tanto, se acelera la tramitación de los pagos y se reducen al mínimo las posibilidades de error.
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El sistema de numeración de facturas de pedido viene determinado por las necesidades de su organización. No existe un método maestro para crear números de pedido. El objetivo es llegar a una estructura que sea razonable para la empresa y ayude en el proceso de gestión de compras. La claridad y coherencia en la numeración de las facturas de los pedidos facilitará el seguimiento de los pedidos, la gestión del inventario y la contabilidad de la empresa.
Para que los pedidos y las facturas sean más comprensibles, se pueden utilizar letras delante de los números o mezclarlas con otros caracteres. Por ejemplo, empezar con "PO", de modo que el número vaya precedido de estas letras: PO0001, PO0002 y así sucesivamente. También puede utilizar la fecha de la interfaz en el número de pedido. Un número de orden de compra como PO121221-0001 podría ser lo que encontrará al realizar un pedido el 12 de diciembre de 2021.
Propósito en la Factura
Para facilitar el pago, los detalles del número de pedido en una factura actúan como enlace entre los procesos de compra y contabilidad y, en última instancia, mejoran la eficacia de todo el sistema. Este número es crucial en diversas empresas, ya que es útil para el seguimiento de las compras y también para la ejecución de registros financieros adecuados. Cuando utiliza un número de pedido en una factura, está creando una herramienta eficaz que le ayudará en el seguimiento y la organización de sus actividades de compra.
Esto es crucial para saber qué se ha pedido y qué queda por pedir. Si se utilizan, las facturas basadas en pedidos ayudarán a mejorar el control de las existencias y la gestión del gasto. El sistema de numeración de pedidos ayuda a los solicitantes y aprobadores de su organización a gestionar los pedidos de forma eficaz. Esto implica que todos los pedidos y facturas que necesita para la aprobación y revisión de gastos anteriores están fácilmente disponibles.
Una de las mayores ventajas de la implantación del uso de números de pedido en las facturas es la confirmación y aprobación del procedimiento de cotejo de facturas. Este vínculo permite aplicar un proceso muy esencial conocido como "cotejo a tres bandas": la factura, la orden de compra y el recibo se comparan después de una compra pero antes del pago. Este procedimiento de cotejo permite verificar la correspondencia entre los artículos, las cantidades y los precios de todos los documentos. Ayuda a evitar el pago de una factura que ha sido alterada o cortada a solicitudes de pago parciales.
Los números de pedido tienen un impacto significativo en la mejora de su registro financiero. Una vez adoptada esta práctica de incorporar a su sistema contable facturas basadas en pedidos, cada transacción financiera que realice quedará registrada. Por lo tanto, este registro puede tener una doble importancia: una, a la hora de resolver disputas con los proveedores con respecto a las condiciones o características del acuerdo; y dos, durante las auditorías financieras de las cuentas y libros de la empresa.
Orden de Compra vs. Número de Factura
Como parte de los documentos comerciales fundamentales, el número de factura y el número de pedido son números únicos para cada transacción comercial, con sus propias diferencias y aplicaciones. El comprador lo utiliza para solicitar a un proveedor la entrega de bienes o servicios. A la inversa, una factura contiene un número de factura que el vendedor asigna a los bienes o servicios enviados solicitando el pago de los mismos.
Creación y Colaboración
Los plazos para su nacimiento también varían. Un número de pedido se genera en el momento en que se solicita el suministro de bienes o la prestación de servicios, lo que, sin embargo, difiere de una factura de pago, que se genera después de que el vendedor haya suministrado y solicitado el pago. Esta diferenciación es importante para comprender cómo se producen las transacciones comerciales.
La orden de compra integrada, a la que también se asigna un número de pedido, se emite en la fase primaria de una transacción. Es el deseo explícito del comprador de adquirir bienes o servicios del vendedor. Este documento expone la intención que subyace a la compra solicitada y muestra la cantidad de compra, el precio, los plazos y las condiciones de entrega.
Por el contrario, la emisión de un número de factura se produce en la fase de cierre de la transacción. Las facturas de venta se emiten después de que se haya alcanzado cada hito importante en la provisión de bienes o servicios, y todas llevan un número de orden de compra. Esto ocurre después de que los bienes o servicios se hayan entregado de acuerdo con las condiciones de las órdenes de compra.
Los números de pedido y de factura van de la mano para agilizar el proceso de aprovisionamiento. Cuando se envía una orden de compra con su número de pedido único a un proveedor, se convierte en un contrato legalmente vinculante. A continuación, se hace referencia a este número a lo largo de toda la transacción, desde las llamadas telefónicas al cliente hasta los formularios de envío. Cuando el vendedor emite una factura, incluye tanto el número de factura como el número de pedido correspondiente. Esta práctica garantiza que la factura corresponde al pedido correcto, creando un vínculo claro entre el pedido original y la facturación posterior. Este sistema permite un cotejo eficaz a tres bandas, en el que la factura se compara con el pedido y la factura correspondientes antes de efectuar el pago. Ayuda a evitar errores, reducir el riesgo de fraude y agilizar el proceso de pago.
Contabilización y Gestión de Inventarios con Órdenes de Compra
El segundo paso del proceso de aprovisionamiento externo simple es contabilizar la entrada de mercancías. Desde la perspectiva del sistema, las entradas de mercancías se introducen con referencia al pedido correspondiente. Una vez registrada la entrada de mercancías, el sistema sugiere todas las posiciones abiertas del pedido. Esto facilita tanto la entrada como la verificación de las mercancías entrantes. Entre otras cosas, se puede verificar si se ha entregado el material correcto, si se ha entregado la cantidad correcta y si hay una entrega en exceso o incompleta, y si las mercancías perecederas se encuentran dentro de su caducidad mínima.
Si el proveedor solo ha entregado una fracción de las mercancías pedidas, por ejemplo, debido a infracoberturas por su parte, se pueden introducir varias entradas de mercancías para una posición de pedido hasta que el pedido se haya entregado completamente.
Documentos Generados y Procesos Contables
Al contabilizar la entrada de mercancías en el almacén, el sistema genera un documento de material. Este documento contiene varios datos, incluyendo detalles sobre el material entregado, información sobre la cantidad entregada, e información sobre el centro y el almacén donde se almacena el material. La información de datos maestros del maestro de materiales también se tiene en cuenta, por ejemplo, la información de almacén actualizada en la vista. Además, el sistema genera un documento contable para actualizar el valor de sus mercancías en stock.
Todos estos procesos tienen lugar en la parte de gestión de stocks de SAP S/4HANA, que es responsable de la gestión de stocks de material en función de la cantidad y el valor. Al registrar todas las transacciones de modificación de stock, siempre está disponible un resumen de la situación de stock actual de un material. Además de gestionar stocks por cantidad, la gestión de stocks también gestiona el stock por valor. Con cada movimiento de mercancías, el sistema actualiza automáticamente las cantidades de stock y los valores de stock, las cuentas de mayor para la contabilidad financiera y las imputaciones para la contabilidad de costes.
La pestaña Pedidos de compra en la página Perfiles de contabilización de inventario controla cómo se contabilizan los pedidos de compra en el libro mayor. Para un pedido de compra, esto ocurre cuando se registra la recepción del producto. Se usan cuentas de compensación para los distintos tipos de contabilización, como el Gasto de compra sin factura o el Gasto de compra por producto. También se utilizan para seguir las variaciones del precio de compra cuando se utiliza el costo estándar.
La cuenta de Gasto de compra por producto representa el inventario en su hoja de balance. Esta cuenta representa los costes del inventario comprado en la facturación que no se reflejan en la cuenta de inventario en el balance de situación. Se utiliza cuando se registra una factura de orden de compra y hay una diferencia entre el precio facturado y el costo predeterminado del artículo.
Automatización con Software
La forma más sencilla y rápida para generar una orden de compra es a través de un software de contabilidad que te aporte en la gestión administrativa de tu empresa y/u organización. Por ejemplo, QuickBooks, un software contable y de control de inventarios. Con QuickBooks podrás programar el número de órdenes de compra por pedir, y seleccionar la fecha para enviar al proveedor, con lo que podrás mejorar y anticipar el almacenamiento del material que necesita tu organización. Esta plataforma te ofrece la facilidad de ingresar el número de artículos que planees comprar, así como la cantidad.
Posibles Inconvenientes de las Órdenes de Compra
Si bien, las órdenes de compra en la actualidad son productos idóneos que funcionan para gestionar la contabilidad, pueden causar aprietos si no existe una adecuada administración de las mismas, por lo que deben contemplar los siguientes inconvenientes:
- Si el contenido de la orden está en contra de los términos y condiciones de lo que se planteó con anterioridad.
- Si no existe claridad en la compra realizada y el documento no reúne los requisitos mínimos de especificidad de la orden.
- Si los términos del documento no son los mismos que los que manifiesta la oferta y no declaran cuáles permanecen vigentes y cuáles caducan.
- Si la orden se emplea como una carta de adjudicación y se demanda una firma a la posteridad.
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