Si buscas una opción para presentar y gestionar datos encriptados, Excel, del paquete Microsoft Office, es una excelente alternativa. Hay muchos programas de contabilidad en el mercado, como Quickbooks, EBP o ContaPlus. Sin embargo, suelen ser una solución bastante compleja y costosa.
¿Por qué elegir el software Excel para la contabilidad?
Dentro del paquete Microsoft Office, encontrarás el programa Excel, esencial para manejar números y ahorrar tiempo. Se puede personalizar 100 %, lo que implica que una vez que tengas el diseño de tu hoja y hayas introducido las fórmulas de cálculo en las celdas correctas, podrás ahorrar mucho tiempo.
Además, este software está disponible en la nube, lo que te permitirá poder interactuar con tus compañeros y tener tus documentos contables en todos tus dispositivos.
La mayoría de las veces, se utiliza para llevar la contabilidad ya que Excel permite:
- Procesar ingresos y gastos.
- Realizar un balance contable.
- Gestionar tus plazos.
- Hacer un pronóstico.
- Crear libros de contabilidad.
- Generar presupuestos y facturas.
- Garantizar una buena gestión financiera.
- Consultar el flujo de caja.
- Estar informado de los estados financieros.
Microsoft Excel facilita la vida de las personas y los profesionales en su gestión contable y financiera. Algunos se sienten cómodos con Excel, mientras que hay quienes tienen que dar clases para aprender a utilizar esta herramienta.
Lea también: Auditoría de Calidad: Ejemplo y Guía
Atajos de teclado, fórmulas y funciones: el programa de Excel se basa en un lenguaje lógico. Una vez que comprendas cómo funciona, podrás garantizar que tú mismo seas quien se encargue de la contabilidad.
¿Cómo ahorrar tiempo con las plantillas de Excel?
Las plantillas son uno de los «consejos» de Excel que te permitirán ahorrar un tiempo valioso. Porque, por si no lo sabías, llevar la contabilidad en Excel suele requerir el uso de una plantilla de referencia. El trabajo de oficina requiere dominar algunos programas como Excel.
Encontrarás fácilmente plantillas de:
- Ingresos y gastos.
- Balances contables.
- Conciliación bancaria.
- Libro mayor.
Una de las plantillas más utilizadas es la de facturas y la de cobros y desembolsos para gestionar el flujo de caja de la forma más eficiente posible y así mantener una contabilidad rigurosa.
Las entradas y salidas se agrupan en asientos contables en una hoja de cálculo. Así, el particular o el jefe de la empresa puede consultar el estado de sus finanzas y planificar sus futuras operaciones contables.
Lea también: Definición de Auditoría de Redes
Los plantillas más habituales son la de presupuestos, el pronóstico, las listas de verificación de pago de facturas o las proyecciones de flujo de efectivo.
La plantilla de balance también será de ayuda para quienes se están iniciando en este software de gestión contable, puesto que este modelo de hoja de cálculo proporciona un estado de los activos de una empresa en el momento T resumiendo sus activos y pasivos.
A su vez, a continuación te dejamos los documentos contables que componen este balance que comentamos:
- Facturas de clientes y proveedores.
- Nóminas de pago para registrar salarios y declaraciones sociales.
- Estados de cuenta bancarios.
- La tabla de capital contable durante el ejercicio.
- La cuenta de resultados.
La plantilla de conciliación bancaria te permitirá controlar la coherencia de las cuentas comparando los depósitos registrados con las cuentas bancarias.
Por último, el modelo de libro mayor es muy importante porque contiene todos los asientos del diario. Una vez hayas introducido la información, podrás automatizar el cálculo de los totales de débito y crédito así como el saldo de la cuenta.
Lea también: Cumplimiento Fiscal en México
Para descargar las mejores plantillas de Excel, dirígete a Xataka, Archivo Excel, Excelgratis.com o Just EXW. ¡Encontrarás cientos de plantillas disponibles que te facilitarán tu día a día!
Excel: ¿para qué sirven las funciones?
¿Quieres saber cuáles son las funciones más útiles para la gestión contable? A continuación, te dejamos las mejores funciones para llevar la contabilidad.
Las fórmulas se utilizan con mucha frecuencia en un contenido dinámico. Para facilitar el uso de estas fórmulas, Excel ofrece una extensa lista de «FUNCIONES».
Estas son las diferentes categorías de funciones que encontrarás en Excel:
- Matemáticas y trigonometría.
- Búsqueda y referencia.
- Financieras.
- Fecha y hora.
- Texto.
- Estadísticas.
- Base de datos.
- Ingeniería.
- Información.
- Contabilidad...
Las que más te servirán son las funciones lógicas, de búsqueda, fecha y hora, así como las funciones de texto. Con las funciones lógicas SI, Y, O, SI.ERROR, en particular, podrás extender este uso para construir fórmulas más elaboradas y realizar cálculos complejos.
Las funciones de búsqueda permiten encontrar información rápidamente entre varias hojas de trabajo. Las funciones de fecha y hora, como AÑO, MES, DÍA, HOY, NÚMERO DE SEMANA permiten navegar por la hoja de trabajo filtrando por palabras claves.
Asimismo, estas son las funciones que se suelen emplear con mayor frecuencia en contabilidad:
- SUMA
- SUMAPRODUCTO
- SUBTOTAL
- REDONDEAR
- ROUND.MAS
- PRODUCTO
- TRUNCAR
- ABS
- POTENCIA
- RAÍZ
¿Por dónde empezar a gestionar la contabilidad en Excel?
No hay ningún secreto para gestionar la contabilidad con Excel: ¡solo tienes que seguir algunos pasos! Para llevar la contabilidad de una empresa, primero tendrás que elegir un software de contabilidad, configurar un plan de cuentas y un sistema para archivar los documentos.
El primer paso, imprescindible, es infórmate sobre cuáles son tus obligaciones legales. Aunque en todos los casos puedas ser tú quien se encargue de administrar la contabilidad, a la hora de rendir cuentas hay que saber cumplimentar formularios y saber cuáles son los pagos que hay anuales.
Para asegurarte de que no te olvidas de nada, estas son las etapas principales de un ciclo contable:
- Análisis de transacciones.
- Registro y contabilidad de asientos.
- Preparación de un balance general no ajustado.
- Preparación de entradas de ajuste.
- Preparación de un balance general ajustado.
- Elaboración y finalización de estados financieros.