Las auditorías son un examen sistemático y objetivo de una actividad, función, proceso, sistema u organización para determinar si se cumplen con criterios preestablecidos. En otras palabras, es una evaluación detallada para verificar que todo se esté realizando de acuerdo a normas, estándares y objetivos definidos.
Luis Cerecedo, Consultor Técnico Senior y Experto en Aseguramiento de la Calidad de Pro QC International, nos cuenta de forma holística acerca de las Auditorías de segunda parte, ¿cómo se originan?, ¿cuál es la función de este tipo de auditoria?
Definición de Auditoría de Segunda Parte
Las auditorías de segunda parte, también conocidas como auditorías de proveedores y socios comerciales o aliados estratégicos, tienen como función principal realizar una evaluación sistemática de la información, los procesos y/o las actividades de una organización. El objetivo es asegurar que se cumplan ciertos requisitos y estándares específicos.
Origen de las Auditorías de Segunda Parte
Se crea a partir de la necesidad de las empresas y organizaciones de saber si sus proveedores y socios comerciales tienen la capacidad completa, alto desempeño y estabilidad en la entrega de productos y servicios de acuerdo con los estándares, requisitos y criterios específicos pactados por las empresas.
Funciones Clave de las Auditorías de Segunda Parte
Verificar de forma holística si el proveedor cumple con los criterios establecidos por la organización contratante en términos de calidad, seguridad, ética, responsabilidad social, sostenibilidad y criterios de elegibilidad pactados por la empresa.
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Aplicaciones y Objetivos Específicos:
- Requisitos contractuales: Las organizaciones incorporan cláusulas específicas en sus contratos comerciales, estableciendo estándares no negociables para sus proveedores.
- Gestión de riesgos: En la búsqueda de una cadena de suministro sana, las auditorías de segunda parte son herramientas esenciales.
- Mejora Continua: Las auditorías de segunda parte son elementos fundamentales que promueven acciones de mejora continua.
- Cambios en requisitos normativos o estándares industriales: Las organizaciones realizan auditorías para asegurar que sus proveedores se ajusten a las nuevas normativas.
- Problemas previos de calidad o desempeño: Las auditorías de segunda parte se convierten en instrumentos eficientes para abordar y corregir esos problemas.
Tipos de Auditorías
Los tipos de auditorias se clasifican principalmente en función de la relación entre quien realiza la auditoría y quien la recibe:
- Auditorías de Primera Parte: Realizadas por la propia organización. Sirven para evaluar el cumplimiento de sus propios estándares y políticas internas.
- Auditorías de Segunda Parte: Realizadas por un cliente o proveedor. Su objetivo es verificar si el proveedor o cliente cumple con los requisitos establecidos en el contrato o acuerdo.
- Auditorías de Tercera Parte: Realizadas por un organismo externo e independiente. Su propósito es certificar que la organización cumple con normas o estándares específicos (por ejemplo, ISO 9001).
Metodología de las Auditorías de Segunda Parte
Las auditorías de segunda parte pueden realizarse de diferentes maneras:
- En sitio: El equipo auditor se presenta en las instalaciones del proveedor para evaluar el cumplimiento con los requisitos establecidos.
- Remota o fuera del sitio: Bajo esta modalidad, el equipo auditor revisa la documentación proporcionada por el proveedor, sin estar físicamente en sus instalaciones.
Resultados y Hallazgos
Los hallazgos de la auditoría de segunda parte son los resultados de la evaluación de desempeño de los proveedores. Estos hallazgos son aportes fundamentales para la toma de decisiones informadas sobre la continuidad de asociaciones comerciales y procesos empresariales.
- Entrega del reporte de auditoría: Al concluir la auditoría y conforme a lo acordado con la empresa, se elaborará y entregará un reporte con los hallazgos y resultado de la evaluación.
Objetivos de las Auditorías
Las auditorías contribuyen al logro de objetivos, y son esenciales al proceso de verificar el cumplimiento del sistema de administración de calidad, además de verificar que el sistema implementado concuerde con los programas y requerimientos del Cliente. También orientan a la determinación de la eficacia y eficiencia del sistema y la búsqueda de oportunidades de mejora.
Hay una lista de otros beneficios, tales como:
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- Asegurar cumplimiento con políticas y objetivos de calidad
- Medir eficacia y eficiencia del Sistema de Administración de Calidad
- Optimizar la relación entre el costo y la calidad a partir del análisis de tendencias
- Identificar áreas de oportunidad - debilidades
- Proveer datos para cambios mayores
- Promover el entendimiento y responsabilidad entre departamentos
- Evaluar a los proveedor actuales y potenciales
- Permite compartir y desarrollar tecnología
- Reducir PPM dentro y fuera de la Organización
- Agregar valor al Cliente
- Actualizar el tipo de manufactura y áreas de oportunidad en la misma
Tipos de Auditorías en el Ámbito de la Calidad
Dentro de estos tipos, existen varias categorías de auditorías, que se extienden por el espectro de la función de la calidad. La forma y profundidad de su preparación se determina por el tipo y categoría de la auditoría que se esta llevando a cabo:
- Auditoría de Procesos VDA 6.3: el alcance de esta auditoría es para valorar y determinar la capacidad de los procesos.
- Auditoría de Producto VDA 6.5: el alcance de esta auditoría observa la concordancia con la calidad de un producto con el conjunto de especificaciones del cliente.
- Auditorías de Servicio VDA 6.6: el alcance de esta auditoría es para validar servicios de fabricación, gestión de reclamaciones, avances/flexibilidad, personal, comunicación, medios y recursos.
- Auditoría de Sistemas (auditoría de escritorio): esta es una auditoría del Manual de la Calidad y otra documentación de calidad, para asegurar que cumplen los requisitos de calidad externos, tales como las series de normas de ISO 9000.
- Auditoría de Conformidad: esta es para determinar si la implementación sigue los procedimientos, instrucciones de trabajo, plan de calidad, manual de calidad, normas y otros criterios.
- Auditoría de Seguimiento: se efectúa después de que una organización ha obtenido la certificación y tiene como objetivo el verificar si continua existiendo un sistema de la calidad confiable y eficaz.
- Auditoría Completa: esta comprende realizar las dos siguientes actividades:
- Auditar el Sistema de Administración de Calidad.
- Auditar la Conformidad.
Principios de la Auditoría
La auditoría se caracteriza por depender de varios principios. Estos principios deberían ayudar a hacer de la auditoría una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño.
- Integridad: el fundamento de la profesionalidad.
- Presentación imparcial: la obligación de informar con veracidad y exactitud.
- Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar.
- Confidencialidad: seguridad de la información.
- Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría.
- Enfoque basado en la evidencia: la evidencia de la auditoría.
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