La contabilización de la nómina, también conocida como registro contable de nómina, es clave para mantener el control financiero de la empresa. Este proceso ayuda a reflejar con precisión los sueldos, impuestos y aportaciones patronales en los estados financieros. Dicho de otra forma, el registro contable es una etapa más dentro del proceso de contabilización.
Contabilización de la Nómina: Proceso y Conceptos
El proceso de nómina implica evaluar y contabilizar todos los conceptos que se incluyen en la nómina: percepciones y deducciones, cuotas obrera patronal e impuestos. En México también se los suele denominar pólizas contables de nómina. Estos son documentos que las empresas crean para gestionar sus operaciones financieras y mantener un control detallado de su contabilidad durante un determinado periodo.
Percepciones y Deducciones
Las percepciones son cualquier tipo de ingreso, sin importar su monto o cantidad, ya sea en efectivo o en especie, que la fuerza laboral recibe de su empleador por el trabajo realizado en cierto periodo. Estos son todos los montos que se descuentan o retienen en la nómina de los trabajadores. Dichas sumas se quitan del salario bruto de los colaboradores para obtener el salario neto, es decir, lo que efectivamente reciben.
Cuotas Patronales
Cuando te dispones a contabilizar las nóminas en tu empresa, debes reunir en una serie de cuentas los distintos conceptos que están presentes en ellas. Una de esas cuentas es la de gastos. Además de indicarse con claridad dentro de la póliza contable que se trata de una cuenta de gastos, es necesario ubicar el monto en la columna correspondiente. ¿Qué tipo de conceptos debes incluir ahí? Sueldo de los trabajadores.
Por otro lado, es importante tener en cuenta que no solo las percepciones o ingresos de los trabajadores constituyen un gasto dentro del pago de la nómina. Es importante tener en cuenta que una de las obligaciones de los empleadores al tener trabajadores a su cargo es ejercer como retenedores de impuestos y aportaciones sobre los salarios que estos devenguen.
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En este punto, el empleador es un mediador o cobrador y debe responder por su fuerza laboral ante las autoridades. Este es un pasivo de naturaleza acreedora porque cuando la empresa registra la nómina tiene la obligación de pagar ese dinero a los empleados.
Tipo de Póliza y Detalles de la Transacción
Es clave hacer una clasificación correcta de estos documentos. Recuerda que hay 3 principales categorías. En el caso de las pólizas contables de nómina son de egresos. Cada vez más empresas incorporan sistemas digitales en sus procesos de trabajo. Esto va mucho más allá del área IT de las compañías, si no que otros equipos, como Recursos Humanos, por ejemplo, también están sumándose a esta tendencia.
Automatización de la Contabilización de la Nómina
A las oportunidades que puede brindarle a las organizaciones la automatización de procesos. En este sentido, la automatización de la contabilización de la nómina es la oportunidad de digitalizar una gestión que involucra a dos áreas: RR. HH. y contabilidad. La última semana del mes suele ser estresante para los equipos de RR. HH. Por lo general, es el momento en el que comienzan a calcular las nóminas y su correspondiente contabilización en los registros de la empresa.
Con un sistema automatizado puedes reducir el tiempo dedicado a calcular la nómina y registrarla en los asientos contables. Si reduces tiempo y esfuerzo en las tareas relacionadas con la nómina, puedes aumentar la productividad del área de RR. HH. Automatizar la contabilización de la nómina facilita el acceso a la información. Estos datos, al ser más precisos, permiten tomar decisiones más adecuadas y de manera más rápida.
La contabilización de la nómina automática es un proceso muy sencillo. Se realiza generando pólizas contables que reflejan todos los conceptos pagados al personal. Contabilizar es registrar y reflejar el costo en la contabilidad; pagar implica transferir los recursos a los colaboradores.
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Software de RR. HH. para la Gestión de Nómina
El software de RR. HH. te permite gestionar las incidencias que afectan la nómina de tus colaboradores, con un sistema ágil y completo que se integra fácilmente al sistema del equipo contable. Esta solución digital tiene el objetivo de reducir el tiempo destinado a las tareas operativas en los departamentos de RR. HH. para que puedan dedicarse a aportar valor en tareas más estratégicas para la empresa.
Tratamiento Fiscal de las Cuotas Sindicales
En México, las relaciones laborales entre empleadores y sindicatos implican, además de obligaciones contractuales y convencionales, importantes consideraciones fiscales. Muchos patrones realizan pagos directos a sindicatos por diversos conceptos: cuotas sindicales retenidas a trabajadores, aportaciones patronales pactadas en contratos colectivos, cuotas de servicio y honorarios por actividades específicas. Entender cuándo y cómo aplicar las retenciones de impuestos sobre estos pagos es clave para cumplir con la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), la Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA) y el Código Fiscal de la Federación (CFF).
La LISR establece que todo pago a personas físicas o morales por conceptos gravables debe llevar, en su caso, la retención correspondiente de ISR. El empleador actúa como agente de retención de la cuota sindical pactada, deduciéndola del salario neto del trabajador. El IVA grava la prestación de servicios y la enajenación de bienes.
Algunas convenciones colectivas establecen aportaciones de la empresa a fondos de ahorro o previsión. Los sindicatos de trabajadores no son sujetos al pago del ISR; sin embargo sí podrían causar el impuesto por las enajenaciones de bienes distintos de su activo fijo o al prestar servicios a personas distintas de sus miembros o socios, siempre que dichos ingresos excedan del 5 % de los ingresos totales; en consecuencia, por esas obligaciones deberán llevar contabilidad, expedir comprobantes y presentar declaraciones cuando determinen remanente, hacer las retenciones de impuestos que procedan y presentar las declaraciones por las mismas.
Transparencia y Rendición de Cuentas en los Sindicatos
La rendición de cuentas constituye uno de los grandes temas que se discuten alrededor del sindicalismo mexicano. El sindicato es la asociación de trabajadores constituida para el estudio, mejoramiento y la defensa de sus intereses. Los trabajadores, sin ninguna distinción ni autorización previa, tienen el derecho de afiliarse a este, con la sola condición de observar sus estatutos.
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Los trabajadores tienen la libertad de redactar los estatutos y sus reglamentos, así como elegir libremente a sus representantes, organizar la administración y las actividades, así como formular el programa de acción del sindicato. Para la constitución un sindicato se requiere que se agrupen por lo menos un mínimo de 20 trabajadores (arts. 356, 357,359 y 364, Ley Federal del Trabajo -LFT-). Asimismo, en términos de los artículos 374 y 378 de la LFT, los sindicatos legalmente constituidos son personas morales y tienen capacidad entre otros, para adquirir bienes muebles, inmuebles destinados inmediata y directamente al objeto de su institución, y establecer mecanismos para fomentar el desarrollo y fortalecimiento de la economía de sus afiliados, pero queda prohibido que ejerzan la profesión de comerciantes con ánimo de lucro y participar en esquemas de evasión de contribuciones o incumplimiento de obligaciones patronales respecto a los trabajadores.
En el ámbito fiscal, los sindicatos de acuerdo con el artículo 7o de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), son considerados personas morales, pero sin obligaciones de pagar este impuesto, pues con fundamento en el artículo 79, fracción I de ese mismo ordenamiento, sus fines son no lucrativos, ni siquiera les es aplicable el remanente ficto señalado en su penúltimo párrafo; incluso, quedan relevados de cumplir con las obligaciones de expedir comprobantes fiscales que acrediten los servicios que presten, excepto por aquellas actividades que de realizarse por otra persona quedarían comprendidas en el artículo 16 del CFF (art. 86, fracción II y segundo párrafo , LISR), por lo que técnicamente no tendrá una carga impositiva porque su función es promover la mejora de las condiciones de los trabajadores agremiados.
Es claro que a pesar de que los sindicatos tienen la obligación de rendir cuentas, por los menos cada seis meses (artículo 377 de la LFT), los mecanismos para obligar al sindicato que no lo haya hecho, o que no lo haya realizado de manera completa y detallada, son harto difíciles. Dado el control corporativo y no democrático de algunas organizaciones sindicales, es difícil la celebración de asambleas extraordinarias para pedir una correcta rendición de cuentas.
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