Si acabas de adquirir algún bien, tangible o intangible, que influye directamente en la actividad económica de tu negocio, puedes amortizarlo a lo largo del tiempo. Es decir, recuperar o compensar en algún modo la inversión realizada. Las amortizaciones contables son un término empleado en Contabilidad para describir la depreciación o disminución del valor de un bien a lo largo del tiempo. Esto se debe a que, a medida que un bien se utiliza, su valor disminuye gradualmente por el desgaste, la obsolescencia u otros factores. El concepto de amortización es un proceso que se utiliza para reflejar esta devaluación del bien en los registros contables de una empresa.
En economía, el término amortización hace referencia a la reducción del valor de un activo o un pasivo con el paso del tiempo. Dependiendo de si estamos ante un activo (cualquier tipo de bien) o un pasivo (una deuda o una obligación) hablaremos por una parte, de amortización en contabilidad, y por otra, de amortización financiera. ¿Te has comprado un ordenador para tu negocio? ¿O quizás una furgoneta, maquinaria o mobiliario para tu local? Si es así, hay un concepto contable que necesitas conocer desde ya: la amortización.
Porque, aunque hayas pagado todo de golpe, en contabilidad ese gasto se reparte poco a poco durante varios años. ¿Por qué? Porque el bien te va a servir durante mucho tiempo y no solo este mes o este trimestre. La amortización es un gasto contable que refleja la pérdida de valor de un bien con el paso del tiempo. En palabras más sencillas, es lo que “pierde” cada año ese equipo informático, ese vehículo o esa máquina que usas para trabajar. No es un dinero que salga de tu cuenta, pero sí cuenta como gasto en tu contabilidad y deberás registrarlo correctamente. ¿El objetivo? Reflejar ante Hacienda que ese activo se desgasta o envejece con el uso. Para calcular la amortización del inmovilizado, tanto del material como del intangible, se pueden aplicar varios métodos. En este artículo te vamos a explicar cómo se calcula (verás que hay distintos métodos) y cómo se contabiliza.
¿Qué Bienes son Amortizables?
Todos los bienes son amortizables siempre y cuando tengan un efecto o relación directa con la actividad económica de la empresa. Todos los bienes muebles e inmuebles pertenecientes al inmovilizado material, el intangible y las edificaciones. Ahora bien, ¿qué tipo de bienes se amortizan? Aquellos que forman parte del inmovilizado y de las inversiones inmobiliarias de tu negocio. El inmovilizado incluye los bienes que compras para usarlos en tu actividad profesional durante más de un año. No los compras para venderlos ni para gastarlos enseguida, sino que se utilizan en el proceso productivo o para fines administrativos. Por ejemplo, un instrumento musical adquirido para el uso profesional en una orquesta, un estudio de grabación o una escuela de música, se consideraría inmovilizado material y, por tanto, amortizable.
Hay que tener en cuenta que los terrenos y las obras de arte no se amortizan porque se considera que no pierden valor. Y no, no hablamos de bolígrafos, folios (esto va directamente como gasto y no se amortiza), sino de inversiones más importantes. Podría ser el caso de ordenadores, impresoras u otro material informático, mobiliario de oficina, maquinaria, vehículos, reformas del local, patentes o software (en algunos casos), entre otros. Estos dos últimos serían ejemplos de inmovilizados intangibles, es decir, que no tienen apariencia física. Las inversiones inmobiliarias incluyen inmuebles que se han adquirido para obtener rentas, es decir que los destinamos a ser alquilados. En concreto, el material es la parte del inmovilizado que tiene entidad física. Precisamente su permanencia en el patrimonio de la entidad durante tiempo es lo que hace que estos bienes se amorticen, porque su uso o el mero transcurso del tiempo hacen que vayan perdiendo valor.
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Hacienda establece un límite económico a partir del cual debes amortizar obligatoriamente. Si el bien cuesta más de 300 € + IVA, estás obligado a amortizarlo como inmovilizado. Por ejemplo, un teléfono móvil de 1.200 € hay que amortizarlo (no puedes registrarlo en su totalidad como gasto en el primer año). Si cuesta 300 € o menos, puedes deducírtelo directamente como gasto en el ejercicio en que lo compras. Por ejemplo, un teclado de 90 € o una silla ergonómica de 250 € son gastos directos. Aquí hay un límite de 25.000 euros al año.
Importancia de las Amortizaciones
Las amortizaciones en Contabilidad son importantes porque te ayudan a que reflejes con precisión el valor del inmovilizado material de la empresa. Si no amortizas los bienes de tu negocio es posible que los registros contables muestren un valor de activos inflado. Además, las amortizaciones también son importantes en materia fiscal.
¿Por qué debes tener en cuenta las amortizaciones si tienes un negocio?
Cuando piensas en amortizaciones quizá solo veas mero cálculo contable, pero es todo lo contrario. Para empezar, las amortizaciones se contabilizan como gasto deducible en el IRPF (si eres autónomo) o en el Impuesto de Sociedades (si eres sociedad). Eso quiere decir que, aunque no sean un gasto real que pagas cada año, reducen tus beneficios a ojos de Hacienda. Y eso, ¿por qué te interesa? Porque cuanto menos beneficio declares, menos impuestos pagas. Así de claro. Si, por ejemplo, ganas 30.000 € y amortizas 2.000 €, Hacienda solo te hará tributar como si hubieras ganado 28.000 €. ¿Ves el ahorro?
Además, las amortizaciones te permiten repartir el gasto en varios años. Imagina que te compras una furgoneta de 20.000 € para trabajar. Si te lo desgravaras todo en un año, tu contabilidad se iría al traste. En cambio, amortizarlo te permite repartir ese gasto de forma lógica, ajustada al tiempo que vas a usarla. Así conseguirás que tus resultados contables sean más estables y realistas. Y, no menos importante, las amortizaciones te evitan problemas con Hacienda. Si las haces bien, te aseguras de que tus gastos estén correctamente justificados. Pero si te deduces de golpe una inversión que deberías haber amortizado en varios años, puedes tener un problema ante una inspección.
Métodos de Amortización
Existen varias formas para reflejar en la contabilidad de una empresa la amortización de sus activos. Existen distintos métodos para calcular la amortización de maquinaria. Algunos de los más comunes son la depreciación lineal, la de saldo decreciente y la de unidades de producción.
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- Amortización lineal: En este tipo de deducción por desgaste, el proceso de amortización se lleva a cabo mediante cuotas anuales fijas o iguales. En este procedimiento, el gasto por amortización se mantiene constante cada año, con independencia del tiempo de depreciación de la maquinaria. El lineal, por ejemplo, es muy utilizado en equipos de oficina.
- Amortización decreciente: En este caso se aplica un porcentaje al valor pendiente de amortizar, valor que va disminuyendo en cada ejercicio. La amortización de maquinaria puede calcularse con el sistema de amortización decreciente con porcentaje fijo, en el que se aplica una tasa preestablecida a la cantidad pendiente de amortizar. El decreciente se aplica en equipos que poseen un alto valor de reventa inicial, pero que se devalúan rápidamente.
- Amortización por unidades de producción: La amortización de maquinaria puede relacionarse con la cantidad de artículos que el activo generará a lo largo de su vida útil. Supongamos que se espera que una máquina de 50.000 $ desplace 200.000 tarimas a lo largo de su vida útil. Entonces, el aparato se amortizará a 0.25 $ por cada tarima (50.000 $ / 200.000).
A fin de determinar qué método de amortización es mejor utilizar, hay que considerar la naturaleza de la maquinaria y cuáles son sus patrones de uso.
Cálculo de la Amortización y Porcentajes
Para calcular la amortización total de un bien, tangible o intangible, depende del periodo y de la cantidad amortizable, debes reflejarlo en el Libro Diario con el asiento de amortización. Puedes generar un asiento por cada mes o registrar uno el último día del año con la amortización acumulada.
Pasos para calcular la amortización:
- Identifica el bien amortizable y calcula su valor: Si tiene una vida útil superior a un año entra dentro del inmovilizado y toca amortizarlo. Después, toca calcular el valor de adquisición total. No solo tienes que contar el precio del producto, también los gastos asociados que sean necesarios para que ese bien empiece a funcionar. Eso incluye, por ejemplo, el coste del transporte, la instalación o la puesta en marcha. Con la suma de todo ello obtendrás el valor total amortizable sobre el que después aplicarás el porcentaje que te permite Hacienda.
- Consulta el porcentaje de amortización que permite Hacienda: Una vez sabes que un bien se amortiza, no puedes elegir tú el número de años ni el importe a deducir a tu gusto. Hacienda ya ha hecho ese trabajo por ti y te marca el camino. Lo hace a través de unas tablas oficiales de amortización (esta se usa en el caso de los autónomos) que establecen el porcentaje máximo que puedes aplicar cada año en función del tipo de bien, en este caso, el inmovilizado material. Estas son las tablas aplicables según la Ley del Impuesto sobre Sociedades Agencia Tributaria: Amortizaciones. Por ejemplo, en el caso de instrumentos musicales, se deberían consultar estas tablas para el tipo de activo al que pertenezcan, como "equipos técnicos" o "mobiliario y enseres" si no hay una categoría específica.
A continuación mostramos un resumen de ejemplos de coeficientes y el período en años para algunas inversiones que se deben amortizar, basados en la información proporcionada:
Tipo de Bien Porcentaje de Amortización Anual (Máximo) Período en Años (Máximo) Equipos electrónicos e informáticos (Autónomos) 26% 4.5 años aprox. Equipos electrónicos e informáticos (Sociedades) 25% 4 años Furgonetas / Vehículos (Ejemplo) 16% 6.25 años Inmovilizado intangible sin duración definida 5% 20 años Es importante recalcar que los datos de esta tabla son ejemplos extraídos del material proporcionado y que los porcentajes exactos para cada tipo de activo, incluyendo los instrumentos musicales utilizados en la actividad económica, deben ser consultados en las tablas oficiales de amortización publicadas por la Agencia Tributaria o la normativa fiscal vigente.
- Calcula la cuota anual de amortización: Una vez que ya sabes que el bien se amortiza y cuál es su valor total, toca hacer lo más importante: calcular cuánto puedes deducirte cada año. Esa cantidad es lo que llamamos cuota anual de amortización. Para ello, aplica la siguiente fórmula:
Cuota anual = Valor total del bien × Porcentaje de amortización
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Como vimos en el paso anterior, ese porcentaje lo marca Hacienda y varía en función del tipo de bien y es el máximo que puedes aplicar cada año. Vamos a aterrizar esta fórmula con un ejemplo práctico: Te compras un portátil por 1.200 €. Hacienda permite aplicar hasta un 26% anual en el caso de los autónomos en equipos informáticos. Cada año podrás deducirte: 1.200 € × 26% = 312 €. Lo harás durante 4 años y medio, aproximadamente, hasta completar el 100 % del valor del bien. Este es el método lineal de amortización, que es el más sencillo y el que se usa en casi todos los casos. Repartes el valor del bien a partes iguales cada año hasta completar el 100 %.
¿Tienes que amortizar sí o sí el máximo? Las tablas de Hacienda muestran un coeficiente máximo (un porcentaje) y un periodo máximo de años. Por lo tanto, te podrás aplicar cualquier coeficiente que se encuentre entre el máximo y el mínimo. Si decides amortizar más de lo que permite Hacienda, ese exceso no será deducible fiscalmente y podrías tener problemas si te revisan ya que no se trata de un gasto deducible. Imagina que compras una furgoneta de 18.000 € y decides deducirte 6.000 € al año para quitártela en 3 años, pero Hacienda te permite solo el 16 % anual (máximo 2.880 €). Lo demás no lo aceptarán como gasto deducible en caso de inspección.
¿Y qué pasa con el inmovilizado intangible como licencias de software, patentes, derechos de uso o concesiones administrativas? Porque sí, los bienes que no son físicos y forman parte de la inversión de tu negocio, también pierden valor con el tiempo. Al igual que el material, se amortiza de forma lineal, aplicando un porcentaje anual hasta repartir su valor total en varios ejercicios. Ahora bien, hay dos escenarios posibles: Si conoces la vida útil del activo, puedes amortizarlo en los años que se haya estimado razonablemente que va a ser útil. Si el intangible no tiene una duración definida o no se puede estimar con claridad, Hacienda establece un límite máximo del 5 % anual, aunque contablemente el plazo es de 5 años. En un caso en el que amortización contable y fiscal no son iguales.
Contabilización de las Amortizaciones
Contabilizar una amortización no es otra cosa que anotar, cada año, una parte del valor de un bien como gasto en tu contabilidad. Así vas reflejando cómo va perdiendo valor con el uso y el paso del tiempo. Aunque la contabilidad pueda parecer cosa de gestoría, te interesa entender cómo funciona por dos motivos. Primero, para que no te cuelen errores que te puedan costar dinero. Y, segundo, para tener claro qué puedes deducirte y cómo afecta a tus impuestos.
Para registrar correctamente la amortización, primero debes saber en qué régimen fiscal tributas. Si no llevas una contabilidad formal (como la de una empresa), probablemente estés en estimación directa simplificada, que es el sistema que se aplica a la mayoría de los autónomos que no superan los 600.000 € anuales de ingresos y no están obligados a llevar contabilidad completa. En caso de que sí lleves contabilidad completa (en el caso de sociedades o autónomos en estimación directa normal), sí estás obligado a llevar libros contables conforme al Plan General Contable. Aquí la amortización se refleja mediante un asiento contable anual, que sirve tanto para ajustar el valor del bien como para reflejar el gasto. Las cuentas relacionadas son la 680 para intangible, 681 para inmovilizado material y 682 para inversiones inmobiliarias, que refleja la amortización del inmovilizado (gasto) y la 280/281/282 respectivamente, donde figura la amortización acumulada (resta valor al activo).
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