El cierre contable es una práctica esencial en el ámbito financiero de las empresas para garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes. Este proceso abarca la evaluación de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción. Abarca información del año natural de enero a diciembre.
El cierre contable implica cuadrar y finalizar las cuentas anuales de una empresa dentro de un ejercicio contable. Tras finalizar el cierre, hay plazos específicos para formular cuentas, legalizar libros contables y realizar otras actividades relacionadas con hacienda.
Como ya te adelantábamos, en esta temporada antes que nada debes concentrarte en realizar los balances de tu empresa y determinar si tuviste ganancias o pérdidas. Si eres como la mayoría de personas que manejan sus empresas con ayuda financiera interna o externa, es probable que confundas el significado de ambos conceptos o hasta pienses que son sinónimos. La primera etapa que debes cumplir es el cierre contable, el cual significa conocer cuáles fueron los números de tu empresa, tanto saldos positivos como negativos.
La segunda etapa es el cierre fiscal, con el que sabrás a cuánto ascienden los impuestos que debes pagar. Tu cierre fiscal es el parteaguas para iniciar los preparativos de tu Declaración de ISR durante el primer trimestre del año (el que inicia a continuación). También, porque forma parte del destino de los rendimientos de la empresa, las prestaciones de ley a tus trabajadores deben calcularse a raíz de tus cierres.
El cierre contable es un procedimiento que todas las empresas deben realizar para conocer el resultado contable anual de su negocio y presentarlo ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP). Con esto, se calcula el total de pérdidas o ganancias de la empresa dentro de un periodo específico. Se considera que un resultado es positivo para la empresa si se reflejan ganancias durante el periodo, que se denominan como utilidades.
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Pasos Clave para el Cierre Contable
Lo primero para realizar el cierre contable es comprobar que la contabilidad de la empresa esté cuadrada, es decir, que los datos correspondan con lo que se establece en los libros contables.
- Comprobación del Plan de Cuentas: Se debe comprobar que no haya ningún error en el Plan de Cuentas, que contiene todos los elementos que conforman la contabilidad de la empresa, en grupos como Financiación básica, Existencias, Cuentas financieras, etc. En el cierre contable se revisan las cuentas de Ingresos, Gastos, Costos de venta y Costos de producción.
- Inventario de Mercancías y Materias Primas: Este paso sirve para conocer cuántas mercancías o materias primas compradas no se han consumido a lo largo del año.
- Clasificación de Cuentas: Por otra parte, se deben clasificar nuevamente las cuentas, principalmente las de Bancos, Clientes, Proveedores, y cualquier otra que resulte con un saldo en rojo o negativo.
- Ajustes y Conciliaciones: Antes de cancelar las cuentas de resultado, se deben realizar los ajustes y conciliaciones necesarias. También es importante realizar la conciliación de las cuentas bancarias, algo que se puede hacer al instante desde un sistema ERP.
- Regularización de Cuentas: Es necesario regularizar las cuentas de Compras y Gastos, así como la de Ventas e Ingresos, para obtener el resultado del ejercicio y saber las utilidades o pérdidas del periodo.
- Asiento de Regularización: Las empresas requieren hacer el asiento de regularización para saber las ganancias o pérdidas que tuvieron, a través del reflejo de la diferencia entre ingresos y gastos.
- Asiento de Cierre Contable: En tanto, en el asiento de cierre contable es en donde se cancelan los saldos de todas las cuentas abiertas durante el año. La elaboración de los asientos contables se puede realizar de manera más fácil con un sistema ERP que integre un módulo de contabilidad electrónica.
Cierre de Mes: Un Componente Fundamental
Realizar el cierre de mes permite conocer los beneficios generados por el negocio y saber si cumplió con sus objetivos. Te permite reaccionar de manera estratégica ante los cambios en el mercado y tomar decisiones acertadas. El cierre de mes implica una revisión detallada de los datos financieros de la empresa, abarcando la organización y validación de ingresos, egresos y cuentas por pagar y cobrar. Este procedimiento proporciona una visión actualizada de la situación económica, clave para la toma de decisiones informadas.
- El cierre de mes es exclusivo para tu organización y por eso debes trabajar con tu equipo y crear su propia lista de verificación.
- La tarea del cierre del mes implica que todo el equipo financiero trabaje y se comunique con los directores y jefes de departamento. También, organiza reuniones con los responsables de presupuestos para que puedan alinear los costos que irán en el balance general de resultados. Esto se puede realizar mediante herramientas financieras que lo hagan en tiempo real y que te permitan monitorearlos, como la tarjeta empresarial de Edenred, de la que hablaremos posteriormente.
Los activos fijos se anotan como efectivo en el libro de cuentas de una empresa y como suelen ser costosos, su valor disminuye cada año.
Consejos para un Cierre de Mes Efectivo
Veamos ahora cómo puedes hacer el cierre de mes más efectivo y menos estresante. Haz una lista de las operaciones financieras, sin dejar ninguna transacción sin registrar. Puedes dividir el proceso en múltiples tareas más alcanzables para que el cierre de mes se cumpla más rápido. Es importante que tengas un registro de las transacciones pasadas y presentes para contar con total transparencia de las operaciones contables del cierre de mes.
Es esencial que al cierre de mes tengas fechas límites claras y que las conozcan todos los empleados y los involucrados en este proceso. El cierre contable por lo general se hace al final de cada mes. Este proceso permite a las empresas evaluar de manera precisa su desempeño financiero, determinando si han obtenido ganancias o incurrido en pérdidas durante ese periodo.
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Plazos para el Cierre Contable Anual
Cuando se va acercando el final del año, los contables se preparan para su gran día, y no hablamos de san Silvestre. Al final del ejercicio, que generalmente es el 31 de diciembre para la mayor parte de empresas, el departamento de contabilidad se dispone a cerrar el ejercicio corriente y abrir el siguiente. El cierre contable sirve, así, para conocer si la empresa ha sufrido pérdidas u obtenido ganancias y para “poner el contador a cero”, por decirlo llanamente.
Normalmente, todas las empresas cierran el ejercicio a fecha de 31 de diciembre. A partir de entonces, cuentan con:
- 3 meses (hasta el 31 de marzo del ejercicio siguiente) para formular las cuentas.
- 4 meses (hasta el 30 de abril) para legalizar los libros.
- 6 meses (hasta el 30 de junio) para celebrar Junta General y aprobar las cuentas anuales.
Aprobadas las cuentas, se depositan en el Registro Mercantil correspondiente durante el mes siguiente a la Junta (30 de julio). En los 15 días siguientes (plazo hasta el 14 de agosto) el registrador certifica si se han presentado los documentos exigidos por la ley y se publican en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME) las sociedades que han cumplido con sus obligaciones (los documentos depositados pueden consultarse públicamente).
El plazo para pagar el impuesto de sociedades concluye el 25 de julio para las empresas cuyo periodo impositivo coincide con el año natural y a los 25 días naturales tras los seis meses que siguen a la conclusión del periodo impositivo para las demás.
Pasos Detallados para el Cierre Contable Anual
El cierre contable incluye una serie de acciones necesarias para obtener la cifra final de beneficios o pérdidas (antes de aplicar el impuesto de sociedades) fiel a la realidad. Como esta cifra depende de varios libros de cuentas y antes de obtenerla se han de localizar los posibles errores que se hayan cometido durante el ejercicio, como anotaciones de valores equivocados, cuentas erróneas u operaciones no documentadas, es necesario seguir unos pasos que pasamos a detallar a continuación.
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- Balance de comprobación de sumas y saldos: Con el balance de comprobación de sumas y saldos se revisa si a lo largo del ejercicio se han trasladado correctamente los saldos del libro diario al Mayor. Se trata de comprobar precisamente que las cuentas cuadran. Al mismo tiempo, este balance proporciona una síntesis del libro Mayor, que junto con el balance de cierre, servirá para obtener una idea fiel del patrimonio de la empresa al momento de cierre.
- Reclasificación de las deudas: Con la intención de preparar los libros para iniciar un ejercicio nuevo, un paso importante es reclasificar la parte de las deudas a largo plazo (aquellas que tengan un vencimiento de un año o menos) como deuda a corto plazo si se va a abonar en el ejercicio siguiente. Esto se hace cargando la cuenta (171) de deudas a largo plazo con entidades financieras a la cuenta (520) de deudas a corto plazo. Para ello se utilizan las tablas de amortización de préstamos que proporcionan las entidades bancarias y en las que se indican las cuotas y qué parte corresponde a amortización de la deuda y qué parte a intereses.
- Inventario de existencias: Las existencias (stocks) de una empresa son el conjunto de mercancías en su posesión que se encuentran en proceso de transformación para su explotación o aún no se han vendido. Este volumen de bienes, que forma parte del activo circulante de una empresa, sufre variaciones a lo largo de los doce meses de explotación del ejercicio, lo que modifica el resultado del ejercicio, de modo que, para obtener una idea veraz y actualizada de la situación en almacén a cierre, es necesario realizar un inventario de las existencias. Comprobar el estado de las existencias permite a las empresas planificar mejor en función de su stock.
- Verificar las dotaciones de amortización del inmovilizado: En este paso se comprueba que se han contabilizado y clasificado las partidas de inmovilizado correctamente (grupo 21 para el inmovilizado material y 20 para el inmaterial) y se han valorado las amortizaciones como corresponde. Para la gestión financiera es crucial dotar la amortización, lo que significa que se ha de imputar el gasto de la empresa en bienes de inversión (inmovilizado, permutas comerciales, terrenos, construcciones, amortizaciones de activos, deterioro del inmovilizado, etc.) teniendo siempre en cuenta las normas marcadas por el PGC para cada tipo de bien. En el caso de las amortizaciones, se crea una ficha para cada bien en la que conste su precio de adquisición, su coeficiente de amortización, su valor residual, las cuotas en cada ejercicio y su amortización acumulada. Esto ha de permitir revisar si se han dotado amortizaciones por encima del valor de coste del activo. También se han de observar los límites permitidos de amortización fiscal por si se producen diferencias temporarias entre el gasto contable y el deducible fiscalmente.
- Dotación de provisiones: Las provisiones para riesgos y gastos son una especie de seguro financiero para las empresas. Reservando partidas para contingencias futuras, como la depreciación de activos, pero también gastos de viaje, etc., la contabilidad se ajusta a la realidad de la empresa y se evitan al mismo tiempo los problemas de no poder afrontar gastos que eran conocidos. El PGC permite aprovisionar para gastos futuros, aunque no se conozca el importe exacto o la fecha concreta, si bien ha de ser cierta, es decir, que no prevé las provisiones para riesgos indefinidos. Siguiendo el PGC, se trata de las cuentas 140 a 145.
- Ajustes por periodificación: En contabilidad, en base al principio del devengo, a cada ejercicio se le ha de imputar la parte de ingresos y gastos que corresponda en función del intercambio comercial, sin importar cuándo se produce realmente el ingreso o el desembolso. Esto hace que al final del ejercicio deban realizarse ajustes en el caso de gastos o ingresos que se extienden más allá del ejercicio, lo que se denomina periodificar gastos e ingresos. Las cuentas con posibles “incidencias” son las cuentas 6 y 7.
- Resultado antes de impuestos: el asiento del impuesto de sociedades: Realizados estos ajustes, tenemos el resultado antes de impuestos: son los ingresos contables menos los gastos contables según el PGC, es decir, el resultado contable. El resultado fiscal depende de los ajustes especificados en la Ley del Impuesto de Sociedades para calcular la base imponible: base imponible = resultado contable +/- ajustesEste asiento se hace el 31 de diciembre para que pueda reflejarse en la cuenta de resultados (pérdidas y ganancias) y en el balance de situación quede constancia de la obligación de pagarlo.El impuesto de sociedades es el resultado de multiplicar el beneficio resultante por el tipo impositivo. La cantidad resultante se registra como gasto contable del ejercicio en la cuenta (630) Impuestos sobre Beneficios.Sobre este resultado se aplican otras variables (diferencias permanentes, las diferencias temporales y las bases imponibles negativas de ejercicios anteriores) que resultan en la base imponible sobre la que se aplica el tipo de gravamen correspondiente según el art. 28 de la Ley del impuesto de sociedades que, en términos generales, es de un 35 %. Hay algunas excepciones: si en el año anterior la empresa ha tenido una cifra neta de negocios inferior a 8 000 000 euros, es de un 30 %, y las mutuas de seguros y los colegios profesionales tienen una excepción de un 25 %.
- Asiento de regularización y cierre de ejercicio: El último paso en el cierre contable se denomina regularización y consiste en determinar el resultado de la empresa en el ejercicio, trasladando los saldos de todas las cuentas de gestión (6 y 7) a la cuenta de resultados (129) Resultado del ejercicio, una vez hechos los ajustes. Esta cuenta puede presentar dos situaciones: tener saldo acreedor (beneficio) o saldo deudor (pérdida). Este saldo se refleja en el balance (patrimonio neto) sumando o restando. En caso que tenga saldo deudor, se cambiará de cuenta, pasando de la 129 a la (121) Resultados negativos de ejercicios anteriores porque con ella se iniciará el ejercicio siguiente (hoy en día cualquier programa informático lo realiza automáticamente). Sin embargo, esta pérdida se ha de invertir en algún momento (artículo 273.2 párrafo 2º del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital): “Si existieran pérdidas de ejercicios anteriores que hicieran que el valor del patrimonio neto fuera inferior a la cifra del capital social, el beneficio se destinará a la compensación de pérdidas”.Si el saldo es acreedor se presenta una propuesta de distribución a la Junta de Accionistas que puede basarse en dos grandes grupos de destinatarios, la propia empresa por un lado (reservas) y los socios y accionistas (dividendos) por el otro, aunque también pueden incluirse a otros grupos de beneficiarios (trabajadores, fundadores, etc.).
El Cierre de Ejercicio en CONTPAQi Contabilidad
El cierre de ejercicio en CONTPAQi Contabilidad es un proceso que se realiza al finalizar un año fiscal para registrar los movimientos contables y fiscales de la empresa, así como para generar el año siguiente en el sistema. El cierre de ejercicio permite obtener reportes financieros, de inventarios, de ventas, de compras, de costos, de impuestos y de nóminas, entre otros, que reflejan la situación de la empresa al cierre del año.
Para realizar el cierre de ejercicio en CONTPAQi Contabilidad se deben seguir los siguientes pasos:
- Respalda tu empresa.
- Cambia el periodo en el menú Cierre.
- Crea la póliza de cierre en el menú Cierre.
- Cierra el periodo/ejercicio en el menú Cierre.
- Verifica el periodo vigente.
Es importante realizar el cierre de ejercicio antes de emitir cualquier documento del año siguiente, ya que de lo contrario el sistema puede mostrar un error de que la fecha del documento no pertenece a ningún ejercicio de la empresa.
Al ejecutar un cierre de ejercicio, se cierra el año anterior al vigente (ejercicio pasado); el ejercicio vigente (presente) queda abierto y a su vez permitirá abrir el nuevo ejercicio por iniciar (futuro).