El presupuesto es una herramienta de planificación y control expresado en unidades monetarias, la cual permite prever y controlar el desarrollo de las actividades de una organización en un periodo de tiempo. Sirve para hacer estimaciones formales de los ingresos y egresos que habrán de producirse durante un periodo, y si una empresa quiere transformarse en una organización competitiva debe utilizarlo. Un presupuesto puede definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia.
El presupuesto es el cálculo, la planificación y la formulación anticipada de los ingresos y gastos de una actividad económica. Es un plan de acción dirigido a cumplir con un objetivo previsto, expresado en términos financieros, el cual debe cumplirse en determinado tiempo, por lo general anual o mensual y en ciertas condiciones. Elaborar un presupuesto permite a las empresas, autoridades, entidades privadas o familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Documento en el que se contiene una previsión generalmente anual de los ingresos y gastos relativos a una determinada actividad económica. El presupuesto constituye, por lo regular, un plan financiero anual. Un presupuesto para cualquier persona, empresa o gobierno, es un plan de acción de gasto para un período futuro, generalmente de un año, a partir de los ingresos disponibles. En el presupuesto, se definen los recursos que se han de utilizar para cumplir con los términos financieros.
Importancia del Presupuesto en la Gestión Empresarial y Personal
Como podemos ver, el presupuesto es una herramienta fundamental no sólo en el ámbito empresarial, sino en el personal; sin embargo, es quizá al que menos atención se le presta, sin saber que este solucionaría varios de los problemas de planificación financiera que se van incorporando a diario en nuestra actividad empresarial. Si tuviéramos que hacer una analogía, el presupuesto resultaría ser el mapa con el cual te irías de expedición, te marcaría la ruta, los pros, los contras, etc. Es importante señalar que, a pesar de haber trazado este mapa, en el mismo pueden existir inconvenientes que se traduzcan en desviaciones; no obstante, contar con tu presupuesto te permite casi asegurar tu llegada al destino que tienes planeado; por ello, el presupuesto ayuda a la organización a tener una gestión más eficaz y eficiente de sus recursos.
La realidad es que absolutamente todas las organizaciones presentan problemas financieros y estos los pueden llevar al abismo si no se gestionan de manera correcta. Cuando careces de un presupuesto, haces estimaciones irreales o no lo sigues, implicará tener un descontrol de los ingresos y gastos, lo que te llevará a endeudarte en demasía o, en su caso, perder los bienes que has logrado ir realizando, pero lo más grave es que llegarás a la edad adulta sin dinero para una vejez tranquila. Llevado esto a las empresas, es lo mismo, pero aquí no solo tendrás problemas financieros que te llevarán a perder tu negocio, sino que, como en muchos casos, dejarás a las familias de tus trabajadores sin un ingreso, debido la incorrecta planeación de tu presupuesto o, peor aún, por ni siquiera haberlo realizado.
Como podemos observar, el presupuesto es una herramienta básica en el quehacer de toda persona y organización; no conocer en qué consiste, cómo se elabora, pero sobre todo, darle mantenimiento y vigilancia, nos lleva a pensar que el presupuesto no sirve, lo cual es totalmente falso. Es la planificación fundamentada de muchas estrategias por las cuales constituye un instrumento importante como norma, utilizado como medio administrativo de determinación adecuada de capital, gastos, costos e ingresos necesarios en una organización, así como la debida utilización de los recursos disponibles acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o departamentos. Este instrumento también sirve de ayuda para la determinación de metas que sean comparables a través del tiempo, coordinando así las actividades de los departamentos a la consecución de estas, evitando costos innecesarios y mala utilización de recursos.
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Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Se elaboran a partir de los gastos y costos en que incurrirá la empresa o persona, luego que se han estimado dichos elementos del presupuesto se procede a proyectar los ingresos. La razón por la cual se inicia su elaboración a partir de los gastos, se fundamenta en primera medida porque es de lo que se tendrá certeza, de lo que cuesta emprender o sostener algo. La segmentación de cada uno de los gastos que se presupuestaran, se les denomina "Rubro Presupuestal", para lograr un mayor control financiero y administrativo, es aconsejable que el presupuesto se elabore de manera más detallada posible, entre más se logre ampliar la gama de rubros presupuestales, mayor será la posibilidad de establecer control y tomar decisiones adecuadas. Es de suma importancia tener en cuenta que, cada rubro presupuestal deberá estar unido a una cuenta específica de la contabilidad.
El Presupuesto en la Función de Auditoría
En auditoría puede ser un control a probar (Indicador clave de rendimiento) por parte del auditor o una herramienta para complementar sus procedimientos sustantivos, mediante la comparación de la información contable, con las expectativas que prepara el cliente (presupuesto); por ejemplo: El auditor puede realizar una comparación de los gastos presupuestados VS los gastos reales a determinada fecha. La gestión eficiente del presupuesto es una tarea crucial para cualquier función de auditoría interna. No solo asegura que los recursos sean utilizados de manera efectiva, sino que también permite a la función de auditoría agregar valor significativo a la organización.
Optimización del Presupuesto de Auditoría Interna
La optimización del presupuesto de auditoría interna es un proceso continuo que requiere planificación cuidadosa, seguimiento riguroso y flexibilidad para ajustar a medida que surgen nuevas necesidades y desafíos. El primer paso en la optimización del presupuesto de auditoría interna es su desarrollo y aprobación. Este proceso incluye:
- Evaluación de riesgos y planificación de auditoría: Identificar las áreas de mayor riesgo y aquellas que requieren una mayor atención en el próximo período de auditoría.
- Recursos humanos: Determinar la cantidad de personal necesario y sus competencias.
- Aprobación del presupuesto: Presentar el presupuesto propuesto al Comité de Auditoría o al Consejo de Administración para su revisión y aprobación.
Para el monitoreo y control de un presupuesto de auditoría, es fundamental la implementación de herramientas y procesos:
- Software de gestión financiera: Utilizar software de gestión financiera para registrar y monitorear los gastos en tiempo real.
- Cuadros de mando: Implementar cuadros de mando que proporcionen una visión general de los gastos presupuestarios en comparación con el presupuesto aprobado.
- Reportes periódicos: Generar reportes financieros periódicos para revisar el estado del presupuesto.
- Análisis de causas: Al identificar desviaciones, realizar un análisis detallado para entender las causas subyacentes.
- Reasignación de recursos: Ajustar las partidas presupuestarias según sea necesario para mitigar las desviaciones.
- Cálculo de reservas: Basar la cantidad de la reserva en análisis históricos de desviaciones y en la evaluación de riesgos potenciales.
Características y Clasificación de los Presupuestos
Un presupuesto posee características que lo hacen una herramienta versátil y potente. Es integrador, ya que indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Es un plan visto como un todo, pero también está dirigido a cada una de las áreas, de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización. También es coordinador, lo que significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. En cuanto a las operaciones, uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es determinar los ingresos que se pretende obtener, así como de los gastos que se van a producir.
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Presupuestos según su Flexibilidad
- Presupuesto Estático o Fijo: Consiste en un solo plan y no hace reservas para los cambios que puedan ocurrir durante el período para el cual se ha confeccionado. Se basa fundamentalmente en que las estimaciones de los pronósticos son correctas. En él se hace una estimación de la producción trimestral y anual y, también, de las ventas para esos períodos. No se hace ninguna previsión para considerar posibles cambios en las cifras de producción o en las estimaciones de ventas como resultados de cambios en la situación económica del país, de aumento de los precios de las materias primas, etc. Pueden ser utilizados cuando los pronósticos sobre el futuro de la empresa son altamente confiables. Por ejemplo, los colegios que tienen una matrícula más o menos fija, los hospitales, cuya demanda está más o menos calculada. Pero no podrían utilizarse, por ejemplo, en un fondo agrícola, ya que los pronósticos sobre los resultados de la cosecha no siempre son confiables.
- Presupuesto Flexible: Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo presupuestario moderno. Son dinámicos adaptativos. Estos muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. El presupuesto flexible se elabora para distintos niveles de operación, brindando información proyectada para distintos volúmenes de las variables críticas, especialmente las que constituyen una restricción o factor condicionante. Su característica es que evita la rigidez del presupuesto maestro - estático - que supone un nivel fijo de trabajo, transformándolo en un instrumento dinámico con varios niveles de operación para conocer el impacto sobre los resultados pronosticados de cada rango de actividad, como consecuencia de las distintas reacciones de los costos frente a aquellos.
Presupuestos según el Periodo
La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a más tiempo corresponderá una menor precisión y análisis. Son los que se realizan para cubrir la planificación de la organización en el ciclo de operaciones de un año.
Presupuestos por Áreas o Funciones
- Presupuesto de Ventas: El pronóstico de venta empieza con la preparación de los estimados de venta, realizado por cada uno de los vendedores, luego estos estimados se remiten a cada gerente de unidad.
- Presupuesto de Materiales: Son estimaciones que se hallan estrechamente relacionadas con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado. Son estimados de manera directa o indirecta que intervienen en todas las etapas del proceso de producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto. Los presupuestos de requerimiento de materiales (PRM) son cálculos de compra de materiales preparado bajo condiciones normales de producción mientras no se produzca una carencia de materiales esto permite que la cantidad se pueda fijar sobre un estándar determinado para cada tipo de producto así como la cantidad presupuestada por cada línea, debe responder a los requerimientos de producción, el departamento de compras debe preparar el programa que concuerde con el presupuesto de producción, si hubiere necesidad de un mayor requerimiento se tomara la flexibilidad del primer presupuesto para una ampliación oportuna y así cubrir los requerimientos de producción.
- Presupuesto de Gastos Administrativos (PGA): Es considerado como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema.
- Presupuesto de Caja o Efectivo: Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa. Se formula con la estimación prevista de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o de efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos monetarios (ventas al contado, recuperaciones de cartera, ingresos financieros, etc.) o con salida de fondos líquidos ocasionados por la congelación de deudas o amortizaciones de créditos o proveedores o pago de nómina, impuestos o dividendos.
- Presupuesto de Posición Financiera: Este tipo de presupuestos muestra la posición estática que tendría la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones.
- Presupuesto de Aplicación: Normalmente se elaboran para solicitud de créditos.
Presupuestos Públicos y Privados
- Presupuestos Públicos: Son aquellos que elaboran los gobiernos, estados, empresas descentralizadas, etc., para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias.
Clasificación de Ingresos Públicos
Los recursos (ingresos) públicos son las diversas formas de agrupar, ordenar y presentar los recursos (ingresos) públicos, con la finalidad de realizar análisis y proyecciones de tipo económico y financiero que se requiere en un período determinado. Esta agrupa a los ingresos según la frecuencia con que el fisco los percibe. Se clasifican en ordinarios y extraordinarios, siendo los ordinarios, aquellos que se recaudan en forma periódica y permanente, provenientes de fuentes tradicionales, constituidas por los tributos, las tasas y otros medios periódicos de financiamiento del Estado. No obstante, para efectos de la clasificación presupuestaria, deben considerarse también como ingresos extraordinarios la existencia del Tesoro no comprometidas al treinta y uno de diciembre del ejercicio fiscal anterior al vigente, utilizadas de acuerdo al artículo 17 de la misma Ley que al efecto establece: "Cuando fuere indispensable para cumplir con lo dispuesto en el artículo 3º de la presente Ley, en el presupuesto de ingresos se podrá incluir hasta la mitad de las existencias del Tesoro no comprometidas y estimadas para el treinta y uno de diciembre del año de presentación del Proyecto de Presupuesto".
Según esta clasificación los ingresos públicos se clasifican en corrientes, recursos de capital y fuentes financieras. Esta clasificación se fundamenta en uno de los aspectos que caracterizan la estructura económica de Venezuela, donde una elevada proporción de productos se realizan en actividades petroleras y de hierro, lo cual implica que la mayoría de los ingresos surgen de las operaciones ejecutadas en el exterior.
Clasificación de Egresos Públicos
Estos constituyen las diversas formas de presentar los egresos públicos previstos en el presupuesto, con la finalidad de analizarlos, proporcionando además información para el estudio general de la economía y de la política económica que tiene previsto aplicar el Gobierno Nacional para un período determinado. Esta presenta el gasto público desagregado en función de los sectores económicos y sociales, donde el mismo tiene su efecto. Persigue facilitar la coordinación entre los planes de desarrollo y el presupuesto gubernamental. Permite ordenar el gasto según el destino regional que se le da. Son combinaciones de los gastos públicos, que se elaboran con fines de análisis y toma de decisiones. Esta clasificación permite mostrar una serie de aspectos de gran interés, que posibilitan el estudio sistemático del gasto público y la determinación de la Política Presupuestaria para un período dado.
- Presupuestos Privados: Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su administración.
- Presupuestos por Programas: Este tipo de presupuestos los elaboran habitualmente dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc.
Presupuesto Base Cero (PBC)
En la concepción de algunos autores, el proceso de análisis de cada partida presupuestaria, comenzando con el nivel actual de cada una de ellas, para después justificar los desembolsos adicionales que puedan requerir los programas en el próximo ejercicio, es típico de una administración pública y no debe ser el procedimiento para decidir en la esfera privada. Para ello, impulsaron el PBC (presupuesto base cero) como técnica que sustenta el principio de que para el próximo período el importe de cada partida es cero. Mientras un enfoque da por válido lo ejecutado con anterioridad, otro afirma que nada existe y todo debe justificarse a partir de cero, analizando la relación costo - beneficio de cada actividad. El primero de los sistemas (método incremental) modifica las partidas del período anterior, mientras que el segundo transfiere a cada período la responsabilidad de su justificación a los titulares de cada área.
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Su instrumentación o aplicación comprende varias etapas, siendo la más relevante la de análisis de las unidades o paquetes de decisión, ya que de esta dependen la mayor parte de los resultados para mejorar su efectividad. El PBC resulta muy poco operativo porque exige que cada gerente empiece todos los años de cero, como si su actividad nunca hubiese existido y descubra una nueva forma de trabajo y que además la evalúe relacionando su costo con el beneficio. En un auténtico presupuesto, las partidas del ejercicio anterior siempre se encuentran sujetas a modificaciones o a su eliminación, y deben ser cuidadosamente analizadas y evaluadas en orden a sus destinos. Sin embargo, se debe destacar que el presupuesto común no implica que las erogaciones anteriores simplemente son ratificadas y a menudo incrementadas. El PBC consiste en un proceso mediante el cual la administración, al ejecutar el presupuesto anual, toma la decisión de asignar los recursos destinados a áreas indirectas de la empresa, de tal manera que en cada una de esas actividades indirectas se demuestre que el beneficio generado es mayor que el costo incurrido. No importa que la actividad esté desarrollándose desde mucho tiempo atrás, si no justifica su beneficio, debe eliminarse; es decir, parte del principio de que toda actividad debe estar sujeta al análisis costo - beneficio. Esta técnica no se aplica a ningún elemento del costo como materia prima, mano de obra o gastos indirectos de fabricación.
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