En primer lugar, es importante saber que una factura hoy en día se define como un documento de carácter mercantil, en el que se mostrará toda la información relacionada con las operaciones de compraventas de bienes o de servicios.
Requisitos Legales para Emitir una Factura
Para poder emitir una factura legal, es necesario cumplir con ciertas formalidades. Debes darte de alta en Hacienda con el formulario 036. Asimismo, deberías darte de alta en el RETA de la Seguridad Social.
La Factura Manual: Definición y Características
La facturación manual consiste sencillamente en el proceso de crear facturas de forma manual, lo que requiere la intervención de un empleado o autónomo. Eso quiere decir que el empleado o autónomo debe crear una factura individualmente cada vez que se produce una venta.
Por lo general, entendemos por facturación manual la creación de facturas en papel. Es lo que suelen hacer las micropymes o negocios tradicionales de pequeño tamaño, quienes a menudo disponen de un bloc de facturas en el que escriben manualmente las facturas con un bolígrafo.
Aunque muchas empresas o autónomos empiezan a trabajar con programas de facturación como KeyANDCloud, todavía hay pequeños empresarios que hacen sus facturas de manera manual y no han detectado la necesidad de cambiar hacia un programa de facturación o programas como Excel o Word.
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Métodos "Digitales" pero Manuales
Existen métodos de creación de facturas como las realizadas con Excel o Word. Cada vez que tienes que hacer una factura, en este caso no usas un bloc con plantillas de factura, sino que las haces digitalmente. Crear facturas a partir de plantillas es un método para hacer facturas que viene precisamente del anterior. Aunque con estos dos modelos se generan facturas electrónicas, lo cierto es que el proceso de creación sigue llevándose de forma manual. Hay que tener en cuenta que crear las facturas con Excel no es en realidad un sistema de facturación electrónica efectivo.
Datos Indispensables en una Factura Manual
Los datos que tiene que tener una factura manual o una factura hecha con una herramienta propia son los mismos. Solo que con facturas desde programas de facturación, no tendrás que preocuparte de los campos que componen una factura. Los datos que tiene que tener una factura son los siguientes:
- Fecha de emisión de la factura.
- Número de factura (siguiendo un orden correlativo en fecha y número).
- Tu nombre o razón social, tu dirección fiscal y NIF.
- El nombre o razón social de tu cliente, su dirección fiscal y número fiscal (DNI si es autónomo y NIF si es empresa).
- Descripción del servicio que has prestado o productos que estás vendiendo.
- La Base imponible de los trabajos que has realizado.
- La parte tributaria que le corresponda.
- Total de la factura.
Nota: Si la factura no está sujeta a IVA, es importante especificarlo.
Tipos de IVA
La parte tributaria de una factura incluye el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Por regla general, el IVA responde al 21% de la base imponible. Sin embargo, en algunas ocasiones encontramos bienes y servicios gravados con un 4% de IVA, lo que conocemos como IVA superreducido; o un 10%, el IVA reducido.
El Contexto Actual: Transición de la Factura Manual a la Electrónica
Uno de los debates que tiene que abordar una PYME es su proceso de facturación: ¿facturación manual vs. facturación electrónica? Es importante conocer que las facturas manuales y las hechas con computador serán obsoletas en muchos contextos.
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En el caso de Colombia, de acuerdo con las Resoluciones 000020 y 000030 de 2019, la implementación de la facturación electrónica será obligatoria. Durante el 2019 y 2020 la mayoría de las empresas del país debieron emitir facturas electrónicas de acuerdo con las especificaciones técnicas que estos documentos electrónicos deben tener para ser validados por la DIAN.
Este cambio de reglamentación busca, fundamentalmente, mejorar la comunicación entre la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) con los contribuyentes, disminuir la evasión fiscal y fomentar el crecimiento del sector empresarial colombiano. Si eres parte del grupo de los responsables del IVA, debes saber que según la Resolución 000042 de 2020 estás en la obligación de expedir facturas electrónicas y, por tanto, no puedes seguir con el proceso de facturación manual.
Ventajas de la Facturación Electrónica frente a la Manual
Las tareas administrativas reducen el tiempo que se dedica a la generación de valor y rentabilidad. Antes de la facturación electrónica, presentar la facturación de productos, bienes o servicios que estaban gravados con el IVA era un proceso dispendioso que generalmente tomaba alrededor de 48 horas. Ahora, con el nuevo mecanismo, tan pronto como se genera una factura electrónica esta es validada por la DIAN y entregada al cliente.
La primera ventaja de adoptar la facturación electrónica es el ahorro en términos económicos al que puede acceder una empresa. Además, si quieres digitalizar tu proceso de facturación, aunque puedes trabajar con Word o Excel, no resolverías tus problemas con la numeración automática, ni ahorrarías tiempo a la hora de crear el presupuesto, albarán o factura, ni tendrías todo más organizado en la nube.
El desconocimiento sobre la nube a menudo lleva a pensar que trabajar en ella no es seguro, o que cualquier persona puede acceder a datos sensibles. Sin embargo, los programas de facturación en la nube ofrecen ventajas como el impacto ambiental (ahorro de papel) y la posibilidad de acceder a la información desde cualquier dispositivo con acceso a internet.
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Excepciones y Consideraciones
Dependiendo del tipo de empresa y de las necesidades específicas de su modelo de negocio, estas pueden utilizar los tiquetes en papel en el caso de que sea pertinente. Hasta el momento, los obligados a facturar electrónicamente que utilizan el sistema POS pueden continuar con este sistema de facturación, pero si un comprador le solicita factura electrónica de venta debe estar en la capacidad de entregarla.
De acuerdo con la nueva reglamentación, las empresas deben adquirir un software o solución tecnológica con alguno de los proveedores autorizados por la DIAN y asumir el costo por la prestación de este servicio. Una factura electrónica es un documento que se crea, envía y recibe de forma electrónica. Tiene la misma validez que una factura impresa. Hay una alternativa dentro de los tipos de facturación electrónica, que llega gracias a las soluciones de software ERP.