Alguna vez habrá usted escuchado que si se presenta cierto problema con el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), o si un dato no es correcto en la constancia de situación fiscal y de las obligaciones, o hay errores en la opinión del cumplimiento y aparece en negativo porque indica que está pendiente de enterar alguna declaración, se recomienda enviar un escrito libre a la autoridad para solicitar aclarar o que oriente cómo resolver esa desavenencia en la información y/o documentación.
De entrada, si bien es cierto que las comunicaciones con la autoridad fiscal deben de realizarse mediante los medios electrónicos, también lo es que existen formalidades que los contribuyentes deben de cumplir para efecto de comunicarse con la autoridad fiscal. En ese sentido y de acuerdo con la ley, toda promoción dirigida a las autoridades fiscales federales deberá de presentarse mediante un documento digital que contenga la firma electrónica avanzada. El Artículo 18 del Código Fiscal de la Federación establece que toda promoción dirigida a las autoridades fiscales deberá presentarse mediante documento digital que contenga firma electrónica avanzada.
Requisitos Generales de las Promociones Fiscales
Por regla general las promociones deberán enviarse a través del buzón tributario y deberán de tener por lo menos los siguientes requisitos:
- El nombre, la denominación o razón social, y el domicilio fiscal manifestado al registro federal de contribuyentes, para el efecto de fijar la competencia de la autoridad, y la clave que le correspondió en dicho registro.
- Señalar la autoridad a la que se dirige y el propósito de la promoción.
- La dirección de correo electrónico para recibir notificaciones.
Las promociones deberán presentarse en las formas que al efecto apruebe el Servicio de Administración Tributaria. Cuando no existan formas aprobadas, la promoción deberá reunir los requisitos que establece este artículo, con excepción del formato y dirección de correo electrónicos.
Adicionalmente, es conveniente indicar que, con base en los tratados internacionales suscritos por México y el avance de los medios informáticos y de procesamiento de datos, las autoridades hacendarias buscan eliminar el papel, haciendo más eficiente la consulta y almacenamiento de la información.
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Promociones Digitales vs. Impresas
Los contribuyentes que exclusivamente se dediquen a las actividades agrícolas, ganaderas, pesqueras o silvícolas que no queden comprendidos en el tercer párrafo del artículo 31 del Código Fiscal de la Federación, podrán no utilizar firma electrónica avanzada. Los contribuyentes a que se refiere el artículo 31, tercer párrafo del Código Fiscal de la Federación, podrán presentar sus promociones mediante documentos impresos y estar firmados por el interesado o por quien esté legalmente autorizado para ello, a menos de que el promovente no sepa o no pueda firmar, caso en el que imprimirá su huella dactilar.
Además, las promociones deberán de satisfacer, como mínimo, lo establecido en los numerales 1 y 2 del apartado anterior, con excepción al formato y el señalamiento del correo electrónico. Asimismo, deberán señalar el domicilio para oír y recibir notificaciones y, en su caso, el nombre de la persona autorizada para recibirlas.
Por otro lado, cuando el promovente que cuente con un certificado de firma electrónica avanzada, acompañe documentos distintos a escrituras o poderes notariales, y estos no puedan ser digitalizados, la promoción la deberá presentarla en forma impresa, cumpliendo con los requisitos del inciso B) de este apartado, pero en todo caso incluyendo su dirección de correo electrónico.
Por último, hay que hacer notar que las escrituras públicas y poderes notariales deberán siempre presentarse en forma digitalizada cuando se acompañen de un documento digital.
Consecuencias por el Incumplimiento de Requisitos y Prevenciones
Las autoridades fiscales recibirán las declaraciones, avisos, solicitudes y demás documentos tal y como se exhiban, sin hacer observaciones ni objeciones. Sin embargo, cuando no se cumplan los requisitos contemplados en los numerales 1 y 2, las autoridades fiscales requerirán al promovente a fin de que en un plazo de 10 días cumpla con el requisito omitido. En caso de no subsanarse la omisión en dicho plazo, la promoción se tendrá por no presentada, así como cuando se omita señalar la dirección de correo electrónico.
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Cuando no se cumplan los requisitos a que se refieren los párrafos cuarto y quinto de este artículo, las autoridades fiscales requerirán al promovente a fin de que en un plazo de 10 días cumpla con el requisito omitido.
Cuando la autoridad requiera al promovente para que cumpla los requisitos que hubiere omitido en su promoción, o proporcione los elementos necesarios para resolver, éste contará con un término de diez días para cumplir dicho requerimiento. En este caso, el plazo para que las autoridades fiscales resuelvan, comenzará a correr desde que el requerimiento haya sido cumplido.
Lo previsto en este artículo no constituye instancia, ni interrumpe ni suspende los plazos para que los particulares puedan interponer los medios de defensa.
Antes de la reforma a este artículo se disponía que cuando la omisión consistía en no haber usado la forma oficial aprobada, la autoridad debería prevenir al promovente, acompañándole al requerimiento la forma oficial que debía utilizar. Pero actualmente, como está redactado el artículo, se observa que la autoridad ya no tiene la obligación de acompañarla, sino sólo se le indica cuál es la que debe utilizarse.
Promociones para Consultas o Solicitudes de Autorización
En tratándose de las promociones que se presenten ante las autoridades fiscales en las que se formulen consultas o solicitudes de autorización o régimen en los términos de los artículos 34, 34-A y 36 Bis del Código Fiscal de la Federación, para las que no haya forma oficial, deberán de cumplir en adición a los requisitos ya expuestos líneas arriba (para las promociones en general), con lo siguiente:
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- Señalar los números telefónicos, en su caso del contribuyente y sus autorizados.
- Señalar los nombres, direcciones y el registro federal de contribuyentes o número de identificación fiscal tratándose de residentes en el extranjero, de todas las personas involucradas en la solicitud o consulta planteada. En todo caso, los residentes en el extranjero que de conformidad con la legislación del país en que sean residentes no estén obligados a contar con un número de identificación fiscal, no lo señalarán en las promociones que presenten ante las autoridades fiscales.
- Describir las actividades que realiza el interesado.
- Indicar el monto de la operación u operaciones objeto de la promoción.
- Señalar todos los hechos y circunstancias relacionados con la promoción, así como para acompañar los documentos e información que soporten tales hechos o circunstancias.
- Describir las razones de negocio que motivan la operación planteada.
- Indicar si los hechos o circunstancias sobre los que versa la promoción han sido previamente planteados ante la misma autoridad u otra distinta, o han sido materia de medios de defensa antes autoridades administrativas o jurisdiccionales y, en su caso, el sentido de la resolución.
- Indicar si el contribuyente se encuentra sujeto al ejercicio de las facultades de comprobación por parte de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público o por las entidades federativas coordinadas en ingresos federales, señalando los períodos y las contribuciones, objeto de la revisión. Asimismo, deberá mencionar si se encuentra dentro del plazo para que las autoridades fiscales emitan la resolución a que se refiere el artículo 50 del Código Fiscal de la Federación.
Cuando los contribuyentes efectúen consultas a la autoridad sobre la interpretación y aplicación de las normas y demás disposiciones fiscales, deberán hacerlo sobre situaciones reales y concretas que a ellos correspondan.
Cuando las consultas se realicen en contravención a lo establecido en este artículo, las autoridades fiscales lo comunicarán al interesado, para que éste en el plazo de diez días, corrija mediante la presentación de otra promoción las irregularidades que le hubieren sido comunicadas.
Representación ante las Autoridades Fiscales
De manera general, la representación tanto de las personas físicas como de las morales ante las autoridades fiscales deberá hacerse mediante escritura pública o mediante carta poder firmada ante 2 testigos y ratificadas las firmas del otorgante y testigos ante las autoridades fiscales, notario o fedatario público; acompañando copia de la identificación del contribuyente o representante legal, previo cotejo con su original.
La representación de las personas mencionadas tendrá por acreditada su representación cuando la persona que promueva en su nombre tenga conferido un poder general para actos de administración, de administración y dominio, o para pleitos y cobranzas con todas las facultades generales y aquellas que requieran cláusula especial conforme a la ley, siempre y cuando las firmas se encuentren ratificadas ante fedatario público o, en su caso, ante las autoridades fiscales. Todo esto, salvo que las disposiciones fiscales aplicables exijan la presentación de un poder con características específicas para algún trámite en particular.
Finalmente, cuando las promociones deban ser presentadas en documentos digitales por los representantes o los autorizados, el documento digital correspondiente deberá contener la firma electrónica avanzada de dichas personas. Los particulares o sus representantes podrán autorizar por escrito a personas que a su nombre reciban notificaciones.
Registro de Representación
El otorgante de la representación tanto de personas físicas como morales podrá solicitar a las autoridades fiscales la inscripción de dicha representación en el registro de representantes legales de las autoridades fiscales y éstas expedirán la constancia de inscripción correspondiente.
La inscripción se hará mediante escrito libre debidamente firmado por quien otorga el poder y por el aceptante de este, acompañando el documento en el que conste la representación correspondiente, así como los demás documentos que mediante reglas de carácter establezca el Sistema de Administración Tributaria.
De suma importancia, es menester recalcar que es responsabilidad del contribuyente que hubiese otorgado la representación y la hubiese inscrito, el solicitar la cancelación de esta en el registro citado en los casos en que se revoque el poder correspondiente. Para estos efectos, se deberá avisar a las autoridades fiscales dentro de los 5 días siguientes a aquel en que se presente la circunstancia; de no hacerlo, los actos que realice la persona a la que se le revocó la citada representación seguirán surtiendo plenos efectos.
Prohibición de la Gestión de Negocios
En los trámites administrativos que se realicen ante las autoridades fiscales, no se permite la gestión de negocios. Por ningún motivo en los trámites administrativos-fiscales se admitirá la figura de gestión de negocios, que de acuerdo con el artículo 1896 y 1897 del Código Civil Federal el gestor de negocios es aquel que sin mandato y sin estar obligado a un asunto de otro, se encarga del mismo para beneficiar o evitarle un perjuicio al dueño del asunto, empleando la misma diligencia como si fuera para un negocio propio.
Presentación de Documentos para Personas Morales
No obstante lo expuesto, las personas morales para presentar documentos digitales podrán optar por utilizar su firma electrónica avanzada o bien hacerlo con la firma electrónica avanzada de su representante legal. En el primer caso, el titular del certificado será la persona moral. La tramitación de los datos de creación de firma electrónica avanzada de una persona moral, sólo la podrá efectuar un representante de dicha persona, a quien le haya sido otorgado ante fedatario público, un poder general para actos de dominio o de administración; en este caso, el representante deberá contar previamente con un certificado vigente de firma electrónica avanzada.
Las personas morales que opten por presentar documentos digitales con su propia firma electrónica avanzada deberán utilizar los datos de creación de su firma electrónica avanzada en todos sus trámites ante el Servicio de Administración Tributaria. Tratándose de consultas o del ejercicio de los medios de defensa, será optativo la utilización de la firma electrónica avanzada a que se refiere el párrafo anterior; cuando no se utilice ésta, la promoción correspondiente deberá contener la firma electrónica avanzada del representante de la persona moral.
Se presumirá sin que se admita prueba en contrario, que los documentos digitales que contengan firma electrónica avanzada de las personas morales, fueron presentados por el administrador único, el presidente del consejo de administración o la persona o personas, cualquiera que sea el nombre con el que se les designe, que tengan conferida la dirección general, la gerencia general o la administración de la persona moral de que se trate, en el momento en el que se presentaron los documentos digitales.
Plazos de Resolución y Aspectos Adicionales
Las promociones o instancias, así como las peticiones que formulen los interesados a las autoridades fiscales deberán ser resueltas en un plazo de 3 meses. Lo dispuesto en los apartados anteriores de este numeral no es aplicable en tratándose de declaraciones, solicitudes de inscripción o avisos al Registro Federal de Contribuyentes a que se refiere la totalidad del artículo 31 del Código Fiscal de la Federación.
A petición de los interesados, y previo pago de los derechos correspondientes, las autoridades fiscales podrán expedir constancias en la que se señalen las declaraciones por ellos presentadas, o sobre la situación fiscal de éstos. Dicha constancia únicamente tendrá carácter informativo y en ella no se prejuzgará sobre el correcto cumplimiento de las obligaciones a su cargo.
Las autoridades fiscales podrán verificar la existencia y localización del domicilio fiscal manifestado por el contribuyente en el aviso respectivo.
Los representantes, sea cual fuere el nombre con que se les designe, de personas no residentes en el Estado, con cuya intervención éstas efectúen actividades por las que deban pagar contribuciones, están obligados, en los términos de este artículo, a formular y presentar a nombre de sus representados ante la omisión de éstos, las declaraciones, avisos y demás documentos que señalen las disposiciones fiscales.