En contabilidad, los gastos son los costos en los que incurre una empresa para su funcionamiento. Incluyen desde el alquiler de una oficina hasta las suscripciones de software que impulsan a un equipo. El gasto es la salida de dinero que las empresas o entidades realizan con el objetivo de adquirir un bien o servicio. Dicha salida representa una disminución en el beneficio económico durante el periodo contable en el que se registra.
El gasto es un concepto clave dentro de las finanzas corporativas, ya que permite entender el flujo de los recursos económicos y su impacto en la salud financiera de la entidad. Los gastos en contabilidad son una partida que implica una reducción del patrimonio de la empresa.
Naturaleza y Concepto del Gasto
Los gastos surgen como parte esencial de la actividad económica. Podríamos decir que son inevitables y necesarios para impulsar el funcionamiento o la expansión de una empresa. Un gasto es un egreso o, en términos coloquiales, una salida de dinero que una empresa o persona paga por la compra de un producto, un bien o un servicio.
“Es la inversión que se efectúa, ya sea en una forma directa o indirecta, necesariamente, para la consecución de un bien tangible (producto)”, según Elementos de Contabilidad, Tomo II de Howard S.
Clasificación y Tipos de Gastos
Los gastos se dividen en diferentes categorías, dependiendo del propósito del pago. Las empresas registran estas categorías por separado dentro de los sistemas contables para aclarar cómo gastan el dinero. Los gastos se clasifican generalmente en dos categorías principales: gastos operativos y no operativos.
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Gastos Operativos y No Operativos
- Gastos operativos: Estos están directamente vinculados a las actividades principales de la empresa y cubren los costos diarios de funcionamiento. Son necesarios, pero no están directamente relacionados con la producción de bienes o servicios. Algunos ejemplos incluyen salarios, artículos de oficina, marketing y servicios públicos. Son aquellos gastos regulares que, aunque no se emplean directamente en la producción de un bien o servicio, sí son fundamentales para garantizar el funcionamiento normal de una empresa.
- Gastos no operativos: Estos son costos no relacionados directamente con las actividades principales de la empresa, pero que igualmente son necesarios para su gestión. Por ejemplo, si una empresa tiene un acuerdo legal único o realiza pagos de intereses de un préstamo, esos se considerarían gastos no operativos.
Gastos de Capital y Corrientes
- Gastos de capital: Son inversiones a largo plazo como la compra de maquinaria o infraestructura. Para comprar un nuevo activo o agregar valor a un activo existente que durará más de un año fiscal, una empresa debe gastar dinero, usar garantías o contraer deuda. Básicamente, son gastos únicos que se pagan por elementos utilizados en la producción de bienes o servicios. Un buen ejemplo es la compra de activos fijos, como nuevos edificios o herramientas comerciales. También pueden incluir los gastos en activos intangibles, como patentes y otras formas de tecnología. Las compras de instalaciones y maquinaria son otro ejemplo.
- Gastos corrientes: Son costes necesarios para el día a día, como salarios, alquileres o suministros.
Gastos Fijos y Variables
La diferencia entre los gastos fijos y los gastos variables radica en que los gastos fijos son regulares y recurrentes, mientras que los gastos variables cambian según la producción o el nivel de actividad de la empresa. Al distinguir entre gastos fijos y variables, se puede controlar mejor los costos, planificar el crecimiento y responder a los cambios en el negocio.
- Gastos fijos: No varían con el nivel de producción o ventas. Estos costos se mantienen constantes sin importar cuánto produzca o venda una empresa; son predecibles y recurrentes. Algunos ejemplos son el alquiler, los salarios del personal a tiempo completo, los seguros y las suscripciones. Si se tiene una cafetería, el alquiler del local sería un gasto fijo. Los gastos de capital también se consideran fijos, ya que no cambian en función del nivel de resultados. Los gastos fijos proporcionan estabilidad en el presupuesto, pero pueden ser difíciles de gestionar cuando los ingresos son bajos, ya que no disminuyen automáticamente durante los períodos de menor actividad.
- Gastos variables: Cambian en función del volumen de actividad de la empresa. Estos costos fluctúan según la actividad de la empresa, específicamente, según la cantidad que produce o vende. Están directamente relacionados con el volumen de las operaciones comerciales: cuanto más se crece, mayores tienden a ser estos gastos. Los ejemplos pueden incluir gastos en elementos como materias primas, costos de envío, comisiones de ventas y servicios públicos (que pueden aumentar con más producción o actividad en la oficina). Tomando el ejemplo de una cafetería, el costo de los granos de café y la leche serían gastos variables. Los gastos variables aumentan con la empresa, lo que puede hacer que sean flexibles.
Gastos Financieros
Cuando se piensa en las finanzas de un negocio, además de las ventas e ingresos, es crucial considerar los gastos financieros. La idea es sencilla: cuando una empresa pide un préstamo o emite bonos o usa una tarjeta de crédito, está recibiendo recursos que no son suyos, es dinero que no es realmente propio y, como nada es gratis, debe pagar por ello. En contabilidad, los gastos financieros se registran como egresos relacionados con créditos, préstamos o cualquier recurso externo de financiamiento, incluyendo intereses, comisiones, recargos y otros cargos bancarios que impactan directamente en la utilidad neta de la empresa.
El Plan General de Contabilidad (PGC) reconoce como gasto financiero cualquier coste o pérdida de carácter financiero. En el plan contable también se incluyen dentro de este grupo las pérdidas de valor de los activos financieros. Se considera como gasto financiero el coste de pedir prestado capital ajeno y las diferencias negativas en la valoración de los activos financieros. El PGC también recoge el apartado de otros gastos financieros.
En el descuento de efectos, para los anticipos de facturas, la entidad financiera también debe desglosar todas las partidas de gastos. Los gastos financieros no son “malos” ni hay que tenerles miedo porque son parte del juego de crecer y financiar un negocio.
A nivel fiscal, existe una limitación: la limitación se refiere a los gastos financieros netos (el exceso de gastos sobre los ingresos financieros). Fiscalmente, se puede deducir como mínimo los gastos financieros netos hasta un millón de euros. Los autónomos, al tributar por IRPF y no por sociedades, ya no tienen esta limitación. Según el artículo 16 de la LIS, los gastos financieros netos serán deducibles hasta el 30% del beneficio operativo del ejercicio. Los gastos financieros a los que se limita la deducción se refieren a los intereses y comisiones relacionados con el endeudamiento empresarial (cuentas 626, 661, 662, 664 y 665). Por el contrario, no se tendrán en cuenta las partidas de gasto del mismo grupo que suponen ajustes de valoración o cargos en la actualización de provisiones.
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Otros Tipos de Gastos Relevantes
- Gastos extraordinarios: No surgen de forma habitual y no forman parte de la operación normal del negocio, por eso no están incluidos dentro de su presupuesto. Pueden incluir reparaciones de emergencia o multas.
- Costo de los bienes vendidos (COGS): Estos son los costos directos de producir o entregar un producto o servicio. En el caso de una panadería, el COGS incluiría el costo de ingredientes como harina y azúcar; en el caso de una empresa de software, podría incluir las tarifas de alojamiento en la nube. El COGS está directamente relacionado con las ventas y afecta la ganancia bruta.
- Depreciación y amortización: Estos son gastos no monetarios que reflejan el desgaste de los activos tangibles o la reducción gradual del valor de los activos intangibles (como patentes y marcas comerciales). Ayudan a distribuir el costo de las inversiones a largo plazo a lo largo del tiempo.
Diferencia entre Costos y Gastos
A menudo, los costos y los gastos se confunden, ya que ambos tienen varias características en común: las dos cuentas disminuyen la utilidad de la empresa, ambas se incluyen en el estado de resultados y su saldo normalmente es deudor. Sin embargo, para saber cuál es la diferencia, es fundamental su definición.
Con el término costos hacemos referencia a los recursos que se invierten en la producción de un bien o servicio (como la mano de obra y las materias primas), con el propósito de obtener una utilidad a cambio. En otras palabras, para que haya ingresos, necesariamente se debe incurrir en algún costo. Contrario a lo que ocurre con los costos, los gastos no son directamente utilizados para producir un bien o servicio, aunque contribuyen de forma indirecta con este proceso productivo.
Reconocimiento y Registro de Gastos
Para reconocer y registrar un gasto, se sigue el principio de devengo, que establece que los gastos deben ser registrados en el momento en que se generan, y no cuando se hace el pago efectivo del mismo. Esto implica que si se adquiere un servicio en un periodo contable, pero se paga en otro, se reconoce el gasto en el periodo en que se recibió el servicio.
Todos los gastos se registran con fines contables para aclarar el gasto de la empresa y asegurar que se calculen las obligaciones fiscales correspondientes. Para mantener registros precisos, es fundamental guardar todos los recibos, facturas o contratos; estos prueban que el gasto ocurrió y explican el motivo, lo cual es útil en caso de auditorías y cuando se declaran impuestos o se realiza la conciliación de los registros más adelante. A continuación, se indica cómo registrar los gastos con precisión:
- Categoriza: Determina para qué es cada gasto y a qué categoría pertenece. Ya sea que estés pagando por software, abasteciéndote de suministros o cubriendo costos de viaje, determina si el costo corresponde a gastos operativos, COGS o a otra categoría.
- Registra: Registra el gasto en tu sistema contable. Si utilizas la contabilidad por partida doble (que es lo más común en las empresas), debitarás la cuenta de gastos (lo que aumenta tus gastos) y acreditarás la cuenta de pagos. Por ejemplo, si gastas USD 500 en publicidad, debitarías «gastos publicitarios» por USD 500 y acreditarías «efectivo» (o «cuentas por pagar») por USD 500.
- Concilia y revisa: Al final del mes (o del trimestre), compara tus gastos registrados con tus extractos bancarios y recibos. También debes revisar regularmente tu estado de resultados para ver cómo tus gastos están afectando tu rentabilidad.
Importancia del Control y Seguimiento de Gastos
Controlar los gastos es fundamental para cualquier entidad. Nos permite evaluar si los recursos se están utilizando de manera eficiente y sirve para tomar decisiones estratégicas. Una buena gestión de gastos implica compararlos con los ingresos y con los presupuestos para buscar la optimización de los recursos. Para ello, es conveniente contar con un software de control de gastos eficiente.
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Un seguimiento preciso de los gastos proporciona claridad financiera que puede servir de base para las decisiones comerciales:
- Seguimiento de la rentabilidad: Un seguimiento cuidadoso de los gastos muestra la rentabilidad real. La única forma de saber si los ingresos realmente superan los costos es registrar todos los gastos.
- Revisión de costos: El seguimiento de los gastos puede indicar dónde se está pagando más de lo que se debería. Esto puede guiar las decisiones sobre si renegociar los acuerdos con los proveedores o reducir el gasto en iniciativas de bajo rendimiento.
- Preparación para los impuestos: Un registro claro de los gastos puede ayudar a reclamar las deducciones fiscales a las que se tiene derecho y evitar errores costosos. También hace que el proceso de declaración y las auditorías sean mucho más fáciles de manejar.
- Establecimiento de presupuestos: El seguimiento de gastos ayuda a detectar patrones de costos (como picos durante ciertos meses o gastos en proyectos específicos) y anticipar los gastos antes de que ocurran. Identificar estos patrones puede ayudar a planificar cómo cubrir los períodos de alto costo y asegurarse de tener suficiente para las facturas, la nómina y otros gastos necesarios.
- Planificación para el crecimiento: Un seguimiento preciso de los gastos muestra lo que cuesta dirigir una empresa hoy en día.
Impacto de los Gastos en los Estados Financieros: Estado de Resultados y Balance de Situación
Los gastos impactan directamente en la rentabilidad de una empresa. En el estado de resultados, los gastos se restan de los ingresos para determinar el ingreso neto (o beneficio neto). Cuando los gastos aumentan sin un aumento correspondiente en los ingresos, disminuyen las ganancias. Por ejemplo, un aumento en los costos de marketing o en los precios de los proveedores reducirá las ganancias si no se compensan con mayores ventas. Al revisar cómo cambian los gastos a lo largo del tiempo, se pueden identificar ineficiencias, costos innecesarios o áreas en las que el gasto es demasiado alto en relación con el valor que crea. Cada empresa busca equilibrar los gastos y el crecimiento de los ingresos. El estado de resultados puede indicar si se está logrando ese equilibrio o si los costos son demasiado altos.
Cualquier entidad que tenga una actividad económica realiza operaciones constantemente: pago de nóminas, venta de mercancías, abono de facturas, cobro por servicios o acceso a financiación, por ejemplo. Para evaluar todas estas operaciones y conocer su impacto en la salud financiera de la organización, se confecciona periódicamente un documento, denominado balance general o de situación. En él se detalla de qué manera los administradores están utilizando los recursos de la empresa. Es decir, en el balance general de una empresa se refleja el patrimonio de la misma, en un momento determinado, y se facilita información estática de sus bienes, derechos y obligaciones.
El activo está constituido por bienes y derechos. Los primeros se refieren a cosas tangibles como la maquinaria, el mobiliario, los equipos informáticos, los materiales o los inmuebles (conocido como activo fijo). Y también los intangibles como, por ejemplo, una patente de marca, licencias de software o su fondo de comercio, en su caso.
Por otra parte, el pasivo y el patrimonio neto ofrecen información sobre cómo se financia el activo de la compañía. La diferencia entre uno y otro radica en que el patrimonio neto está constituido por los fondos propios de la entidad: capital (aportaciones de sus socios, accionistas o partícipes), reservas, resultados de la actividad no distribuidos, etc.). Hay que tener en cuenta que las cifras que lo integran son una foto fija, el saldo existente a una fecha determinada en cada una de las partidas que lo componen. Por esta razón, el balance general forma parte de los estados financieros llamados estáticos.
Lógicamente, esos saldos pueden sufrir aumentos o disminuciones a lo largo del tiempo, debido a las transacciones económicas efectuadas por la entidad. La mayoría de las empresas preparan un balance general al final de cada ejercicio contable (es decir, un año completo); sin embargo, “puede elaborarse en forma trimestral, sobre todo para las entidades que cotizan en Bolsa, mensual o de acuerdo con los requerimientos específicos de las organizaciones”, aclara Arturo González García. En cualquier caso, realizar este ejercicio periódicamente es fundamental, entre otras razones, porque su análisis aporta información esencial sobre liquidez y solvencia, pero también permite conocer al detalle, por ejemplo, cuánto dinero es propio y cuánto deben los proveedores o se debe a los acreedores, o qué cantidad de dinero se ha invertido y en qué capítulos.
A continuación, se presenta una tabla que resume los principales tipos de gastos en contabilidad:
| Tipo de Gasto | Definición | Ejemplos |
|---|---|---|
| Gastos operativos | Cubren los costos diarios de funcionamiento de la empresa, vinculados a actividades principales. | Salarios, alquiler, suministros, marketing, servicios públicos. |
| Gastos no operativos | Costos no relacionados directamente con las actividades principales, pero necesarios para la gestión. | Pagos de intereses de un préstamo, acuerdos legales únicos. |
| Gastos de capital | Inversiones a largo plazo para adquirir o mejorar activos que durarán más de un año fiscal. | Compra de maquinaria, infraestructura, edificios, patentes. |
| Gastos corrientes | Costos necesarios para el día a día. | Salarios, alquileres, suministros. |
| Gastos fijos | No varían con el nivel de producción o ventas; son predecibles y recurrentes. | Alquiler de oficinas, sueldos fijos, seguros, suscripciones. |
| Gastos variables | Fluctúan según el volumen de actividad de la empresa. | Materias primas, costos de envío, comisiones de ventas. |
| Gastos financieros | Egresos relacionados con créditos, préstamos o cualquier recurso externo de financiamiento. | Intereses, comisiones bancarias, recargos. |
| Gastos extraordinarios | No surgen de forma habitual y no forman parte de la operación normal del negocio. | Reparaciones de emergencia, multas. |
| Costo de los bienes vendidos (COGS) | Costos directos de producir o entregar un producto o servicio. | Harina y azúcar para una panadería, tarifas de alojamiento en la nube para software. |
| Depreciación y amortización | Gastos no monetarios que reflejan el desgaste de activos tangibles o la reducción de valor de intangibles. | Desgaste de maquinaria, reducción de valor de patentes. |