La contabilidad es un cuerpo de conocimientos que se ha consolidado a lo largo de la historia librando una lucha epistémica (positivista) y sociológica (crítico-interpretativa). La segunda, desde el construccionismo, integra la relación sujeto-objeto, dando cuenta de la interacción de la contabilidad con lo ambiental y lo social.
El anterior preámbulo dota de argumentos a la disciplina contable como un saber de carácter social de extrema valía para que la sociedad opere, ya que, como lo sugiere Jorge Tua Pereda (1995:5), “cuando hablamos del futuro de la Contabilidad estamos hablando del futuro de nuestra sociedad”. Por otra parte, se indica que la Teoría General de la Contabilidad, anclada en la corriente dominante, se pone a prueba cada vez que un sistema contable entra en uso.
En este sentido, el sistema contable es una de las principales categorías con la que la contabilidad observa el mundo, pero sus complejidades y las del mundo han ocasionado que pierda capacidad de hacerlo. Dichas complejidades empezaron a darse en la primera mitad del siglo XX, momento en el que se intensificó el intercambio de bienes, servicios y capital, eventos que se profundizaron a lo largo del siglo XXI.
Desde lo disciplinal, la ausencia de uniformidad ha derivado en una dimensión conceptual disímil, de allí que un marco conceptual único se haga ambiguo frente a diversos intereses de distintos usuarios; esto también ha derivado en problemas de modelación y representación de la realidad, de la cual debe dar cuenta la contabilidad. En lo profesional, la heterogeneidad ha tenido consecuencias en las prácticas relacionadas con la medición, la preparación y la presentación de información, así como en lo relacionado con la auditoría y el control.
A nivel de la organización, ha conllevado una inadecuada interpretación de los elementos patrimoniales de las compañías de orden global, con prácticas de valoración y presentación de información contable-financiera, registros contables no equivalentes en los diferentes países, distorsiones en el análisis de la información por parte de contables, usuarios y organizaciones a nivel internacional, así como el incremento de los costos en la elaboración y la interpretación de la información contable-financiera.
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El anterior planteamiento problemático obedece a la diversa e incompleta concepción de sistema contable elaborada por la comunidad contable. Es necesario, entonces, empezar a referirse a lo posible como fundamental, donde la “función” se hace relevante no porque sea un factor por producir, prescribir o adaptar para conservar, sino porque es una operación/observación con el fin de ordenar el mundo, es decir, para organizar soluciones equivalentes comparables entre sí y de esta forma reconstruir teóricamente lo que se presenta como sistema contable.
Conceptos e Importancia
Las entidades, sin importar el giro al que se dediquen o al sector económico al que pertenezcan, necesitan de información que les auxilie en el proceso de toma de decisiones, ya que no podrían realizar sus actividades con éxito, si no cuentan con información verídica, confiable y oportuna que les muestre el estado que guarda la administración y los resultados que han obtenido en determinados períodos.
En una empresa existen diversos sistemas de información y éstos se definen como: "Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Los sistemas de información comprenden técnicas tales como: contabilidad, auditoría, presupuestos..."
También se dice que es aquél "que acepta datos de entrada, los procesa y genera información útil para los usuarios". "Sistema de información es el que recibe y procesa datos y los transforma en información", debiendo cubrir al menos cinco tipos de datos generales: "1) de los clientes, 2) de las operaciones, 3) de los empleados, 4) de los proveedores, socios y colaboradores aliados, y 5) acerca del desempeño financiero".
Desde el punto de vista contable, resulta conveniente recordar la definición de Contabilidad Financiera que ofrecía el antiguo Boletín A1 del IMCP en donde establecía que la contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.
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Actualmente el párrafo 3 de la NIF A1 "Estructura de las Normas de Información Financiera", establece que la contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera. Las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos.
De lo anterior puede establecerse que uno de los sistemas de información que existen en las entidades y quizás el que resulta de mayor importancia es el que se refiere al sistema de información financiera que surge como producto de la contabilidad. Por ello se dice que "en la actualidad, las empresas no pueden competir si no cuentan con sistemas de información eficientes, entre ellos destaca el sistema de contabilidad. Sólo mediante la información proporcionada por el sistema contable es posible tomar decisiones adecuadas".
Software de Contabilidad: Una Visión General
El software de contabilidad gestiona y registra las transacciones financieras diarias de una organización, incluido el activo fijo, los gastos, los ingresos, las cuentas a cobrar, las cuentas por pagar, la contabilidad de libros auxiliares y la presentación de información y la realización de análisis. Un sistema de contabilidad completo debe realizar el seguimiento de los activos, los pasivos, los ingresos y los gastos de una organización. Estas transacciones se registran en el libro mayor de manera automática, proporcionando a los CFO, los tesoreros y los controllers acceso inmediato a datos financieros precisos en tiempo real.
Gracias al registro sistemático de las transacciones financieras, se pueden elaborar estados financieros trimestrales y anuales, incluidos balances, cuentas de resultados, estados de flujos de efectivo y estados de patrimonio neto. Los sistemas de ERP unifican funciones de negocio fundamentales, como la contabilidad, la planificación y los análisis financieros (FPA por sus siglas en inglés), la cadena de suministro, la gestión de inventario y las compras.
Las funciones de gestión de efectivo del software de contabilidad proporcionan posiciones de tesorería precisas conciliando automáticamente las transacciones en efectivo con los extractos bancarios. Si dispones de una solución de contabilidad moderna, podrás gestionar todo el ciclo financiero de los activos, incluidas la adquisición, la capitalización, la amortización y la baja en cuentas.
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La mejor defensa que tiene una organización contra el fraude y el acceso de usuarios no autorizados es el software de contabilidad con seguridad integrada, gestión de riesgos y controles de auditoría. La gestión de los cobros de los clientes es una capacidad fundamental del software de contabilidad. Un sistema de contabilidad completo no solo registra transacciones financieras, sino que también incluye capacidades presentación de información y realización de análisis. Estos paneles de control predefinidos ayudan a los directores financieros a comprender el estado financiero de su organización y a investigar en profundidad para obtener información más detallada.
Evolución del Software de Contabilidad: De Local a la Nube
Desde la introducción del software de contabilidad hace casi 45 años, este ha experimentado una enorme evolución, pasando de un modelo de despliegue en entornos locales hasta a uno basado en la nube. En la actualidad, existe una creciente demanda de software de contabilidad basado en la nube. La nube ofrece una alternativa más económica para el software de contabilidad, ya que reduce los gastos de explotación y los desembolsos de capital y elimina la necesidad de adquirir software y hardware o contratar personal de TI adicional.
Existen cuatro conceptos operativos básicos que están impulsando la migración del software de contabilidad pase de un entorno local a la nube. Con el software de contabilidad basado en la nube, la pesada carga que supone el seguimiento, diagnóstico, instalación y comprobación de correcciones se traslada del cliente al proveedor. Solo para mantenerlo en funcionamiento, el software local requiere mucho tiempo, esfuerzo y dinero.
Las soluciones de software de contabilidad del pasado a menudo se diseñaron para "transferir por lotes" las transacciones desde los libros auxiliares al libro mayor. La antigua práctica de adquirir licencias adicionales para usuarios futuros y proyectos potenciales se elimina con el software de contabilidad moderno.
La Nube: Un Impulso a la Innovación Contable
La nube ha logrado convertir el software de contabilidad de back-office en una solución integrada, exhaustiva y fundamental para el negocio diseñada para impulsar la innovación. Tener una solución de software de contabilidad moderna y basada en la nube ayuda a las organizaciones a competir en la actual economía digital. Las aplicaciones de contabilidad modernas basadas en la nube suelen incorporar tecnología de última generación, como inteligencia artificial (IA), cadena de bloques, aprendizaje automático (AA) y asistentes digitales.
La nube elimina la necesidad de que las empresas inviertan en hardware, mantenimiento, actualizaciones de software y mejoras. A medida que las empresas crecen, su software de gestión financiera debe ofrecer una escalabilidad rápida y sencilla en los distintos mercados, áreas geográficas y productos. Los centros de datos de los proveedores de software de contabilidad en la nube están diseñados de tal forma que proporciona unos niveles inigualables de velocidad, rendimiento, seguridad y escalabilidad.
Los protocolos de seguridad integrados en el software de contabilidad en la nube son mucho más amplios y modernos que los sistemas locales. Puesto que el seguimiento y la gestión del dinero se realizan en todas las esferas de la empresa, los sistemas de contabilidad deben ayudar a proteger los datos cruciales frente a potenciales robos, fraudes y otros tipos de delitos.
La contabilidad en la nube ya no es solo el futuro, sino algo que las empresas deben adoptar ahora para evitar operar lastradas por una desventaja competitiva. Las ventajas del software de contabilidad en la nube son similares a otras aplicaciones en la nube, pero su importancia resulta aún mayor dado que las finanzas constituyen la base sobre la que se erige el funcionamiento de una empresa en su conjunto. Dirigir una empresa sin información financiera precisa y en tiempo real es como conducir un automóvil sin velocímetro ni indicador de combustible.