La contabilidad financiera es un elemento primordial en el camino hacia el éxito, especialmente en un contexto donde la transformación digital se posiciona como una necesidad ineludible.
En este artículo, enfocaremos nuestra atención en la contabilidad financiera, abordando cómo su digitalización puede desatar una revolución en las operaciones empresariales. Exploraremos los beneficios que esta transformación puede ofrecer, impulsando la eficiencia, la transparencia y el crecimiento a largo plazo.
Cuando hablamos de contabilidad en una empresa nos referimos a las técnicas que se emplean para poder recoger todos los movimientos contables que esta lleva a cabo. Gracias a ella, podemos conocer en cualquier momento cuántas son las cantidades exactas que debemos y cuáles son las que nos deben.
La Contabilidad en la Nube: Una Tendencia en Ascenso
Existe una tendencia creciente en dónde independientemente del tamaño de las empresas, éstas eligen trabajar con los servicios en la nube. La nube es una plataforma en internet que permite que los datos y el software sean accesibles en cualquier momento, lugar y desde cualquier dispositivo, entre otros beneficios.
Con los datos almacenados en la nube, la colaboración tanto dentro como con otros negocios mejora y se hace más flexible. Cuando un software de Contabilidad está basado en la nube, entre otros beneficios, también permite que todas las transacciones y entradas se procesen inmediatamente y el almacenamiento de grandes volúmenes de datos es posible.
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De inicio, ambos ofrecen la misma funcionalidad llevar los registros contables y hacer todo el proceso de la contabilización.
Pero hay una gran diferencia: las aplicaciones de Contabilidad en la nube se ejecutan en servidores remotos y se accede a ellas a través de un navegador web. Esto ayuda las empresas a reducir costos en dos sentidos: no hay inversión en la instalación, configuración y mantenimiento de servidores físicos. ¡Ese dinero, puede entonces ser destinado a otros rubros de la compañía!
Y por otra parte, facilita el trabajo desde casa o desde cualquier lugar, reduciendo costos fijos como renta de oficinas, por ejemplo.
Si utilizas este tipo de software no es necesario descargar nuevas versiones ni realizar instalaciones: ¡las actualizaciones son automáticas!
En una sola pantalla, se puede visualizar el Catálogo de cuentas y la información de saldos.
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Ventajas Clave de la Digitalización Contable
La digitalización de la contabilidad financiera no es solo una opción, sino una necesidad para las empresas que buscan prosperar en la era digital.
Si tu respuesta es afirmativa, es probable que esté perdiendo tiempo, recursos y dinero. La solución consiste en aplicar la automatización de procesos contables para tener un sistema sin errores y que trabaja sin descanso.
Con la RPA todo ese proceso manual que puede durar días, dura segundos.
En este sentido, los ERP son soluciones globales que ofrecen herramientas para cada negocio, proporcionan un análisis completo de la situación del negocio (datos e indicadores en tiempo real, herramienta analítica y predictiva, etc.) centralizando e integrando todos los parámetros y datos de la empresa.
- Llevar tu Contabilidad de manera más ágil desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Seguridad en los datos: la información se hospeda en servidores y, de acuerdo con la trayectoria, experiencia y reconocimiento de la marca o empresa, se cuenta con altos niveles y normas internacionales de seguridad.
- Administración de accesos: es posible gestionar qué personas y qué empresa tienen acceso al software y la información que contiene.
- Acceso desde cualquier dispositivo: computadora, teléfono celular o tableta, con conexión a Internet.
En términos de la práctica contable, las ventajas son:
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- Definir la estructura del Catálogo de cuentas con mayor flexibilidad.
- Generar en automático Catálogos.
Beneficios Específicos de la Automatización Contable
- Reducción de costes.
- Conocimiento de las finanzas de la empresa.
- Aumento de la productividad.
- Eliminación de errores.
- Trazabilidad.
- Contabilización de facturas.
- Recopilación de facturas de proveedores.
- Conciliación bancaria.
- Elaboración de informes.
La elaboración de informes financieros es una tarea que requiere mucho tiempo y esfuerzo y en la que es fácil cometer errores que pueden tener consecuencias.
Funcionalidades Clave de un Buen Software Contable
Un buen software contable va a incluir todos los impuestos desglosados en un XML, tanto IVA a diferentes tasas, como retenciones que se podrían llegar a presentar en el día a día.
- Actualizaciones para adaptarse a los cambios normativos.
- Facilita la configuración de modelos de contabilización y permite la entrada guiada al tiempo que garantiza el cumplimiento y control de los estándares contables, además de estar siempre actualizados de acuerdo a las normativas del SAT.
- Ofrece la posibilidad de tener una visión de tus datos orientado a tu core de negocio.
Idealmente, la contabilidad analítica está separada de la contabilidad general y te permite beneficiarte de las ediciones de tipo balance y estado de resultados desde un punto de vista analítico.
La Importancia de la Contabilidad Electrónica
La contabilidad electrónica es obligatoria para todos los contribuyentes desde 2015 como parte del proceso de digitalización fiscales.
Dentro de la Contabilidad General, aparte de las pólizas de diario, se deben de considerar las pólizas de ingreso y egreso para llevar correctamente tus movimientos financieros.
Un buen ERP contable, debe de considerar automatizar esta parte, para que al momento de que generen la factura de Ingreso, se detone la Cuenta por Cobrar y posteriormente la póliza de Ingreso al momento de registrar el Cobro.
El Rol del ERP Contable en la Gestión Empresarial
Un ERP contable es ante todo un marco financiero que ayuda al área gerencial y de dirección a monitorear el desempeño de la empresa y optimizar la toma de decisiones.
- Trazabilidad y fiabilidad de los datos: Conoces en todo momento quién realizó qué movimiento.
- Datos en tiempo real: El ERP con sistema de gestión contable ofrece una visibilidad en profundidad de la salud fiscal de la empresa.
- Capacidades de generación de informes: el departamento de contabilidad tiene que dedicar mucho tiempo a preparar informes financieros en diferentes formatos para accionistas, agencias reguladoras de impuestos, bancos y muchos otros.
Un sistema ERP ofrece un mejor control sobre la información contable.
La Contabilidad como Herramienta para la Toma de Decisiones
Tanto en la vida diaria como en los negocios, debemos tomar una gran variedad de decisiones. Muchas de estas decisiones se basan en experiencia, información económica o de algún otro tipo de información. Estas decisiones consisten en elegir la opción más conveniente entre dos o más.
Es de vital importancia la contabilidad, es una herramienta importante para la toma de decisiones, los diferentes comportamientos de los costos son los que hacen que aquellas sean lo más útiles posibles, por tal motivo se analizan las clasificaciones de los costos, el costo de manufactura que incluye latería prima directa y costos indirectos de fábrica, dentro de los costos de manufactura hay dos sub-clasificaciones de costos; costos primos y costos de conversión.
Llevar registros contables es un pilar clave de cualquier empresa exitosa, pues dan seguimiento de las finanzas del negocio y su continua rentabilidad y con base a estos datos se toman decisiones estratégicas.
El gerente de finanzas debe aprovechar toda la información de los registros contables para tomar decisiones, así como de factores económicos externos, como el mercado cambiario.
Más que llevar libros y registros de ingresos y egresos, un contador utiliza esta información para elaborar y analizar reportes y estados financieros, y así monitorear al estado financiero de la empresa y proveerla de la información necesaria para la toma de decisiones.
La información que se presenta en la contabilidad es tan útil para llevar el control de los ingresos y los egresos, como para hacer planes en el futuro y tomar decisiones inteligentes y acertadas con datos del pasado.
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio.
El Impacto en la Gestión Financiera
Para que una empresa consiga tener un buen financiamiento en sus cuentas y trayectoria financiera en general, debe tener controlados multitud de actividades y registros que garanticen su estabilidad y continuidad.
Sin el registro contable de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, nunca sabrías si tu negocio está obteniendo utilidades y si es realmente rentable.
Es de vital importancia hacer seguimiento de todos los registros de las empresas: permitirá administrar correctamente el efectivo, inventario, cobros y pagos, costos y gastos e ingresos.
La contabilidad es un proceso consistente y no se termina después de un cierto periodo de tiempo. No se debe hacer durante un mes y después omitirse en el mes siguiente. Siempre tenga en cuenta que la contabilidad se debe hacer de manera continua para el éxito de la empresa.
La información financiera presentada en el estado de resultados es de poca utilidad si los elementos empleados para su elaboración no son de buena aproximación en la realidad del negocio.
La falta de un buen sistema contable puede llevar al negocio al fracaso.
La mayoría de los ingresos de las empresas es el resultado de las ventas, la venta puede ser de un producto o de un servicio, la venta es reconocida como una transacción comercial la cual debe ser autenticada por la factura comercial.
El manejo de los registros contables constituye una fase o procedimiento de la contabilidad.
La Contabilidad de Costos: Un Componente Esencial
Como herramienta que sirve de base a la contabilidad administrativa, la contabilidad de costos no es regulada, pues la práctica de llevar contabilidad de costos no está sujeta a principios o normas, ni tampoco es obligada legalmente.
En una compañía comercial, donde la contabilidad financiera es aplicada, el costo de venta está representado por el costo de venta de los artículos vendidos, para tal efecto no se requiere un cálculo detallado, pues la información de costos se encuentra resumida en las facturas de compra de mercancía y/o en cuentas por pagar.
Tratándose de la compañía manufacturera, el cálculo de los costos de venta no es tan ligero pues la información se tiene que resumir de distintas fuentes con mucho detalle.
Se entiende por costos primos la suma de los costos de mano de obra directa y de materia prima directa, que son los costos identificables con el producto.
Gastos Operacionales y Ventas
Instalado ya el gerente en su negocio, encontrará que tiene que cubrir ciertos gastos, algunos de ellos temporalmente fijos, como son los sueldos de sus empleados, la renta del local, ciertas contribuciones; y otras variables, como pueden ser los impuestos sobre las ventas o utilidades, los servicios de luz y teléfono, los gastos de papelería y artículos de escritorio.
El gerente debe aprovechar todos los medios lícitos para realizar el mayor volumen de ventas, pues él sabe que vendiendo mayor cantidad de mercancías ganará más.
Por lo cual, una parte de sus ventas las realizara al contado riguroso, y en otros casos dará facilidades a sus clientes otorgándoles ciertos plazos para la liquidación de sus mercancías, garantizándole por el importe de estas ventas mediante la firma de documentos comerciales por parte de sus clientes.
Análisis de Razones y la Situación Financiera
El análisis de razones evalúa el rendimiento de la empresa mediante métodos de cálculo e interpretación de razones financieras.
El análisis de estados financieros es un componente indispensable de la mayor parte de las decisiones, sobre préstamo, inversión y otras cuestiones próximas, al facilitar la toma de decisiones a los inversionistas o terceros que estén interesados en la situación económica y financiera de la empresa.
La situación financiera del negocio se presenta en el balance general. Este estado financiero muestra los activos que posee el negocio a fecha determinada y la fuente de obtención de esos recursos y derechos.
La información financiera presentada en el estado de resultados es de poca utilidad si los elementos empleados para su elaboración no son de buena aproximación en la realidad del negocio.
El Objetivo Principal de la Contabilidad
El objetivo de la contabilidad es proporcionar información real y exacta, por lo que si no se lleva una buena contabilidad esta será imprecisa, lo cual llevará a la toma de decisiones equivocadas que podrán causar problemas a la empresa.
La contabilidad es una herramienta importante para el negocio, un buen sistema contable ayuda a reducir los costos operacionales y un mercado más eficaz. Muchos empresarios no reconocen estas ventajas y no le dan importancia que merece a su sistema contable.