En la jerga contable-fiscal, el "cierre anual" se refiere a la presentación de la declaración anual para determinar el resultado fiscal y el impuesto correspondiente, según el artículo 76, fracción V de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR). No obstante, hay partidas comunes que la mayoría de las compañías concilian, entre las cuales se encuentran las provisiones contables. El presente artículo pretende llevar a cabo un breve análisis de los efectos fiscales que tienen las provisiones contables para la determinación del resultado fiscal.
El objetivo final de la contabilidad es la emisión de los estados financieros básicos: balance general, estado de resultados, estado de flujo de efectivo, estado de variaciones del capital contable. Las operaciones realizadas todos los días en las empresas son registradas en la contabilidad, por tanto, se espera que la información financiera expresada en los estados financieros, si la contabilidad se llevó correctamente, expresa las decisiones que se tomaron en la empresa. Sean buenas o malas, esto lo sabremos en los resultados y al hacer el análisis financiero de las diferentes cuentas que lo forman.
Tanto el balance general como el estado de resultados son diferentes en su proceso contable al estado de flujo de efectivo, por tanto, es este último el que ha de reportar las entradas y salidas de efectivo de las cuentas de la empresa, no precisamente los dos primeros. Debido a esto es que toda operación, sea que intervenga o no el efectivo, debe registrarse en la contabilidad. Con esto quiero decir que, por ejemplo, si algún gasto está realizado y no pagado, debe registrarse en la contabilidad. Asimismo, registrar toda venta realizada aunque no se haya cobrado.
Los estados financieros reportan el resultado de las operaciones realizadas todos los días en la empresa, pues es fácil comprender que son un resumen de lo que sucedió en la empresa y nos reportan tanto las utilidades o pérdidas y su posición económica, así como las propiedades y deudas a corto y largo plazo. Para poder hacer una lectura de estos documentos financieros que son un resumen, es necesario hacer una serie de comparaciones de período a período y si por ejemplo en el estado de resultados observamos que en un mes hubo un determinado gasto que al siguiente se elevó demasiado, es necesario buscar una explicación.
Para que podamos hacer comparaciones de la información financiera es necesario que los contadores cumplan con el principio de la consistencia. Esto quiere decir que no se pueden hacer cambios de políticas o de procedimientos de registro en forma continua, esto nos permite tener confianza en poder hacer comparaciones sabiendo que no existen cambios relevantes en el registro de las operaciones.
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Hay una serie de gastos que no son exigibles durante el año o que no requieren de movimiento de dinero, tal es el caso de los aguinaldos que se pagan a fin de año y de las depreciaciones de activo fijo que muchos contadores esperan el fin de ejercicio para registrarlas. A efecto de que las comparaciones citadas anteriormente sean efectivas para una lectura adecuada de las cifras es necesario hacer lo que se llama provisión, es decir, registrar el gasto aunque no se haya pagado o no tenga que pagarse. Es el caso de los aguinaldos, aun cuando se pagarán a fin de año, los contadores deben realizar una estimación de su pago total y dividirlo entre los doce meses del ejercicio para que se provisione su registro cada mes. Lo mismo debe realizarse con la depreciación de los activos fijos, formularse la tabla que corresponde a cada bien de acuerdo con sus años de vida y teniendo el importe anual determinar su aplicación mensual.
Definición y Características de las Provisiones Contables
De acuerdo con la NIF C-9 Provisiones, Contingencias Y Compromisos:
Las provisiones se distinguen del resto de los pasivos por la existencia de incertidumbre acerca del momento o de la cuantía de los desembolsos futuros necesarios para proceder a su liquidación. En contraste, existen pasivos, entre otros, que normalmente están claramente definidos como instrumentos financieros por pagar, proveedores, otras cuentas por pagar (NIF C-9, 32.1).
En general, todas las provisiones tienen cierto carácter contingente, debido a que existe incertidumbre sobre el importe a pagar y/o sobre el momento de su liquidación. que no son objeto de reconocimiento en los estados financieros de la entidad, porque su existencia quedará confirmada solamente tras la ocurrencia o, en su caso, la no ocurrencia, de uno o más sucesos futuros inciertos que no están enteramente bajo el control de la misma. En consecuencia, la denominación “contingente” se utiliza para designar a las partidas que no cumplen con los criterios necesarios para su reconocimiento en los estados financieros.
Provisiones: obligaciones que deben reconocerse en los estados financieros como pasivos (considerando que su cuantía haya podido ser estimada de forma confiable) porque representan obligaciones presentes y es probable que, para satisfacerlas, la entidad tenga que desprenderse de recursos económicos; y
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Pasivos contingentes: los cuales no deben reconocerse en los estados financieros porque son: obligaciones posibles y no cumplen con los criterios de reconocimiento de esta NIF porque no puede hacerse una estimación suficientemente confiable de la cuantía de la obligación.
Elementos para el Reconocimiento de Provisiones
De acuerdo a lo analizado anteriormente, las provisiones que deberán reconocerse en los estados financieros deberán de cumplir con TODOS los 5 elementos mencionados en la NIF C-9, en caso de no cumplir con 1 de los 5 puntos, dichos elementos no deben reconocerse como provisiones y es necesario analizar si deben revelarse como pasivos contingentes.
- Presente: Es una exigencia económica (asumida o por contrato o por ley) identificada en el momento actual.
- Identificada: Debe tener un propósito definido. Cada provisión debe ser utilizada sólo para afrontar los desembolsos para los cuales fue reconocida.
- Cuantificada en términos monetarios: Debe poder cuantificarse en términos monetarios con suficiente representación fiel, caso contrario, no debe reconocerse, sino, revelarse como un pasivo contingente.
- Probable disminución de recursos económicos: Certeza razonable de que habrá una salida de recursos económicos de la entidad para dar cumplimiento a una obligación.
- Derivada de operaciones ocurridas en el pasado: Todo pasivo debe reconocerse como consecuencia de operaciones que han ocurrido en el pasado. cuando este cumple con su definición y con los criterios de reconocimiento establecidos en este MC para los elementos de los estados financieros.
Consideraciones Adicionales
- Cuando este en duda si de dichos sucesos se deriva la existencia de una obligación presente, se debe determinar la existencia de la obligación presente tomando en cuenta toda la evidencia disponible, en la que se incluirá la opinión de expertos, considerando si a la fecha de los estados financieros es:
- Probable: existe certeza razonable, es decir que, es más que posible que la entidad tenga que enfrentar la obligación presente.
- Cuando no existe certeza razonable, pues se considera que, a esa fecha, la posibilidad de que la entidad tenga que enfrentar la obligación presente es menor que la posibilidad de que no tenga que enfrentarla.
- Cuando no existen indicios o evidencias suficientes que permitan afirmar la posible existencia de una obligación presente, lo que significa que, a esa fecha, es menos que posible o muy poco factible que la entidad tenga que enfrentar la obligación presente. (No se debe reconocer ni revelar)
- Cuando no sea probable la salida de recursos económicos, la entidad debe revelar, en las notas a los estados financieros, la existencia y características del pasivo contingente, salvo la eventualidad de que haya una salida de recursos económicos se considere remota, en cuyo caso, no debe hacerse revelación alguna.
- Deben reconocerse provisiones sólo por aquellas obligaciones surgidas a raíz de sucesos pasados, cuya existencia sea independiente de las acciones u operaciones futuras de la entidad. antes de la fecha de los estados financieros, en cuyo caso, no deberán ser reconocidas como pasivos.
Ejemplos Comunes de Provisiones Contables
En la gestión financiera de cualquier empresa, anticiparse a los gastos futuros es una práctica fundamental para mantener el equilibrio y la estabilidad económica. Al incluir estas provisiones en la contabilidad, las empresas se preparan para afrontar gastos inevitables.
Las provisiones son clave para asegurar que los estados financieros de una empresa reflejen, de manera precisa, sus futuras obligaciones o ingresos anticipados.
Tipos de Conceptos en la Nómina
Al igual que en los capítulos anteriores, señalaremos los datos que debemos tener presentes de los conceptos:
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- Número del concepto: Será conveniente asignar un número a cada concepto de pago, descuento o base que tengamos necesidad de usar, cuidando de guardar una clasificación para los mismos, por ejemplo, del concepto 001 al 499 para conceptos de pago, del 500 al 899 para conceptos de descuento y del 900 al 999 para conceptos de bases.
- Nombre del concepto: Es el título bajo el cual se define, calcula y contabiliza un pago, un descuento, una provisión, una agrupación de ellos, un aspecto de caja o fondo de ahorros o un dato informativo o un dato auxiliar de todo lo anterior. El nombre debe ser representativo de lo que registra.
- Tipo de concepto: Se refiere a que cada uno de los conceptos debemos identificarlo como concepto de pago, de descuento o de base.
- Conceptos de pago: Dentro de éstos están aquellos que son percepciones para el empleado, como Sueldo, Gratificación, T.E., Anticipo de Sueldo, etc. También incluimos en este grupo los intereses teóricos que generaría un préstamo a un empleado y sobre los cuales estaríamos obligados a descontar un impuesto sobre la renta al empleado. Incluiremos también aquellas provisiones que son gastos para la empresa, como la Provisión para Gratificación, la Provisión para Prima de Antigüedad, la Provisión Impuesto sobre Nóminas, etc. ya que dentro de las reglas para contabilizar, las percepciones del empleado se cargan a resultados, al igual que las provisiones. Finalmente, incluiremos todos los conceptos en los que necesitamos registrar toda la información para el Dictamen SS.
- Conceptos de descuento: Dentro de éstos agrupamos todos los conceptos que sean deducciones para el empleado como Faltas, Incapacidades, Impuesto Sobre la Renta, Cuotas Obreras, Descuentos por Préstamos, etc.
- Conceptos de base: Estos serán los que resuman un grupo de conceptos de pago y de descuento y que nos servirán de base para calcular otros conceptos. Como ejemplo, mencionamos Base Percepciones Gravables ISR, Base Percepciones Fijas SS, Base Percepciones Variables SS, Base Participación de los Trabajadores en las Utilidades, etc.
- Acumula importe, D/H: En algunos conceptos como Sueldo o Faltas, será necesario que además del Importe acumule los Días/Horas correspondientes a ese importe y sume éstos a los saldos del período anterior.
- Unidad de medida: Se refiere a las unidades que se están valuando, como Días, Horas o Unidades.
- Impresión en el recibo: Algunos conceptos no se imprimen en el recibo de pago (y por lo tanto no afecta el neto a pagar al empleado), como las provisiones o como las bases.
- Clave contable del concepto y del empleado: Esto está estrechamente relacionado con la contabilización de la nómina y con la guía contabilizadora. Cada concepto deberá tener una clave contable propia, la cual estará relacionada con la del empleado. Por ejemplo, el personal de ventas y el de administración reciben sueldo, pero el de ventas irá cargado a Gastos de Venta y el de administración a Gastos de Administración (Ver CAPÍTULO 13. Contabilización de la Nómina).
- Contabilización a detalle: Algunos conceptos los deberemos contabilizar por cada uno de los empleados, como por ejemplo Descuento de Préstamos, ya que será necesario registrar en la contabilidad el abono de cada uno de ellos.
- Control de estados de cuenta: De algunos conceptos será conveniente elaborar un estado de cuenta, como por ejemplo Vacaciones, Descuentos de Fondo de Ahorro, o Descuento de Préstamos, etc. Debemos tenerlo presente al empezar a utilizar cada uno de ellos.
- Clave de ahorro: Se tienen dos tipos de ahorro: Fondo de Ahorro y Caja de Ahorro. Es conveniente diferenciar los conceptos que afectan cada uno de ellos.
- Clave de Ingresos en Servicio: Algunos adeudos registrados a cargo de los empleados pueden generar ingresos en servicios (por los intereses no cobrados o cobrados parcialmente). Este dato tendrá relación con el de Control de Estados de Cuenta.
- Clave de kárdex: Algunos conceptos será conveniente registrarlos en un kárdex o tarjeta de control para visualizar de una mirada las incidencias del trabajador. Por ejemplo, faltas incapacidades, vacaciones, retardos, etc.
- Política para operar descuento: Habrá que definir una política para cuando el importe neto por cobrar no alcance para todos los descuentos que tenga pendiente el empleado en determinado período. Podríamos efectuar el descuento hasta por el importe que alcance el neto para el último descuento operado y la parte pendiente del descuento hacerla en el siguiente período, o también puede suceder que se hagan todos los descuentos y se calcule un préstamo automático por el importe que haga falta para que el recibo salga en ceros (Ver Tema 6.32. Préstamo por sobregiro).
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