Conocer la interfaz entre Aspel Banco, Aspel SAE y Aspel COI te permite comprender cómo se integra la información entre estos sistemas para facilitar el control de las operaciones financieras, administrativas y contables de tu empresa. Este procedimiento es útil cuando necesitas identificar el flujo de información entre las aplicaciones, entender cómo se relacionan los procesos o aprovechar las ventajas de trabajar con sistemas integrados. Conocer esta interfaz te ayuda a optimizar la gestión de la información y mejorar el control de tus operaciones.
Beneficios de la Interfaz entre Aspel Banco, SAE y COI
La integración de los sistemas Aspel Banco, SAE y COI ofrece múltiples ventajas que optimizan la gestión empresarial:
- Automatizar el registro de operaciones.
- Mantener el control de los movimientos financieros.
- Relacionar la información bancaria con documentos comerciales y contables.
- Agilizar el cumplimiento de los procesos relacionados con la contabilidad electrónica.
Aspel-SAE, al trabajar integrado con Aspel-BANCO, simplifica el proceso administrativo, ya que todos los movimientos bancarios registrados actualizan automáticamente los saldos de clientes y proveedores de Aspel-SAE con los pagos y/o anticipos realizados a las cuentas por cobrar o las cuentas por pagar, afectando al mismo tiempo, el saldo de tus cuentas bancarias.
Configurar contabilidad electrónica en BANCO, SAE y COI permite relacionar los movimientos bancarios, las compras, ventas y pólizas contables entre los sistemas de forma automática. Esto es útil para mantener actualizadas las cuentas por cobrar y por pagar, asociar correctamente el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) a las pólizas y facilitar el control de la información financiera y fiscal de la empresa.
Funcionamiento General de la Interfaz
El funcionamiento de la interfaz entre Aspel Banco, SAE y COI se basa en la sincronización de la información a través de diferentes etapas clave:
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- Registrar documentos en SAE. Desde SAE puedes registrar: Cobros de facturas. Pagos a proveedores. Comprobantes fiscales de recepción de pagos. La información generada podrá utilizarse posteriormente en los procesos de integración con Banco y COI.
- Generar pólizas en COI. Los cobros de facturas y pagos a proveedores registrados en SAE pueden contabilizarse automáticamente en COI mediante la generación de pólizas. Además, es posible relacionar los comprobantes fiscales correspondientes para mantener la información contable vinculada con las operaciones registradas.
- Configurar los parámetros de la interfaz. Configurar los parámetros de la interfaz BANCO, SAE y COI te permite compartir y relacionar la información bancaria, comercial y contable entre los sistemas. Este proceso es útil para generar pólizas automáticamente, consultar comprobantes fiscales y mantener actualizados los movimientos registrados. Además, ayuda a agilizar la administración de operaciones y facilita el control de los datos.
Aspel-SAE genera para Aspel-COI las pólizas correspondientes a las ventas, compras, movimientos al inventario, abonos y cargos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Las pólizas pueden ser generales o bien desglosarse por cliente, proveedor, zona del cliente, del proveedor o incluso por documento, por línea de producto o por impuesto.
Configuración e Implementación de la Interfaz Aspel BANCO, SAE y COI
Para que los sistemas Aspel trabajen de forma integrada y se logre una eficiente administración de la información, es indispensable llevar a cabo una configuración detallada y un seguimiento de los procesos:
1. Consideraciones Previas para la Integración
Es importante revisar las consideraciones previas antes de configurar la interfaz para asegurar una correcta interacción entre los sistemas:
- Para documentos generados en SAE: permite registrar pagos de compras y cobros de facturas, generando en línea el comprobante fiscal de recepción de pagos.
- Para las pólizas de COI: los pagos de compras y cobros de facturas generados desde SAE se contabilizan automáticamente. Además, es posible relacionar los documentos fiscales de acuerdo con las disposiciones vigentes de contabilidad electrónica.
- El sistema BANCO: complementa la información relacionada con la forma de pago y el CFDI.
2. Configuración de Parámetros de la Interfaz
Para iniciar la configuración, accede a los parámetros generales de la interfaz:
Ingresa a la ruta: menú Configuración, selecciona Parámetros del sistema y haz clic en el ícono Interfaces Aspel.
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Configuración de la Interfaz con Aspel SAE
En la sección SAE, habilita la interfaz con Aspel SAE y selecciona la empresa con la que tendrá conexión.
- Ruta de instalación: muestra el directorio donde se encuentran instalados los archivos de SAE.
- Versión: indica la versión de SAE utilizada.
- Empresa: especifica el número de empresa con el que se realizará la interfaz.
- Generar comprobante electrónico de pago en línea: al habilitar esta opción, SAE generará automáticamente los comprobantes electrónicos correspondientes a pagos en parcialidades o diferidos.
Nota: para emitir el complemento de recepción de pagos es necesario configurar las claves del Servicio de Administración Tributaria (SAT) de monedas y formas de pago, verificar que el movimiento sea de tipo abono y que la Cuenta por Cobrar (CxC) corresponda a cheque o transferencia. Además, la factura debe emitirse a crédito o en parcialidades desde SAE y posteriormente registrar el movimiento de abono en BANCO.
Configuración de la Interfaz con Aspel COI
En la sección COI, habilita la interfaz y selecciona las opciones necesarias para el registro contable de las operaciones.
Datos generales:
- Ruta de instalación: muestra el directorio donde se encuentran instalados los archivos de COI.
- Versión: indica la versión de COI utilizada.
- Empresa: especifica el número de empresa con el que se realizará la interfaz.
- Contabilizar en línea: permite generar la póliza al momento de registrar el movimiento.
- Contabilizar en línea solo cheques: aplica la contabilización automática únicamente para movimientos de tipo cheque.
- Desglose de IVA: permite registrar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) por concepto en movimientos multiconceptos cuando no existe interfaz con SAE.
- Reclasificar IVA: cuando activas este parámetro, el sistema realiza ajustes en los saldos de BANCO y COI cuando existen diferencias en el manejo del IVA dentro de la contabilidad.
Cuentas contables:
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Define las cuentas correspondientes al IVA por cobrar, cobrado, por pagar y pagado.
Contabilidad electrónica:
Define las partidas de las pólizas contables donde el sistema sugerirá automáticamente la información bancaria y del comprobante fiscal relacionado con el movimiento.
Información adicional de la partida:
- Enviar información bancaria en la partida de: permite definir si la información bancaria corresponderá al proveedor, beneficiario o cuenta bancaria.
Información del comprobante fiscal:
Durante la captura de movimientos bancarios, podrás definir en qué partida se almacenará la información del Identificador Único Universal (UUID) enviada desde SAE al seleccionar una factura por pagar o cobrar.
- Enviar información del UUID en la partida de:
- Cliente / Proveedor: al activar este parámetro, la información del UUID proveniente de SAE se incluirá en las partidas del cliente o proveedor para generar la póliza correspondiente.
- IVA: al activar esta opción, la información del UUID proveniente de SAE se incluirá en las partidas del IVA para generar la póliza.
- Banco: al habilitar esta opción, la información del UUID proveniente de SAE se incluirá en las partidas de BANCO para generar la póliza.
Importante: los catálogos de cuentas bancarias, beneficiarios y conceptos deben relacionarse con la cuenta contable en COI.
Al finalizar, haz clic en el botón Aceptar para aplicar los cambios.
3. Asignación de Cuentas Contables en Aspel BANCO y Aspel SAE
La correcta asignación de cuentas contables es fundamental para la integración:
Desde BANCO, dirígete al menú Movimientos y haz clic en el ícono Cuentas bancarias. En la ventana de consulta, haz clic en el ícono Agregar para registrar la cuenta con la información correspondiente. Al finalizar, haz clic en el botón Aceptar para guardar la información.
Define la cuenta contable en el catálogo de clientes o proveedores según corresponda. Ingresa al sistema SAE desde las siguientes rutas:
- Menú Clientes y haz clic en el ícono Clientes.
- Menú Proveedores y haz clic en el ícono Proveedores.
En la ventana de consulta, selecciona el cliente o proveedor y haz clic en el ícono Modificar. Después, accede a la sección Datos de venta o Datos de compra para capturar la cuenta contable.
En el catálogo de conceptos, define las cuentas por cobrar y por pagar relacionadas con los clientes o proveedores de SAE.
Por ejemplo: Si el concepto corresponde a un cargo, se mostrará el catálogo de cuentas por pagar. Si corresponde a un abono, se asociará a una cuenta por cobrar.
4. Registro y Gestión de Movimientos en Aspel BANCO
Una vez configurado, puedes registrar los movimientos que activarán la integración:
Captura los movimientos bancarios de clientes o proveedores según corresponda. Ingresa a la ruta: menú Movimientos y haz clic en Movimientos.
En la ventana de consulta, haz clic en el ícono Agregar. En la ventana de captura, selecciona alguna de las siguientes opciones:
- Pago a proveedores - SAE
- Abono de clientes - SAE
Registra el movimiento y haz clic en Guardar; de esta manera se actualizarán automáticamente los saldos de clientes o proveedores en SAE y se generará la póliza contable correspondiente.
5. Consulta de Información Fiscal del CFDI
El sistema permite consultar la información fiscal asociada a los movimientos:
De acuerdo con la configuración del parámetro Enviar información del Identificador Único Universal (UUID) en la partida de Cliente o Proveedor, IVA o Banco, el sistema mostrará la ventana para agregar los datos del comprobante.
La información fiscal se cargará automáticamente cuando el CFDI ya se encuentre relacionado desde SAE.
6. Consulta de la Forma de Pago
La interfaz también facilita la consulta de la forma de pago utilizada:
Dependiendo de la configuración del parámetro Enviar información bancaria en la partida, el sistema mostrará una ventana con los datos sugeridos de la transacción bancaria.
Nota: la información puede visualizarse desde la cuenta bancaria o desde el proveedor o beneficiario.
7. Visualización y Validación de Pólizas Generadas
Finalmente, es posible verificar las pólizas creadas automáticamente:
Para consultar las pólizas contabilizadas, utiliza el ícono Visualizar pólizas desde la consulta de movimientos ubicada en la ruta: menú Movimientos y haz clic en Movimientos.
Una vez guardada la póliza, podrás consultarla en COI y validar en el campo Origen que fue generada desde BANCO. También es posible consultar en SAE el expediente del cliente o proveedor para verificar el saldo del documento.
Los movimientos que no se hayan contabilizado automáticamente pueden contabilizarse mediante el ícono Contabiliza movimiento.
Importante: para cumplir con los requerimientos de contabilidad electrónica relacionados con la forma de pago y el folio fiscal del CFDI, es necesario habilitar los parámetros correspondientes en las cuentas contables involucradas.