¿Has escuchado sobre los activos diferidos? Tal vez no como definición, pero los gastos de activos diferidos, como también son conocidos, están presentes en todo negocio como recursos de contabilidad que le aportan equilibrio a los números de la empresa y que podrán ser considerados como patrimonio de la misma.
Utilizar un recurso financiero, como lo es el activo diferido, le será de gran utilidad a tu compañía para evitar que se alteren, tanto los ingresos como los egresos de la corporación, en cada uno de los reportes de sus respectivos períodos. ¡Y, aunque no lo creas, también puedes incluir los activos diferidos como bienes, dentro de lo que es el patrimonio de la organización!
¿Qué son los Cargos Diferidos?
Los activos diferidos, también conocidos como cargos diferidos, costos diferidos o débitos diferidos, son bienes y servicios que ha adquirido una empresa de manera anticipada y que no necesariamente se usan en la inmediatez. Los cargos diferidos son bienes o servicios que una empresa paga anticipadamente, y que no siempre se usan de inmediato. Los gastos diferidos, a pesar de estar clasificados como un activo, no son otra cosa que gastos ya pagados pero que aún no han sido utilizados, cuyo objeto es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aún no se han utilizado dichos gastos.
Su objetivo es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aún no se han consumido esos recursos. Un punto muy importante sobre este recurso financiero, que hay que tener en cuenta es que los activos son aquellos que pueden generar beneficios a una empresa en el futuro.
Por diferentes circunstancias, la empresa decide comprar o pagar algunos gastos que no utilizará de forma inmediata, sino que los irá utilizando o consumiendo en el transcurso del tiempo y mientras esto sucede, permanecen como un activo.
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Un activo diferido está relacionado con gastos que se pagan por anticipado. Primero, se realiza un desembolso y, luego, a medida que se emplean o consumen los recursos correspondientes, se anota el gasto.
¿Por qué usar Activos Diferidos?
Como vimos anteriormente, los activos diferidos se usan con un interés puramente contable o financiero, ya que realizar estos pagos hará que no se consideren dentro de las cuentas en un periodo contable en concreto. La gestión de gastos pagados por anticipado y cargos diferidos es una práctica contable para cumplir con el principio de asociación de los estados financieros.
Este proceso permite que los gastos (como seguros, arrendamientos o mantenimientos pagados por anticipado) no afecten la utilidad de un solo mes, sino que se distribuyan de manera proporcional durante el tiempo en que la empresa realmente recibe el beneficio.
En otras palabras, tratar la adquisición de bienes y servicios como activos diferidos, logra que no se tengan que registrar desde un inicio en la lista o cuenta de gastos, lo que favorece a los números declarados en los periodos contables previos al uso de esos bienes o servicios adquiridos. Si una empresa no registra ningún gasto como cargo diferido, lo más probable es que utilice la base de contabilidad en efectivo. Eso sí, cuando una empresa usa su base contable en efectivo, los gastos se deben registrar de forma inmediata en la cuenta de pagos, tan pronto como se paguen, por lo tanto, no aplicarían los activos diferidos.
Principios de los Activos Diferidos
Existen varias razones por las cuales ocurren, o son determinados los activos diferidos. Básicamente, se sustentan en un total de 2 principios contables, los cuales son:
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1. Principio de devengo
En primer lugar, se sigue lo que determina el principio de devengo, el cual establece que los efectos de las transacciones son registrados cuando suceden. Esto quiere decir que se atiende a lo que es la corriente real de los servicios y bienes, en lugar de a la financiera, más de pagos y cobros.
Por esta razón, cuando se genera algún pago, puede registrarse un activo diferido, aunque el gasto se anota justo en el momento en el cual se consume. Según el principio de devengo, los efectos de las transacciones o hechos económicos se registran cuando ocurren. Por lo tanto, se atiende a la corriente real de bienes y servicios y no solo a la financiera de cobros y pagos.
2. Principio de correlación de ingresos y gastos
Por otra parte, está el principio de correlación y gastos. Aquí deberás tomar en cuenta, al momento de realizar las cuentas anuales, aquellos gastos realizados con los que puedas generar los ingresos del ejercicio en cuestión.
De esta forma, los gastos se anotarán en el momento en el cual el activo diferido otorgue las ventajas y los beneficios para los cuales fue adquirido. Según el principio de correlación de ingresos y gastos, tendremos en cuenta para elaborar las cuentas anuales los gastos realizados para generar los ingresos del ejercicio. Estas inversiones serán anotadas cuando el activo diferido suministre los beneficios para los que fueron obtenidos.
Características de los Activos Diferidos
Además de no aplicar cuando la base contable de una empresa es en efectivo, los activos diferidos tienen las siguientes características:
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- Los activos diferidos se deben registrar dentro del balance general en forma de activo a largo plazo. En caso de que estos gastos no aparezcan como activos diferidos, deben de ser registrados en la cuenta de gastos, de forma inmediata (incluso antes de haberse podido aprovechar el beneficio que conlleva este tipo de gasto).
- Al entrar en la categoría “A largo plazo”, se debe esperar a que el producto o servicio sea usado, lo que puede llegar a tardar varios periodos contables.
- Estos gastos son activos intangibles y en algunos casos sirven para la protección ante cualquier eventualidad que pudiera suceder en el futuro.
- Una característica básica de estos pagos es la expectativa de la Empresa de recibir en el futuro beneficios, por lo tanto, se entiende que, al hacer el pago, no se transfieren a la entidad los beneficios y riesgos inherentes a las partidas que esta por adquirir o recibir.
Requisitos para Contabilizar un Activo Diferido
Ya teniendo claro lo que son los activos diferidos y cómo funcionan, debes saber que para que se puedan contabilizar, un activo de estas características tiene que cumplir con diversos requisitos para considerarse como tal.
Estos son los 3 requisitos que deben cumplirse para que pueda ser considerado como un activo diferido:
1. Debe encajar con la definición de activo
En primer lugar, los pagos realizados han debido de otorgar algún bien, servicio, derecho o cualquier otro recurso. Al momento de pagar, debes tener derecho de crédito, en comparación con aquel que no ha cumplido con su responsabilidad. Los elementos en cuestión deben ser manejados por la compañía. El activo tiene que resultar de algún suceso pasado, lo cual es algo que cumplen todos los activos diferidos, porque se producen tras el anticipo de un pago. Debe ser posible que ocurran mayores beneficios económicos en el futuro mediante los activos diferidos.
2. El cumplimiento de los criterios de registro y reconocimiento
Ya sabemos que de un activo diferido se esperan beneficios futuros. Sin embargo, más allá de eso, también este valor debe poder ser valorado de forma fiable. Esto significa que la información en la cual esté basada la valoración no debe contener ningún rasgo o tipo de sesgos o errores y representar ser un reflejo fiel de lo que se ve a simple vista.
3. Los intangibles deben ser identificables
Aquí tenemos que, en el caso de tratarse de intangibles, el activo diferido tiene que poder ser identificable. Esto implica que debe cumplirse una de las siguientes condiciones:
- Que sea separable. Es decir que, en esencia, el activo pueda venderse, arrendarse, cederse o ser intercambiable de cualquier otra forma.
- Que sea creado como consecuencia de derechos contractuales o legales.
En este punto, no pueden ser activados aquellos gastos en los cuales hayas podido incurrir, con la intención de producir algunos intangibles. Por ejemplo, en el caso de que hayas gastado en publicidad, aunque esto pueda traer beneficios a futuro para la empresa, debes contabilizar ese pago ahora y no mientras ves que la mejora en la imagen adquiere impacto en las ventas. También es de destacar que no se pueden activar como intangibles los gastos de primer establecimiento. Son aquellos no relacionados con las operaciones jurídicas de la constitución que se realizan al echar a andar la empresa. No hay un derecho concreto que surja a partir de estos gastos y tampoco los podemos transmitir a terceros.
Clasificación de Activos Diferidos
Ahora que sabemos qué son los activos diferidos, cuál es su objetivo y sus características, debemos conocer cómo se clasifican:
1. Gastos Prepagados
Los gastos prepagados son los que se hacen por anticipado, esperando que su consumo se lleve a cabo en algunos meses. Este activo diferido aparece en la base contable como un activo circulante, y al haber sido registrado como un gasto pagado por anticipado, se clasifica como un gasto prepagado.
Alquileres/rentas, seguros o hasta impuestos pueden entrar en esta clasificación y son considerados como gastos prepagados. Otros pueden ser bienes y servicios que se consumen dentro de un año. Recordemos que los gastos prepagados se deben enlistar en el balance contable como un activo circulante hasta que se ejecute el beneficio de la compra.
Si una empresa paga en diciembre $30.000 por el alquiler del local de enero a junio, la empresa puede incluir en diciembre este monto total pagado en sus activos circulantes como gasto prepagado. En cuanto vaya pasando cada mes, la cuenta de gastos prepagados para el alquiler irá disminuyendo por el monto mensual, hasta consumir los $30.000 totales. Los gastos prepagados tienen el derecho legal de recibir el servicio por el que están pagando. Por ejemplo, cuando las empresas pagan por adelantado el alquiler/renta o algún otro gasto.
En los asientos contables devengados, el monto de gastos diferidos se contabiliza como un crédito en la cuenta de gastos diferidos y se clasifica como activo corriente.
2. Gastos Diferidos (Cargos Diferidos a Largo Plazo)
Los gastos diferidos, en comparación de los prepagados, entran en la categoría de activos a largo plazo; es decir, se pagan por adelantado y se tiene que esperar varios periodos contables, de entre 3 y 5 años, para que el bien o servicio sea consumido. Por lo tanto, estos activos diferidos se deben registrar en el balance general contable como activos a largo plazo y se clasifican como gastos diferidos.
Una buena forma de identificarlos es que los gastos diferidos son siempre intangibles. Pueden ser la compra de un seguro de propiedad y accidentes (de inmueble o de los vehículos de la empresa, por ejemplo) que servirían como protección de los activos de la empresa para cualquier eventualidad que se pudiera llevar a cabo en el futuro. Los gastos diferidos no tienen el derecho a recibir el servicio, ya que el goce del mismo se da a largo plazo.
Los cargos diferidos son los gastos a largo plazo pagados anticipadamente, que se llevan como un activo en el balance general hasta que son usados o consumidos. El consumo total de un cargo diferido será años después de que se realice la compra inicial. Los cargos diferidos se distribuyen a lo largo de varios períodos contables. El importe de un cargo diferido se contabiliza como crédito en la cuenta de cargos diferidos y se clasifica como activo a largo plazo.
Ejemplos de Pagos Anticipados y Activos Intangibles (Categorías de Gastos Diferidos)
Sabiendo que con los gastos diferidos también se busca obtener beneficios para el futuro como ingresos y/o utilidades, debemos distinguir que estos se pueden clasificar en pagos anticipados y activos intangibles, por lo que podemos enlistar los siguientes ejemplos de ambos:
Pagos Anticipados:
- Renta de propiedades o instalaciones.
- Renta de equipos de trabajo.
- Publicidad.
- Primas de seguros y fianzas.
- Insumos de papelería.
- Regalías.
- Diseño e implementación de sistemas nuevos.
- Conocimiento científico o tecnológico.
- Adquisición de Licencias.
- El nivel de costo por mantenimiento del activo para obtener los beneficios económicos futuros.
- Observación y control sobre el activo.
Activos Intangibles:
- Conocimiento científico o tecnológico.
- Seguros.
- Fondos de inversión.
- Plan de pensiones.
- Diseño e implementación de procesos nuevos.
- Adquisición de concesiones.
- La propiedad intelectual.
- Registro de marcas y patentes.
- Costos en las fases de investigación y desarrollo.
- Erogaciones en etapas preoperativas.
- Los activos intangibles son parte importante del valor de mercado de las empresas, su análisis corresponde a la necesidad de la contabilidad de revelar la información suficiente en relación con la medición y valuación de dichos recursos.
- Se definen los intangibles como el conjunto de bienes no materiales, representaos por derechos privilegios o ventajas de competencia que son valiosos porque contribuyen a un aumento en el ingreso o utilidades por medio de su empleo, estos derechos se compran o desarrollan en el curso normal de los negocios.
- Un activo intangible es un activo identificable de carácter no monetario y sin apariencia física.
- Cargos diferidos, beneficio por un período ilimitado que dependerá de la duración de la actividad de la persona moral.
- Las tarifas de emisión de deuda pueden clasificarse como un cargo diferido.
¿Cómo se Registra un Activo Diferido?
Ahora es momento de llevar a la práctica lo que sabes sobre los activos diferidos. Te enseñamos cómo funciona de forma rápida y simple, a través de un ejemplo práctico.
Una empresa X adquirió un total de 1.000 cajas, por un valor de 100$ c/u, mediante el pago en efectivo. Estas cajas no serán utilizadas de forma inmediata, sino que se van a disponer de ellas por el transcurso de 1 año.
El detalle es que la contabilidad de la empresa se lleva mensualmente, así que no se puede cargar el gasto de las 1.000 cajas, ya que se estaría cargando el gasto de 1 año en tan sólo 1 mes.
En ese caso, se registra la compra inicial, pero en la cuenta de activo diferido, la que corresponde (como ya sabes) a los gastos pagados, pero que no se gastarán inmediatamente. Así que lo debes registrar de la siguiente forma:
| Cuentas | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Activo diferido | 1.000 x 100 = $100.000 | |
| Efectivo | $100.000 |
Entonces digamos que, en 1 mes, gastaste cerca de 200 cajas. En ese caso, debes amortizar los 100 y llevarlos a la columna de gastos generales, sacando el dinero de la cuenta de activos diferidos:
| Gastos generales | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gastos generales | 200 x 100 = $20.000 | |
| Activo diferido | $20.000 |
Al momento de amortizar, se extraen $20.000, por lo que el balance general queda en $80.000. Así que se agregan $20.000 al gasto, lo que genera una entrada de dinero y una salida (es decir, la empresa utilizó $20.000 y está ingresando también $20.000). Es decir, al momento de realizar un análisis financiero, los $20.000 son los que aparecen como parte del gasto y los otros $80.000 son parte del activo.
Proceso de Registro de Amortizaciones de Cargos Diferidos
Para elaborar un comprobante contable con las causaciones o amortizaciones mes a mes del valor o cuotas de los gastos pagados por anticipado y de los cargos diferidos de la compañía, sigue estos pasos:
- Presionas el botón - Ver más - Otros - Comprobante contable.
- Seleccionas el módulo: Contabilidad - Movimientos contables - Nuevo comprobante contable.
- Luego, diligencia los siguientes datos:
- Tipo de comprobante: seleccionas el tipo de comprobante CC-4 - Diferidos, el cual es el predeterminado para este tipo de registros.
- Fecha de elaboración: digitas la fecha en la cual quedará contabilizado el comprobante contable.
- Consecutivo: en este campo el sistema asigna el consecutivo del comprobante si en la configuración fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario es necesario que al momento de elaborar el documento digites el número con el cual será contabilizado.
- Moneda: esta casilla te permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento, esto aplica cuando manejes monedas extranjeras.
- Cuenta contable: seleccionas la cuenta contable que requieras para el registro.
- Tercero: eliges el tercero relacionado con el movimiento contable.
- Descripción: puedes ingresar un comentario de la cuenta contable.
- Débito - Crédito: introduces los valores en las columnas débito o crédito, según corresponda.
- Es necesario utilizar las opciones que se encuentran en la parte inferior o superior derecha de la ventana:
- Guardar y descargar: el documento para realizar la impresión del mismo.
- Guardar y nuevo: donde inmediatamente permite realizar otro comprobante.
- Guardar: donde solamente permite guardar el documento en el programa.
- Adicional al momento de consultar el comprobante contable en la parte superior o encabezado se te habilitan algunas opciones:
- Descargar e imprimir: permite visualizar el documento en pantalla y descargar el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
- Más: por último, se encuentra la pestaña más que permite realizar algunos procesos adicionales al comprobante contable; estos son:
- Editar permite modificar algún dato previamente registrado.
- Anular o borrar el documento.
- Ver contabilización.
- Copiar el comprobante.
- Comprobante favorito.
- Importante: para este tipo de comprobante se utiliza la opción de copiar el comprobante o dejarlo como comprobante favorito para así utilizarlo mes a mes.
Activos Diferidos vs. Pasivos Diferidos e Ingresos Diferidos
Los pasivos diferidos aplazan los ingresos o los reparten en varios periodos de tiempo. Son contabilizados únicamente hasta que el producto es entregado o servicio es prestado. Por ejemplo: Intereses, Comisiones, Arrendamientos, Honorarios, Servicios técnicos, Transportes como fletes y acarreos, Mercancías en tránsito ya vendidas, Cuotas de administración, Ventas a plazos, entre otros. Por lo tanto, el activo diferido es opuesto al pasivo diferido.
La importancia de los ingresos diferidos va más allá del balance financiero, afectando áreas clave como la liquidez, el cumplimiento normativo y la valoración empresarial. Los ingresos diferidos son cantidades de dinero que has recibido, pero que aún no has ganado. Una vez que cumples con lo prometido, ese dinero puede trasladarse a la columna de ingresos en tus estados contables.
Los ingresos diferidos se registran cuando has recibido un pago, pero aún no has entregado los bienes o servicios correspondientes. Una vez que los bienes o servicios se proporcionan, esos ingresos diferidos se convierten en ingresos obtenidos. Por otro lado, los ingresos devengados son lo opuesto: son ingresos que ya has ganado por la prestación de bienes o servicios, pero que aún no has recibido. Estos se registran como un activo en el balance. Cuando finalmente recibes el pago, el activo se convierte en ingresos reconocidos.
Estos conceptos ayudan a mantener la integridad de tus estados financieros, ya que permiten asociar los ingresos y gastos con los períodos en los que realmente se generan o se incurren, en lugar de simplemente registrar el momento en que se realiza el intercambio de dinero.