El almacén es una instalación que, junto con los equipos de almacenaje, de manipulación, medios humanos y de gestión, nos permite regular las diferencias entre los flujos de entrada de mercancía (la que se recibe de proveedores, centros de fabricación, etc.) y los de salida (aquella mercancía que se envía a la producción, la venta, etc.).
En ocasiones, la actividad económica de una empresa puede exigir de uno o varios tipos de almacén: de materias primas, de productos semielaborados, de productos terminados, etc. Son varios los factores que hay que tener en cuenta a la hora de estudiar una instalación. A partir de la configuración más simple, se pueden ir añadiendo otras zonas, tales como la de recepción, la de embalaje y consolidación, de despachos, de recarga de las baterías para los montacargas, así como muelles de carga.
A su vez, el almacén puede estar dividido en sectores en función del producto que se maneje o según la operativa de trabajo. Todo el edificio -su forma, el contenido y los accesos- debe estar en consonancia con las necesidades específicas del cliente y, además, deben preverse las posibilidades de crecimiento. La buena gestión del almacén permite optimizar la ubicación y los flujos de mercancía. El software de gestión de almacenes (WMS) es imprescindible para la óptima gestión del almacén.
Importancia de los Registros de Entradas y Salidas
Registrar las entradas y salidas en tu almacén es básico para mantener una contabilidad precisa en tu negocio. Esto te ayudará a monitorear los inventarios y por ende a tener un mayor control.
Los registros de entradas y salidas en un almacén son una parte importante de la gestión de inventario. Estos registros ayudan a los administradores o gerentes de almacén a mantener un seguimiento de los productos que entran y salen del almacén, lo que les permite asegurarse de que el inventario está al día y que los productos están disponibles para los clientes.
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Ayudan a identificar los productos que están siendo más vendidos y los que están siendo menos vendidos. Esto sirve para ajustar el inventario para satisfacer las necesidades de los clientes, también sirve para saber si los productos están siendo mal manejados o mal almacenados, lo que permite tomar medidas para mejorar el manejo de los productos.
Los registros de entradas y salidas son muy útiles de igual manera para identificar si los productos están siendo robados o mal utilizados. Esto definitivamente ayuda a tomar medidas para prevenir el robo y mejorar la seguridad del almacén.
Salidas en el Almacén
Las salidas en el almacén son movimientos de mercancías que se realizan para abastecer a los clientes y se pueden clasificar en dos tipos principales: salidas de materiales para la producción y salidas de productos terminados para la venta. Las primeras incluyen salidas de materias primas, materiales de empaque, herramientas y equipos, mientras que las segundas comprenden salidas de productos para la venta, descargas de inventario en exceso y devoluciones de clientes.
Las salidas en un inventario son los productos o materiales que se han vendido, entregado o utilizado durante un período de tiempo determinado. Estas salidas se registran en el inventario para mantener un registro de los productos o materiales que se han utilizado y para calcular el costo de los productos o materiales que se han vendido.
Entradas en el Almacén
Las entradas de mercancía son documentos contables que se utilizan para registrar la llegada de mercancías a una empresa. Estos documentos contienen información sobre el precio, la cantidad, el proveedor y la descripción de los productos recibidos. Estos documentos se utilizan para llevar un registro de los productos recibidos y para asegurar que los pagos se realicen correctamente.
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Las entradas en el inventario de un almacén generalmente incluyen información como el nombre del producto o material, la cantidad almacenada, el precio unitario, el costo total, la fecha de entrada y la fecha de vencimiento. Esta información se utiliza para llevar un seguimiento de los productos y materiales almacenados, así como para determinar cuándo se necesitan reponer.
Las entradas en el inventario también se utilizan para calcular el costo de los productos y materiales almacenados. Esto se hace multiplicando la cantidad almacenada por el precio unitario. Esta información se utiliza para determinar el costo total de los productos y materiales almacenados, así como para calcular el costo promedio de los productos y materiales almacenados.
Las entradas en el inventario también se utilizan para llevar un seguimiento de los movimientos de los productos y materiales almacenados. Esto incluye el seguimiento de los productos y materiales que entran y salen del almacén, así como el seguimiento de los productos y materiales que se transfieren entre almacenes. Esta información se utiliza para determinar cuándo se necesitan reponer los productos y materiales almacenados.
Control de Calidad y Preparación de Pedidos
El primer paso comienza con el análisis exhaustivo de los productos que se reciben en el centro. Las mercancías recibidas pueden ser de diferentes formas, tamaños y pesos. Con este albarán, el personal que reciba la mercancía debe hacer un muestreo selectivo, abriendo algún envase -si es necesario- y comprobando su contenido.
Un segundo aspecto del que debe ocuparse el control de calidad es el de la comprobación de que el envase es lo suficientemente resistente como para soportar el tiempo y las condiciones previstas de almacenamiento. En este punto es cuando se procede, si así se requiere, a la modificación del embalaje para adaptarlo a las características del almacén. Inmediatamente después del control de calidad se procede a un recuento de los productos y una vez efectuado este (nunca antes) se introducen los datos en el ordenador central.
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Durante el proceso de expedición de las mercancías se debe efectuar la operación inversa, informando al ordenador central de la baja o salida de las unidades correspondientes. De otro modo, podría ocurrir que el sistema diese por libre la posición y que se la asignase a una nueva carga.
Si aún no se ha recogido la anterior, el operario se podría encontrar con el hueco ocupado, una situación que puede darse si la entrada de mercancías se realiza a un ritmo diferente que el de las salidas. Para evitarlo, el ordenador no da la ubicación por vacía hasta que el operario recoge la unidad y se lo comunica al sistema. Los almacenes centrales deben disponer de los medios mecánicos suficientes y necesarios para la realización de un alojamiento correcto de las mercancías.
Si por el contrario la mercancía es recibida a granel, es necesario no sólo que se disponga de los medios requeridos para su movimiento, sino que en ocasiones también es preciso que se cuente con las herramientas o máquinas para proceder a su envasado. Como se ha indicado al principio de esta página, una de las misiones fundamentales de un almacén central es la de servir de reserva de los centros regionales o locales, por lo que una función primordial que debe cumplir es la de la preparación de los pedidos que éstos le soliciten.
Normalmente, la preparación de pedidos en un almacén central debe ser efectuada en el suelo o mediante sistemas automáticos o semiautomáticos; al menos, así debería proyectarse. Por otra parte, la preparación de pedidos mediante sistemas automatizados o semiautomatizados reduce los tiempos empleados.
Ahora bien, para lograr el mayor rendimiento posible es necesario que los pedidos se programen adecuadamente, para lo que es muy importante que se realicen, a ser posible, por unidades de carga completas. El único sistema eficaz para lograrlo es la información y cuanto más rápida y precisa sea, mejores serán los resultados. La comunicación entre el comercio y el almacén regulador se produce en línea.
El enlace entre el almacén regulador y el selector de pedidos se realiza de operador a ordenador, mediante un escáner que se comunica por ondas de radio. El sistema puede tener diversas variaciones y existen otras alternativas. Las empresas especializadas en las tecnologías de la información son las más adecuadas para facilitar las soluciones y el diseño de las comunicaciones necesarias.
El tiempo en el despacho de pedidos es fundamental para evitar demoras y rupturas de las cadenas de distribución. La rapidez en la ejecución de los despachos es solamente una consecuencia de una correcta organización de todos los aspectos que se han explicado en los apartados anteriores. Por contra, si aparecen atascos y se generan cuellos de botella en alguno de los puntos anteriores, el despacho de pedidos se convierte en un caos y se ralentiza.
Organización Interna del Almacén
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de un líder de equipo en cada almacén. El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
Los estantes o “racks” de almacenaje deben conservarse en buenas condiciones, con los productos identificados y su ubicación codificada de manera que por sistema se puedan encontrar y obtener eficientemente. La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
- Recepción de materiales
- Control de calidad del material entrante
- Registro de entradas y salidas del almacén
- Almacenamiento de materiales
- Mantenimiento de materiales y del almacén
- Despacho de materiales
- Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad
- Efectuar las tareas de control de inventarios
Control de Pérdidas
Debe existir una sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
Toda operación de entrada o salida del almacén requerirá documentación autorizada según sistemas existentes. La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.
Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.
Especial énfasis se debe poner al control de aquellos materiales o componentes que tengan una vida útil o sean sujetos a vencimientos u obsolescencia. La organización y control de estos elementos es muy importante y aplicar una identificación y control que asegure sean utilizados antes de su fecha límite.
Tipos de Almacén
Existen distintos tipos de almacén de acuerdo con su localización y la función para la que fueron creados.
- Almacén Central: Se localiza cerca de los lugares donde se van a consumir los productos. El diseño está más enfocado a la especialización de paquetes ideales para su consumo inmediato.
- Almacén Regional: Se sitúan lo más cerca posible a las plantas de producción para disminuir los costos. Una de las funciones que tiene el almacén de este tipo es suministrar productos a los almacenes regionales.
- Almacén de Tránsito: Recinto acondicionado para la recepción y expedición rápida de productos. Lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una rápida rotación.
Rotación de inventario = Costo de los productos vendidos / Inventario promedio