El departamento financiero es aquella área funcional de la empresa que se ocupa de la gestión de las finanzas. Es el encargado de administrar y controlar el capital de la sociedad con el objetivo de alcanzar el uso más eficiente posible. Se trata, por tanto, de un área fundamental dentro de la compañía pues de su buen funcionamiento depende su crecimiento e, incluso, su viabilidad económica. Todos los negocios, pequeños o grandes, deben prestar atención a las cuestiones económicas y financieras.
En el caso de un autónomo o una pyme lo más probable es que sea el propio empresario o bien un profesionista en plantilla quien se encargue de estas tareas, pero en empresas de mayor tamaño, su volumen de operaciones implica necesariamente la constitución de un departamento financiero, encabezado por un director financiero o CFO (Chief Financial Officer). El departamento financiero de la empresa tiene dos funciones principales: determinar cuáles son las inversiones que necesita la empresa y seleccionar las fuentes de financiación para llevarlas a cabo.
Funciones del Departamento Financiero
Básicamente el departamento de finanzas se ocupa de dos tareas principales: decidir las inversiones que necesita la empresa para su actividad y buscar las fuentes con qué financiarlas. Pero no son las únicas; un departamento financiero también se encarga de:
- Elaboración del presupuesto: Es tarea del departamento financiero elaborar el presupuesto de la empresa, es decir, el documento en que se establece la previsión de gastos e ingresos de la compañía para un ejercicio determinado y controlar su ejecución. El departamento financiero también deberá prever diferentes escenarios por si es necesario realizar ajustes en el presupuesto (por ejemplo, si surge algún gasto extraordinario imprevisto, vaivenes de la economía, etc.).
- Registro de los procesos contables: El área financiera de la empresa debe encargarse de registrar todas las operaciones contables y los datos financieros y, posteriormente, analizarlos y tomar decisiones en base a ellos. Ese análisis permitirá planificar los objetivos a corto, medio y largo plazo de la compañía.
- Gestión de la financiación: El departamento financiero asume entre sus tareas la obtención de los recursos necesarios para llevar a cabo la actividad de la empresa. Para ello, evalúa las alternativas de financiación a las que puede recurrir (como préstamos, ayudas públicas, ampliación de capital, entrada de capital riesgo, etc.), sus costes y cuáles son las más convenientes en cada momento.
- Gestión de las inversiones: El área de finanzas es el que planifica las inversiones necesarias en la empresa tanto a corto como a largo plazo (es decir, en activos líquidos o en activos inmovilizados) con el objetivo de obtener la máxima rentabilidad por ellas.
- Gestión de la información financiera: El departamento de finanzas se encarga de llevar el control interno de la empresa, como la gestión de los cobros y los pagos. Al mismo tiempo, presta atención a factores externos que pueden afectar al devenir de la empresa, como pueden ser variaciones en los precios de las materias primas, o en los tipos de interés o de cambio, la inflación, etc. Toda esta información sirve para la toma de las mejores decisiones estratégicas.
Áreas de Responsabilidad dentro del Departamento Financiero
Dentro del departamento financiero de la empresa, estas tareas se pueden distribuir en varias áreas de responsabilidad:
- Control y planificación: Incluye funciones de análisis económico-financiero, planificación de presupuestos, contabilidad y costes y proceso de datos, de las que se encarga el controller financiero de la empresa.
- Tesorería: Es tarea del tesorero asumir la gestión de la caja, las relaciones financieras, las operaciones financieras, política de créditos, o la contratación de seguros, entre otras tareas.
- Auditoría interna: Es el área que proporciona información para mejorar el funcionamiento de la organización.
- Fiscal: En empresas de gran dimensión, se suele contar también con esta área dentro del departamento financiero, para abordar aspectos fiscales, como la optimización del pago de impuestos.
- Otros servicios auxiliares: Históricamente vinculados al departamento de administración y finanzas, como pueden ser la gestión de inmuebles, mantenimiento de instalaciones, etc.
Todas estas funciones se orientan a conseguir una empresa más eficiente, que minimice sus costes y sus riesgos, y maximice sus beneficios y el valor de sus acciones.
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Tipos de Gastos Operativos
Los gastos operativos son clave para las empresas. Existen diferentes clasificaciones de los gastos de operación.
- Son aquellos que influyen directamente en labores de alta dirección, contratación o contabilidad y se originan en el ejercicio de la dirección, organización y administración.
- Los gastos financieros son necesarios para poder obtener financiación, y forman parte de los gastos deducibles de la actividad económica.
- Los gastos indirectos son aquellos que afectan el funcionamiento general de la empresa y que no están vinculados a un producto o servicio en particular.
- Están relacionados con el proceso de fabricación. Las materias primas son cualquier sustancia o material que se utiliza en la producción o fabricación de algún artículo. Este se refiere a los sueldos del personal responsable de la supervisión directa de las distintas operaciones dentro del proceso de producción. Los equipos o maquinaria dentro de una organización requieren mantenimiento constante para asegurar que tengan una vida útil y funcionen de manera adecuada. Estos costos incluyen los servicios de luz, gas, agua y otros.
Gastos No Operacionales
Algunos ejemplos de gastos no operacionales son:
- Una multa o infracción de parte de la autoridad sanitaria del país es un ejemplo de gastos no operacionales que la empresa debe pagar.
- En toda empresa surgen problemas con empleados que pueden llegar a ser tan grandes que terminan en demandas laborales.
- Este es un gran ejemplo de un acontecimiento inesperado.
- Muchas veces llegan a ocurrir desastres naturales como terremotos, inundaciones o tornados y las empresas sufren pérdida total.
Costo Operativo por Unidad
Una de las metodologías más utilizadas es CU=(CF+CV)/Q.
- CU: Costo operativo por cada unidad.
- CF: Costos fijos.
- CV: Costos variables.
Ejemplo: Si se produjeron 100 unidades el costo fijo total es de $10,000 MXN y el costo variable total es de $5,000 MXN. Esta fórmula nos sirve para tener conocimiento de cuánto vale producir o gestionar cada producto que se comercializa dentro de tu empresa.
Otros Tipos de Gastos Operativos
Como ya vimos en secciones anteriores, existen diferentes tipos de gastos de operación. Los gastos laborales y de producción son todos los que tienen que ver con sueldos del personal, así como los gastos incurridos durante la generación de bienes y servicios. Estos costos son todos los que están asociados con la exploración, creación y entrega de valor al público objetivo de una empresa. Este gasto es una buena inversión para potencializar la marca, siempre y cuando tengas un buen retorno de inversión. Dependiendo del sector, los presupuestos para publicidad pueden ir entre el 1% de las ventas y más del 30%. Estos son una partida importante dentro de los costos de operación de una empresa, ya que representan un consumo de entre el 10% y 20% de sus gastos. Entre ellos están hospedaje, alimentación, transporte, entre otros. Por otro lado, están los gastos de operación de arrienda, que son los alquileres pagados al arrendador por utilizar el local para uso comercial.
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Costos de Inventario
Los costos de inventario se refieren a mantener y pedir el inventario al igual que administrar el papeleo relacionado.
- Este tipo de costes está relacionado con el almacenamiento y el mantenimiento del inventario durante un periodo.
- Es el costo generado por las actividades realizadas en una solicitud de reaprovisionamiento de existencias.
- Los costos de falta de existencias son los que se producen en la solicitud de un pedido al no contar con existencias.
- Costo por pérdida de ventas: se refieren a cuando no se cuenta con stock.
- Costo por pedido pendiente: se da en caso de no contar con la existencia y tener que surtirla fuera del canal de distribución que normalmente se utiliza.
Optimización de Gastos de Operación
Para que a tu empresa no le suceda esto, hemos recopilado algunas opciones de cómo puedes comenzar a optimizar tus gastos de operación.
- Uno de los principales consejos que te damos es adoptar un sistema de gestión. Este es esencial, ya que te permitirá tener un mayor control de todos los gastos de operación que generas.
- Es importante saber cuánto gastas, en qué, así como los momentos en los que gastas. Te recomendamos comenzar por los gastos básicos como ventas, compras, producción, etc.
- Que todos tengan el mismo objetivo y política interna para poder disminuir costos. Realiza un plan e involucra a todos tus colaboradores.
- Como ya hemos mencionado, automatizar este proceso te brinda muchos beneficios, ya que es una manera más ágil y sencilla de llevar un control de los gastos de operación.
- Una buena forma de reducir gastos de operación es aumentando el giro de tus mercancías.
- Algo muy importante es crear indicadores para tus productos o servicios, como la calidad, que te ayuden a valorar su consistencia y hacer un seguimiento de ellos para la gestión económica.
- De igual manera, puedes hacer descuentos a los clientes con ciertas condiciones como un 2x1, regalar algo si se llevan un producto de margen de salida menor, entre otros.
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