La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y/o servicios, de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma.
Los inventarios son todo aquello que se hace objeto de compra o venta, propio del giro de la empresa.
En términos contables, el inventario refleja la existencia física de la mercancía, materia prima, productos semiterminados o terminados que tiene una empresa en un lugar y fecha definida.
¿Qué es la Gestión de Inventarios?
El inventario es el conjunto de mercancías que un negocio almacena con el objetivo de venderla, o distribuirla a sus clientes.
La gestión de inventario es el conjunto de prácticas para dar seguimiento al inventario en todas sus etapas, desde el momento de adquisición de las materias primas para elaborar productos, hasta el momento en que se entrega al cliente final.
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El objetivo del manejo de inventario es tener la información de los productos en el lugar y momento preciso, de modo que se sepa cuándo pedir materias primas, qué cliente hizo un pedido, dónde están las mercancías y contar con información de lote para un posible seguimiento postventa.
Importancia de la Gestión de Inventario
El inventario es el activo más importante de las empresas.
Es el centro de todas las actividades de la cadena de suministro y lo que se pone en venta al cliente final.
Por esta razón, la gestión de inventario es indispensable para mantener la operatividad de la empresa y satisfacer los requerimientos de los clientes, y para ello es necesario asegurarse de tener las mercancías correctamente almacenadas, reducir el riesgo de deterioro, robo y daño.
Un manejo inadecuado del inventario puede costarles mucho dinero a las empresas, generándoles pérdidas que comprometan sus finanzas.
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Clasificación de los Tipos de Inventarios
Los inventarios se clasifican con base en variables que permiten tener un mejor control de las mercancías y almacenes en general, de acuerdo con la industria, el tipo de mercancía, las actividades del negocio y las necesidades de sus clientes.
Como hemos visto, existen diferentes tipos de inventario (según función, periodicidad, tipo de producto, etc.).
Los inventarios pueden clasificarse en:
Según el momento en que se realizan:
- Inventario inicial: Se realiza al comentar las operaciones de la empresa para conocer el saldo o cantidad de productos antes de adquirir mercancías adicionales, o de vender los existentes en un periodo determinado.
- Inventario final: Se lleva a cabo al finalizar un periodo, por ejemplo al hacer un balance general de la empresa para tener información sobre los recursos disponibles al término de un ejercicio contable o fiscal.
Según la periodicidad:
- Inventarios perpetuos: Es un método permanente, constante, que se realiza cada vez que se lleve a cabo una transacción para contar con información actualizada y confiable de la cantidad de mercancías. Una de sus principales ventajas es que ayuda a tener un mejor control de los productos para evitar el robo hormiga. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método, los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer.
- Inventarios periódicos: Se realizan conteos físicos de las mercancías dentro de un periodo contable, que puede ser trimestral, semestral o anual y suelen realizarse en las temporadas de menor actividad comercial debido a que es una actividad que consume muchos recursos. En un almacén con pocas referencias y un flujo de movimientos muy bajo, por ejemplo, probablemente bastará con practicar un inventario periódico con una cierta regularidad.
- Inventario intermitente: se efectúa varias veces al año.
- Inventario cíclico (también conocido como inventario rotativo): Se basa en la realización de recuentos regulares, distribuidos durante el año, de grupos de referencias.
Según la logística:
- Inventario de anticipación o previsión: Se realiza antes de periodos de alta demanda como hot sales, buen fin, navidad, día de las madres, entre otros que requieren planeación de una estrategia para incrementar las ventas. Su objetivo es garantizar el abasto de mercancía y prevenir aumento de precios, retrasos de los proveedores o cualquier otro inconveniente.
- Inventario en consignación: Consiste en las mercancías que un consignador envía a otra empresa para que los venda a su nombre.
- Inventario en tránsito (también conocido como inventario en ductos): Cuantifica los productos y materiales que están de camino al almacén o que ya han sido solicitados a los proveedores.
- Inventario de seguridad o de reserva: Registra los productos y materias primas que la empresa posee para afrontar posibles fallas en el proceso de producción, retrasos de los proveedores o aumentos inesperados de la demanda.
- Inventario de previsión o estacional: Reúne las referencias almacenadas con vistas a satisfacer demandas futuras, previsibles con certeza y habitualmente estacionales.
- Inventario de desacoplamiento: Se utiliza para diferenciar el inventario requerido para dos procesos de fabricación con tasas de producción diferentes. El inventario de desacoplamiento se utiliza para coordinar los procesos de inventariado con el fin de evitar que se empalmen.
Según la forma:
- Inventarios de materias primas: Se utiliza por las empresas fabricantes para determinar la cantidad de materias primas o insumos para la fabricación de los productos que comercializa la empresa.
- Inventarios de productos en proceso: Son productos que se encuentran en etapas intermedias de producción y se utilizarán para otros productos en proceso.
- Inventarios de productos terminados: Consiste en el conteo de los productos terminados y listos para la venta al cliente final.
- Inventario de mercancías:
- Inventario de suministros de fábrica:
Otros tipos de inventarios:
- Inventario de existencias de naturaleza regular o cíclica.
- Inventario de existencias obsoletas, muertas o perdidas: Engloba las referencias que, por alguna circunstancia (superación de la fecha de caducidad, deterioro, rotura, etc.), no pueden ser comercializadas.
- Inventario disponible.
- Inventario en línea.
- Inventario en cuarentena.
- Inventario físico: Es el inventario real. Consiste en contar, pesar o medir, y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías) que se hallen en existencia en la fecha de éste, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. El cálculo del inventario es llevado a cabo mediante un listado del stock realmente poseído.
- Inventario de existencias para especulación: es un sistema de control para tener clara la cantidad de productos y materia prima para determinar si es posible aumentar la producción. Se realiza con el fin de cubrir una futura necesidad prevista con anticipación, de modo que involucra un menor riesgo al tener la certeza de qué se necesita en stock.
¿Cómo Mejorar la Gestión del Inventario?
Para mejorar la gestión se debe definir el tipo de inventario que se realizará con base en las categorías mencionadas, contar con registros exactos de todos los activos y mercancías con los que se cuenta y tener una herramienta para llevar el control de los movimientos del almacén de forma actualizada, sencilla y rentable.
La implementación de un software de control de inventarios es la mejor alternativa para las pymes en crecimiento, ya que les proporciona mayor visibilidad, gestión de tareas, permite optimizar los espacios, agilizar los trabajos de picking, generar estadísticas, anticiparse a la demanda de los clientes, entre muchos otros beneficios.
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En Cimatic contamos con la solución efectiva: la herramienta de gestión de inventario WMS de Infor, con la que tu empresa podrá mejorar el control de stock de forma fácil y precisa además, puedes complementar tu servicio con un sistema APS, ideal para la planeación de entregas y producción.
Otras Consideraciones sobre los Inventarios
Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable.
Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las máquinas, otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción, o de ésta al almacén de artículos terminados.
Si vamos a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso.
Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor programación de la producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción.
Como una alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista.
En ocasiones, conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la programación y planeación de la producción.
Si se trata de una política bien pensada, está bien, sin embargo, frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea difícil.
En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa.
- Ventas: Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado.
- Producción: Se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación y un colchón, suficientemente grande, de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables.
- Compras: Las adquisiciones elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.
- Financiación: Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantenerlos (almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).
Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios. A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado.
Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción.
En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría.
En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de máquina a máquina y que éstas se preparen para producir una sola parte.
Sistemas de Inventarios
En este procedimiento se lleva una sola cuenta, denominada «mercancías generales», para realizar el registro contable del inventario inicial, así como de las compras, devoluciones, rebajas, ventas y el inventario final.
Este método de control de inventarios es utilizado sobre todo en empresas pequeñas con un fuerte volumen y diversidad de operaciones.
Este sistema de inventarios permite conocer a detalle el valor de cada uno de los conceptos que participan en las operaciones relacionadas directamente con las mercancías y con los costos de producción.
Sin embargo, con este procedimiento no es posible saber el valor exacto del inventario final y, por ende, tampoco del costo de las ventas, ni la utilidad o pérdida bruta.
El sistema analítico es recomendable para las empresas que manejan muchos artículos diferentes y no tienen un control individual.
Durante el ejercicio, las operaciones se registran en las cuentas correspondientes.
Al final, para obtener el Costo de Ventas, se resta de la cuenta de Compras, por medio de un abono, el importe del inventario final.
Este método permite conocer el valor actualizado de la mercancía en existencia, sin necesidad de realizar un inventario físico.
Esto, mediante un sistema automatizado que determina el saldo que tiene el inventario y las existencias correspondientes.
El sistema de inventarios perpetuos emplea tres cuentas: Almacén, Costo de Ventas y Ventas.
Tal es el caso de un sistema ERP en la nube, el cual puede integrar cada una de las áreas de tus procesos de trabajo.
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Valuación de Inventarios
Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios, algunas de ellas se consideran así, solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general.
Entre las cuestiones relativas a dicha valuación, la de principal importancia es la consistencia: la información debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el período contable y durante diferentes periodos, de manera que resulte factible comparar sus estados financieros y conocer la evolución de la entidad económica, así como también comparar con estados financieros de otras entidades económicas.
- Costo.
- Costo o mercado, al más bajo.
El costo de los artículos disponibles para la venta, se divide entre el total de las unidades disponibles también para la venta.
Este método, identificado también como PEPS, se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén, o a la producción, son los primeros en salir de él.
El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendidos, lo que implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida, se aplicarán los últimos precios de compra, y en economías como la nuestra se ha demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y, por ende, el pago del impuesto sobre la renta será menor.
Las mercancías que utilizan métodos de clasificación Fist In, First Out (FIFO) o Last In, First Out (LIFO) requieren un registro de lote para cada transacción entrante, que permita dar seguimiento a la cantidad de productos disponibles y de los que salen del almacén. Estos lotes, además, proporcionan la base para calcular los costes.
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