Los viáticos son pagos que una empresa proporciona a sus empleados para cubrir los gastos asociados con viajes de negocios. Estos gastos suelen incluir transporte, alojamiento, alimentación y otros desembolsos necesarios para llevar a cabo actividades laborales fuera de la oficina, detallando cada gasto de manera específica. Para Pluxee, los viáticos no son una compensación adicional, sino una forma de apoyar a tus empleados mientras se encuentran en movimiento.
¿Qué son los Viáticos?
Los viáticos son una asignación de dinero o beneficio adicional que se otorga a un trabajador para cubrir los gastos relacionados con los viajes o desplazamientos que realiza en el ejercicio de su trabajo. Esto quiere decir que los viáticos tienen el objetivo de proveer lo necesario de manera anticipada para el sustento de quien realizará el viaje (trabajador) a un punto diferente del lugar donde es habitual que labore (el cual se establece en su contrato laboral de conformidad con el Art. 25 de LFT) y que no tenga que desembolsar dinero de sus bolsillos para cumplir con todas las diligencias de la empresa.
Componentes de los Viáticos
- Alimentos 🍳 : Costos de comidas y bebidas mientras se encuentra en viaje de negocios.
- Transporte
- Alojamiento
- Gastos incidentales
Clasificación de los Viáticos
Es importante destacar la diferencia entre los viáticos y los gastos de viaje, ya que, aunque están relacionados, no son lo mismo. Por ejemplo, si un empleado necesita tomar un taxi desde el hotel al lugar de la reunión, el costo del taxi sería considerado un gasto de viaje.
Los viáticos pueden variar según la política de cada empresa y la naturaleza del viaje. Es importante que los empleados sepan exactamente qué gastos pueden ser cubiertos por la empresa y cuáles deben ser cubiertos por ellos mismos.
Viáticos Deducibles
En México, la ley del impuesto sobre la renta, en el artículo 28, detalla todas las especificaciones requeridas para que estos gastos sean deducibles para la empresa. Es importante que se sigan al pie de la letra para evitar multas o sanciones por presentar facturas no deducibles. Para que los gastos sean considerados como viáticos y gastos de viaje tienen que realizarse a una distancia de más de 50 kilómetros del sitio de trabajo del colaborador. Siguiendo la normativa, se consideran viáticos deducibles: alimentación, renta de automóviles, gastos de hospedaje y gastos relacionados con transporte (gasolina, taxis).
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Viáticos No Deducibles
En cambio, los siguientes gastos no son considerados viáticos y por ende, no pueden ser deducibles:
- Gasto en bares, casinos o discotecas
- Gasto en regalos, souvenirs o artículos personales.
- Gasto en servicios médicos, dentales o estéticos.
- Gasto en multas, infracciones o sanciones.
- Gasto en propinas excesivas o injustificadas.
Contabilidad de Viáticos
En ese sentido, saber cómo crear un asiento contable de viáticos no solo permite a la empresa mantener una perspectiva clara de sus gastos, sino también la elaboración de informes financieros. Registrar correctamente los viáticos permite un mayor control interno sobre los gastos de la empresa, asegurando que los recursos se utilicen de manera eficiente y transparente. Para obtener todos estos beneficios, la comprensión y atención a los componentes es vital.
Pasos para Crear un Asiento Contable de Viáticos
- Revise cada documento de soporte para asegurarse de que corresponde a un gasto de viáticos legítimo y dentro de las políticas de la empresa.
- Ingrese el monto exacto de cada gasto en el asiento contable, asegurándose de que coincida con el monto indicado en el documento de soporte.
- Antes de finalizar el registro, revise toda la información ingresada para asegurarse de que sea correcta y esté completa.
Ejemplos Prácticos
Imagina que un equipo de tu empresa necesita viajar de la Ciudad de México a Monterrey para una importante reunión con un cliente. Los gastos asociados con este viaje incluirían el boleto de avión, el hospedaje en un hotel cercano al lugar de la reunión, comidas durante la estadía y transporte local. Además de cubrir los gastos básicos, también podrías proporcionar a tus empleados una tarjeta de viaje corporativa para hacer que la cuenta de gastos sea más fácil de realizar, se tengan todas las transacciones en un solo lugar y que tu equipo contable no se vuelva loco con un Excel larguísimo y tareas que solo les quitan tiempo.
Cálculo de Viáticos: Ejemplo Práctico
Hacer el cálculo de la cantidad a desembolsar para que el empleado pueda gestionar sus gastos mientras se encuentra fuera, puede ser una labor complicada, por lo que proponemos el siguiente ejemplo de cómo puedo administrar viáticos: En primer lugar, considerar los días que el empleado estará fuera. Después, analizar la locación donde se va a trasladar. Si es en México o en el extranjero y el costo de la alimentación y transporte de esa ciudad. Por último, una vez teniendo esto en cuenta, se puede calcular el dinero diario que requerirá el colaborador para realizar sus actividades en esa ciudad.
Pongamos el ejemplo de un empleado que se desplaza 5 días a Oaxaca. ¿Qué cantidad le corresponde a modo de viático?
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- Transporte diario: 500 pesos.
- Hospedaje diario: 1,500 pesos.
- Comidas diarias: 700 pesos.
- Total por 5 días: 13,500 pesos.
Obligaciones y Reporte de Viáticos
Además, la administración de estos gastos se tiene que llevar a cabo de una forma muy meticulosa para evitar sanciones por parte del SAT. Hay que tomar en cuenta lo siguiente:
- La persona a favor de la cual se haga el desembolso de dinero debe tener una relación de trabajo con el contribuyente o prestar servicios profesionales.
- Se solicita que los gastos estén amparados por un comprobante fiscal digital por internet (CFDI) si se hicieron en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente si se hicieron en el extranjero.
- Solo el 20% de los viáticos presentados podrán no presentar factura cuando no haya servicios para su emisión.
- En ningún caso el monto que no se compruebe con factura puede exceder de $15,000.00 pesos en el ejercicio fiscal de que se trate.
Límites de Gasto en Viáticos
- Alimentación en México: $750.00 pesos diarios por persona.
- Alimentación en el extranjero: $1,500.00 pesos diarios por persona (tiene que acompañar la comprobación con gasto de hospedaje o transporte).
- Renta de automóviles y gastos relacionados con transporte: $850.00 pesos diarios en México y en el extranjero.
- Hospedaje en el extranjero: $3,850.00 pesos diarios por persona.
- Hospedaje en México: no hay límite.
- Pagos en efectivo, solo hasta un máximo de $2,000 pesos, exceptuando combustibles y transporte, cuyo importe debe ser abonado mediante tarjeta.
Procedimiento Administrativo de Viáticos
Una vez realizado el desembolso, la persona que lo realizó tiene la obligación de presentar al Director Financiero o el responsable de administración, tanto las facturas cómo la relación de gastos para su comprobación y validación. Un ejemplo de políticas de viáticos de una empresa sería el siguiente:
- El área administrativa recibe la relación de gastos y facturas por parte del empleado
- El responsable designado analiza uno a uno los gastos y corrobora que se ajusten al presupuesto establecido para el colaborador.
- Si los gastos cumplen con los requisitos antes mencionados, se catalogan con el asiento contable de viáticos y se genera la deducibilidad correspondiente.
Claves para una Administración de Viáticos Eficiente
Una buena administración de viáticos empieza con una política de viajes y una política de gastos claras. Define los tipos de gastos autorizados, los montos límite y el proceso de solicitud de viáticos. Establecer normas para la entrega de recursos, el uso de tarjeta de crédito empresarial o anticipos, y la presentación de reportes de gastos permite evitar gastos excesivos y mejorar el control de los gastos empresariales. Así garantizas transparencia, cumplimiento fiscal y optimización del presupuesto de viaje.
Consejos para Optimizar la Administración de Viáticos
- Define un flujo claro para la solicitud de viáticos y su aprobación.
- Establece límites para tipos de gastos y montos autorizados.
- Usa tarjetas de crédito empresariales para mayor control y conciliación.
- Capacita al equipo sobre la política de viajes y política de gastos.
- Solicita reportes de gastos detallados con evidencias.
- Analiza y prevé gastos excesivos para optimizar presupuestos.
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