La planificación es un proceso fundamental en cualquier actividad, y en el ámbito de la auditoría, adquiere una relevancia crítica. El Planeamiento o Planificación en términos generales, es un proceso mediante el cual se toman decisiones sobre los objetivos y metas que se deben alcanzar en una determinada actividad y en un determinado tiempo. La planeación de una auditoría consiste en establecer la estrategia general de auditoría para el trabajo y desarrollar un plan de auditoría.
La planificación en auditoría se refiere al proceso mediante el cual el auditor diseña una estrategia general y un enfoque detallado para la auditoría de los estados financieros. Esta etapa permite al auditor desarrollar una estrategia efectiva para la realización de una auditoría con alta calidad, eficiencia y eficacia, y donde se prepara el Plan Global de Auditoría. Como podrás intuir, el plan de auditoría es la guía de lo que se va a hacer en una auditoría interna o externa y deberá de hacer referencia contra qué norma se va a auditar. El propósito del Plan de Auditoría es proporcionar una visión integral y estratégica del proceso de auditoría. El Plan de auditoría lo deberá de redactar el auditor que vaya a llevar a cabo la auditoría, ya sea interna o externa.
La estrategia se entiende como el conjunto de acciones aplicadas en un contexto definido para lograr unos objetivos. El contexto a aplicar en la auditoría es desarrollado bajo Normas de Aseguramiento de la Información. La naturaleza y el alcance de las actividades de planeación varían dependiendo del tamaño y la complejidad de la entidad, la experiencia previa de los miembros clave del equipo de trabajo con la entidad, y los cambios en las circunstancias que ocurran durante el trabajo de auditoría.
Importancia del Plan Global de Auditoría
La planificación es una etapa crítica que permite al auditor desarrollar una estrategia efectiva para la realización de una auditoría con alta calidad, eficiencia y eficacia. La planificación no es solo un requisito técnico, sino también un componente esencial para asegurar el cumplimiento de los objetivos de auditoría, mitigar riesgos, y establecer un adecuado control del trabajo del equipo auditor.
Una planificación adecuada permite identificar y responder a los riesgos, optimizar los recursos disponibles, y establecer una base sólida para la obtención de evidencia suficiente y apropiada. Específicamente, su importancia radica en:
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- Garantizar que el trabajo se realice de forma efectiva.
- Ayudar al auditor a identificar y gestionar los riesgos.
- Facilitar la dirección y supervisión del equipo de auditoría.
- Establecer las bases para asignar responsabilidades dentro del equipo, coordinar las tareas y supervisar el trabajo realizado.
- Orientar coordinadamente todos los esfuerzos de auditoría y evitar dispersiones de trabajo.
- Transmitir a todo el equipo de trabajo las ideas del personal más experimentado.
- Prever situaciones que no menoscaben la eficiencia del examen y anticipar dificultades.
- Permitir al auditor organizar y administrar de manera apropiada el trabajo de auditoría, garantizando un trabajo eficiente y efectivo.
- Seleccionar un equipo de trabajo competente y con las capacidades necesarias para el desarrollo del trabajo.
La planificación del proceso de auditoría es un aspecto que se profundiza y tecnifica para lograr que se llegue a un planeamiento estratégico, en donde se identifiquen los riesgos de auditoría, constituyéndose en uno de los mayores aportes en el nuevo enfoque de la auditoría.
Marco Normativo: Las Normas Internacionales de Auditoría (NIAs)
Las Normas Internacionales de Auditoría (NIAs), emitidas por la IFAC (International Federation of Accountants) a través del IAASB (International Auditing and Assurance Standards Board), establecen un marco normativo riguroso para esta fase. La NIA 300 “Planificación de la auditoría de estados financieros” define los requerimientos y orientaciones necesarios para una correcta planificación de la auditoría de los estados financieros.
Otras NIAs relevantes que sustentan la planificación incluyen:
- NIA 210 “Acuerdo de los términos del encargo de auditoría”: Antes de iniciar la planificación, el auditor debe formalizar un acuerdo con la entidad sobre los términos del encargo.
- NIA 315 “Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material”: Esta norma orienta al auditor en la obtención de un conocimiento profundo de la entidad, su entorno y su sistema de control interno. Dicho entendimiento es fundamental para identificar y evaluar los riesgos de incorrección material.
- NIA 320 “Importancia relativa o materialidad”: Esta NIA proporciona los criterios que permiten determinar los niveles de materialidad que guiarán la planificación, ejecución y evaluación de los resultados de auditoría.
- NIA 330 “Respuestas del auditor a los riesgos valorados”: Esta norma detalla cómo el auditor debe diseñar y aplicar procedimientos específicos como respuesta a los riesgos de incorrección material identificados y valorados.
Elementos y Proceso de Planificación
La planeación es un proceso continuo y repetitivo que normalmente comienza poco después de completarse la auditoría anterior (o en conexión con su conclusión) y continúa hasta completarse el trabajo de auditoría actual. Sin embargo, la planeación incluye la consideración de la oportunidad de ciertas actividades y procedimientos de auditoría que tienen que completarse antes de efectuarse los procedimientos de auditoría adicionales. El proceso de planificación comienza en la fase preliminar del encargo y se actualiza a medida que se obtiene más información.
La planificación de cada auditoría se divide en dos fases o momentos distintos, denominados planificación preliminar y planificación específica. En la primera de ellas, se configura en forma preliminar la estrategia a seguir en el trabajo, a base del conocimiento acumulado e información obtenida del ente a auditar; mientras que en la segunda se define tal estrategia mediante la determinación de los procedimientos específicos a aplicarse por cada componente y la forma en que se desarrollará el trabajo en las siguientes fases.
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Durante la planificación, el auditor obtiene un conocimiento profundo de la entidad, su entorno y su sistema de control interno. En la planeación de la auditoría es vital lograr un entendimiento integral del negocio, del ambiente de la industria y externo, que facilite la identificación de riesgos. El número de riesgos significativos identificados es directamente proporcional al grado de entendimiento del negocio, su ambiente externo y de la industria. A mayor entendimiento, mayor es la probabilidad de identificar riesgos significativos. Los riesgos significativos son aquellos con una alta probabilidad de ocurrencia y un impacto significativo en los estados financieros.
Componentes Clave del Plan Global de Auditoría
Entre los elementos y fases principales que conforman un plan global de auditoría se incluyen:
- Participación del socio del encargo: Asegura una supervisión y dirección adecuada desde el inicio.
- Desarrollo de la estrategia global de auditoría: La estrategia global es una visión de alto nivel sobre cómo se desarrollará la auditoría. El trabajo fundamental en esta etapa es el definir la estrategia que se debe seguir en la auditoría a acometer.
- Elaboración del plan de auditoría: Mientras la estrategia global marca el rumbo general, el plan de auditoría establece los procedimientos concretos que se llevarán a cabo. Objetivos de la auditoría: Se especifican las metas que se desean alcanzar.
- Procedimientos de auditoría:
- Procedimientos de evaluación del riesgo: Estos procedimientos se aplican con el propósito de identificar y valorar los riesgos de incorrección material en los estados financieros. Incluyen la obtención de información sobre la entidad, su entorno, su control interno y sus políticas contables. El auditor realiza entrevistas con la gerencia, revisa documentación relevante, analiza los procesos clave y efectúa procedimientos analíticos preliminares.
- Procedimientos sustantivos por áreas (ingresos, gastos, activos, etc.): Los procedimientos sustantivos tienen como finalidad detectar incorrecciones materiales en los saldos y transacciones. Se aplican a las distintas áreas significativas de los estados financieros. Estos procedimientos pueden incluir confirmaciones externas, recálculos, inspecciones de documentos, observaciones físicas de inventarios y revisiones analíticas.
- Pruebas de controles (si se pretende confiar en los sistemas internos): Cuando el auditor considera que los controles internos de la entidad son eficaces y planea apoyarse en ellos, debe realizar pruebas de controles. Estas pruebas buscan verificar si dichos controles están diseñados e implementados adecuadamente y si han operado de manera efectiva durante el período auditado.
- Pruebas analíticas y de detalle: Las pruebas analíticas consisten en comparar la información financiera con expectativas razonables. Las pruebas de detalle implican la verificación directa de transacciones o saldos específicos.
- Calendario de trabajo: Establece la programación de las distintas etapas de la auditoría, definiendo los plazos para la realización de los procedimientos, las fechas de revisión y los tiempos de entrega.
- Distribución de tareas dentro del equipo de auditoría: La correcta asignación de responsabilidades es esencial para una auditoría eficiente. Se determinan las funciones de cada miembro del equipo, considerando su nivel de experiencia, competencias técnicas y grado de responsabilidad, así como los mecanismos de supervisión y revisión del trabajo. La auditoría se debe realizar por personal que tenga un entrenamiento técnico adecuado y experiencia en auditoría. Es recomendable trabajar con un equipo multidisciplinario de acuerdo con las necesidades del cliente, el tipo de auditoría, y en lo posible, con experiencia en la industria.
- Planificación de recursos: Una vez definido el alcance, se debe proceder a la planificación de recursos, entendida como la especificación de tiempo, plazos, recursos humanos, recursos materiales y costo del proceso.
- Documentación y cambios en la planificación: La planeación es un proceso continuo y repetitivo, por lo que es vital documentar adecuadamente y estar preparado para cambios a medida que se obtiene más información.
Para la planeación de la auditoría, el auditor debe tener en cuenta la entidad y su entorno. Es importante esta reflexión para identificar aquellas áreas problemáticas a las que probablemente haya que dedicar más tiempo y recursos. La oportuna designación del auditor contribuye a la planeación adecuada, lo que exige que el auditor lleve a cabo ciertos procedimientos en su debida oportunidad.
Diferencia entre Plan de Auditoría y Programa de Auditoría
En el ámbito de la auditoría, los términos plan de auditoría y programa de auditoría a menudo se usan de manera conjunta, pero tienen diferencias claras en cuanto a su propósito, alcance y contenido. Ambos son herramientas esenciales para garantizar que el proceso de auditoría se lleve a cabo de manera estructurada, eficiente y efectiva, pero cumplen funciones distintas dentro del marco de auditoría.
El programa de auditoría es un documento más detallado que se deriva del plan de auditoría. Contiene un desglose específico de las actividades, procedimientos y tareas que deben llevarse a cabo para ejecutar la auditoría. El objetivo principal del programa de auditoría es proporcionar instrucciones claras y específicas para los auditores. Como decimos, el programa de auditoría es una extensión operativa del plan de auditoría. Mientras el plan define el qué y el porqué de la auditoría, el programa detalla el cómo y el quién.
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Toda planeación debe estar bien documentada e incluir el Programa de Auditoría. Este consiste en la descripción de los procedimientos de auditoría a seguir en el desarrollo de la misma para lograr los objetivos del examen. Aunque el programa de auditoría se desarrolle de manera tan experta como sea posible durante la etapa preliminar de la planeación, puede ser necesario modificar los procedimientos según se adquiere información adicional durante el transcurso del trabajo. El sistema de información de la entidad auditada y los controles internos contables tienen una importante repercusión sobre el diseño del programa de auditoría. El auditor debe evitar la inclinación a seguir un procedimiento tan sólo porque aparece en un programa generalizado. Dichos programas se utilizan sólo como guías, el auditor debe asegurarse que no ha pasado por alto algún procedimiento importante de revisión. Bien sea mediante la adaptación del programa general o preparando un programa a la medida, el auditor debe estar seguro de que se cumplan las necesidades de cada trabajo.
| Característica | Plan de Auditoría | Programa de Auditoría |
|---|---|---|
| Nivel de Detalle | Estratégico, visión de alto nivel. | Operativo, detallado y específico. |
| Propósito | Definir objetivos, alcance y el enfoque general de la auditoría. | Proporcionar instrucciones claras y específicas para la ejecución de la auditoría. |
| Contenido | Estrategia general, áreas significativas, plazos amplios, riesgos clave. | Actividades, procedimientos, tareas, responsables, fechas exactas, recursos específicos. |
| Enfoque | El "qué" y el "porqué" de la auditoría. | El "cómo" y el "quién" realizará la auditoría. |
| Derivación | Documento primario de planificación. | Documento secundario, se deriva del plan de auditoría. |
El Memorándum de Auditoría en la Planificación
El Memorándum de Auditoría, también conocido como memo, es un documento que sirve para informar brevemente al personal de una empresa, institución pública, privada u oficina de gobierno, los asuntos de índole administrativo con respecto a la revisión que se realizará. Se utiliza para dar a conocer información importante al personal, como pueden ser indicaciones, avisos, recomendaciones, o cualquier otro que la empresa considere importante comunicar sobre el proceso de auditoría.
El contenido de un Memorándum de Auditoría puede variar según el tipo de empresa, el objetivo de la misma y el alcance que se desea obtener en ésta. Sin embargo, generalmente incluye:
- Nombre(s) o departamentos de a quien se dirige.
- Fecha.
- Asunto redactado de forma breve que incluya: áreas a auditar, periodo que incluye la revisión (fecha de los Estados Financieros que serán revisados).
- Identificar los compromisos de las partes involucradas en el trabajo (firma auditora y departamento auditado), lo cual significa establecer pactos y acuerdos de apoyo para realizar el trabajo.
- Establecer un objetivo general y objetivos específicos, los cuales sirven como premisas para conocer qué se pretende alcanzar con dicho proceso.
- Se establecen las áreas, documentos y partes a las cuales la firma auditora tendrá acceso dentro de la entidad.
- Establecer una fecha de inicio y presentación de los resultados del trabajo que se realizará.
- Nombre(s) o departamentos remitente(s).