El artículo 28, fracción III, del Código Fiscal de la Federación (CFF) exige que los registros o asientos que integran la contabilidad se lleven en medios electrónicos, siguiendo el reglamento del CFF y las disposiciones generales del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Es fundamental que la documentación comprobatoria de estos registros esté disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
El artículo 33, rubro B, del Reglamento del CFF detalla los requisitos para los registros o asientos contables. Además, el registro de las operaciones debe incluir el código agrupador de cuentas del SAT, conforme al anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) para 2015.
A continuación, se detallan los requisitos que deben cumplir los registros o asientos contables, según las Normas de Información Financiera (NIF) y las disposiciones fiscales, incluyendo ejemplos prácticos de cómo aplicar los requisitos fiscales en la contabilidad.
Postulados Básicos de los Registros Contables según las NIF
Según la NIF A-1, "Estructura de las normas de información financiera", la contabilidad es una técnica para registrar las operaciones que impactan económicamente a una entidad (transacciones, transformaciones internas y otros eventos), generando información financiera de manera sistemática y estructurada.
La NIF A-1 establece que el postulado básico que obliga a captar la esencia económica en la delimitación y operación del sistema de información contable es el de sustancia económica. Los postulados establecen las bases para el reconocimiento contable de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que afectan económicamente a la entidad.
Lea también: Mejores Prácticas en Contabilidad
La NIF B-2, "Postulados básicos", precisa las características de los postulados mencionados:
Sustancia Económica
La sustancia económica debe prevalecer en la delimitación y operación del sistema de información contable, así como en el reconocimiento contable de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que afectan económicamente a una entidad.
El objetivo es incorporar los efectos derivados de las operaciones de acuerdo con su realidad económica y no solo en atención a su forma jurídica, dando prioridad al fondo sobre la forma legal.
Ejemplo: Si una entidad económica gasta $10,000 en papelería y $2,500 no se comprueban con documentación fiscal, no se deben registrar los $2,500 en una cuenta global de "No deducibles". En cambio, se deben registrar los $10,000 completos en una cuenta de gastos de "Papelería", priorizando la sustancia económica sobre el efecto fiscal.
Devengación Contable
Los efectos de las transacciones de una entidad con otras, de las transformaciones internas y de otros eventos que la afectan económicamente, deben reconocerse contablemente en su totalidad en el momento en que ocurren, independientemente de la fecha en que se consideren realizados para fines contables.
Lea también: Registro contable de seguros deducibles
Es importante considerar lo siguiente:
- La contabilidad sobre una base de devengación contable (o sobre una base de acumulación) no sólo capta operaciones pasadas que representaron cobros o pagos de efectivo, sino también obligaciones de pago en el futuro y recursos que representan efectivo a cobrar en el futuro. La contabilidad no debe basarse en el flujo de efectivo.
- La realización se refiere al momento en el que se materializa el cobro o el pago de la partida. La partida se considera devengada cuando ocurre, mientras que se considera realizada para fines contables cuando es cobrada o pagada.
- Este postulado también comprende el concepto de periodo contable, dividiendo la actividad económica de la entidad en periodos convencionales para presentar la situación financiera.
Asociación de Costos y Gastos con Ingresos
Los costos y gastos de una entidad deben identificarse con el ingreso que generen en el mismo periodo, independientemente de la fecha en que se realicen. Este postulado es el fundamento del reconocimiento de una partida en el estado de resultados integral.
Ejemplo: Las ventas generadas y el costo de ventas correspondiente deben reconocerse en el mismo periodo contable.
Valuación
Los efectos financieros de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que afecten económicamente a la entidad deben cuantificarse en términos monetarios, atendiendo a los atributos del elemento a ser valuado, a fin de captar el valor económico más objetivo de los activos netos.
En un reconocimiento inicial, el valor económico más objetivo es el valor original de intercambio al momento en que se devengan los efectos económicos de las operaciones, o una estimación razonable que se haga del mismo.
Lea también: Ejemplo: Registro Pago ISR Anual
Ejemplos Prácticos de Asientos Contables
En el mundo de las finanzas y la contabilidad, los asientos contables son fundamentales para registrar todas las transacciones empresariales y los estados financieros. Cada transacción debe afectar al menos dos cuentas: una se debita y otra se acredita.
Cada asiento debe incluir la fecha en que ocurrió la operación e indicar qué cuentas se ven impactadas por la transacción. El débito aumenta una cuenta y el crédito la disminuye.
Pasos para Registrar una Transacción de Venta
- Identificación de la transacción: Identificar y documentar cada transacción, especificando si es una venta de productos, servicios o activos.
- Identificación de las cuentas afectadas: Determinar qué cuentas se ven afectadas por la transacción. Por ejemplo:
- Clientes (cuentas por cobrar): representa el monto que el cliente debe pagar por la venta realizada.
- Ventas (ingresos): registra el monto total de la venta.
Ejemplo: Si se realiza una venta al contado por $10,000 sin impuestos, el asiento contable podría ser:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Caja | $10,000 | |
| Ventas | $10,000 |
Software para la Gestión de Gastos y Viajes Corporativos
Un software de gastos y viajes corporativos automatiza y simplifica la presentación de informes de gastos y la gestión de viajes, garantizando mayor precisión y transparencia en los datos financieros.
SAP Concur ayuda a adherirse a las políticas de gastos de la empresa, transformando la gestión de gastos y viajes corporativos.