Información Básica
Al igual que en los capítulos anteriores, señalaremos los datos que debemos tener presentes de los conceptos:
- Número del concepto: Será conveniente asignar un número a cada concepto de pago, descuento o base que tengamos necesidad de usar, cuidando de guardar una clasificación para los mismos, por ejemplo, del concepto 001 al 499 para conceptos de pago, del 500 al 899 para conceptos de descuento y del 900 al 999 para conceptos de bases.
- Nombre del concepto: Es el título bajo el cual se define, calcula y contabiliza un pago, un descuento, una provisión, una agrupación de ellos, un aspecto de caja o fondo de ahorros o un dato informativo o un dato auxiliar de todo lo anterior. El nombre debe ser representativo de lo que registra.
- Tipo de concepto: Se refiere a que cada uno de los conceptos debemos identificarlo como concepto de pago, de descuento o de base.
Tipos de Conceptos
La explicación de cada grupo es la siguiente:
- Conceptos de pago: Dentro de éstos están aquellos que son percepciones para el empleado, como Sueldo, Gratificación, T.E., Anticipo de Sueldo, etc. También incluimos en este grupo los intereses teóricos que generaría un préstamo a un empleado y sobre los cuales estaríamos obligados a descontar un impuesto sobre la renta al empleado. Incluiremos también aquellas provisiones que son gastos para la empresa, como la Provisión para Gratificación, la Provisión para Prima de Antigüedad, la Provisión Impuesto sobre Nóminas, etc. ya que dentro de las reglas para contabilizar, las percepciones del empleado se cargan a resultados, al igual que las provisiones. Finalmente, incluiremos todos los conceptos en los que necesitamos registrar toda la información para el Dictamen SS.
- Conceptos de descuento: Dentro de éstos agrupamos todos los conceptos que sean deducciones para el empleado como Faltas, Incapacidades, Impuesto Sobre la Renta, Cuotas Obreras, Descuentos por Préstamos, etc.
- Conceptos de base: Estos serán los que resuman un grupo de conceptos de pago y de descuento y que nos servirán de base para calcular otros conceptos. Como ejemplo, mencionamos Base Percepciones Gravables ISR, Base Percepciones Fijas SS, Base Percepciones Variables SS, Base Participación de los Trabajadores en las Utilidades, etc.
En algunos conceptos como Sueldo o Faltas, será necesario que además del Importe acumule los Días/Horas correspondientes a ese importe y sume éstos a los saldos del período anterior.
- Unidad de medida: Se refiere a las unidades que se están valuando, como Días, Horas o Unidades.
- Impresión en el recibo: Algunos conceptos no se imprimen en el recibo de pago (y por lo tanto no afecta el neto a pagar al empleado), como las provisiones o como las bases.
- Clave contable del concepto y del empleado: Esto está estrechamente relacionado con la contabilización de la nómina y con la guía contabilizadora. Cada concepto deberá tener una clave contable propia, la cual estará relacionada con la del empleado. Por ejemplo, el personal de ventas y el de administración reciben sueldo, pero el de ventas irá cargado a Gastos de Venta y el de administración a Gastos de Administración (Ver CAPÍTULO 13. Contabilización de la Nómina).
- Contabilización a detalle: Algunos conceptos los deberemos contabilizar por cada uno de los empleados, como por ejemplo Descuento de Préstamos, ya que será necesario registrar en la contabilidad el abono de cada uno de ellos.
- Control de estados de cuenta: De algunos conceptos será conveniente elaborar un estado de cuenta, como por ejemplo Vacaciones, Descuentos de Fondo de Ahorro, o Descuento de Préstamos, etc. Debemos tenerlo presente al empezar a utilizar cada uno de ellos.
- Clave de ahorro: Se tienen dos tipos de ahorro: Fondo de Ahorro y Caja de Ahorro. Es conveniente diferenciar los conceptos que afectan cada uno de ellos.
- Clave de Ingresos en Servicio: Algunos adeudos registrados a cargo de los empleados pueden generar ingresos en servicios (por los intereses no cobrados o cobrados parcialmente). Este dato tendrá relación con el de Control de Estados de Cuenta.
- Clave de kárdex: Algunos conceptos será conveniente registrarlos en un kárdex o tarjeta de control para visualizar de una mirada las incidencias del trabajador. Por ejemplo, faltas incapacidades, vacaciones, retardos, etc.
- Política para operar descuento: Habrá que definir una política para cuando el importe neto por cobrar no alcance para todos los descuentos que tenga pendiente el empleado en determinado período. Podríamos efectuar el descuento hasta por el importe que alcance el neto para el último descuento operado y la parte pendiente del descuento hacerla en el siguiente período, o también puede suceder que se hagan todos los descuentos y se calcule un préstamo automático por el importe que haga falta para que el recibo salga en ceros (Ver Tema 6.32. Préstamo por sobregiro).
Clasificación de los Gastos de Operación
Existen diferentes clasificaciones de los gastos de operación:
- Son aquellos que influyen directamente en labores de alta dirección, contratación o contabilidad y se originan en el ejercicio de la dirección, organización y administración.
- Los gastos financieros son necesarios para poder obtener financiación, y forman parte de los gastos deducibles de la actividad económica.
- Los gastos indirectos son aquellos que afectan el funcionamiento general de la empresa y que no están vinculados a un producto o servicio en particular.
- Están relacionados con el proceso de fabricación. Las materias primas son cualquier sustancia o material que se utiliza en la producción o fabricación de algún artículo.
- Este se refiere a los sueldos del personal responsable de la supervisión directa de las distintas operaciones dentro del proceso de producción.
- Los equipos o maquinaria dentro de una organización requieren mantenimiento constante para asegurar que tengan una vida útil y funcionen de manera adecuada.
- Estos costos incluyen los servicios de luz, gas, agua y otros.
Ejemplos de Gastos No Operacionales
- Una multa o infracción de parte de la autoridad sanitaria del país es un ejemplo de gastos no operacionales que la empresa debe pagar.
- En toda empresa surgen problemas con empleados que pueden llegar a ser tan grandes que terminan en demandas laborales.
- Este es un gran ejemplo de un acontecimiento inesperado.
- Muchas veces llegan a ocurrir desastres naturales como terremotos, inundaciones o tornados y las empresas sufren pérdida total.
Costo Operativo por Unidad
Una de las metodologías más utilizadas es CU=(CF+CV)/Q.
Lea también: Tipos de Provisiones Contables
- CU: Costo operativo por cada unidad.
- CF: Costos fijos.
Ejemplo: Si se produjeron 100 unidades el costo fijo total es de $10,000 MXN y el costo variable total es de $5,000 MXN.
Esta fórmula nos sirve para tener conocimiento de cuánto vale producir o gestionar cada producto que se comercializa dentro de tu empresa.
Tipos de Gastos de Operación
Como ya vimos en secciones anteriores, existen diferentes tipos de gastos de operación. Los gastos laborales y de producción son todos los que tienen que ver con sueldos del personal, así como los gastos incurridos durante la generación de bienes y servicios. Estos costos son todos los que están asociados con la exploración, creación y entrega de valor al público objetivo de una empresa.
Gastos Específicos
- Publicidad: Este gasto es una buena inversión para potencializar la marca, siempre y cuando tengas un buen retorno de inversión. Dependiendo del sector, los presupuestos para publicidad pueden ir entre el 1% de las ventas y más del 30%.
- Viajes: Estos son una partida importante dentro de los costos de operación de una empresa, ya que representan un consumo de entre el 10% y 20% de sus gastos. Entre ellos están hospedaje, alimentación, transporte, entre otros.
- Arrienda: Por otro lado, están los gastos de operación de arrienda, que son los alquileres pagados al arrendador por utilizar el local para uso comercial.
- Costos de Inventario: Los costos de inventario se refieren a mantener y pedir el inventario al igual que administrar el papeleo relacionado.
Costos de Inventario Detallados
- Este tipo de costes está relacionado con el almacenamiento y el mantenimiento del inventario durante un periodo.
- Es el costo generado por las actividades realizadas en una solicitud de reaprovisionamiento de existencias.
- Los costos de falta de existencias son los que se producen en la solicitud de un pedido al no contar con existencias.
- Costo por pérdida de ventas: se refieren a cuando no se cuenta con stock.
- Costo por pedido pendiente: se da en caso de no contar con la existencia y tener que surtirla fuera del canal de distribución que normalmente se utiliza.
Optimización de Gastos de Operación
Para que a tu empresa no le suceda esto, hemos recopilado algunas opciones de cómo puedes comenzar a optimizar tus gastos de operación.
- Uno de los principales consejos que te damos es adoptar un sistema de gestión. Este es esencial, ya que te permitirá tener un mayor control de todos los gastos de operación que generas. Con la app Mi Ticket Expense puedes consultar y comprobar los gastos de operación desde cualquier lugar, tener dos perfiles de uso, ya sea como jefe o como usuario, para la aprobación de solicitudes y reportes de gastos.
- Es importante saber cuánto gastas, en qué, así como los momentos en los que gastas. Te recomendamos comenzar por los gastos básicos como ventas, compras, producción, etc.
- Que todos tengan el mismo objetivo y política interna para poder disminuir costos. Realiza un plan e involucra a todos tus colaboradores.
- Como ya hemos mencionado, automatizar este proceso te brinda muchos beneficios, ya que es una manera más ágil y sencilla de llevar un control de los gastos de operación.
- Una buena forma de reducir gastos de operación es aumentando el giro de tus mercancías.
- Algo muy importante es crear indicadores para tus productos o servicios, como la calidad, que te ayuden a valorar su consistencia y hacer un seguimiento de ellos para la gestión económica.
- De igual manera, puedes hacer descuentos a los clientes con ciertas condiciones como un 2x1, regalar algo si se llevan un producto de margen de salida menor, entre otros.
Lea también: ¿Qué son las Provisiones?
Lea también: NIF C-9: Provisiones Contables
tags: #provisiones #de #gastos #contabilidad #definicion #y