En el mundo de la contabilidad, la gestión eficiente de los recursos es un paso imprescindible para el éxito de cualquier empresa. Disponibles en el software de gestión contable denominado Excel, las plantillas representan un valioso ahorro de tiempo para cualquier persona que se embarque en la gestión contable y financiera de su negocio u hogar.
Una puerta de acceso a una biblioteca que te proporcionará varias plantillas, algunas de las cuales están diseñadas para poder gestionar la contabilidad sin dificultad alguna. Por lo tanto, te serán de gran ayuda a la hora de planificar tus tareas, controlar tus datos contables e incluso automatizar determinados cálculos.
Plantillas Excel para la Gestión Contable
Con el fin de ayudarte, Superprof te cuenta cuáles son las mejores plantillas disponibles en Microsoft Excel para gestionar tus cuentas sin necesidad de muchos conocimientos contables. En Excel, encontrarás plantillas para cualquier tipo de tarea. La única condición es que los datos se puedan transcribir en una hoja de cálculo.
Plantilla de Ingresos y Gastos
Las plantillas Excel de gestión contable que te serán de gran utilidad son las plantillas de flujo de caja. Tan prácticas para las grandes empresas como para las pequeñas empresas y los hogares, el registro de ingresos y gastos permite llevar una contabilidad con rigor.
Para registrar estos asientos contables, deberás crear una hoja de cálculo que agrupe las entradas y salidas de dinero. Gracias a las funciones de Excel, podrás enumerar los movimientos de tus cuentas bancarias. Además, puedes planificar fácilmente las operaciones contables futuras, para conocer tu contabilidad de caja en el momento que quieras.
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Al anticiparnos a estos movimientos, dominarás los estados financieros de tus cuentas en tiempo real y podrás examinar tu gestión comercial, saber si la estás gestionando de forma óptima y si puedes afrontar determinados gastos adicionales. El flujo de caja es una herramienta esencial de análisis contable y financiero, ya que proporciona una visión dinámica de la situación financiera de los autónomos, de las PYMES o de cualquier hogar.
Para completar tu plantilla, necesitarás añadir la siguiente información:
- Recibos de efectivo.
- Desembolsos.
- Cuenta de resultados.
- Balances y documentos contables.
- Inversiones.
- Conciliaciones bancarias.
Estas plantillas las tienes disponibles en el software de contabilidad Excel. Desde «Archivo», «Nuevo desde plantilla», podrás buscar las plantillas que te interesen mediante palabras clave. Al escribir «tesorería», tendrás acceso a las siguientes plantillas:
- Presupuesto personal.
- Pronóstico de flujo de caja.
- Tabla de flujo de caja personal fácil.
- Análisis de flujo de caja.
- Presupuesto simple.
- Lista de verificación para pagar facturas.
- Estado de resultados.
- Proyección de flujo de caja para pequeñas empresas.
¡Depende de ti escoger la plantilla que más se adapte a tus necesidades! Por otro lado, si buscas un diseño diferente, ¡Internet ofrece cientos de diseños que podrán encajar con tus gustos!
Plantilla del Balance Contable
El balance contable sirve para ver, en forma de documento, los activos de una empresa en un momento determinado. Este estado financiero resume los activos, es decir, todo lo que posee la empresa, como gestión de inventarios, flujo de caja, vencimientos y pasivos, es decir, todos los recursos a su disposición, como capital contable, deudas sociales y fiscales...
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El balance es un reflejo de la situación financiera de una empresa. Lo suele elaborar un contable al cierre del ejercicio financiero. Por lo general, el balance se elabora al cerrar las cuentas anuales para poder medir la salud financiera de una empresa.
No es necesario invertir en un software de contabilidad caro como el software EBP, Sage o incluso Quickbooks para producir este tipo de documentos. Con Excel tendrás más que suficiente. Gracias al balance, podrás generar otras tablas como el balance funcional y el balance financiero según tus necesidades. Los bancos, socios o clientes pueden solicitarle este tipo de archivos. El plan general de cuentas se utiliza para generar el panel de control del balance.
Con un simple clic, podrás obtener todos los datos de tu negocio. El balance está vinculado a otros dos documentos esenciales: la cuenta de resultados y el plan de flujo de caja. Podrás establecer fácilmente tu balance con Excel. Con una plantilla disponible en el software, lo único que tienes que hacer es indicar las funciones de las celdas con sus números y datos. Las fórmulas ya están completadas y los cálculos, automatizados.
Resulta muy sencillo de utilizar, ¡solo debes ser meticuloso a la hora de introducir los datos! Gracias a esta presentación simplificada, tú mismo podrás llevar tus cuentas con Excel y con el mejor software de contabilidad. Existen cientos de plantillas disponibles en Internet para que puedas llevar tu estado financiero. Asimismo, algunas páginas como plantillasexcelgratis.com, planillaexcel o exceltotal.com ofrecen plantillas sencillas, sobre todo, si lo tuyo no es la profesión contable. Explora estas páginas para encontrar el modelo y el diseño que más se adapten a tus necesidades.
Plantilla de la Conciliación Bancaria
La conciliación bancaria permite realizar un control para mantener tus cuentas lo más actualizadas posible al comparar con el extracto bancario de tus recibos. De hecho, consiste en comparar el extracto bancario con el libro auxiliar de bancos y justificar las discrepancias, si las hubiera. Al descargar una plantilla de Excel, ahorrarás tiempo. De hecho, solo necesitas completar los datos de tus extractos bancarios profesionales y los del libro auxiliar del banco.
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Suele formar parte del trabajo del contador para asegurarse de no cometer errores. Sin embargo, si tienes paciencia, podrás hacerlo tú mismo. Las plantillas de conciliación bancaria de Excel permiten comparar los depósitos registrados con los del extracto bancario. Agrupan los movimientos de entradas y los movimientos de salidas. La ventaja es que también se verifican los cheques y las notas de crédito bancarias, así como los cargos de la tarjeta de crédito.
No todo el mundo sabe cómo manejar la conciliación bancaria en Excel. Por eso hay muchas plantillas gratuitas en línea. La base es la misma para todos, lo que a menudo difiere es el diseño. Las plantillas que encontrarás utilizan todas las funciones de «Matemáticas y trigonometría», así como funciones financieras fundamentales.
A continuación, te dejamos un resumen de la información contable que suelen contener:
- El saldo de la cuenta.
- Los elementos de la cuenta corriente.
- Los datos bancarios (saldo, extractos, etc.).
- La fecha.
- Los pagos.
- Los recibos de efectivo.
Con una buena plantilla, te sorprenderás de poder llevar a cabo este control tú mismo.
Plantilla del Libro Mayor Contable
El libro mayor es un documento contable que contiene todos los asientos del libro de cuentas. Se trata de un documento muy valioso para la contabilidad de una empresa, porque rinde cuentas de todo, dato por dato. Cuenta con las herramientas necesarias para automatizar muchas tareas y ahorrar tiempo.
Incluye la siguiente información:
- La fecha de registro, facturación o recibo.
- La redacción del escrito.
- Los números y títulos de las cuentas en las que se debitarán o acreditarán las sumas.
Día tras día, se hace referencia a todas las entradas en esta tabla. Gracias a esto, el libro mayor se genera automáticamente. Es necesario para el correcto mantenimiento de las cuentas de una empresa, porque contiene el historial de movimientos de las cuentas bancarias. Por lo tanto, se hace cargo de toda la contabilidad, desde la apertura de cuentas, pasando por el registro de las operaciones corrientes, los asientos de inventario, el establecimiento de documentos de resumen y el cierre de cuentas.
Para obtener el libro mayor, es necesario volver a copiar las líneas del diario contable en las cuentas correspondientes. La hoja de cálculo calculará así automáticamente los totales de débito y crédito; de este modo, podrás saber si el saldo de la cuenta será deudor o acreedor.
Dónde Encontrar Plantillas Contables Confiables
¿Sabes cuáles son tus necesidades, pero no sabes dónde puedes encontrar modelos contables fiables? A continuación, Superprof te ofrece una lista de páginas web donde podrás descargar plantillas de manera gratuita, según tus necesidades.
- La biblioteca de plantillas de Excel
- Archivo Excel
- Xataka
- Just EXW
- Formaciononline.eu
- Excelgratis.com
- Softzone.es
- Adslzone.net
- Aplicaexcelcontable
- Plantillasmil
Ya cuentas con toda la información necesaria para descargar tus plantillas de contabilidad y empezar a gestionar tus obligaciones legales con total tranquilidad y asegurarte de la correcta contabilidad de tu empresa. Estas plantillas están destinados a empresas, pero también a autónomos y despachos de contabilidad que deseen ganar en eficiencia.
Las plantillas de Excel ofrecen una contabilidad que se ajusta a los códigos y estándares de la profesión contable. ¡Así podrás comunicar tus documentos, realizar tus previsiones y controlar la contabilidad de tu empresa como un auténtico profesional! Y no olvides aprender todo.
El comprar un software contable puede ser considerablemente caro y difícil de utilizar si eres una pequeña o mediana empresa. Por lo que si piensas seguir llevándola en Excel te recomendamos que busques una hoja que te genere de manera automática por ahora los reportes financieros básicos como Balance General (opcional, Estado de Resultados (opcional) y Balanza de Comprobación (Obligatorio).
También debe de considerar que su plantilla en Excel capture la información de las pólizas y que le asigne un numero de cuenta a cada movimiento que afecte su contabilidad. El catálogo debe contener todas las cuentas y a todos los niveles. Se deberán incluir también todas las cuentas del activo, pasivo, capital, resultados y de orden. Para el caso del cierre anual, se deberán incluir los ajustes fiscales pertinentes.
Gestión de Inventarios en Excel
Esta plantilla es un formato de control de inventarios, para que mantengas en orden tus entradas y salidas de producto. Además, este formato de control de inventarios es fácil de usar. No olvides descargar en el botón de abajo tu plantilla de inventarios en Excel y comienza a gestionar tus existencias. Siempre ten en mente que el control de tus inventarios es el motor y el alma de tu empresa.
- Para empezar, realiza una copia de tu formato de excel para inventarios con el fin de conservar una en blanco.
- Si no tienes definidos códigos para tus productos, puedes asignarle cualquier código que quieras.
Cada ENTRADA y SALIDA se registra automáticamente modificando tus números de existencia reales. Tu plantilla te mostrará una alerta y en la columna de SOLICITAR verás la leyenda “Solicitar material”. Otro de los beneficios de este formato de inventarios es que te ayuda a surtir a tiempo tu stock.
Fundamentos de la Gestión de Inventarios
- Los inventarios son las existencias de los recursos que las empresas necesitan para lograr sus objetivos y deben ser bien administrados para reducir al máximo el costo de su gestión.
- Los inventarios son los recursos que una organización emplea para alcanzar sus objetivos. En el caso de las comercializadoras, el stock por lo general se refiere a los artículos o mercancías para venta; en las compañías manufactureras, los inventarios más importantes son los de materias primas, insumos y bienes intermedios. Finalmente, en las empresas de servicios, los inventarios se refieren a los suministros que se requieren para la operación diaria.
Existen varias técnicas y métodos para el control y registro de inventarios. El método de registro periódico se utiliza para llevar el control de una gran cantidad de existencias que tienen un costo unitario bajo. Por norma de control interno, siempre se debe realizar un conteo físico.
Libro de Caja en Excel
El libro de caja, libro de cuentas o registro de efectivo es uno de los libros auxiliares más importantes en la contabilidad empresarial. Ya sea en forma de documento único o más a menudo como tabla Excel, el libro de caja registra las entradas y salidas de efectivo de las empresas. Para llevarlo a cabo sin problemas, dichas transacciones se recogen en un libro de caja o de cuentas, lo que resulta muy útil.
Tener a mano un modelo de libro de caja, de los que se encuentran numerosos ejemplos en Internet, conlleva ventajas para las pymes y los autónomos a la hora de crear un libro de caja. Al contrario que las tiendas online, los pagos en efectivo son retrospectivamente más difíciles de registrar, por lo que el mantenimiento actualizado de las entradas y salidas de pagos resulta ventajoso para todas las empresas. Así, los libros de caja sirven como herramientas para no perder de vista la situación financiera.
Información en los Ejemplos de Libros de Caja
Cuando al final de cada año fiscal hay que realizar la declaración de la renta, los libros de caja forman parte de la base imponible de toda empresa. Así pues, al igual que cualquier otro libro mercantil, el libro de caja debe registrarse motivado por los principios de transparencia y accesibilidad.
Para garantizarlos, existen algunos datos obligatorios que cualquier entrada en un libro de caja debe incluir. El ejemplo de libro de caja en Excel que te ofrecemos contiene todos los datos necesarios para cumplimentarlo correctamente.
La siguiente información aparece distribuida en 6 columnas:
- El número de comprobante del recibo en efectivo
- La fecha de la transacción
- Las entradas en euros (debe)
- O las salidas en euros (haber)
- Las observaciones sobre la transacción
- El saldo (calculado automáticamente) de todas las entradas y salidas
En el encabezado de nuestra plantilla de libro de caja aparecen dos campos adicionales, uno donde debes incluir el nombre de tu empresa y en el otro el período en el que se lleva el libro de caja. Tanto las entradas como las salidas, es decir, tanto el Debe como el Haber, deben documentarse cronológicamente y, en este sentido, la integridad es un aspecto fundamental. Por ello, en el libro de caja también se contabiliza, por ejemplo, la compra de sellos, que normalmente se hace en efectivo.
Control de Pago a Proveedores con Excel
Las hojas de cálculo de Excel pueden facilitar muchas gestiones, pero si el volumen de proveedores y facturas que recibes excede las 100 por mes, lo más recomendable para ti es utilizar una herramienta de gestión de proveedores inteligente y automatizada. El control de pagos es esencial para todo tipo de empresas; ya sean pequeñas, medianas o grandes; pues esta tarea pretender prever, plantificar, conciliar, reclamar y proyectar el flujo de dinero que genera o mueve una empresa a sus proveedores.
Tener una organización de pago a proveedores requiere de mucho detalle y precisión, sobre todo para no quedar mal con tus proveedores y tener tus productos en tiempo y forma para no retrasar las actividades de tu empresa.
Ventajas y Desventajas de Usar una Plantilla de Excel
Gestiona a tus Proveedores de forma eficaz, reduciendo los procesos administrativos manuales.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Permite tener un registro en una hoja de las facturas | No puedes consultar los recibos de todos los gastos en tu formato o plantilla de Excel |
| Genera una advertencia de aquellas facturas vencidas y no abonadas. | Conlleva mucho tiempo recopilar toda la información |
| Realiza un reporte de las próximas facturas a vencer. | Puede sufrir una sobrecarga de información al trabajar con muchas cantidades de datos |
| Si tienes pagos a plazos podrás gestionarlos de mejor forma | Si tu hoja de cálculo es pesada, no cargará tan fácilmente en una aplicación o tardará tiempo en ser compartida |
| Tendrás un respaldo de información si requieres comprobar o verificar esta información | No puedes detectar si los CFDI que comparten tus proveedores son válidas ante el SAT |
| Evitas penalizaciones de tus proveedores al presentar algún retraso en el pago | |
| Mantienes relación con tus Proveedores al mejorar el control de tus pagos |
Cómo Usar la Plantilla para la Gestión de Proveedores
Puedes duplicar la siguiente plantilla mes a mes para realizar el listado de gestión de tus proveedores o acumularlos en la misma hoja de Excel, pero te recomendamos tener una división mes a mes para contemplar los gastos promedio mensuales. La plantilla se compone de 4 secciones:
- 1.ª sección: Incluye la información de tu Proveedor; como Empresa, Nombre del Responsable, etc.
- 2.ª sección: Información del pago como: Concepto, número de Factura, Forma de Pago*.
- 3.ª sección: Fechas de la factura. Esta es quizá la parte más importante de la plantilla, ya que a través de las fórmulas que hemos colocado en ella de forma “automática” Excel te dará a conocer los días que faltan para pagar tus facturas y a través de los colores del semáforo determinará si el pago ya expiro, aún tienes tiempo para pagarlo mediante los siguientes valores:
- 4. Señalamiento por colores Esta plantilla fue diseñada sobre todo para mantenerte alerta sobre las fechas de vencimiento de tus facturas y que no se te olvide pagarlas, alertándote de la misma forma, si todavía tienes tiempo para pagarlas, el tiempo se está agotando o definitivamente el plazo para pagarla venció.
Determina la Fecha de Vencimiento
Podrás determinar la fecha exacta de vencimiento de tu factura sin ver el calendario, pues se hará un cálculo entre la Fecha de Emisión de tu Factura (columna G) en la que tendrás que colocar la fecha en la que se emitió la factura y el Plazo de Pago que te otorgan tus proveedores (Columna H) que son los días que tienes para realizar el pago y que se determina según el acuerdo o política de tus proveedores por lo que este llenado si tendrás que hacerlo manual
Señalamiento por Colores
Cómo para la mayoría de las personas es más fácil identificar el plazo de pago mediante colores, determinamos el uso de un semáforo (verde, amarillo y rojo) para conocer el tiempo de pago de las mismas que se indican de en la columna K:
- Verde: Todavía tienes 10 o más días para hacer el pago de tu factura
- Amarillo: Tienes 9 o menos días para realizar el pago
- Rojo: El plazo para pagar tu factura ha vencido y tendrás que comunicarte con tu proveedor para aclarar la situación
La opción Pagada (Columna L) te ayuda a diferenciar las facturas que ya pagaste por lo que solo tendrás que escribir si y en automático podrás diferencias mediante un color gris que la factura ya está pagada por lo que no tendrás que preocuparte por este proveedor.
Informes Financieros con Business Central
La característica Informes financieros le permite obtener información sobre los datos financieros que se muestran en su catálogo de cuentas (COA). Puede configurar informes financieros para analizar cifras en cuentas de contabilidad (G/L) y comparan los movimientos de contabilidad con los presupuestados. Los resultados se muestran en gráficos e informes en su área de tareas, como el gráfico de flujo de caja y los informes Estado de cuenta de ingresos y Balance.
Business Central proporciona informes financieros de muestra que puede usar de inmediato como plantillas. También puede configurar sus propios informes para especificar las cifras que desea comparar. Por ejemplo, puede crear informes financieros para calcular márgenes de beneficios usando dimensiones, como departamentos o grupos de clientes.
Los informes financieros organizan las cuentas de su catálogo de cuentas de manera que facilitan más la presentación de los datos. Puede configurar diversas plantillas para definir la información que desea extraer del catálogo de cuentas. Los informes financieros también proporcionan un lugar para cálculos que no se puedan realizar directamente en el catálogo de cuentas. Por ejemplo, puede crear subtotales para grupos de cuentas y luego incluir ese total en otros totales.
Las definiciones de fila en informes financieros proporcionan un lugar para cálculos que no se puedan realizar directamente en el catálogo de cuentas. Por ejemplo, puede crear subtotales para grupos de cuentas y luego incluir ese total en otros totales. Utilice las definiciones de columnas para especificar las columnas para incluir en el informe resultante. Por ejemplo, puede diseñar una plantilla de informe para comparar el saldo del periodo y el saldo a la fecha del mismo periodo del año actual y del año anterior.
En análisis financiero, una dimensión son datos que agrega a un movimiento como una especie de marcador. Estos datos se utilizan para agrupar movimientos de características similares, como clientes, regiones, productos y vendedor, y así poder recuperar con facilidad estos grupos para su análisis. Cada dimensión describe el foco del análisis. Así, un análisis de dos dimensiones, por ejemplo, sería ventas por área. Al utilizar más de dos dimensiones cuando se crea una entrada, puede realizar un análisis más complejo.
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