La auditoría es un examen crítico que se realiza con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia de una sección, un organismo, una entidad, etc. La palabra auditoría proviene del latín auditorius, y de esta proviene la palabra auditor, que se refiere a todo aquel que tiene la virtud de oír (Méndez, Jaramillo y Serrano, 2006). El vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc.
Hoy en día, la palabra auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u de otra forma vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad económica inmediata, de tal manera que según este criterio podemos establecer una primera gran clasificación de la auditoría diferenciando entre la auditoría económica y auditorías especiales (De la Peña, 2011).
La auditoría existe desde tiempos muy remotos, aunque no como tal, debido a que no existían relaciones económicas complejas con sistemas contables. Desde los tiempos medievales hasta la Revolución Industrial, el desarrollo de la auditoría estuvo estrechamente vinculado a la actividad puramente práctica y desde el carácter artesanal de la producción el auditor se limitaba a hacer simples revisiones de cuentas por compra y venta, cobros y pagos y otras funciones similares con el objetivo de descubrir operaciones fraudulentas, así como determinar si las personas que ocupaban puestos de responsabilidad fiscal en el gobierno y en el comercio actuaban e informaban de modo honesto, que se hacía con un estudio exhaustivo de cada una de las evidencias existentes. Esta etapa se caracterizó por un lento desarrollo y evolución de la auditoría (Murillo, 2011).
Como Franklin (2000) escribe: “En 1949, Billy E. Goetz declara el concepto de auditoría administrativa, que es la encargada de descubrir y corregir errores administrativos. Como se menciona anteriormente la auditoria es un proceso importante sin dejar de mencionar que su aplicabilidad existe desde las existentes teorías de la administración en las que se muestra el procesos administrativo donde dentro de la función administrativa de control es donde se encuentra inmerso el proceso de auditoría de cualquier tipo mismo que permite realizar una revisión exhaustiva para determinar los controles necesarios y verificación del cumplimiento de los objetivos en cuanto a lo planeado.
Es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios (Méndez et al., 2006). La auditoría desde sus inicios, en la edad antigua, estuvo orientada a la revisión metódica y rigurosa a fines administrativos contables, evolucionado posteriormente a otras áreas, tales como la operativa y la de calidad (Yánez y Yánez, 2012).
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La auditoría de calidad, de acuerdo con la Norma ISO-19011-2011, es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría a través de registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría; por lo que, a través de un examen metódico, se determina si las actividades y resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas y que realmente se llevan a cabo, además de comprobar que son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.
El presente estudio es conveniente para determinar que las auditorías a los sistemas de Gestión de Calidad se lleven a cabo con la diligencia y el cuidado profesional que establece de conformidad con lo establecido en la Norma ISO 19011-2011, misma que regula la realización de las auditorías de gestión de calidad. El cumplimiento a los requisitos que establece la Norma de Calidad ISO-9001 obliga a las organizaciones a mantener una supervisión constante y oportuna durante el desarrollo de sus procesos administrativos, obligándolas a mantener la mejora continua de los mismos; en la actualidad, la organizaciones deben buscar la calidad total cuando se habla de satisfacción de clientes y permanencia en los mercados competitivos.
En el caso de la auditoría de un sistema de gestión de calidad el proceso de la misma implica la revisión de cada uno de sus procesos en cuanto a la gestión que se lleva a cabo dentro de las organizaciones ya sean públicas o privadas.
Entre las normas publicadas por las ISO, la más conocida internacionalmente es la familia de las ISO 9000; estas normas se centran en los procesos, independientemente del producto o servicio específico al que se dedique la organización para la implantación de un modelo de calidad en una organización (Méndez et al., 2006). Dichos sistemas de calidad deben de ser evaluados mediante auditorías de calidad, mismas que verifican que se esté cumpliendo con lo que se establece en la norma ISO, ya que uno de los principales principios es la mejora continua que se realiza en todas y cada una de las actividades que se desarrollan en las organizaciones, ya sea prestando un servicio o en la elaboración de un producto, es decir, en cualquier tipo de organización.
Cuatrecasa (2010) la define como aquellas que se elaboran en la propia empresa, a solicitud de la alta dirección. Se llevara a cabo con personal cualificado que actuará como auditor con el objeto de realizar una autoevaluación de la propia empresa.
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Esta Norma Internacional proporciona orientación sobre la auditoría de los sistemas de gestión, incluyendo los principios de la auditoría, la gestión de un programa de auditoría y la realización de auditorías de sistemas de gestión, así como orientación sobre la evaluación de la competencia de los individuos que participan en el proceso de auditoría, incluyendo a la persona que gestiona el programa de auditoría, los auditores y los equipos auditores. Es aplicable a todas las organizaciones que necesitan realizar auditorías internas o externas de sistemas de gestión, o gestionar un programa de auditoría.
Principios de la Auditoría
La auditoría se caracteriza por depender de varios principios. Estos principios deberían ayudar a hacer de la auditoría una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño:
- Integridad: el fundamento de la profesionalidad.
- Presentación imparcial: la obligación de informar con veracidad y exactitud. Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría deberían reflejar con veracidad y exactitud las actividades de auditoría. Se debería informar de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. La comunicación debería ser veraz, exacta, objetiva, oportuna, clara y completa.
- Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar. Los auditores deberían proceder con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoría y por otras partes interesadas. Un factor importante al realizar su trabajo con el debido cuidado profesional es tener la capacidad de hacer juicios razonados en todas las situaciones de la auditoría.
- Confidencialidad: seguridad de la información. Los auditores deberían proceder con discreción en el uso y la protección de la información adquirida en el curso de sus tareas. La información de la auditoría no debería usarse inapropiadamente para beneficio personal del auditor o del cliente de la auditoría, o de modo que perjudique el interés legítimo del auditado. Este concepto incluye el tratamiento apropiado de la información sensible o confidencial.
- Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría. Los auditores deberían ser independientes de la actividad que se audita siempre que sea posible, y en todos los casos deberían actuar de una manera libre de sesgo y conflicto de intereses. Para las auditorías internas, los auditores deberían ser independientes de los responsables operativos de la función que se audita. Los auditores deberían mantener la objetividad a lo largo del proceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoría estarán basados solo en la evidencia de la auditoría. Para las organizaciones pequeñas, puede que no sea posible que los auditores internos sean completamente independientes de la actividad que se audita, pero deberían hacerse todos los esfuerzos para eliminar el sesgo y fomentar la objetividad.
- Enfoque basado en la evidencia: ...
¿Qué es la Auditoría de Calidad?
Una auditoría de calidad es una evaluación objetiva de la eficacia de un proceso de calidad y sus partes componentes. Es una herramienta para ayudar a la misión de la mejora continua de la organización. Es un proceso para verificar hechos, el propósito no es controlar, sino confirmar si tenemos control o no, con la finalidad de obtener “la reducción de la variabilidad en los procesos y en la administración”.
Con los datos obtenidos en una auditoría, la dirección y los empleados pueden analizar, controlar y desarrollar sistemas de medida precisos y de uso fácil, y entonces medir, controlar y mejorar la administración de calidad con la finalidad de planificar para el futuro las tendencias de la Organización.
Objetivos de las Auditorías
Hablar de Auditoría, es hablar de un tema que en muchos años han recibido una mala reputación. El proceso es considerado en algunos casos como una medida disciplinaria en lugar de una ayuda para reducir y eliminar los errores. Las auditorías contribuyen al logro de objetivos, y son esenciales al proceso de verificar el cumplimiento del sistema de administración de calidad, además de verificar que el sistema implementado concuerde con los programas y requerimientos del Cliente. También orientan a la determinación de la eficacia y eficiencia del sistema y la búsqueda de oportunidades de mejora.
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Hay una lista de otros beneficios, tales como:
- Asegurar cumplimiento con políticas y objetivos de calidad
- Medir eficacia y eficiencia del Sistema de Administración de Calidad
- Optimizar la relación entre el costo y la calidad a partir del análisis de tendencias
- Identificar áreas de oportunidad - debilidades
- Proveer datos para cambios mayores
- Promover el entendimiento y responsabilidad entre departamentos
- Evaluar a los proveedor actuales y potenciales
- Permite compartir y desarrollar tecnología
- Reducir PPM dentro y fuera de la Organización
- Agregar valor al Cliente
- Actualizar el tipo de manufactura y áreas de oportunidad en la misma
Note que en todos estos ejemplos, la comunicación entre la dirección, empleados, departamentos, proveedores, clientes y otros, es el resultado integral y positivo del proceso de la auditoría. La comunicación aumenta y se refuerza mediante la adquisición y diseminación de la información proporcionada por las auditorías, esto derivado del seguimiento sostenido al cierre de las no conformidades encontradas en estas y dirigidas por la alta dirección.
Tipos de Auditorías
En el campo de la administración de la calidad, existen tres tipos de auditorías. Se diferencian por la naturaleza y relación entre las organizaciones auditadas y las auditoras. Las auditorías pueden ser:
- Auditoría de Primera Parte: en las que una organización evalúa su propia actuación con recursos internos (auditores internos) y/o contratando personal externo calificado o una firma de consultoría. También suele utilizarse auditorías cruzadas entre plantas pertenecientes al mismo corporativo
- Auditoría de Segunda Parte: en las que una organización evalúa las actividades de sus proveedores, agentes, etc. Este tipo de auditoría es más formal. Es también aquella que es realizada por el cliente o por la organización a sus proveedores. Si el cliente contrata a una firma de consultoría para auditar a sus proveedores, esta es también considerada de segunda parte
- Auditoría de Tercera Parte: en las que un tercero, tal como una autoridad reguladora acreditada, audita una organización para evaluar sus actividades, documentación y cumplimiento respecto a requisitos específicos normativos, con una validez del certificado por (3 años) y se realizan auditorías de control ( como mínimo una vez al año)
Dentro de estos tipos, existen varias categorías de auditorías, que se extienden por el espectro de la función de la calidad. La forma y profundidad de su preparación se determina por el tipo y categoría de la auditoría que se está llevando a cabo:
- Auditoría de Procesos VDA 6.3: el alcance de esta auditoría es para valorar y determinar la capacidad de los procesos (capacidad de proceso se entiende como la reproducibilidad exacta de resultados dentro de las tolerancias determinadas o sea si el proceso es capaz de dar un resultado reproducible.
- Auditoría de Producto VDA 6.5: el alcance de esta auditoría observa la concordancia con la calidad de un producto con el conjunto de especificaciones del cliente, exigencias técnicas, documentación de control y fabricación.
- Auditorías de Servicio VDA 6.6: el alcance de esta auditoría es para validar servicios de fabricación, gestión de reclamaciones, avances/flexibilidad, personal, comunicación, medios y recursos.
- Auditoría de Sistemas (auditoría de escritorio): esta es una auditoría del Manual de la Calidad y otra documentación de calidad, para asegurar que cumplen los requisitos de calidad externos, tales como las series de normas de ISO 9000. Este tipo de auditoría se conoce también como: Auditoría del Sistema, Auditoría de Escritorio, Auditoría de Adecuación, Auditoría de Documentación y Auditoría del Manual de la Calidad (Referencia ISO 9001: 2008, 4.2.1).
- Auditoría de Conformidad: esta es para determinar si la implementación sigue los procedimientos, instrucciones de trabajo, plan de calidad, manual de calidad, normas y otros criterios.
- Auditoría de Seguimiento: se efectúa después de que una organización ha obtenido la certificación y tiene como objetivo el verificar si continua existiendo un sistema de la calidad confiable y eficaz; se lleva a cabo a intervalos de 6 meses o un año, durante el periodo de registro.
- Una Auditoría Completa: esta comprende realizar las dos siguientes actividades:
- Auditar el Sistema de Administración de Calidad: evaluando el cumplimiento del Manual de Administración de Calidad versus la especificación técnica o Sistema de Administración de Calidad equivalente
- Auditar la Conformidad: una auditoría para determinar si la implementación sigue y cumple los procedimientos y las instrucciones de trabajo establecidos en la documentación del Sistema de Administración de Calidad
Tipos de Auditoría Interna
- Financiera: Evalúa los estados financieros y los controles internos contables
- Operativa: Analiza la eficiencia y eficacia de los procesos de negocio
- De cumplimiento: Verifica que se cumplan leyes, regulaciones y normas internas
- De sistemas: Evalúa la seguridad y control de los sistemas de información
- De calidad: Analiza los procesos y productos para asegurar que cumplen con los estándares de calidad
- De gestión de riesgos: Evalúa la identificación, evaluación y tratamiento de los riesgos
- De recursos humanos: Analiza las políticas y prácticas de gestión de personas
- Ambiental: Evalúa el cumplimiento de las normas ambientales
- Social: Evalúa el impacto social de las actividades de la organización
Pueden existir otros tipos de auditorías internas más específicas según las necesidades de cada organización.
Tipos de Auditoría Administrativa
- Funcional: Evalúa el desempeño y la idoneidad de los cargos gerenciales y las dinámicas propuestas desde estos
- Del entorno: Analiza cómo la empresa se relaciona con su entorno externo (clientes, proveedores, competidores, etc.)
- De sistemas funcionales básicos: Se centra en áreas como finanzas, producción, marketing y recursos humanos
- Analítica: Utiliza técnicas estadísticas y modelos matemáticos para identificar desviaciones y áreas de mejora
Estos son los tipos más comunes. Sin embargo, la clasificación puede variar según diferentes autores y enfoques.
Evidencia y Criterios de la Auditoría
- Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra fuente de datos que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
- Criterios de la auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.
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