El concepto de inventarios, según las NIF (Boletín C-4), abarca los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta. Esto incluye materia prima, producción en proceso, artículos terminados, materiales de empaque, refacciones para mantenimiento, inventarios en tránsito y anticipos a proveedores. Esta inversión es un renglón importante del activo empresarial y determinante del costo de ventas y, por ende, de los resultados del ejercicio.
El objetivo de la presente guía es enunciar y describir los procedimientos de auditoría recomendados para el examen del rubro de inventarios, los cuales deberán ser diseñados por el auditor en forma específica en cuanto a su naturaleza, oportunidad y alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de cada empresa.
Procedimientos de Auditoría para Inventarios
- Comprobar su existencia física.
- Verificar que sean propiedad de la empresa.
- Determinar la existencia de gravámenes.
- Comprobar su adecuada valuación, considerando que no excedan su valor de realización.
- Cerciorarse de la consistencia en la aplicación de los métodos de valuación.
- Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros.
El objetivo del auditor es identificar y valorar los riesgos de error material debido a fraude y error de los inventarios presentados en el estado financiero y en la información presentada en las notas a los mismos.
Determinación del Riesgo de Auditoría en Inventarios
En la determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría en el rubro de inventarios, el auditor debe considerar, entre otros elementos, la materialidad de dicho rubro en relación con los estados financieros en su conjunto, así como los riesgos de auditoría.
La planeación de las pruebas de auditoría en el rubro de inventarios debe incluir el análisis de los factores o condiciones que pueden influir en la determinación del riesgo de auditoría. Dichos factores se pueden relacionar tanto al riesgo de error inherente al renglón de que se trate, como al riesgo de que los controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no los descubra cuando aplica técnicas de muestreo.
Lea también: Cómo crear una matriz de riesgos efectiva en Excel: Guía completa
Ejemplos de Factores que Influyen en el Riesgo de Auditoría
- Naturaleza y características propias del inventario.
- Cambios o fluctuaciones importantes en márgenes de utilidad, precios de materiales, demanda de productos, niveles y clases de inventarios o producción, métodos para determinar costos de producción.
- Lanzamiento de nuevos productos, cambios tecnológicos o modificaciones de ingeniería.
- Nuevos productos o reducción de precios de la competencia.
- Productos descontinuados.
- Importancia de producción defectuosa o reprocesada.
- Disminución o aumento de la capacidad instalada y usada.
- Producción y embarques importantes cerca del fin del ejercicio.
- Efecto de regulaciones oficiales, controles de precios, restricción de importaciones o exportaciones, etcétera.
- Contratos importantes con términos y condiciones específicas en cuanto a calidad, fechas de entrega, penas convencionales por incumplimiento, etcétera.
- Falta de procedimientos para salvaguarda física.
- Falta de segregación adecuada de funciones.
- Deficiencias en los procedimientos para inventarios físicos.
- Frecuencia de ajustes importantes por inventarios físicos.
- Inventarios físicos en fechas que difieran de la del fin del ejercicio.
- Inventarios físicos rotatorios en lugar de totales.
- Cambios propuestos o definidos para practicar inventarios físicos rotatorios en vez de totales.
- Registros auxiliares poco confiables.
- Cifras importantes de inventarios identificados como obsoletos o de lento movimiento, pero no investigados ni registrados como tales.
- Materiales en poder de terceros o recibidos de terceros.
- Características del sistema de costos de control de inventarios o del método de valuación y cambios en los mismos.
- Procedimientos deficientes para la revisión o actualización de costos unitarios, etcétera.
Tipos de Riesgo
- Riesgo inherente: Se origina de la naturaleza de las operaciones, del sector en que opera la entidad, del importe y del tipo de inventarios asociados con su riesgo de negocio.
- Riesgo de control: Es el riesgo de que exista un error de valuación, presentación y existencia que no se detecte oportunamente por el control interno establecido en lo referente a los inventarios.
- Riesgo de detección: Es el riesgo de que exista un error de valuación, presentación y existencia que sea material y que los procedimientos aplicados en la revisión de los inventarios por el auditor no los detecte.
Aseveraciones Clave en la Auditoría de Inventarios
Las aseveraciones que el auditor debe cubrir incluyen:
- Totalidad: Se han registrado todos los inventarios.
- Existencia: El inventario existe y es propiedad de la empresa.
- Valuación: Se encuentra presentado en el importe correcto.
- Corte: El inventario corresponde al periodo.
- Revelación: Está presentado y descrito adecuadamente en los estados financieros o en las notas a los estados financieros.
Riesgos Operacionales en Almacenes
La gestión diaria de un almacén trae aparejados una serie de riesgos a los que se ven expuestos a diario tanto el personal como las mercancías en stock. La formación del personal, las inspecciones periódicas, la prevención, un comportamiento responsable y un correcto mantenimiento de las instalaciones son claves para garantizar la seguridad del almacén.
- Los incendios en el almacén pueden producirse por un terremoto, por la combustión incontrolada de sustancias inflamables o por acumulación de vapores, entre otros desencadenantes.
- La ineficiencia en la colocación de los distintos elementos del almacén, una iluminación escasa o la falta de limpieza pueden provocar golpes de los operarios con objetos inmóviles.
- Mercancías mal apiladas, racks poco sólidos, accidentes durante la manipulación de cargas en altura e impactos al nivel del suelo son los responsables de la caída de objetos a distinta altura.
- En los almacenes pueden existir sustancias químicas y tóxicas que, por inhalación o contacto cutáneo, pueden desencadenar problemas de salud.
- Fenómenos meteorológicos extremos o la rotura de una tubería pueden causar una inundación en el almacén, dañando sobre todo las existencias apiladas al nivel del suelo.
- Los cortes en el suministro eléctrico son letales en almacenes frigoríficos y en aquellos en los que la conservación de los productos dependa del mantenimiento de unas condiciones ambientales estables.
Finalmente, cometer errores en la clasificación y el marcado de los productos, o en su rotación (ya sea esta FIFO o LIFO), hace que ciertas partidas queden relegadas en los rincones del almacén y que, simplemente, se deterioren por el paso del tiempo y por no haberles dado salida en el momento adecuado.
Auditoría Integral: Eficiencia, Economía y Eficacia
La auditoría ha progresado en los últimos tiempos, evidenciándose en el desarrollo y amplificación de su campo de acción. La auditoría integral persigue tres objetivos fundamentales: Eficiencia, economía y eficacia. La percepción de auditoría integral se cimienta en una macro visión que abarca la gestión, finanzas y economía; cumplimiento; y la evaluación del control interno.
Riesgos Comunes en la Ejecución de Auditorías de Inventarios
Todo auditor está expuesto a una serie de riesgos que puede cometer en la ejecución de procedimientos de auditoría.
Lea también: Guía completa sobre la auditoría de riesgos laborales.
- Incurrir en Falta de Objetividad: Encontrar diferencias importantes de inventarios y al terminar la revisión se da cuenta que solo existen compensaciones de producto (productos cambiados).
- No levantar actas de auditoría: El impacto de los riesgos de una auditoría de inventarios pueden ser cuantiosos. Un auditor debe plantear posibles escenarios negativos derivados de la revisión de inventarios. Por ejemplo: Un faltante significativo por el cual se tenga que presentar una demanda legal.
- Omitir de la Firma de las Tomas Físicas: Un auditor debe gestionar que la persona auditada y responsable de los inventarios o almacén plasme su nombre y su firma en el reporte emitido por el sistema.
- Realizar Inspecciones Superficiales: En el caso de inventarios donde los artículos se encuentran empacados pueden existir cajas sin mercancía (vacías). Aunque sabemos que operativamente no es posible para un auditor revisar el 100% de las cajas de un almacén si es posible revisar una muestra. Por ejemplo, podría ser la mercancía de mayor valor.
- Omitir la Revisión de la Mercancía Sobrante: Puede llegar a suceder que el auditor no tome notas de las mercancías que se encuentran fuera del reporte de existencias. ¿Cuál es el riesgo de esto? Que las mercancías se extrevíen o sean sustraídas de forma ilícita.
Lea también: Importancia de la Auditoría Interna
tags: #riesgos #inventarios #auditoria #ejemplos