El cumplimiento es un desafío diario en numerosas funciones y roles, desde la reserva de viajes de negocios y el envío de informes de gastos hasta la verificación de facturas y la identificación de conceptos sujetos a impuestos. Comprender las mejores prácticas de auditoría y analizar los desafíos a través de la lente de la oportunidad son piezas importantes del rompecabezas.
Beneficios de una Auditoría de Gastos Eficaz
Las compañías tienen múltiples razones para mejorar la forma en que auditan los gastos. Una auditoría de gastos eficaz puede resultar en:
- Menos errores costosos y repetición del trabajo.
- Un menor riesgo de fraudes desde dentro y desde fuera.
- Una menor probabilidad de ser objeto de escrutinio y sanciones de los reguladores fiscales y de otra naturaleza.
¿Cuándo Realizar la Auditoría?
La respuesta fácil: Antes de la aprobación de un informe de gastos. Aunque muchas compañías esperan hasta que se apruebe un informe, esta opción provoca ineficiencias, como obligar a los gerentes agobiados a poner sellos de aprobación o hacer que Cuentas por Pagar tengan que recuperar el dinero que ya se erogó.
Consideraciones Clave para la Auditoría de Gastos
Las reglas de auditoría que elija dependen de su sector, cultura y requisitos normativos. Después de todo, las compañías más pequeñas tienen las mismas necesidades de control, eficiencia y escalabilidad que las grandes organizaciones. Ya que los propietarios y ejecutivos a menudo manejan las funciones de RR. HH., Marketing, TI y más junto con la estrategia global, las mejores prácticas y las herramientas de auditoría de cumplimiento pueden aportar mejoras sin mermar los recursos limitados.
Mejores Prácticas para la Auditoría de Gastos
Explore esta guía para desarrollar las mejores prácticas y perfeccionar su enfoque de auditoría de gastos. Para comenzar, audite cada reclamación de gastos, porque crea una base para su estrategia de auditoría.
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Digitalización y Automatización
Al implicar múltiples pasos y dominar muchos detalles, el cumplimiento y la auditoría de gastos son procesos obviamente complejos. Pero, al igual que con otras tareas financieras, las soluciones automatizadas permiten tener los procesos optimizados y el control mejorado que las compañías buscan para la auditoría de gastos.
Exija el uso de tarjetas corporativas para que los gastos se capturen, clasifiquen, procesen y estén listos para la auditoría automáticamente.
“Una vez que establecimos que utilizaríamos Verify y nos dirigíamos a una herramienta de auditoría de inteligencia artificial, vi que el cumplimiento mejoraba inmediatamente.
“Los usuarios pueden crear sus partidas de hotel y entretenimiento siete veces más rápido y también el tiempo de envío disminuyó”, dice Zeta Lazar, jefe de equipo de KUKA, un fabricante mundial de robótica.
Preguntas Clave para la Auditoría de Gastos
Aquí hay algunas preguntas esenciales que pueden ayudar a mejorar el proceso de auditoría de gastos:
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- ¿Mi organización cuenta con las herramientas tecnológicas que permiten ejercer un verdadero control en cuanto a los gastos de los empleados?
- ¿Lo que esté reflejado en los gastos no debe estar fuera de lo que realmente haya sido establecido?
Tabla de Beneficios de la Digitalización de Gastos
| Característica | Beneficio |
|---|---|
| Gestión de Gasto Digital | Permite a los responsables de finanzas tomar mejores decisiones con base en los datos sistematizados. |
| Uso de Tarjetas Corporativas | Captura, clasificación y procesamiento automático de gastos, listos para la auditoría. |
| Herramientas de Auditoría de IA | Mejora inmediata del cumplimiento y optimización del proceso. |
Alineación con Objetivos y Procesos
Las reglas de la auditoría deben estar alineadas con los procesos y objetivos de su compañía.
Desafíos y Oportunidades
La reducción de riesgos, la regulación y digitalización fiscal, la sostenibilidad, la ciberseguridad y la IA se encuentran entre los muchos desafíos relacionados con el cumplimiento. Los consejos y las listas de verificación ayudan a formular y refinar su enfoque para la auditoría de gastos.
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