El timbrado de nómina es un proceso esencial en la gestión fiscal y laboral de las empresas en México. No solo garantiza el cumplimiento con las normativas del Servicio de Administración Tributaria (SAT), sino que facilita procesos como el reparto de utilidades (PTU) y la correcta documentación de las percepciones de los trabajadores. El timbrado de nómina es el proceso mediante el cual los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina son validados y certificados por el SAT, a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). Esto otorga un sello digital que confirma la validez del comprobante de pago del trabajador. Este proceso es obligatorio y asegura que los pagos sean deducibles para efectos fiscales.
Desafíos y Consecuencias del Timbrado Incorrecto
Según datos del SAT y la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, el 95% de las empresas medianas y grandes cumplen con el timbrado de nómina, pero un 20% comete errores que impactan el cálculo del PTU. Estos errores derivan en sanciones y reclamos de los trabajadores. El SAT puede imponer sanciones y los pagos podrían no ser deducibles. El PTU o Participación de los Trabajadores en las Utilidades de la empresa es un derecho consagrado en el artículo 123 de la Constitución y regulado por la Ley Federal del Trabajo (LFT).
CONTPAQi Timbra®: La Solución para Optimizar el Timbrado de Nómina
CONTPAQi Timbra® es la solución ideal para empresas que buscan optimizar su timbrado de nómina y cumplir al 100% con el SAT.
El Nuevo Módulo de Timbrado en CONTPAQi® Nóminas (a partir de la versión 15.4.1)
A partir de la versión 15.4.1, en CONTPAQi® Nóminas hemos integrado el nuevo Módulo de Timbrado, el cual te permitirá seleccionar únicamente los sobre-recibos que requieras timbrar.
Ventajas del Nuevo Módulo
- Posibilidad de elegir los recibos a timbrar, por ejemplo: para el pago de PTU en empleados que se encuentran actualmente dados de baja y le correspondió pago de PTU, podrás timbrar el recibo cuando el empleado haya recibido su pago.
- Tendrás una vista de los documentos por periodo y su estatus de timbrado, donde podrás visualizar de manera sencilla los recibos, e identificar si es un recibo de periodo ordinario, o se trata de un finiquito.
- Posibilidad de exportar a Excel la información del módulo, para que lo puedas utilizar como hoja de trabajo.
- Tendrás disponible la opción: “Periodos”, donde podrás visualizar el estatus de timbrado de cada periodo, y de esta manera puedes identificar fácilmente si tienes recibos pendientes de timbrar en alguno de ellos.
Configuración y Proceso de Emisión de Recibos Electrónicos
Al ingresar al menú Procesos y seleccionar el submenú Emisión de recibos electrónicos, se mostrará en la ventana de confirmación una nueva opción para elegir los recibos a emitir o emitir todos los recibos.
Lea también: SAT: ¿Cómo timbrar nóminas?
Opción "Elegir recibos a emitir"
Al seleccionar la opción Elegir recibos a emitir, se mostrará el siguiente módulo Emisión de recibos electrónicos. Por omisión, se mostrará el periodo Autorizado inmediato anterior al periodo Vigente. A continuación, te explicaremos a detalle cada una de las secciones que conforman este módulo.
Sección "Periodos": Consulta y Selección
Al seleccionar la opción Periodos visualizarás la ventana Estado de timbrado en periodos. En esta ventana podrás consultar el historial de todos los periodos por cada uno de los ejercicios que tiene tu empresa; te ayudará a identificar de manera fácil y rápida, cuáles son los periodos que aún no se encuentran timbrados. Si deseas realizar el timbrado de alguno de los periodos mostrados en este listado, haz doble clic sobre el registro seleccionado.
Después de haber seleccionado el periodo a timbrar, en la franja color azul, se muestra la información del periodo autorizado: Tipo de periodo, Número de periodo, Fechas que comprende el periodo, Estado del periodo. Esta sección es únicamente informativa, por lo que no podrás editar la información aquí mostrada.
Parámetros y Filtros para la Búsqueda
Podrás capturar y realizar la búsqueda de periodos de manera manual, si así lo requieres, mediante la configuración de parámetros y filtros para buscar el periodo en cuestión.
| Parámetro | Descripción | Opciones/Valores por omisión |
|---|---|---|
| Ejercicio | Deberás indicar el ejercicio de la empresa. | (Campo numérico) |
| Periodo | Aquí indicarás cuál es el periodo que deseas timbrar. | (Campo numérico) |
| Fecha de pago | Campo informativo que indica la fecha de pago del periodo seleccionado. | (No editable) |
| Estado empleado | Filtra los empleados según su estatus. | Todos, Activos (A o R), Baja (Omisión: Todos) |
| Tipo de nómina | Filtra los recibos por tipo de nómina. | Todos, O (Ordinario), F (Finiquito), FO (Finiquito ordinario), FI (Finiquito indemnización) (Omisión: Todos) |
| Estatus de Timbrado | Filtra los recibos por su estado de timbrado. | Todos, Por timbrar, Timbrado, Cancelado, ** Cancelación en proceso (Omisión: Todos) |
| Buscar | Permite filtrar a los empleados del periodo por medio de palabras clave. | (Campo de texto) |
Una vez que se han asignado todos los filtros para realizar la búsqueda, visualizarás un mensaje que te indica la cantidad de registros a mostrar según el periodo a timbrar y en el listado de sobre-recibos podrás consultar a los empleados pendientes por timbrar. En el listado de sobre-recibos podrás indicar si deseas timbrar todos los empleados o seleccionar únicamente a ciertos empleados marcando el check de selección.
Lea también: Requisitos Timbrado Finiquito
Proceso de Timbrado
Al seleccionar la opción timbrar se mostrará una ventana de Confirmación en la cual se especifica la cantidad de sobre-recibos que se timbrarán en el periodo seleccionado; haz clic en Sí para continuar. Visualizarás la ventana Emisión de recibos electrónicos como actualmente la conocemos, para continuar con el proceso de timbrado. Captura la contraseña del CSD y haz clic en Aceptar, para timbrar los sobre-recibos. Se mostrará el avance del proceso de timbrado.
Por último, se mostrará el Resumen del proceso de emisión de recibos electrónicos, donde podrá identificar los sobre-recibos que fueron timbrados; haz clic en Aceptar, para continuar. Para consultar la bitácora del proceso de emisión de recibos electrónicos, haz clic en Aceptar. Visualizarás la Bitácora de emisión de recibos electrónicos, con el desglose de los sobre-recibos timbrados y el UUID asignado; podrás exportar la información a Excel® si así lo deseas.
Una vez finalizado el proceso de timbrado, dentro del módulo Emisión de recibos electrónicos, visualizarás que en el listado de sobre-recibos ya se muestra el UUID asignado y el Estatus de cada sobre-recibo. Para corroborar que el periodo ya fue timbrado, en la opción Periodos, dentro de la ventana Estado de timbrado de periodos, se mostrará cada uno de los periodos que ya han sido timbrados; por omisión, se mostrarán TODOS los empleados seleccionados.
Exportar Información a Excel
Al hacer clic en el botón Exportar Excel podrás exportar la vista del módulo Emisión de recibos electrónicos a un documento Excel®. Dentro del archivo de Excel®, visualizarás la siguiente información: Nombre de la empresa, Tipo de periodo y número de periodo, Fechas del periodo (por ejemplo: Del 01/01/2023 al 15/01/2023), Estado del periodo (por ejemplo: Timbrado).
Al exportar a documento Excel®, por omisión, el sistema mostrará la carpeta de la empresa donde se guardará el archivo: C:\Compac\Empresas\NOMINAS\Emision. La estructura del nombre quedará de la siguiente manera: Timbrado_TipoPeriodo_NumeroPeriodo_Ejercicio_HH_MM_SS_XXX.xls.
Lea también: Proceso de Timbrado del Complemento de Pago
Opción "Emitir todos los recibos"
Al seleccionar la opción Emitir todos los recibos, se mostrará la ventana Emisión de recibos electrónicos para realizar el timbrado de sobre-recibos como actualmente lo hemos estado realizando. Por omisión, se mostrará el periodo Autorizado inmediato anterior al periodo Vigente. Captura la contraseña del CSD y haz clic en Aceptar, para timbrar los sobre-recibos. Se mostrará el avance del proceso de timbrado.
Por último, se mostrará el Resumen del proceso de emisión de recibos electrónicos, donde podrá identificar los sobre-recibos que fueron timbrados; haz clic en Aceptar, para continuar. Para consultar la bitácora del proceso de emisión de recibos electrónicos, haz clic en Aceptar. Visualizarás la Bitácora de emisión de recibos electrónicos, con el desglose de los sobre-recibos timbrados y el UUID asignado; podrás exportar la información a Excel® si así lo deseas.
Consideraciones Clave y Errores Comunes en el Timbrado
Aspectos del Proceso de Cancelación
El timbrado de sobre-recibos se realiza únicamente por tipo de periodo, es decir, si tienes diferentes tipos de periodo, deberás ingresar a cada uno de ellos para realizar el proceso de timbrado desde el módulo Emisión de recibos electrónicos. Al cancelar un recibo, si CONTPAQi® Nóminas detecta que un recibo aún está en proceso de cancelación NO se cancela en el sistema, por lo que no hay forma de timbrarlo nuevamente. Es decir, mientras el documento esté en proceso de cancelación, CONTPAQi® Nóminas considera este documento como Timbrado, por lo que no se genera nuevo documento por timbrar.
Al final de la bitácora se agregó una nota para indicar que debes presionar el botón Actualizar estado, para que se verifique si ya se canceló en el SAT o no. Si eres usuario de la Factura Electrónica con el esquema de CFDI y deseas cancelar uno de estos comprobantes, es preciso dar a conocer que esta acción es responsabilidad del contribuyente que emitió el CFDI notificar o realizar el proceso de cancelación ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT [de acuerdo con la Regla II.2.23.3.6, último párrafo, de la Segunda MRMF, publicada el 14 de septiembre de 2010]).
Para realizar la cancelación de un CFDI, es necesario tener el UUID (Identificador de Único Universal, el cual es asignado por el PAC cuando realiza el timbrado de comprobante) que se desea cancelar, ya que debemos de recordar que este número es el que identifica al CFDI. El proceso implica: Capturar el UUID del documento que se desea cancelar y luego hacer clic en el botón Buscar CFDI. Posteriormente, se presentará el registro del CFDI/UUID solicitado. En esta ventana se presentan tres opciones que son:
- Mostrar Detalle: Se presenta el CFDI en un formato amigable diseños por el SAT.
- Recuperar CFDI: Se puede obtener el XML.
- Cancelar CFDI: Se realiza la cancelación del CFDI.
Para hacer la cancelación, debe elegirse la opción de Cancelar CFDI.
Validaciones Específicas del Complemento de Nómina 1.2
Para el complemento de nómina 1.2, también se especifican validaciones que se deben realizar en los datos del comprobante CFDI, una de estas validaciones es la del método de pago. Recordemos que el campo "Método de pago" del catálogo de empleados es utilizado para el pago de la nómina y las dispersiones. Dentro de CONTPAQi® Nóminas es posible seleccionar estas claves en la configuración de los conceptos.
Situaciones Particulares y Soluciones
Horas Extras
Recuerda que el tipo de periodicidad 99 (Otra periodicidad) está considerado para nóminas extraordinarias. En el concepto de percepción utilizado para las horas extras, debes asignar la clave agrupadora P019, así como indicar los tipos de horas extra que se manejarán. Al registrar las horas extras en la prenómina de días y horas, el sistema te permite registrar un valor con decimales, está abierto debido a la interfaz con relojes checadores. Se tiene detectada una situación muy específica en la que se presenta un error al intentar timbrar cuando se registró un valor 0.30 o menor para la hora extra.
RFC del Empleado y CLABE Interbancaria
Verifica que el RFC del empleado sea válido, es decir, que sea correcto y se encuentre registrado en el SAT, puedes apoyarte en el módulo de Conciliación de RFC vs. SAT. Esto se debe a que la Clabe interbancaria ya contiene todos los datos necesarios para identificar el banco y cuenta donde se depositará el pago del empleado.
Recibos en Cero
Considera que en CONTPAQi® Nóminas, para el complemento de nómina 1.2, no se timbran sobre-recibos en cero (con todas las percepciones, otros pagos y deducciones en ceros), como los recibos de empleados con incapacidad en todo el periodo, por ejemplo.