Los sistemas Aspel utilizan plantillas o formatos preestablecidos, conocidos como layouts, para organizar la información que se importa o exporta. En el caso de Aspel SAE, estas plantillas son cruciales para la gestión administrativa de la empresa, incluyendo clientes, proveedores e inventarios, y son esenciales para la correcta emisión de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
La configuración adecuada de estas plantillas permite cumplir con las obligaciones fiscales vigentes de manera ágil y confiable, asegurando que cada factura emitida, especialmente aquellas con complemento de comercio exterior, esté correctamente registrada en su versión 4.0.
Configuración de Plantillas CFDI con Complemento de Comercio Exterior
Para generar CFDI con complemento de comercio exterior en Aspel SAE, es necesario descargar y configurar plantillas específicas. A continuación, se detalla el proceso para dos escenarios: sin y con conversión de cantidad aduana.
Plantillas CFDI con Complemento de Comercio Exterior (sin conversión de cantidad aduana)
Elaborar o dar de alta CFDI con complemento de comercio exterior (sin conversión de cantidad aduana) requiere la configuración de las plantillas necesarias. Sigue estos pasos para prepararlas:
Descarga y Ubicación de Plantillas
- Descarga las plantillas para guardar el archivo con extensión *.zip en tu equipo de cómputo.
- Descomprime el archivo descargado.
- Localiza la plantilla CFDI_4_0_CCE_2_0_Factura_Traslado_SAE90.xml y guárdalo en las siguientes rutas:
- Para sistemas operativos de 64 BITS: C:\ Program Files (x86) \ Common Files \ Aspel \ Sistemas Aspel \ SAE9.00 \Empresa (# de empresa) \ Comprobantes \ Plantillas
- Para sistemas operativos de 32 BITS: C:\ Program Files \ Common Files \ Aspel \ Sistemas Aspel \ SAE9.00 \Empresa (# de empresa) \ Comprobantes \ Plantillas
- Localiza la plantilla CCE_2_0_CFDI_4_0_SAE90_SinConversion_CantidadAduana.xml y guárdala en las siguientes rutas:
- Para sistemas operativos de 64 BITS: C:\ Program Files (x86) \ Common Files \ Aspel \ Sistemas Aspel \ SAE9.00 \Empresa (# de empresa) \ Comprobantes \ Addenda
- Para sistemas operativos de 32 BITS: C:\ Program Files \ Common Files \ Aspel \ Sistemas Aspel \ SAE9.00 \Empresa (# de empresa) \ Comprobantes \ Addenda
Es importante destacar que dentro del DAC existen dos carpetas que permiten mantener tu información ordenada y segura: SAE 9.00, que contiene los archivos de trabajo como bases de datos, formatos y reportes, y SAE 10.00, que almacena únicamente los archivos de activación de la nueva versión.
Lea también: automatiza tu contabilidad con las Pólizas Dinámicas de Aspel-COI
Configuración de Campos en `CCE_2_0_CFDI_4_0_SAE90_SinConversion_CantidadAduana.xml`
Para configurar el archivo CCE_2_0_CFDI_4_0_SAE90_SinConversion_CantidadAduana.xml, da clic derecho para abrir con bloc de notas e identifica los campos a modificar:
- EscribirCURPemisor: CURP del emisor del CFDI cuando es una persona física debe contener 18 caracteres. Si es persona Moral, eliminar el texto entre comillas.
- EscribirCódigoMunicipioEmisor: clave del municipio o delegación en donde se encuentra ubicado el domicilio, conforme al catálogo c_Municipio, donde la columna clave de c_Estado debe ser igual a la clave registrada en el campo Estado.
- EscribirCódigoEstadoEmisor: clave del estado en donde se encuentra ubicado el domicilio, conforme al catálogo c_Estado, donde la columna c_Pais tiene el valor “MEX”.
- EscribirCódigoLocalidadEmisor: clave de la ciudad, población, distrito u otra análoga en donde se ubica el domicilio conforme al catálogo localidad, donde la columna clave de c_Estado debe ser igual a la clave registrada en el campo Estado.
- EscribirCódigoColoniaemisor: clave de la colonia donde se ubica el domicilio conforme al catálogo colonias.
Asignación de Plantillas al Cliente
Configura las plantillas dentro del cliente asignando CCE_2_0_CFDI_4_0_SAE90_SinConversion_CantidadAduana.xml y PlantillaCFDI_4_0_CCE_2_0_Factura_Traslado_SAE90.xml. Para ello, sigue la ruta: menú Clientes, da clic en Clientes y selecciona Clientes.
Al finalizar de establecer los archivos, da clic en el botón Aceptar para guardar los cambios.
Plantillas CFDI con Complemento de Comercio Exterior (con conversión de cantidad aduana)
Descubre cómo configurar las plantillas con complemento de comercio exterior con conversión para una correcta emisión del comprobante fiscal. Genera tus CFDI con complemento de comercio exterior (con conversión de cantidad aduana) siguiendo estos pasos:
Descarga y Ubicación de Plantillas
- Descarga las plantillas para guardar el archivo con extensión *.zip en tu equipo de cómputo.
- Descomprime el archivo descargado.
- Localiza el archivo PlantillaCFDI_4_0_CCE_2_0_Factura_Traslado_SAE90.xml y guárdalo en las siguientes rutas:
- Para sistemas operativos de 64 BITS: C:\ Program Files (x86) \ Common Files \ Aspel \ Sistemas Aspel \ SAE9.00 \Empresa (# de empresa) \ Comprobantes \ Plantillas
- Para sistemas operativos de 32 BITS: C:\ Program Files \ Common Files \ Aspel \ Sistemas Aspel \ SAE9.00 \Empresa (# de empresa) \ Comprobantes \ Plantillas
- Localiza la plantilla CCCE_2_0_CFDI_4_0_SAE90_ConConversion_CantidadAduana.xml y guárdala en las siguientes rutas:
- Para sistemas operativos de 64 BITS: C:\ Program Files (x86) \ Common Files \ Aspel \ Sistemas Aspel \ SAE9.00 \Empresa (# de empresa) \ Comprobantes \ Addendas
- Para sistemas operativos de 32 BITS: C:\ Program Files \ Common Files \ Aspel \ Sistemas Aspel \ SAE9.00 \Empresa (# de empresa) \ Comprobantes \ Addendas
Dentro del DAC existen dos carpetas que permiten mantener tu información ordenada y segura: SAE 9.00, que contiene los archivos de trabajo como bases de datos, formatos y reportes, y SAE 10.00, que almacena únicamente los archivos de activación de la nueva versión.
Lea también: Solución de errores comunes en plantillas CFDI de Aspel
Configuración de Campos en `CCCE_2_0_CFDI_4_0_SAE90_ConConversion_CantidadAduana.xml`
Para configurar el archivo CCCE_2_0_CFDI_4_0_SAE90_ConConversion_CantidadAduana.xml, da clic derecho para abrir con bloc de notas e identifica los campos a modificar:
- EscribirCURPemisor: CURP del emisor del CFDI cuando es una persona física debe contener 18 caracteres. Si es persona Moral, eliminar el texto entre comillas.
- EscribirCódigoMunicipioEmisor: clave del municipio o delegación en donde se encuentra ubicado el domicilio, conforme al catálogo c_Municipio, donde la columna clave de c_Estado debe ser igual a la clave registrada en el campo Estado.
- EscribirCódigoEstadoEmisor: clave del estado en donde se encuentra ubicado el domicilio, conforme al catálogo c_Estado, donde la columna c_Pais tiene el valor “MEX”.
- EscribirCódigoLocalidadEmisor: clave de la ciudad, población, distrito u otra análoga en donde se ubica el domicilio conforme al catálogo localidad, donde la columna clave de c_Estado debe ser igual a la clave registrada en el campo Estado.
- EscribirCódigoColoniaemisor: clave de la colonia donde se ubica el domicilio conforme al catálogo colonias.
Asignación de Plantillas al Cliente
Configura las plantillas dentro del cliente asignando CCCE_2_0_CFDI_4_0_SAE90_ConConversion_CantidadAduana.xml y PlantillaCFDI_4_0_CCE_2_0_Factura_Traslado_SAE90.xml. Para ello, sigue la ruta: menú Clientes, da clic en Clientes y selecciona Clientes.
En la pestaña de Comprobantes fiscales pulsas el botón Plantilla, y pulsas el ícono de los Tres puntos, para establecer la ruta donde se localiza la plantilla con nombre PlantillaCFDI_4_0_CCE_2_0_Factura_Traslado_SAE90.xml.
Al finalizar de establecer los archivos, da clic en el botón Aceptar para guardar los cambios.
Emisión de CFDI 4.0 en Aspel SAE
Emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) versión 4.0 en el sistema te permite cumplir con las obligaciones fiscales vigentes de manera ágil y confiable, asegurando que cada factura emitida esté correctamente registrada.
Lea también: ¿Necesitas una plantilla de factura con IVA? ¡Aquí la tienes!
Pasos para la Emisión de un CFDI 4.0
A continuación, te indicamos el proceso a seguir para emitir un CFDI:
Verificación de Conexión a Internet
Antes de comenzar, asegura que el equipo desde el cual se emitirá la factura cuente con conexión a Internet estable, ya que es indispensable para el timbrado.
Revisión de Datos de la Empresa
Ingresa al menú Configuración y pulsa en Parámetros del sistema. En Datos de la empresa, verifica que la información esté completa y correcta:
- Razón social.
- RFC de la empresa.
- Régimen fiscal del contribuyente emisor.
- Domicilio fiscal de la empresa.
- Lugar de expedición (solo si se emitirá el comprobante desde una sucursal).
Configuración del Certificado de Sello Digital (CSD)
En el panel derecho pulsa en el ícono Factura electrónica y haz clic en la pestaña Generales. En los campos Certificado y Llave privada, haz clic en el ícono de tres puntos para localizar los archivos:
- Certificado de Sello Digital (*.cer).
- La llave privada (*.key).
Captura la contraseña de tu Certificado de Sello Digital (CSD). Es importante no confundir estos archivos con la Firma Electrónica Avanzada (FIEL), que tiene la misma extensión; el archivo del CSD contiene 20 dígitos, mientras que el de la FIEL normalmente coincide con el RFC de la empresa.
Configuración del Servicio de Timbrado
Ingresa a la pestaña Configuración de comprobantes, sección Servicio de timbrado e indicas:
- Proveedor: Aspel (el sistema lo asigna por omisión).
- Usuario: RFC del emisor.
- Contraseña: el Código de Activación del sistema en suscripción (CDA).
Da clic en Probar la conexión y Firmar contrato.
Definición de Series Fiscales
En la sección de Series fiscales, establece las series para la emisión de los comprobantes como Facturas, Traslados-Carta Porte, Devoluciones, Comprobantes de pago y Notas de Crédito. Para una serie digital de facturas, indica:
- Serie: nombre que recibirá para su identificación.
- Tipo: habilitar la opción Digital.
Guarda los cambios al oprimir en el botón Aceptar.
Ingreso de Datos del Cliente
Accede a la ruta menú Clientes, seleccionas Clientes y haz clic en Agregar. En Datos generales, captura la información del cliente y los datos obligatorios para emitir el CFDI, incluyendo Razón Social/Nombre, Registro Federal de Contribuyentes (RFC), Régimen Fiscal y Código Postal en los campos correspondientes. Ten en cuenta que es importante verificar los datos fiscales antes de emitir el comprobante para evitar errores en el timbrado.
Emisión de la Factura
Ingresa al menú Ventas, selecciona Facturas y pulsa en el ícono Agregar. Al dar de alta el documento, presiona la tecla F9 o haz clic en el ícono Selección del tipo de folio y selecciona la serie digital que previamente registraste.
Completa la información correspondiente, incluyendo fecha, clave del cliente, descuentos, datos de los productos y cualquier otro detalle requerido, tal como en una factura convencional. Guarda el documento registrando los datos fiscales obligatorios, como uso de CFDI, forma de pago SAT y método de pago, y revisa la vista preliminar del comprobante. Se recomienda conocer los casos en los que se requiere validar los datos fiscales.
Solución de Errores al Reimprimir CFDI en Aspel SAE
Es una operación frecuente tener que reimprimir facturas electrónicas, ya sea porque los clientes pierden su factura, por auditorías del SAT o por conciliaciones internas. Solucionar el error al reimprimir facturas CFDI en Aspel SAE, como "archivo XML no encontrado", "plantilla faltante", "estatus cancelado" y "rutas incorrectas", es crucial para la continuidad de las operaciones.
Pasos para la Resolución de Problemas
Verificar Ruta de XML
Vaya a Configuración > CFDI > Ruta de XML. Confirme que la carpeta existe y contiene los archivos .xml. SAE almacena los XML timbrados en la carpeta configurada. Si los archivos fueron movidos, eliminados o la ruta cambió, SAE no puede localizarlos. Verifique la ruta y restaure los archivos desde su respaldo.
Verificar Plantilla de Impresión
Vaya a Configuración > Formatos de impresión. Confirme que la plantilla CFDI está seleccionada y el archivo existe. Si la plantilla de impresión no aparece al reimprimir, reinstálela desde el disco de instalación de SAE o descárguela del sitio de Aspel. La ruta predeterminada es C:\Archivos de Programa\Aspel\SAE\Plantillas. Verifique que el archivo .qr2 o .fr3 exista y no esté dañado.
Verificar Estatus de la Factura
En el catálogo de facturas, verifique que el estatus sea Vigente o Cancelada. Las facturas en proceso de cancelación pueden dar error. Sí, puede reimprimir el PDF de una factura cancelada, pero aparecerá con estatus 'Cancelado'. El XML original sigue disponible. No confunda reimprimir con re-timbrar: reimprimir genera el PDF, re-timbrar crearía un nuevo CFDI (lo cual no aplica a facturas canceladas).
Reimprimir la Factura
Seleccione la factura, luego haga clic derecho y elija Reimprimir CFDI. Si el error persiste, regenere el PDF desde el XML con el visor de Aspel.
Configurar la Ruta de Almacenamiento de XML
Vaya a Configuración > CFDI > Ruta de XML. Defina una carpeta con permisos de lectura/escritura. Es recomendable usar una ruta local como C:\CFDI\XML y hacer respaldos periódicos de esta carpeta.
Entendiendo los Layouts y Formatos en Aspel
En este artículo hemos compartido contigo la colección de layouts disponibles para los sistemas Aspel. Estos son plantillas o formatos preestablecidos que se utilizan para organizar la información que se va a importar o exportar en los sistemas Aspel.
Layouts en Aspel SAE, NOI y COI
Aspel SAE
En SAE, los layouts se utilizan para importar y exportar información relacionada con la administración de la empresa, como clientes, proveedores, inventarios, etc. Por ejemplo, se puede utilizar un layout para exportar un archivo XML que contenga la información de los clientes de la empresa.
Aspel NOI
En NOI, los layouts se emplean para importar y exportar información relacionada con la nómina, como datos de empleados, percepciones, deducciones, etc. Por ejemplo, se puede utilizar un layout para importar un archivo CSV que contenga los datos de los empleados y sus percepciones y deducciones correspondientes.
Aspel COI
En COI, los layouts se utilizan para importar y exportar información contable, como catálogos de cuentas, pólizas, balances, etc. Por ejemplo, se puede utilizar un layout específico para importar un archivo de Excel que contenga el catálogo de cuentas de una empresa.
Formato de Reporte Aspel QR2
Reporte Aspel QR2 es un formato o plantilla en la cual se puede personalizar para extraer información específica, siendo utilizada para generar la emisión e impresión de los resultados sobre: un archivo digital (PDF) o en una hoja impresa en papel.