El inventario es una parte fundamental de cualquier negocio. Se trata de las existencias de productos o servicios que una empresa tiene en stock. Para llevar un control correcto de los productos de tu almacén, debes estar al tanto de cuáles son los tipos de inventarios que existen y su clasificación. Los inventarios de contabilidad ayudan a determinar el valor y los costos de su inventario. Eso es importante para establecer precios, hacer un presupuesto, calcular impuestos, etc.
¿Qué es la Gestión de Inventarios?
El inventario es el conjunto de mercancías que un negocio almacena con el objetivo de venderla, o distribuirla a sus clientes. La gestión de inventario es el conjunto de prácticas para dar seguimiento al inventario en todas sus etapas, desde el momento de adquisición de las materias primas para elaborar productos, hasta el momento en que se entrega al cliente final. El objetivo del manejo de inventario es tener la información de los productos en el lugar y momento preciso, de modo que se sepa cuándo pedir materias primas, qué cliente hizo un pedido, dónde están las mercancías y contar con información de lote para un posible seguimiento postventa.
Importancia de la Gestión de Inventario
El inventario es el activo más importante de las empresas. Es el centro de todas las actividades de la cadena de suministro y lo que se pone en venta al cliente final. Por esta razón, la gestión de inventario es indispensable para mantener la operatividad de la empresa y satisfacer los requerimientos de los clientes, y para ello es necesario asegurarse de tener las mercancías correctamente almacenadas, reducir el riesgo de deterioro, robo y daño. Un manejo inadecuado del inventario puede costarles mucho dinero a las empresas, generándoles pérdidas que comprometan sus finanzas.
Clasificación de los Tipos de Inventarios
Los inventarios se clasifican con base en variables que permiten tener un mejor control de las mercancías y almacenes en general, de acuerdo con la industria, el tipo de mercancía, las actividades del negocio y las necesidades de sus clientes. Los inventarios pueden clasificarse en:
Según el Momento en que se Realizan
- Inventario inicial. Se realiza al comentar las operaciones de la empresa para conocer el saldo o cantidad de productos antes de adquirir mercancías adicionales, o de vender los existentes en un periodo determinado.
- Inventario final. Se lleva a cabo al finalizar un periodo, por ejemplo al hacer un balance general de la empresa para tener información sobre los recursos disponibles al término de un ejercicio contable o fiscal.
Según la Logística
- Inventario de anticipación o previsión. Se realiza antes de periodos de alta demanda como hot sales, buen fin, navidad, día de las madres, entre otros que requieren planeación de una estrategia para incrementar las ventas. Su objetivo es garantizar el abasto de mercancía y prevenir aumento de precios, retrasos de los proveedores o cualquier otro inconveniente.
- Inventario en consignación. Consiste en las mercancías que un consignador envía a otra empresa para que los venda a su nombre.
Según la Periodicidad
- Inventarios periódicos. Se realizan conteos físicos de las mercancías dentro de un periodo contable, que puede ser trimestral, semestral o anual y suelen realizarse en las temporadas de menor actividad comercial debido a que es una actividad que consume muchos recursos.
- Inventarios perpetuos. Es un método permanente, constante, que se realiza cada vez que se lleve a cabo una transacción para contar con información actualizada y confiable de la cantidad de mercancías. Una de sus principales ventajas es que ayuda a tener un mejor control de los productos para evitar el robo hormiga.
Según la Forma
- Inventarios de materias primas. Se utiliza por las empresas fabricantes para determinar la cantidad de materias primas o insumos para la fabricación de los productos que comercializa la empresa.
- Inventarios de productos en proceso. Son productos que se encuentran en etapas intermedias de producción y se utilizarán para otros productos en proceso.
- Inventarios de productos terminados. Consiste en el conteo de los productos terminados y listos para la venta al cliente final.
Otros Tipos de Inventarios
- Inventario anual.
- Inventario cíclico (o rotativo): Se basa en la realización de recuentos regulares, distribuidos durante el año, de grupos de referencias.
- Inventario permanente (o perpetuo): Se actualiza de forma constante, registrando cada entrada y salida de artículos, y refleja en tiempo real el stock disponible.
- Inventario de mercancías.
- Inventario en tránsito (o en ductos): Cuantifica los productos y materiales que están de camino al almacén o que ya han sido solicitados a los proveedores.
- Inventario de seguridad o de reserva: Registra los productos y materias primas que la empresa posee para afrontar posibles fallas en el proceso de producción, retrasos de los proveedores o aumentos inesperados de la demanda.
- Inventario de previsión o estacional: Reúne las referencias almacenadas con vistas a satisfacer demandas futuras, previsibles con certeza y habitualmente estacionales.
- Inventario de desacoplamiento: Se utiliza para diferenciar el inventario requerido para dos procesos de fabricación con tasas de producción diferentes.
- Inventario de existencias de naturaleza regular o cíclica.
- Inventario de existencias obsoletas, muertas o perdidas: Engloba las referencias que, por alguna circunstancia (superación de la fecha de caducidad, deterioro, rotura, etc.), no pueden ser comercializadas.
- Inventario disponible.
- Inventario en línea.
- Inventario en cuarentena.
- Inventario físico.
¿Cómo Mejorar la Gestión del Inventario?
Para mejorar la gestión se debe definir el tipo de inventario que se realizará con base en las categorías mencionadas, contar con registros exactos de todos los activos y mercancías con los que se cuenta y tener una herramienta para llevar el control de los movimientos del almacén de forma actualizada, sencilla y rentable. La implementación de un software de control de inventarios es la mejor alternativa para las pymes en crecimiento, ya que les proporciona mayor visibilidad, gestión de tareas, permite optimizar los espacios, agilizar los trabajos de picking, generar estadísticas, anticiparse a la demanda de los clientes, entre muchos otros beneficios.
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Consejos Adicionales para Realizar un Inventario Exitoso
- Planifica el inventario: Decide cuándo, dónde y cómo realizarás el inventario.
- Reúne el equipo adecuado: Necesitarás personas que te ayuden a contar el inventario.
- Crea una lista de productos: Incluye todos los productos que quieres contar.
- Crea un sistema de conteo: Decide cómo contarás los productos.
- Realiza el inventario: Sigue el sistema de conteo que creaste.
- Revisa los resultados: Compara los resultados del inventario con los registros de inventario.
- Elige un momento en que el almacén esté vacío o con poco tráfico.
- Utiliza herramientas y equipos adecuados para facilitar el conteo.
- Tómate tu tiempo y sé preciso.
- Revisa los resultados con regularidad.
Tipos de Sistemas de Control de Inventario
- Sistema de control de inventario periódico: Gracias a este sistema se recuentan físicamente y cada cierto tiempo las existencias actuales dentro de la propiedad de la empresa.
- Sistema de control de inventario permanente: Bajo un sistema como este, las cuentas de inventario y las bases de los datos se actualizarán automáticamente cada vez que se reciba o se venda un producto. Con ellos, se puede hacer un seguimiento instantáneo del movimiento o entradas y salidas de los activos de la empresa. Estos sistemas son más adecuados para los vendedores con múltiples puntos de venta, ya que su realización a modo de recuentos físicos podría ser tardada y costosa para las empresas.
Métodos de Valuación de Inventarios
Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios, algunas de ellas se consideran así, solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general. Entre las cuestiones relativas a dicha valuación, la de principal importancia es la consistencia: la información debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el período contable y durante diferentes periodos, de manera que resulte factible comparar sus estados financieros y conocer la evolución de la entidad económica, así como también comparar con estados financieros de otras entidades económicas.
- Costo.
- Costo o mercado, al más bajo.
- Primeras Entradas, Primeras Salidas = PEPS.
El costo de los artículos disponibles para la venta, se divide entre el total de las unidades disponibles también para la venta. Este método, identificado también como PEPS, se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén, o a la producción, son los primeros en salir de él. El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendidos, lo que implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida, se aplicarán los últimos precios de compra, y en economías como la nuestra se ha demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y, por ende, el pago del impuesto sobre la renta será menor.
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