La contabilidad de proyectos consiste simplemente en controlar los costos e ingresos de cada proyecto de forma individual. Este método va más allá de las declaraciones de pérdidas y ganancias, ya que te ayuda a identificar las diferentes fuentes de ingresos y costos, permitiéndote realizar un seguimiento de las ganancias, y aportando mayor claridad sobre cómo se obtuvieron dichas ganancias.
¿Qué es la Contabilidad de Proyectos?
La contabilidad de proyectos es una herramienta que te permite dar seguimiento a los costos de cada entregable individual durante el ciclo de vida de un proyecto. Incluye elementos de contabilidad financiera y de gestión que te permiten, como gerente de proyecto, supervisar la salud financiera y el margen de rentabilidad del proyecto.
Este tipo de contabilidad es muy útil ya que puede ayudarte a ti y a las partes interesadas a calcular la rentabilidad del proyecto. Al hacer un seguimiento de los costos de un proyecto y las posibles fuentes de ingresos, puedes determinar con anticipación si los entregables valen la pena. Puedes usar estos detalles granulares para abordar los desafíos relacionados con el material, mano de obra y tiempo que puedan surgir durante el proyecto.
Contabilidad de Proyectos vs. Contabilidad Financiera
Si bien ambos realizan un seguimiento de los costos y los ingresos comerciales, la contabilidad de proyectos se centra en las transacciones relacionadas con un proyecto en particular. Este método se diferencia por el uso de diferentes sistemas, procesos y normas de información financiera, entre las que se incluyen:
- Definición de fechas de inicio y finalización, lo que significa que el seguimiento de tu cuenta empieza cuando se inicia tu proyecto.
- Informes basados en entregables, lo que significa que darás seguimiento a los gastos en relación con determinados hitos o productos que debiste comprar.
- Pequeños desgloses de costos específicos, enumerando los costos de cada tarea individual.
- Métodología indistinta, ya sea que uses contabilidad de costos o por acumulación (o devengo), el método no afectará el proceso.
- Responsabilidades compartidas, dado que la contabilidad de proyectos combina la gestión de proyectos y la contabilidad, puedes dividir las responsabilidades entre ambos roles o delegar toda la responsabilidad a uno solo.
Cuándo usar la Contabilidad de Proyectos
Si quieres precisar los detalles en cada nivel de tu proyecto, entonces la contabilidad del proyecto es el método más adecuado. Puedes implementarlo para optimizar tu presupuesto al realizar un control cuidadoso de los costos, gastos, facturación e ingresos diarios; y cumplir con los objetivos financieros para un proyecto específico.
Lea también: Cómo titular proyectos de contabilidad
Puedes hacer uso de la contabilidad de proyectos para cualquier tipo de proyecto, como por ejemplo:
- Preparación para una auditoría contable
- Asumir proyectos nuevos que estén fuera de tu alcance o responsabilidades habituales
- Desarrollo de un producto o servicio nuevo
- Implementación de procesos de negocios e innovación tecnológica
- Seguimiento de los contratos de trabajo para proyectos puntuales
La contabilidad de proyectos te permite asignar a cada proyecto los propios costos e ingresos, para poder visualizar el progreso de cada iniciativa con mayor facilidad.
Cómo Implementar la Contabilidad de Proyectos
Incorporar la contabilidad de proyectos a tu flujo de trabajo actual puede ayudarte a optimizar tus esfuerzos de gestión de proyectos. Sigue el proceso de contabilidad de proyectos que detallamos a continuación para dar seguimiento al presupuesto de tu proyecto de principio a fin.
El Flujo del Proceso de Contabilidad de Proyectos
Con la contabilidad de proyectos, puedes implementar técnicas de gestión financiera para organizar, asignar y gestionar los presupuestos de cada proyecto individual. El flujo del proceso contable se divide en seis fases principales:
1. Iniciación
Antes del inicio de un proyecto, debes realizar una estimación inicial del presupuesto y un análisis de los costos. Durante la fase de iniciación, seguramente te surjan las siguientes preguntas:
Lea también: Código Fiscal de la Federación
- ¿Es el momento adecuado para emprender un proyecto nuevo?
- ¿Qué información puedo extraer de presupuestos de proyectos similares para realizar mis cálculos?
El objetivo de la fase de iniciación es crear un caso de negocio basado en pronósticos y datos financieros relevantes para asesorar o disuadir a la alta gerencia de asumir el proyecto nuevo. También puedes brindar al cliente una estimación aproximada del presupuesto y un cronograma para el proyecto.
2. Presupuesto
El presupuesto te indica cuánto dinero tienes disponible para un propósito específico. Una vez completada la iniciación, decide qué presupuesto asignarás a cada grupo de actividad o categoría para un proyecto. Asegúrate de que cada entregable tenga un costo asignado y no olvides incluir en el presupuesto los costos indirectos y los elementos no facturables asociados con las transacciones de costos, como los costos generales.
Al realizar un seguimiento de los gastos incurridos en los diferentes niveles de un proyecto, podrás tener un mayor control de la eficiencia con la que se asignan los recursos y los gastos, lo que te ayudará a garantizar que el proyecto no supere el presupuesto establecido al inicio.
3. Administración
Durante el transcurso del proyecto, también deberás procesar cada transacción, realizar un seguimiento de los compromisos financieros y el reconocimiento de ingresos, gestionar la facturación y generar informes de rentabilidad.
Al estar involucrado en la fase administrativa de la contabilidad del proyecto, puedes controlar y comparar los costos, las ganancias y los ingresos planificados con los reales para obtener una imagen clara del progreso del proyecto. Esta información te será de mucha utilidad para la siguiente fase.
Lea también: Títulos de Crédito: Conceptos Clave
4. Ejecución
Durante la fase de presupuesto, dividiste tu presupuesto en categorías. Ahora es el momento de desglosar el proyecto aún más. Cuando comienza la fase de ejecución, cada miembro del equipo trabajará en las tareas del proyecto dentro de su categoría asignada. El presupuesto establecido para cada categoría debe asignarse a cada una de las tareas. Es en esta fase que empezarás a ver la diferencia entre el gasto planificado y lo que realmente necesitarás gastar para ejecutar el proyecto.
5. Mantenimiento
Establece un proceso para que tu equipo de proyecto revise, valide y actualice continuamente el presupuesto y los recursos del proyecto en tiempo real. Luego de completar cada categoría de proyecto, debes realizar un análisis exhaustivo del presupuesto para abordar los sobrecostos y reasignar el dinero en caso de ser necesario.
6. Análisis e Informes
Durante la última fase del ciclo contable del proyecto, deberás calcular los costos e ingresos totales, así como el margen de rentabilidad de tu proyecto en función de los informes generados. Esto ayudará a la alta gerencia a evaluar si es conveniente embarcarse en proyectos similares en el futuro.
Una vez finalizado el proyecto, revisa tus informes, identifica todo aquello que salió de acuerdo con el plan y también aquello que no tuviste en cuenta. Este ejercicio te ayudará a determinar qué acciones necesitas implementar o mejorar para el próximo proyecto, ya sea agilizar aún más el proceso de mantenimiento o reservar un porcentaje del presupuesto total para cubrir posibles contingencias.
Mejores Prácticas de la Contabilidad de Proyectos
La implementación de un proceso de contabilidad adecuado te permitirá supervisar cada proyecto en curso y te ayudará a desglosar los aspectos más pequeños de cada proyecto para saber cuánto dinero debes invertir y cuánto dinero estás generando. Sigue estos principios de contabilidad de proyectos para lograr que tu proyecto se ejecute sin problemas.
- Usa sistemas contables separados
- Realiza las estimaciones presupuestarias antes de iniciar el proyecto
- Céntrate en la gestión de recursos
- Establece indicadores clave de rendimiento (KPI)
- Haz un seguimiento del tiempo trabajado
- Crea informes con frecuencia
Ejemplos de KPI de gestión de proyectos:
- Desempeño del cronograma
- Desempeño del costo
- Asignación de recursos
- Varianza del presupuesto
- Quejas de clientes
- Cantidad de solicitudes de cambio
Ventajas de la Contabilidad de Proyectos
Con una supervisión financiera detallada, la contabilidad de proyectos ofrece muchos beneficios para ti y para todas las partes interesadas. No solo te permite gestionar los informes financieros más fácilmente a través de cuentas separadas, sino que también ayuda a garantizar que los proyectos se mantengan dentro del alcance establecido.
Estas son las principales ventajas de usar la contabilidad de proyectos además del método de contabilidad estándar:
- Mayor visibilidad de los gastos e ingresos diarios
- Cuentas más precisas para la facturación, los gastos, gastos devengados, etc.
- La capacidad de controlar las diferencias financieras entre dos proyectos
- Actualizaciones en tiempo real sobre la rentabilidad y el progreso del proyecto
- La recopilación de información valiosa para futuras licitaciones o convocatorias
- Información detallada sobre la facturación y el progreso del proyecto para proporcionar a los clientes
- Una mejor gestión de recursos
- Un cálculo de los costos reales frente a los costos estimados para ayudar a determinar el alcance
La Contabilidad Creativa
En varios países se ha extendido el uso de la contabilidad creativa, convirtiéndose en un tema de notable interés. El concepto de contabilidad creativa no se encuentra establecido en la normativa jurídica que regula los procesos contables y, por lo tanto, no existe una definición legal dentro de este ámbito.
Para Naser (1993), la contabilidad creativa es el proceso de manipulación de la contabilidad para aprovecharse de los vacíos de la normativa legal en cuanto a las diferentes posibilidades de elección con el propósito de transformar la información contable que se presentan en los estados financieros de las empresas.
Amat y Oliveras (2004) indican que la contabilidad creativa consiste en que los profesionales contables manipulan la información financiera utilizando su conocimiento al aprovecharse de los vacíos y omisiones de la normativa existente, y de la opcionalidad existente entre diferentes prácticas de valoración que esta ofrece.
Por su lado, Cardona (2009) afirma que la práctica de la contabilidad creativa, tiene grandes repercusiones en los usuarios interesados en una información financiera confiable para la toma de decisiones.
Hernández-Gil et al. (2019), afirman que la contabilidad, tal y como está regulada actualmente, no refleja ni informa sobre la realidad, sino que "sólo sigue las normas", dando lugar a unas cuentas anuales transformadas en las compañías.
Ética Profesional y Contabilidad Creativa
Todos estos escándalos financieros, basados en la contabilidad creativa, el fraude y la inobservancia de los principios éticos y morales, han socavado la credibilidad de la profesión contable, y la confiabilidad ante sus “stakeholders” o grupos de interés.
Para Jiménez-Aguirre (2012), la contabilidad creativa consiste en manipular, mediante técnicas y conocimientos contables, las cifras presentadas en los estados financieros de una empresa, cambiando y ajustando los datos mediante el aprovechamiento de lagunas normativas.
Es importante para los auditores externos considerar el riesgo al que se enfrentan al momento de emitir su dictamen y opinar sobre la razonabilidad de la situación financiera de la organización; teniendo en cuenta que dichas cifras pueden estar influenciadas por la contabilidad creativa.
Finalmente, se concluye que esconder, tergiversar o manipular una realidad, cualquiera que sea su intención, representa una especie de fraude, especialmente cuando de ese engaño pueden resultar afectados patrimonialmente potenciales inversionistas e integrantes de los grupos de interés, mediante estados financieros manipulados revelados por las organizaciones.