CONTPAQi Nóminas® es un sistema especializado en la gestión de nóminas diseñado para automatizar y simplificar los procesos relacionados con el cálculo, timbrado y emisión de CFDI de nómina. Es ampliamente reconocido en el mercado mexicano por su capacidad de automatizar procesos, cumplir con las normativas fiscales y laborales, y emitir CFDI de nómina.
Genera CFDI de nómina de forma rápida y sencilla, cumpliendo con los requisitos fiscales. El timbrado de nómina es más que una obligación fiscal; consiste en la emisión y validación electrónica de un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) por cada pago que una empresa realiza a sus empleados.
Importancia del Timbrado Selectivo en CONTPAQi® Nóminas
Si eres un empresario o contador que utiliza el software de nóminas Contpaqi, es importante que sepas cómo timbrar un solo recibo de pago de nóminas. CONTPAQi® Nóminas está diseñado específicamente para empresas mexicanas que buscan cumplir con el SAT de forma eficiente y sin complicaciones.
Una de las grandes novedades en las versiones recientes de CONTPAQi® Nóminas es la posibilidad de seleccionar si queremos timbrar todo nuestro periodo de nóminas o si solo queremos emitir algún recibo en específico. Esta funcionalidad es particularmente útil, por ejemplo, cuando hacemos cálculo de PTU y tenemos trabajadores que se dieron de baja. En estos casos, a lo mejor pues todavía no se le paga ese PTU porque ya no labora en la empresa y solo queremos timbrar los empleados que ya se les pago ese movimiento.
Si quieres timbrar solamente a algún empleado o a algunos empleados en específico, ¡ya es posible! A continuación, te diremos cómo puedes realizarlo. A partir de la versión 15.4.1, en CONTPAQi® Nóminas hemos integrado el nuevo Módulo de Timbrado, el cual te permitirá seleccionar únicamente los sobre-recibos que requieras timbrar.
Lea también: SAT: ¿Cómo timbrar nóminas?
Ventajas del Nuevo Módulo de Timbrado
Las grandes ventajas de este nuevo módulo son:
- Posibilidad de elegir los recibos a timbrar: Por ejemplo, para el pago de PTU en empleados que se encuentran actualmente dados de baja y le correspondió pago de PTU, podrás timbrar el recibo cuando el empleado haya recibido su pago.
- Vista de documentos por periodo y estatus de timbrado: Tendrás una vista de los documentos por periodo y su estatus de timbrado, donde podrás visualizar de manera sencilla los recibos, e identificar si es un recibo de periodo ordinario, o se trata de un finiquito.
- Exportación a Excel: Posibilidad de exportar a Excel la información del módulo, para que lo puedas utilizar como hoja de trabajo.
- Opción "Periodos": Tendrás disponible la opción: “Periodos”, donde podrás visualizar el estatus de timbrado de cada periodo, y de esta manera puedes identificar fácilmente si tienes recibos pendientes de timbrar en alguno de ellos.
Consecuencias de No Timbrar las Nóminas
Es fundamental cumplir con esta obligación, ya que el incumplimiento puede acarrear diversas problemáticas:
- Incumplimiento legal: No timbrar las nóminas puede llevar a un incumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales.
- Descontento de los empleados: La falta de timbrado puede generar descontento entre los empleados, ya que no contarán con la documentación adecuada que respalde sus ingresos y deducciones.
- Problemas contables y financieros: Sin el timbrado adecuado, puede ser difícil llevar un registro preciso de los gastos relacionados con la nómina.
Guía Paso a Paso para el Timbrado Selectivo en CONTPAQi® Nóminas
A continuación, te explicaremos a detalle cómo realizar el timbrado de un solo empleado o recibos específicos. Al ingresar al menú Procesos y seleccionar el submenú Emisión de recibos electrónicos, se mostrará en la ventana de confirmación una nueva opción para elegir los recibos a emitir o emitir todos los recibos:
- Acceso al módulo de Emisión de recibos electrónicos
Ingresa al menú Procesos \ Emisión de recibos electrónicos.
Haz clic en el botón Elegir recibos a emitir en la siguiente ventana de Confirmación.
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Al seleccionar la opción Elegir recibos a emitir, se mostrará el módulo Emisión de recibos electrónicos.
Por omisión, se mostrará el periodo Autorizado inmediato anterior al periodo Vigente. Después de haber seleccionado el periodo a timbrar, en la franja color azul, se muestra la información del periodo autorizado: Tipo de periodo, Número de periodo, Fechas que comprende el periodo, Estado del periodo. Esta sección es únicamente informativa, por lo que no podrás editar la información aquí mostrada.
- Selección del Periodo de Timbrado
Dentro del módulo Emisión de recibos electrónicos, haz clic en el botón Periodos.
Al seleccionar la opción Periodos visualizarás la ventana Estado de timbrado en periodos. En esta ventana podrás consultar el historial de todos los periodos por cada uno de los ejercicios que tiene tu empresa; te ayudará a identificar de manera fácil y rápida, cuáles son los periodos que aún no se encuentran timbrados.
Si deseas realizar el timbrado de alguno de los periodos mostrados en este listado, haz doble clic sobre el registro seleccionado.
Lea también: Proceso de Timbrado del Complemento de Pago
- Configuración de Parámetros de Búsqueda de Recibos
Podrás capturar y realizar la búsqueda de periodos de manera manual, si así lo requieres, mediante la configuración de parámetros y filtros para buscar el periodo en cuestión. Los parámetros a configurar son los siguientes:
- Ejercicio: deberás indicar el ejercicio de la empresa.
- Periodo: aquí indicarás cuál es el periodo que deseas timbrar.
- Fecha de pago: este campo es informativo, por lo que, no podrás editarlo y te indica cuál es la fecha de pago del periodo seleccionado.
- Estado empleado: se mostrarán las opciones Todos, Activos (A o R), Baja; por omisión, se mostrará la opción Todos.
- Tipo de nómina: se mostrarán las opciones Todos, O (Ordinario), F (Finiquito), FO (Finiquito ordinario), FI (Finiquito indemnización); por omisión, se mostrará la opción Todos.
- Estatus de Timbrado: se mostrarán las opciones Todos, Por timbrar, Timbrado, Cancelado, ** Cancelación en proceso; por omisión, se mostrará la opción Todos.
- Buscar: podrás filtrar a los empleados del periodo por medio de palabras clave.
- Selección de Empleados a Timbrar
Una vez que se han asignado todos los filtros para realizar la búsqueda, visualizarás un mensaje que te indica la cantidad de registros a mostrar según el periodo a timbrar y en el listado de sobre-recibos podrás consultar a los empleados pendientes por timbrar.
En el listado de sobre-recibos podrás indicar si deseas timbrar todos los empleados o seleccionar únicamente a ciertos empleados marcando el check de selección. Puedes solo seleccionar los recibos que queremos timbrar y ya nada más le damos en seleccionar timbrar para emitir, por ejemplo, solo cuatro recibos de los once que tenemos en nuestra nómina.
- Ejecución del Timbrado
Haz clic en el botón Timbrar. Se mostrará una ventana de Confirmación en la cual se especifica la cantidad de sobre-recibos que se timbrarán en el periodo seleccionado; haz clic en Si para continuar.
Visualizarás la ventana Emisión de recibos electrónicos como actualmente la conocemos, para continuar con el proceso de timbrado.
Captura la contraseña del Certificado de Sello Digital (CSD) y haz clic en Aceptar, para timbrar los sobre-recibos.
Se mostrará el avance del proceso de timbrado.
- Revisión del Resumen y Bitácora
Al finalizar el proceso de timbrado, se mostrará el Resumen del proceso de emisión de recibos electrónicos, donde podrá identificar los sobre-recibos que fueron timbrados. Haz clic en Aceptar, para continuar.
Para consultar la bitácora del proceso de emisión de recibos electrónicos, haz clic en Aceptar. Visualizarás la Bitácora de emisión de recibos electrónicos, con el desglose de los sobre-recibos timbrados y el UUID asignado; podrás exportar la información a Excel® si así lo deseas.
Una vez finalizado el proceso de timbrado, dentro del módulo Emisión de recibos electrónicos, visualizarás que en el listado de sobre-recibos ya se muestra el UUID asignado y el Estatus de cada sobre-recibo.
Para corroborar que el periodo ya fue timbrado, en la opción Periodos, dentro de la ventana Estado de timbrado de periodos, se mostrará cada uno de los periodos que ya han sido timbrados; por omisión, se mostrarán TODOS los empleados seleccionados.
Recuerda: Te recordamos que la bitácora de emisión de recibos electrónicos se guarda en la carpeta Emisión de la empresa: C:\Compac\Empresas\ctNombreEmpresa\Emision.
Exportación a Excel de la Información del Timbrado
Para mayor control y análisis, puedes exportar la información generada:
Al hacer clic en el botón Exportar Excel podrás exportar la vista del módulo Emisión de recibos electrónicos a un documento Excel®.
Dentro del archivo de Excel®, visualizarás la siguiente información: Nombre de la empresa. Tipo de periodo y número de periodo. Fechas del periodo. Por ejemplo: Del 01/01/2023 al 15/01/2023. Estado del periodo. Por ejemplo: Timbrado.
Al exportar a documento Excel®, por omisión, el sistema mostrará la carpeta de la empresa donde se guardará el archivo: C:\Compac\Empresas\NOMINAS\Emision.
La estructura del nombre quedará de la siguiente manera: Timbrado_TipoPeriodo_NumeroPeriodo_Ejercicio_HH_MM_SS_XXX.xls.
Consideraciones Importantes
Es importante tener en cuenta que el timbrado de sobre-recibos se realiza únicamente por tipo de periodo, es decir, si tienes diferentes tipos de periodo, deberás ingresar a cada uno de ellos para realizar el proceso de timbrado desde el módulo Emisión de recibos electrónicos.