El control de los materiales representa un asunto de especial interés para las empresas manufactureras, por cuanto, se trata de la materia prima que una vez procesada dará paso a los productos terminados que necesita la compañía para desarrollar sus funciones operativas y dar cumplimiento a su objeto productivo.
En consecuencia, dicho control de materiales debe significar para la empresa una herramienta de gestión de los costos con miras a desarrollar una metodología de registro sistemático, planificado y minucioso sobre la materia prima. Dicho instrumento podría ser utilizado por los niveles directivos de una organización, como un sistema de información en el ámbito contable, administrativo, gerencial y operativo, pudiendo garantizarse así la optimización del uso de los mismos en el proceso de transformación.
De este modo, el uso de un exhaustivo control de materiales garantizará a la organización un registro detallado de la materia prima utilizada en el proceso productivo, y por tanto, debe contribuir al aseguramiento de la calidad de los materiales adquiridos por la organización para el desarrollo de su proceso productivo.
1. Definición y Clasificación de los Materiales
Los materiales representan un conjunto de unidades básicas que una vez pasan por el proceso de transformación se convierten en productos terminados, este paso se lleva a cabo a través del uso de la mano de obra que se adiciona a diversos costos adicionales incurridos durante la ejecución del trabajo, estos son conocidos como costos indirectos de fabricación.
Al respecto, los materiales son elementos agrupados en un conjunto, el cual es, o puede ser, usado con algún fin específico; estos presentan naturaleza tanto real (ser cosas), como virtual o ser totalmente abstractos (Polimeni, Fabozzi, y Adelberg, 1994). Además, constituyen el elemento principal de los costos de producción, los cuales se transformarán en productos terminados al agregarles los costos de conversión, que pueden ser directos e indirectos.
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En consecuencia, los materiales están representados por una serie de insumos básicos necesarios para realizar el proceso de transformación que dará como resultado final un nuevo fruto llamado producto terminado (Molina, 2004). Consecuentemente, los materiales pueden comprarse a proveedores exteriores, debiendo ser conformes a los requisitos de calidad, son bienes que se consumen en el proceso productivo.
De este modo, para las empresas manufactureras o de transformación es preponderante contar con un sistema de registro detallado que le permita establecer el debido control sobre la materia prima adquirida por la compañía con miras a desarrollar su proceso operativo (Lester, Norbert, y Mottley, 2010).
Según estos autores, al referirse al control de materiales “la alta calidad, los bajos costos y la productividad satisfactoria en la fabricación, dependen de la eficacia de la gestión de los hombres, máquinas y materiales” (Lester, et al. 2010: 127). Aunado a ello, los materiales que ingresen a una empresa requieren de una combinación de labores y de un conjunto de formas o registros contables que sirvan de instrumento de control en cada una de las etapas de utilización (Estupiñan, 2006).
Bajo estas concepciones, el control de los materiales lo conforman una serie de pasos y procedimientos que dan cuenta de los movimientos de la materia prima desde el momento mismo en que se solicitan al proveedor, hasta cuando el producto terminado ingresa al almacén respectivo. Por esta razón, es básico o propio de las empresas industriales y todas aquellas donde se tengan que desarrollar funciones de proceso para llegar a un bien final.
Ahora bien, en lo que respecta a la clasificación de los materiales, estos se identifican fácilmente como parte del producto terminado, se denominan materiales directos y los que tienen importancia secundaria o no se convierten en productos terminados, se denominan materiales indirectos (Lester et al., 2010).
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Materiales Directos
Son todos los materiales que pueden identificarse en la fabricación de un producto terminado, fácilmente se asocian con éste y representan el principal costo de materiales en la elaboración del producto. En efecto, “los materiales directos son aquellos elementos que pueden identificarse de una manera concreta y provechosa con un producto o con un trabajo específico” (Molina, 2004: 71).
Al mismo tiempo, son aquellos materiales que forman parte de los productos y generalmente determinan la calidad, cantidad o presentación de los mismos en el mercado, razón por la que sus costos se asignan directamente a cada producto concreto, es decir, sin recurrir a procedimientos de reparto en función de niveles de actividad (Lester et al., 2010).
Materiales Indirectos
Los materiales indirectos están enmarcados en todos los materiales que, aun cuando son utilizados en el proceso productivo, son los que auxilian o prestan un servicio a la transformación productiva, por lo que, representan suministros a la fabricación desarrollada por la empresa. El material indirecto es aquel que se utiliza en el proceso de la manufactura pero cuyo costo no es directamente rastreable hasta cada producto (Welsch y Gordón, 2005).
Además de esto, “los materiales indirectos son los demás suministros involucrados en la producción de un artículo que no se clasifican como materiales directos” (Polimeni et al., 1994: 76). De este modo, la fabricación para obtener sus resultados requiere insumos que no son mano de obra directa ni materiales directos, conformado por aquellos que se pueden integrar físicamente al producto, pero que por su naturaleza no consiguen identificarse o cuantificarse fácilmente en cada unidad de manufactura (Cuevas, 2001).
2. Contabilización de los Materiales
En una empresa manufacturera, la inversión en materiales representa cuantiosas sumas de dinero, si estas son comparadas con el total de los activos de esta, por lo cual, se requiere que su contabilización sea cuidadosamente controlada de manera que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras mostradas.
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Al respecto, las actividades para la contabilización de los materiales comprende; 1) compra de los materiales incluyendo en esta; solicitud de compra, orden de compra, informe de recepción, factura de proveedor, el mayor de almacén o las tarjetas de inventario continuo, y 2) el uso de materiales, que requiere autorizarlos por medio de la requisición de materiales preparado por el departamento de producción (Molina, 2004).
Sobre la compra de materiales, el departamento de compras persigue diferentes objetivos, entre ellos; obtener la cantidad de artículos necesarios para que no se interrumpa la producción con los mínimos costos; adquirirlos con la calidad y precios apropiados; promover la entrega en su momento oportuno; actuar en función del personal de compras disponible; informar sobre nuevos materiales, equipos, servicios, suministros a los diversos departamentos de la empresa e integrar la función de compras (Gil y Giner, 2013).
Al respecto, la función de un departamento de compras de cualquier empresa es la de hacer los pedidos de materia prima y suministros solicitados por el departamento de producción. Sobre este aspecto, una requisición de compra es un documento escrito que por lo general se envía para notificar al departamento de compras sobre de una carencia de materiales o suministros. La requisición de compra está generalmente impresa según las especificaciones de cada compañía (Polimeni et al., 1994).
Por su parte, la orden de compra es aquella que emite el departamento de compras autorizando al proveedor para que despache los materiales solicitados y a los precios de venta acordados en la negociación. En este documento también se indican las condiciones de entrega y de pago (Molina, 2004). Como resultado, la orden de compra se prepara en función a lo señalado en la requisición de materiales.
Cuando se reciben los materiales que fueron pedidos se inspeccionan para tener seguridad de cumplen con las características de calidad necesarias y se ajustan a las especificaciones de la orden de compra. Posteriormente, el departamento que recibe procede a llenar el formato de recepción mostrando la cantidad y la clase de material recibido, identificando; proveedor, número de la orden de compra, fecha en que fue recibido y firma autorizada (Molina, 2004).
Atendiendo a esto, el informe de recepción es un formato elaborado con la finalidad de detallar las unidades y características de los materiales recibidos. La factura “es el documento oficial mediante el cual se formaliza la venta en función a la compra efectuada, por ello sirve a la empresa compradora para cerrar el proceso de compra” (Hargadón y Munera, 1991, citados por Molina, 2004: 74). Por consiguiente, la factura representa un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo general, una persona que vende puede rendir cuentas de forma instrumentalizada.
Uso de los Materiales
El uso de los materiales, es el proceso desarrollado internamente en una empresa u organización en el marco de la explotación y desarrollo de su actividad económica, de esta manera, la persona encargada del almacén es responsable del adecuado resguardo, protección y salida de todos los materiales que estén bajo su custodia.
La salida debe ser autorizada por medio de un formato de requisición de materiales, preparado por el gerente de producción o por el supervisor del departamento. Cada formato indica el número de la orden o el departamento que solicita los artículos, la cantidad, la descripción, el costo unitario y el costo total de los artículos despachados (Polimeni et al., 1994).
No obstante, según los citados autores, algunas veces producción o cualquier departamento requisitor devuelve materiales al almacén, bien sea porque hubo excedente, equivocaciones en el despacho, defectos en los materiales, entre otros, para lo cual se requiere de un formato denominado “Informe de materiales devueltos” que sirve para reintegrar los materiales que se regresan al almacén.
Por su parte, el almacén entrega los materiales para producción cuando se le autoriza por medio de la requisición de materiales, preparada por el jefe de la producción. Cada formato señala la información necesaria de acuerdo a las características puntuales de la empresa que la emite, así como, de sus necesidades de información (Molina, 2004).
De acuerdo a los planteamientos del autor, el almacenista recibe las requisiciones, haciendo un resumen de las mismas, indicando en este sumario los materiales que se catalogaron como directos a los procesos productivos y los materiales indirectos utilizados en la fabricación. Una de las copias se guarda en un archivo especial y las otras dos, con destino a contabilidad general y costos, se archivan para entregarlas periódicamente, según las políticas que tenga la compañía.
Se establece así un control más efectivo de los materiales que se suministran a producción.
Abastecimiento Estratégico y Otras Estrategias de Aprovisionamiento
El abastecimiento no es solo una preocupación para los equipos de aprovisionamiento. El proceso de abastecimiento se encuentra dentro de la gestión de la cadena de suministro y se utiliza para identificar, investigar y seleccionar a los mejores proveedores. Es distinto del proceso de aprovisionamiento.
- Tercerización: Es el uso de un tercero nacional o extranjero para llevar a cabo una actividad o proporcionar bienes o servicios que generalmente se brindan de manera interna.
- Subcontratación: Se trata de tercerizar una tarea u obligación específica a un subcontratista o proveedor de servicios.
- Internalización: Aprovecha los recursos internos, como una persona o departamento específicos, para realizar tareas para las que podrían haber subcontratado o que subcontrataban anteriormente.
- Nearsourcing: Implica acercar las actividades de abastecimiento al lugar donde se venden los bienes o servicios.
- Abastecimiento único: Consiste en elegir un solo proveedor para obtener todas las materias primas, bienes y servicios.
- Abastecimiento global: Es el abastecimiento de bienes o servicios de proveedores en mercados globales.
- Empresas conjuntas: Son asociaciones entre organizaciones para lograr un objetivo.
- Integración vertical: Ocurre cuando una organización amplía sus propias operaciones de cadena de suministro en lugar de tercerizar.
- Operaciones de servicios cautivos: Los establecen las organizaciones en países donde la empresa aún no tiene presencia.
- Abastecimiento estratégico: Es una estrategia de aprovisionamiento que tiene en cuenta las metas a largo plazo y los objetivos comerciales de una empresa al evaluar a los posibles proveedores.
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