Este artículo aborda las políticas de auditoría, tomando como ejemplo a PJR (Perry Johnson Registrars), una empresa que se enorgullece de haber registrado a muchas compañías Fortune 500. Sin embargo, trabaja con empresas de todos los tamaños y tipos, promoviendo su enfoque de auditoría como una situación "ganar-ganar".
Ventajas de PJR en las Auditorías
La relación cliente-oficina de registro es a largo plazo y se desarrolla a través de la combinación de comunicación, especialización de los auditores y servicio. Además, PJR ofrece las siguientes ventajas:
- No tiene cuota por solicitud.
- No tiene visita en planta preliminar obligatoria.
- No tiene penalizaciones por cambio de programación (con notificación razonable).
- No hay cargos ocultos.
- No hay cargos extras.
- Una placa de certificación gratuita por cliente.
- La preparación detallada se realiza fuera de las instalaciones.
- Gastos auditor mínimos, todos los gastos de viaje son al costo.
- Se utilizan auditores locales siempre que sea posible.
Proceso de Certificación y Seguimiento
PJR está muy orgulloso de su destacada trayectoria con respecto a la certificación de sus clientes. En su historia, ha tenido un solo cliente que no obtuvo la certificación después de la primera auditoría.
El certificado de registro tiene una validez de tres años. Al final del período, se programa una reevaluación para renovar el certificado. Entre la auditoría de certificación inicial y la renovación, los clientes son auditados periódicamente, eligiendo entre programas de seguimiento continuo (auditorías cada seis meses) o anuales (auditorías una vez al año).
Reevaluación
Las directrices publicadas por el Foro Internacional de Acreditación (IAF) requieren que el tiempo total de la auditoría de reevaluación sea igual a dos tercios del tiempo dedicado a la auditoría inicial de registro. El tiempo de la reevaluación puede variar en base a factores importantes que se aplican únicamente a la organización.
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Bajo este método, su sistema de calidad sigue siendo objeto de mantenimiento continuo. Con intervalos más cortos entre las visitas de control, el sistema tiene menos posibilidades de romperse. De esta manera, hay mucho menos posibilidades de que los auditores encuentren alguna no-conformidad mayor, cuya corrección puede ser larga y costosa.
Uso del Logotipo de Certificación
Sí, puede utilizarse el logotipo de certificación, el cual se suministra en diseño preparado para impresión. El logotipo, sin embargo, no puede aparecer en el producto de su compañía. Se proporcionan las directrices del uso del logotipo junto con el certificado y el diseño preparado para impresión.
Flexibilidad y Comunicación
PJR desea cultivar las mejores relaciones posibles con sus clientes. Esto incluye una disposición a ser flexible, incluso en relación con la programación de auditorías de registro. Sin embargo, hay una cláusula en el contrato de PJR que establece un período de cancelación de 21 días, después de los cuales la cancelación puede convertirse en un tema punitivo.
Los clientes son notificados por escrito sobre cualquier cambio en el programa de registro. PJR agradece los comentarios, fomenta el diálogo y está más que dispuesto a despejar cualquier inquietud de los clientes. Por lo general, se proporciona suficiente tiempo para implementar los cambios, los cuales no tienen que ser presentadas por escrito, sino que son supervisados por el auditor líder en la siguiente visita de seguimiento.
Auditorías Internas y Acciones Correctivas
PJR lleva a cabo auditorías internas dos veces al año.
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Los auditores de PJR no incluyen extensos comentarios sobre las observaciones. Las observaciones se limitan a completar las notas concisas hechas en las hojas de las no-conformidades. Se realizan más observaciones en el informe final de auditoría.
La acción correctiva debe ser presentada dentro de 60 a 90 días a partir de la auditoría por fax, correo o correo electrónico. PJR permite las acciones correctivas en planta durante la auditoría, siempre que el tiempo dedicado a la revisión de las acciones correctivas propuestas no afecte significativamente el programa u objetivos de auditoría. Se sostienen reuniones al final de cada día, para revisar las acciones correctivas.
PJR no cobra por cierre de acciones correctivas, salvo en el caso de que el cierre sea una no-conformidad mayor (ya que es necesaria una re-visita).
No Conformidades
Las no-conformidades son ya sea mayores o menores. Si la auditoría revela únicamente no-conformidades menores, el Auditor Líder recomendará el registro - en espera del cierre de las acciones correctivas.
La evidencia objetiva de la acción correctiva puede ser enviada por correo o fax en el plazo de 90 días a partir de la auditoría. Una vez que las acciones correctivas han sido aceptadas por el Auditor Líder, se emitirá el certificado de registro (y las acciones correctivas se verificarán en la siguiente visita de seguimiento requerida).
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En caso de una no-conformidad mayor, serán necesaria un re-visita para evaluar las acciones correctivas, salvo en casos excepcionales. La re-visita se limitará al área no-conforme. En cualquier caso, la auditoría de PJR continuará, incluso con el descubrimiento de no-conformidades mayores.
Se le notificará de cualquier deficiencia en su sistema de calidad, antes de que el equipo de auditoría deje sus instalaciones. Esta notificación escrita es parte de la visita de auditoría formal.
Pre-Evaluación
PJR considera que la pre-evaluación es un paso muy importante hacia una auditoría de registro exitosa. Aunque las pre-evaluaciones son totalmente opcionales, 99% de los clientes de PJR que las realizaron, aprobaron su auditorías de registro desde la primera vez.
PJR recomienda que la pre-evaluación se realice dentro de un margen de 90 días previos a la auditoría de certificación real. Un lapso más largo puede dar lugar al deterioro del sistema de la calidad debido a la falta de atención y la falta de acción.
La pre-evaluación es opcional; PJR no la requiere. Sin embargo, los beneficios de contar con ella son numerosos, incluyendo enfocar su atención en las debilidades actuales de su sistema de la calidad, lo que le permite adquirir experiencia y familiaridad con una auditoría y con los auditores PJR, y el aumento de sus posibilidades generales de pasar la auditoría de certificación.
La pre-evaluación por lo general toma alrededor de 60% del tiempo cotizado para la auditoría de certificación.
Documentación y Cambios
PJR requiere la entrega de una copia controlada del Manual de las Políticas de la Calidad al Auditor Líder 30-45 días antes de la auditoría de certificación. El tiempo de respuesta habitual es de entre 10 y 15 días. Cuanto antes se envíe la documentación, más tiempo tendrá para la acción correctiva.
Una vez que el contrato es firmado y aceptado, se le pedirá que presente un Manual de las Políticas de la Calidad para su revisión y aprobación, antes de la elaboración y ejecución de cualquier revisión. El Manual de las Políticas de la Calidad debe estar listo antes de la visita de registro.
Si no se le informó al auditor líder sobre alguna modificación antes de la fecha de la auditoría, las revisará en planta. Los clientes son notificados de las desviaciones del sistema de calidad a través de la emisión de los informes de no-conformidad (NCR) en el momento de su auditoría y cuentan con 60 a 90 días para la entrega de la acción correctiva.
Acreditaciones de PJR
PJR está acreditada para conceder certificados de ISO 9001, ISO 14001, AS9100, TL 9000 e ISO/TS 16949. PJR es también una de las primeras oficinas de registro autorizadas para auditar a dos nuevas especificaciones importantes en el área de las normas de gestión: Responsible Care ®, ahora designada oficialmente como RC-14001 y OHSAS 18001, la especificación de salud y seguridad en el trabajo.
PJR está acreditada por ANSI-ASQ National Accreditation Board (ANAB - anteriormente RAB), el Consejo de Japanese Accreditation Board (JAB), el United Kingdom Accreditation Service (UKAS), Italian National System for Accreditation of Certification and Inspection Body (Accredia).
Se programan nuevas auditorías de registro diariamente, ya que PJR adquiere contratos con más de 200 empresas nuevas cada mes.
PJR es la oficina de registro más grande de América del Norte, sobre la base de empresas individuales registradas.