Si te atraen las finanzas, los negocios, y posees habilidades numéricas, considera un puesto como auxiliar administrativo contable. Llevar un registro detallado de la contabilidad es esencial en cualquier organización, y las labores de apoyo de un auxiliar facilitan enormemente el trabajo.
Esta posición de entrada puede ser un primer paso de una fructífera carrera en contabilidad. En este artículo, discutimos qué es y qué hace un asistente administrativo contable, sus funciones, su entorno laboral, su salario promedio y qué competencias necesitas para ocupar este cargo.
Necesidad de un Auxiliar en Contabilidad y Administración
El departamento de contabilidad necesita de una o varias personas que lleven a cabo las tareas administrativas y contables básicas, mientras los contadores con más experiencia se encargan de funciones de gran responsabilidad.
Gracias al trabajo de todo el equipo contable, asistentes incluidos, una organización puede cumplir con sus obligaciones fiscales, además de obtener información clave sobre su desempeño. Entre otras cosas, la información que se obtiene al llevar un registro de los números de la empresa es muy relevante para la toma de decisiones, para cumplir con las obligaciones fiscales y para crear estrategias que permitan maximizar las utilidades.
El trabajo de auxiliar administrativo contable es un puesto de entrada, pero de gran importancia para el buen funcionamiento del departamento de contabilidad. Se trata de una posición con la que adquirirás experiencia y que te puede abrir las puertas a nuevas oportunidades.
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Funciones y Responsabilidades del Auxiliar Administrativo Contable
La sección de responsabilidades y obligaciones es la parte más importante de la descripción del trabajo. Aquí debe describir las funciones que este puesto desempeñará regularmente, cómo funciona el trabajo dentro de la organización y a quién informa el trabajo.
Algunas de las responsabilidades típicas incluyen:
- Procesar facturas para el pago.
- Procesar facturas de acreedor.
- Mantener archivos y registros electrónicos.
- Realizar tareas administrativas según sea necesario.
- Actualizar y mantener la base de datos de cuentas.
- Rastrear y resolver problemas y discrepancias de contabilidad según sea necesario.
Además, un auxiliar administrativo contable puede ser responsable de:
- Mantenimiento de las hojas de trabajo diarias y el sistema de contabilidad general.
- Mantener y completar los archivos y registros según sea necesario.
- Ayudar con las tareas de cuentas por pagar y por cobrar.
- Proporcionar apoyo administrativo general al equipo de gestión y al personal del departamento de contabilidad.
Habilidades y Competencias Clave
A continuación, describa las habilidades requeridas y preferidas para su posición. Esto puede incluir educación, experiencia laboral previa, certificaciones y habilidades técnicas. También puede incluir habilidades blandas y rasgos de personalidad que imagina para una contratación exitosa.
Estas son algunas de ellas:
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- Habilidades matemáticas: En este rol continuamente se deben hacer cálculos precisos y rápidos, por lo que las habilidades matemáticas son indispensables.
- Conocimientos en negocios y finanzas: Es importante dominar la terminología que utilizan administradores, contadores y ejecutivos de la empresa para comunicarse asertivamente con ellos y comprender sus solicitudes de apoyo.
- Resolución de problemas: Cualquier puesto asistencial debe cubrirse por personas diligentes, capaces de idear soluciones viables para la mayoría de los problemas que surjan durante el desempeño de su trabajo.
- Comunicación: Se requieren fuertes habilidades escritas y verbales para comunicarse con supervisores, colegas, clientes y proveedores.
- Organización: Un auxiliar debe llevar a cabo muchas tareas de manera simultánea, por lo que la organización y gestión del tiempo son habilidades clave para desarrollar su trabajo.
- Programas de oficina: Para redactar informes, capturar facturas y administrar registros financieros, es indispensable un buen dominio de los programas de oficina.
- Servicio al cliente: Muchas veces, un asistente administrativo y contable es quien da la cara para recibir visitantes. También es común que se ponga en contacto con clientes y proveedores para tratar diversos asuntos. Para brindar una excelente atención, se necesitan habilidades de servicio al cliente.
- Programas de contabilidad: Muchas de las funciones de contabilidad y administración que antes se hacían de forma manual, hoy se pueden realizar a través de distintos programas contables.
- Estilo de trabajo metódico: Un asistente cumple sus funciones de manera correcta cuando tiene un sistema para trabajar que perfecciona con el tiempo y la práctica.
- Habilidades multitarea: Ser multitarea no significa trabajar en varias cosas al mismo tiempo, sin dedicar la concentración necesaria a cada una de ellas. Significa saber organizar el tiempo de manera que cada tarea vaya fluyendo y pueda completarse a tiempo.
- Independencia: Aunque estén bajo la supervisión de alguien más, un auxiliar eficiente debe completar gran parte de su trabajo de forma independiente.
- Trabajo bajo presión: El entorno de trabajo del departamento de contabilidad no suele ser de alto estrés. Sin embargo, hay épocas del año con bastante carga de trabajo. Para salir adelante en momentos de presión, un auxiliar debe ser capaz de conservar la calma y la concentración en sus tareas.
Otras habilidades y conocimientos deseables incluyen:
- Experiencia con QuickBooks.
- Sólidas habilidades de Microsoft Office (Outlook, Excel y Word).
- Conocimientos de software integrado de contabilidad.
- Calma bajo presión.
- Disponibilidad para trabajar a tiempo completo.
Salario Promedio de un Auxiliar Administrativo Contable
Los ingresos de este profesional varían de acuerdo a muchos factores: el lugar donde trabaja, del nivel de responsabilidades que debe asumir, sus conocimientos, nivel de estudios y experiencia.
En promedio, el salario de un auxiliar administrativo contable es de $9,289 al mes.
Los salarios reflejan los datos registrados en Indeed Salarios en el momento de redactar este artículo. Pueden variar dependiendo de la empresa que contrata y de la experiencia, historial académico y ubicación de los candidatos.
Cómo Convertirse en Auxiliar Administrativo Contable
Para ocupar este puesto de trabajo, los empleadores generalmente exigen que los candidatos tengan las competencias de las que ya hablamos. También podrían mostrar inclinación por pasantes o recién egresados de contabilidad, administración de empresas, finanzas o alguna carrera afín.
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Otro punto a favor suele ser la experiencia comprobable en puestos similares. Existen algunos cursos para auxiliar administrativo contable, especialmente diseñados para que los estudiantes adquieran los conocimientos y habilidades necesarios para este puesto, por ejemplo, el del portal Capacítate para el empleo, que ofrece un curso en línea gratuito.
Nota: Ninguna de las empresas, instituciones u organizaciones mencionadas en este artículo está afiliada a Indeed.
Una buena descripción del trabajo comienza con un resumen convincente del puesto y su función dentro de su empresa. Su resumen debe proporcionar una visión general de su empresa y las expectativas para el puesto. Describa los tipos de actividades y responsabilidades requeridas para el puesto de trabajo, de modo que los solicitantes de empleo puedan determinar si están calificados, o si el trabajo es adecuado.
Nuestra empresa está buscando un Administrativo contable para apoyar al Director Financiero y a otros miembros del equipo de contabilidad en sus operaciones diarias. El candidato seleccionado poseerá excepcionales habilidades organizativas y de gestión del tiempo, y experiencia trabajando con éxito en un entorno de ritmo rápido. Debe poseer excelentes habilidades de comunicación e interpersonales, y una fuerte atención a los detalles. Se recomienda encarecidamente a los candidatos con experiencia y familiaridad en un puesto similar que presenten su candidatura.