Cada día somos más las personas que recibimos una cantidad ingente de correos electrónicos que dificultan nuestra capacidad de asimilación y, sobre todo, nos restan horas para llevar a cabo otras tareas. Aunque pueda parecer banal, de la gestión de esos correos entrantes pueden depender muchas cosas, sobre todo teniendo en cuenta que el correo electrónico se ha convertido en el principal canal de comunicación a nivel mundial, y sin duda, imprescindible en el ámbito laboral. Por tanto, dominar la información que entra en nuestra bandeja y ser capaces de gestionarla y mantenerla al día debidamente organizada (aunque para muchos pueda suponer una quimera) es un elemento imprescindible para manejar toda la información que pasará por ella, recuperarla y utilizarla debidamente cuando así lo necesitemos.
Va mucho más allá de ser un simple canal para enviar mensajes; es una pieza fundamental en la gestión de servicios, la relación con clientes y el posicionamiento de marcas. Las bandejas de entrada organizadas reducen el estrés en un 60% y mejoran los tiempos de respuesta en un 50%, crítico para empresas. ¡Hay tanto que puedes hacer con la función de ordenar! - desde automatizar tu bandeja de entrada para que se organice sola hasta encontrar un correo electrónico específico o limpiar tu cuenta.
Centraliza tu Correo Electrónico en Gmail
Centralizar es la clave. Si bien puede haber gente que desconfíe de Google por la utilización que puedan hacer de nuestros datos, lo cierto es que es el servicio más fácil de usar y más completo, además de proporcionar una gran cantidad de espacio de almacenamiento y la posibilidad de utilizar numerosos servicios adicionales de Google. En este mismo gestor podremos centralizar nuestras diferentes cuentas de correo (Configuración > Cuentas > Añadir cuenta de correo).
Para conseguirlo, podemos crear un correo en nuestro hosting e importarlo directamente a la sección "Cuentas e importación". No obstante, recordad que tenemos 15 GB de almacenamiento gratis y que si nos pasamos de dicho límite podemos empezar a no recibir correos, porque no nos caben. Esta es la manera que tiene Google de monetizar su servicio.
Estructura y Organización con Etiquetas
Dotarlo de estructura. Poder controlar la cantidad ingente de información que recibimos al día, distinguir aquella importante de la que no lo es, o simplemente tener accesibles aquellas cadenas de correo que sabemos que tenemos que consultar con frecuencia, es más fácil de lo que parece. Para ello solo hace falta trabajar unos minutos en la construcción de la espina dorsal que dé soporte a nuestro correo.
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Es importante que tengamos claro los principales temas o facetas sobre las que solemos recibir información en 5 ó 6 temas importantes (por ejemplo: trabajo, formación, Ocio, etc.), de los que sacaremos otros tantos temas dependientes. Si bien es recomendable establecer una organización jerárquica en la temática de correos, no conviene realizar esquemas de más de 3 niveles de profundidad para no complicarlo demasiado.
Una vez hecho esto sobre el papel, hay dos posibilidades: se pueden organizar dentro de la misma jerarquía alfabéticamente, o con letras con las que organizo el orden de aparición de los temas, en función de mis propias necesidades (Configuración > Etiquetas > Crear etiqueta nueva).
De esta forma, quedará una tabla temática organizada de forma jerárquica en la que se podrán ir guardando los correos a medida que los vayamos recibiendo y leyendo, los tendremos a mano cuando queramos consultarlos, y de un vistazo tendremos organizada nuestra principal fuente de información diaria sin perder tiempo. Una vez hecho esto, es recomendable dotar a cada tema de la jerarquía de un color.
Cómo Usar y Crear Etiquetas
Las etiquetas actúan como carpetas, reduciendo el desorden en un 70%. Las etiquetas codificadas por colores mejoran la recuperación en un 40%. Te permiten organizar y clasificar los correos para encontrarlos fácilmente. Sigue estos pasos para crearlas:
- Haz clic en "+" donde ves que dice "Etiquetas".
- Dale un nombre (ej.: Pagos, Boletas, Agendamientos).
- Personaliza colores: Haz clic en los tres puntos junto a la etiqueta creada para asignar colores diferentes que te ayudan a distinguirlas visualmente.
Consejo: Puedes anidar etiquetas, es decir, crear subetiquetas.
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No hay que confundir etiquetar con archivar. Aunque pueda parecer absurdo señalarlo, hay mucha gente que lo confunde. En cambio, cuando lo archivamos no solo le damos esa temática, sino que desaparece de la bandeja principal y lo guardamos en la categoría correspondiente, de forma que solo podremos consultarlo si consultamos esa categoría o si lo buscamos a través del buscador.
Sistema de Arrastrar y Soltar
Una opción útil es arrastrar y soltar correos directamente sobre la etiqueta deseada:
- Selecciona el correo en tu bandeja de entrada.
- Arrastralo hacia la etiqueta en la barra lateral izquierda.
- El correo será etiquetado y archivado automáticamente.
Automatización con Filtros
Filtrar, etiquetar y archivar, es fundamental. Pero para poder ahorrar tiempo verdaderamente en la gestión diaria del correo, y si como yo, recibís de media de más de 100 correos diarios, se hace necesario discernir de forma ágil cuáles de todos ellos necesitan ser leídos con urgencia y cuáles pueden esperar.
Los filtros ordenan el 80% de los correos electrónicos automáticamente, ahorrando 1 hora al día. Para configurar filtros para clasificación automática, haz clic en la barra de búsqueda, luego en el icono del filtro, establece los criterios (por ejemplo, remitente, palabras clave) y aplica acciones como etiquetado o archivo. Los filtros reducen la clasificación manual en un 80% para el 90% de los usuarios.
Creación de Filtros
Además, puedes buscar al remitente creando un filtro. Mientras la ventana emergente de búsqueda aún está abierta, haz clic en el botón "Crear filtro" (que se encuentra en la esquina inferior derecha). Define los criterios: por remitente, asunto, o palabras clave específicas. Marca la opción "Aplicar etiqueta" y elige la etiqueta adecuada. Activa "Saltar la bandeja de entrada" para que los correos vayan directo a su carpeta. Los filtros clasifican automáticamente los correos electrónicos en función de los criterios como el remitente o las palabras clave, agilizando el 80% de la gestión de la bandeja de entrada.
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Priorización de Correos Electrónicos
La habilitación de la bandeja de entrada prioritaria destaca los correos electrónicos importantes, reduciendo el tiempo de respuesta en un 50%. Puedes configurarla en Configuración > Bandeja de entrada y seleccionar "Bandeja de entrada prioritaria". Personaliza para correos electrónicos protagonizados o no leídos.
Utilización de Estrellas e Iconos Destacados
Es importante trabajar con ello y utilizar siempre los mismos criterios a la hora de señalar correo con estos iconos que permiten destacar o indicar cuándo un correo tiene importancia sobre el resto. Ojo, no hay que confundirlo con las etiquetas temáticas, su uso es más bien el de proporcionar información adicional para identificarlos fácilmente sin necesidad de abrirlo. Las estrellas indican correos electrónicos críticos y son utilizados por el 65% de los profesionales. Para usarlas, haz clic en el icono de estrella junto a los correos electrónicos y personaliza los tipos de estrellas en Configuración > General > Estrellas.
Búsqueda Avanzada para Encontrar lo que Necesitas
Para buscar correos podemos utilizar la barra superior. Tiene una interfaz de búsqueda de correo electrónico avanzada con filtros que te permiten restringir tu búsqueda. Cuantos más detalles especifiques, menos opciones obtendrás, lo que facilita encontrar la información correcta. La búsqueda avanzada recorta el tiempo de recuperación en un 60%.
Honestamente, buscar en tu bandeja de entrada ese remitente específico puede ser un proceso largo. A veces, la información puede estar oculta en largos hilos de correo electrónico. Puede ser una dirección de correo electrónico particular, el nombre de un remitente o información de contacto que necesites.
Bien, supongamos que necesitas encontrar un dato de un correo electrónico que recibiste de un colega hace aproximadamente dos meses. Si haces mucha correspondencia por correo, probablemente no te molestarás en desplazarte por tu bandeja de entrada. Ahora, supongamos que conoces la dirección de correo electrónico y el nombre de tu colega. Ve a la esquina superior izquierda de la ventana y escribe la dirección de correo electrónico de tu colega en la barra de búsqueda. Aparecerá una ventana emergente que muestra múltiples criterios de búsqueda, como los campos "Contiene las palabras" y "tiene archivos adjuntos". El uso de paréntesis - por ejemplo: (Comodín) - mostrará todos los correos electrónicos con "Comodín" en la línea del asunto.
Ordenar Correos por Fecha
Puedes usar el siguiente proceso para ordenar tus correos electrónicos por fecha:
- Ordenar por fecha significa que quieres ver los mensajes más antiguos primero, es decir, en orden cronológico inverso.
- Haz clic en la flecha al lado de la bandeja de entrada en la esquina izquierda de la ventana-selecciona Predeterminado.
- Del menú desplegable, selecciona Más antiguos.
- Esto mostrará tus mensajes en orden cronológico inverso. Siempre puedes revertir esto siguiendo los mismos pasos.
¿Puedo ver todos los mensajes enviados a mí por dos personas diferentes al mismo tiempo? Sí, puedes.
Mantenimiento y la Técnica "Inbox Cero"
Mantén limpia tu bandeja. Es necesario realizar una limpieza diaria de spam o correos inútiles y borrarlos si hay que hacerlo, pero igual de importante es archivar aquellos correos que, aunque no parezcan importantes, puedan ser etiquetados y almacenados dentro de una categoría temática que hayas incluido en tu organización esquemática, ya que nunca sabes cuándo podrás volverlos a necesitar. Archiving borra el 30% del desorden de la bandeja de entrada sin perder correos electrónicos. Selecciona correos electrónicos y haz clic en "Archivo" o "Eliminar". Usa "todo correo" para recuperar correos electrónicos archivados.
Hay varias razones por las que mantener tu bandeja de entrada limpia es esencial. Primero, es más fácil localizar remitentes específicos y seleccionar piezas esenciales de información como detalles de contacto y direcciones de correo electrónico de un hilo de correo electrónico muy largo. De lo contrario, identificar y ver mensajes de una dirección de correo electrónico específica puede ser como buscar una aguja en un pajar.
Adoptando el Inbox Cero
Adoptar la técnica de Inbox Cero ayuda a evitar acumulaciones:
- Establece horarios fijos para revisar tu correo (por la mañana y al final del día).
- Usa este esquema para procesar cada correo:
- Responder: Si puedes hacerlo en menos de 2 minutos, responde de inmediato.
- Eliminar: Borra los correos irrelevantes o date de baja de newsletters innecesarias.
- Delegar: Reenvía correos que otra persona pueda manejar.
- Diferir: Si necesitas tiempo para atenderlo, programa un recordatorio para más adelante.
Puedes maximizar tu productividad revisando los correos electrónicos en ráfagas breves de 15 minutos. Del mismo modo, acostúmbrate a programar bloques de tiempo designados de 15 minutos únicamente para revisar el correo electrónico. No dejes que tu buzón de correo electrónico se convierta en una lista de cosas por hacer, algo en lo que debes trabajar de principio a fin. Crea tu propia lista de tareas por correo electrónico abriendo solo aquellas que necesitan su atención. Busca correos electrónicos importantes que requieran respuestas inmediatas (por ejemplo, para proyectos prioritarios o de tu jefe).
Usa su tiempo de correo electrónico prescrito para escribir respuestas reflexivas y convincentes, en lugar de intentar analizar una mayor cantidad de cosas menos relevantes. Si no puedes evitar la revisión cada vez que escuchas un ping, una manera fácil de administrar el aluvión constante de correos electrónicos en tu bandeja de entrada (y de paso frenar las distracciones) es usar herramientas que agrupan tus correos electrónicos y te los envía en oleadas, pero solo en el momento exacto que elijas.
Gestión de Suscripciones y Correos Masivos
Los correos electrónicos de marketing no solicitados pueden representar hasta el 62% de tu bandeja de entrada, y nadie está realmente preparado para leerlos, mucho menos desplazarse por ellos buscando un correo electrónico de un remitente particular; es una enorme pérdida de tiempo. Si, por ejemplo, quieres eliminar correos electrónicos de comercializadores, necesitas tener cuidado de no eliminar correos electrónicos de remitentes legítimos. Así que, en lugar de seleccionar un correo electrónico tras otro, puedes ordenar por remitente.
La limpieza de suscripciones regularmente reduce el volumen de la bandeja de entrada en un 20%. Busca "cancelar suscripción" y haz clic en los enlaces para optar por no recibir boletines. Tomate el tiempo de hacer clic en el enlace para bajarte de ellos para enviar tu solicitud de cancelación de suscripción. Una vez que todos los correos electrónicos de un tipo, como los boletines, estén agrupados en su propia carpeta, puedes seleccionarlos todos y eliminar los no deseados con un solo clic.
Presionar eliminar en forma intensa puede ser satisfactorio o parecer productivo, pero ¿por qué molestarse? "¿Lo estás haciendo porque te hace sentir bien o porque es realmente útil?".
Consejos Adicionales para Optimizar tu Bandeja
La optimización de la configuración es crucial. Como en todo gestor de correo, las diferentes opciones de configuración nos ofrecen la posibilidad de construir a nuestro gusto la herramienta. Pero se equivoca quien piense que puede ser aleatoria su configuración si quieren optimizarlo de verdad, pues muchas de las funciones más importantes para su gestión no parecen importantes y sin embargo sí lo son.
- Forma predeterminada de respuesta: Conviene indicar “responder a todos” como norma predeterminada de respuesta, si no queremos que en alguna ocasión (a todos nos ha pasado alguna vez) terminemos respondiendo en una cadena de correos a una persona en lugar de a todo el grupo.
- Múltiples Bandejas de Entrada: Habilitar múltiples bandejas de entrada muestra hasta 5 secciones personalizadas, aumentando la eficiencia en un 25%. Puedes configurarlo en Configuración > Avanzado > Habilitar múltiples bandejas de entrada > Personalizar secciones.
- Programar Correos Electrónicos con Boomerang: La programación de correos electrónicos mejora las tasas de seguimiento en un 30%. Instala Boomerang, redacta tu correo electrónico y programa para más tarde.
- Función de Vista Previa: Usa la función de vista previa de tu programa de correo electrónico, si tiene una. La mayoría de ellos la tienen. Esto te permitirá echar un vistazo a las primeras líneas de un mensaje en una ventana separada, por lo que no tendrás que abrirlo por completo para leerlo y podrás eliminar la basura al instante.
- Firmas de Correo Electrónico: Guarda la respuesta predeterminada como una de tus firmas de correo electrónico para que puedas autocompletar con facilidad el cuerpo de tus correos electrónicos.
- Seguridad: Cuando nos llegue un correo, es importante comprobar el emisor del mismo para evitar prácticas de phishing o en castellano suplantación de identidad. Tener organizada la bandeja de entrada incluye mantener los correos electrónicos privados y seguros.
Mantén abierta la ventana de respuesta en tu computadora, o deja el borrador pendiente en la carpeta de borradores.
Tabla Resumen: Impacto de la Organización en Gmail
| Estrategia | Beneficio Principal | Impacto Cuantificado (si aplica) |
|---|---|---|
| Centralización en Gmail | Servicio completo con amplio almacenamiento y servicios adicionales. | 15 GB de almacenamiento gratuito. |
| Uso de Etiquetas | Clasifica correos, reduce el desorden, mejora la recuperación. | Reduce el desorden en un 70%, mejora la recuperación en un 40%. |
| Configuración de Filtros | Ordena correos automáticamente, ahorra tiempo. | Ordena el 80% de los correos automáticamente, ahorra 1 hora al día. |
| Bandeja de Entrada Prioritaria | Destaca correos importantes, reduce tiempo de respuesta. | Reduce el tiempo de respuesta en un 50%. |
| Archivo o Eliminación | Limpia el desorden de la bandeja sin perder correos. | Archivar borra el 30% del desorden. |
| Uso de Estrellas | Indican correos críticos, permiten identificación rápida. | Utilizado por el 65% de los profesionales. |
| Búsqueda Avanzada | Recorta el tiempo de recuperación de información. | Recorta el tiempo de recuperación en un 60%. |
| Múltiples Bandejas de Entrada | Muestra secciones personalizadas, aumenta la eficiencia. | Aumenta la eficiencia en un 25%. |
| Limpieza de Suscripciones | Reduce el volumen de la bandeja de entrada. | Reduce el volumen de la bandeja de entrada en un 20%. |
| Técnica "Inbox Cero" | Evita acumulaciones y reduce el estrés. | Bandejas organizadas reducen estrés en un 60%. |