La nómina es mucho más que una lista de pagos. Es el registro que realiza una empresa para reflejar cuánto le paga a cada colaborador por su trabajo. En términos simples, es la manera formal y legal de demostrar que una empresa cumple con sus obligaciones laborales y fiscales. Además, la nómina no solo cumple una función administrativa: también es una herramienta de confianza.
Para los colaboradores, recibir su nómina a tiempo y de forma clara representa seguridad. Aunque a simple vista puede parecer solo un recibo de pago, la nómina está compuesta por varios elementos que reflejan la relación laboral entre una empresa y sus colaboradores. Conocer qué incluye te ayuda a interpretar correctamente lo que recibes y a asegurarte de que todo esté en regla. Una nómina bien estructurada no solo cumple con la ley, también genera confianza.
Componentes esenciales de una nómina
En México, una nómina está compuesta por varias partes esenciales que detallan la compensación económica de un trabajador:
- Datos del Empleado: Datos como el RFC, el CURP, el salario base o el número de seguridad social deben estar actualizados.
- Percepciones: Engloba todos los conceptos que contribuyen al sueldo bruto del empleado. Las percepciones son todos los conceptos que suman al ingreso del colaborador.
- Deducciones: Comprende las retenciones y descuentos aplicados al sueldo bruto. Son conceptos por los cuales se retendrá parte del pago del trabajador.
- Cuotas Patronales: (Información de los conceptos de sueldo, percepciones y deducciones que vamos acumulando en el año natural).
- Otros Pagos: Según la nómina que se está procesando, serán los conceptos que se incluyan. También se tomarán en cuenta los pagos o descuentos fijos.
- Totales y Sueldo Neto: Proporciona el resumen final de las percepciones, deducciones, cuotas patronales y otros pagos, culminando en el sueldo neto del empleado. Esta sección muestra el saldo final que el trabajador recibirá después de deducir los impuestos y otras deducciones del salario bruto.
Ejemplo de Percepciones
- Sueldo base: Es la cantidad establecida en el contrato laboral.
- Bonos y comisiones: Algunas empresas otorgan incentivos por productividad, cumplimiento de objetivos o desempeño.
Ejemplo de Deducciones
- ISR (Impuesto sobre la renta): Se retiene según el nivel de ingreso del colaborador. Es responsabilidad de los que generan un ingreso pagar el ISR. Para los empleados formales de una compañía, la deducción la hace directamente el patrón mediante descuento directo a la nómina.
- Dentro de las retenciones que hagas mes con mes, no debes olvidar también el Seguro Social, y las aportaciones al INFONAVIT, entre otros impuestos.
Salario bruto: Es el total de percepciones antes de aplicar cualquier descuento.
Tipos de nómina
Aunque el concepto de nómina puede parecer único, en la práctica existen varios tipos, y cada uno responde a diferentes necesidades operativas y contractuales dentro de las empresas. Conocerlos te ayudará a identificar cuál aplica en tu negocio o en tu empleo actual. En el ámbito laboral, existen varios tipos de nóminas diseñadas para adaptarse a diversas situaciones y estructuras organizativas.
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- Nómina Semanal: Se utiliza cuando se paga al colaborador una vez por semana.
- Nómina Quincenal: El pago se realiza dos veces al mes, usualmente el día 15 y el último día del mes.
- Nómina Mensual: Se paga una vez al mes, generalmente al final.
- Nómina Ordinaria: Es la nómina regular que incluye el salario base y las percepciones fijas de cada periodo. La nómina ordinaria es un registro detallado de los salarios y deducciones que los empleados reciben regularmente de sus empleadores.
- Nómina Extraordinaria: Se utiliza para reflejar pagos que no forman parte del salario ordinario. La nómina extraordinaria se refiere al pago adicional que un empleado recibe fuera de su salario regular.
- Nómina Reducida o Prorrateada: La nómina reducida o prorrateada se utiliza para calcular y distribuir de manera proporcional los salarios de los empleados en función de periodos de tiempo específicos.
- Nómina de Aguinaldo: La nómina de aguinaldo es un beneficio que tiene como objetivo brindar un respaldo financiero adicional durante la temporada festiva.
- Nómina por Horas: La nómina por horas es un método de pago en el que los empleados reciben compensación basada en el tiempo exacto que han trabajado.
- Nómina por Comisiones: La nómina por comisiones es un método de compensación empleado por algunas empresas para remunerar a sus empleados en función de las ventas o transacciones que realizan.
- Nómina de Jubilación o Pensión: Básicamente, se refiere al listado detallado de los pagos que una persona recibe regularmente después de retirarse, generalmente en función de sus años de servicio y contribuciones al sistema de pensiones.
- Nómina de Expatriados: La nómina de expatriados se refiere a percepciones salariales y beneficios que una empresa proporciona a sus empleados que trabajan en el extranjero.
- Nómina por Proyecto: La nómina por proyecto es un sistema de pago que se utiliza en algunos sectores laborales, especialmente en aquellos donde los empleados trabajan en proyectos específicos con duración limitada.
- Nómina Salarial y Administrativa: En términos sencillos, la nómina salarial se refiere al conjunto de pagos que una empresa realiza a sus empleados por sus servicios. Por otro lado, la nómina administrativa abarca las tareas relacionadas con el manejo y registro de la información asociada a los salarios.
Cada empresa elige el tipo de nómina más adecuado según su giro, tamaño y cultura organizacional.
Consideraciones importantes al elaborar una nómina
Aunque la nómina parece un documento sencillo, no entenderla correctamente o elaborarla con errores puede generar confusiones, incumplimientos e incluso sanciones. Una nómina debe ser clara. Datos como el RFC, el CURP, el salario base o el número de seguridad social deben estar actualizados. En México, los recibos de nómina deben timbrarse ante el SAT como comprobantes fiscales digitales (CFDI). Aunque el recibo haya sido timbrado y cargado en el sistema, si no se entrega o comunica correctamente al colaborador, se pierde el objetivo de transparencia. Tanto colaboradores como empresas deben guardar sus comprobantes.
Para crear una nómina de manera adecuada, es esencial seguir una serie de pasos estructurados que garanticen la precisión y la completitud de la información:
- Recopila la información relevante de cada empleado como su salario base, horas trabajadas, bonificaciones y deducciones.
- Antes de procesar una nómina, hay varios pasos importantes a considerar para asegurarte de que todo esté en orden y se realice de manera correcta.
- Además, al hacer una nómina, es crucial considerar diversos factores que determinan el salario final del empleado.
- Es necesario elaborar calendarios de pago, dependiendo de los tipos de nómina que serán utilizadas por la organización (semanal, quincenal, etc.).
- Según la nómina que se está procesando, serán los conceptos que se incluyan. También se tomarán en cuenta los pagos o descuentos fijos.
- Revisar y obtener cifras de control.
- Calcular la nómina.
- Llevar el control de los días de vacaciones por pagar y pagados, el control de fondo de ahorro o el control de préstamos son, también, parte del proceso de nómina porque finalmente van a derivar en un pago o un descuento al empleado.
Contabilización de la nómina
La contabilización de la nómina variará de empresa a empresa y dependerá de su sistema contable, pero en términos generales, podemos hacer ciertos comentarios: Los registros de nómina deben ser considerados los auxiliares de la contabilidad. Naturalmente, debe existir un Sistema Contable (manual o computarizado) que trabaje sobre un catálogo de cuentas.
La contabilización debe reunir, entre otras, estas características:
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- Debe ser completa. Si el Sistema Contable es manual, se debe contabilizar nómina por nómina, si el sistema es computarizado, podrá ser nómina por nómina o todas las nóminas de un tipo (semanal, quincenal, confidencial, etc.) por mes. En ambos casos, se debe incluir la contabilización de las provisiones que se calculen en la misma.
- Debe ser confiable. Deberá establecerse un procedimiento de cifras de control y una revisión periódica para verificar la coincidencia entre los registros de nómina y los registros contables. En caso de que existan ‘pagos por fuera’ deben incorporarse inmediatamente a la nómina.
- Debe ser significativa. El registro de la nómina hacia la contabilidad debe ser suficientemente resumida para hacerla ágil y lo suficientemente detallada para hacer útil la información contable.
- Debe ser oportuna. Si el número de empleados es significativo y los tipos de nómina son varios, la contabilización deberá ser algo muy definido y muy claro para poder tener las pólizas con la oportunidad debida, aunque lo ideal será tener un sistema de nómina computarizado.
- Debe ser clara. Se deben preestablecer claves contables que sean entendibles por todo el que deba intervenir ahora y en el futuro.
- Debe ser estable. La información que produce debe ser obtenida aplicando las mismas reglas para la captación de la misma, es decir, debe existir una guía contabilizadora.
La contabilización de las unidades que tenemos registradas en determinados conceptos, permitirá elaborar algunos reportes de desviación de costos, valuación de tiempos perdidos, presupuestos, etcétera. Podremos hacer una póliza por cada sucursal o una por todas, pero no se pueden incluir en la misma póliza empresas o compañías distintas. Es frecuente que exista una póliza mediante la cual se redistribuye el costo de la mano de obra en las áreas de producción. En ella se prorratea el costo de la mano de obra de los departamentos de servicio, entre los departamentos productivos. Esta póliza de prorrateos, no es una función de nómina sino de aplicación de costos.
Catálogo de cuentas (Ejemplo)
Para efectos de nuestro estudio, asumimos un catálogo de cuentas que tiene las siguientes cuentas que afectan el proceso de nómina:
| Cuenta | Descripción |
|---|---|
| 1 1 001 | Caja M.N. |
| 1 1 010 | Bancos M.N. |
| 1 2 032 | Funcionarios y Empleados |
| 2 1 020 | Acreedores Diversos |
| 2 1 040 | Provisiones |
| 2 1 050 | Impuestos por Pagar |
| 5 0 500 | Gastos de Producción |
| 5 0 510 | Gastos de Venta |
| 5 0 520 | Gastos de Administración |
Las llaves contables y su uso
Para poder elaborar una guía contabilizadora, podemos auxiliarnos de lo que llamaremos Llaves contables. Las llaves contables se formarán con la clave contable de concepto y la clave contable del empleado. Decíamos que cada concepto deberá tener una clave contable la cual indicará como se contabilizará. Cuando dos o más conceptos se contabilicen en la misma forma, por ejemplo, Sueldos y Faltas, ambos tendrán la misma clave contable. Naturalmente, los conceptos que son Percepciones se cargarán a resultados o a otras cuentas y los conceptos que son deducciones se acreditarán a resultados o a otras cuentas. Las bases no se contabilizan.
También deberemos establecer Llave contable para las contra-cuentas. Estas son las cuentas en las que registramos el neto a pagar al empleado o el importe de la provisión que estamos contabilizando. También cada empleado deberá tener una Clave Contable. Esta clave será para identificar en qué tipo de gasto se contabilizarán las percepciones del empleado. Servirá también para elaborar las cédulas del Dictamen para efectos del Seguro Social.
Con base en estas claves podremos direccionar los conceptos a contabilizar correctamente. Por ejemplo, el personal de ventas y el de administración reciben sueldo, pero el de ventas irá cargado a Gastos de Venta y el de administración a Gastos de Administración.
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Pongamos un ejemplo de las llaves contables. Señalaremos primero el o los conceptos y después la llave o llaves contables, como sigue:
Para: Núm. Nombre del Concepto Clave Contable 001 Sueldos 001
La nómina es mucho más que un requisito legal: es una herramienta clave para construir relaciones laborales claras, justas y sostenibles. Desde conocer la diferencia entre salario bruto y neto, hasta saber identificar deducciones o validar la información fiscal, cada detalle cuenta.